Im Fall einer längeren Abwesenheit (z.B. Urlaub) können Sie in BayRMS eine Vertretung für die Mitzeichnung von Dienstreiseanträgen einsetzen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie jemanden als Vertretung in Ihren Voreinstellungen hinterlegt haben. Generell fordert das System (i.d.R. bei der Erstanmeldung) alle Mitzeichnenden auf, mind. eine Person als Vertretung zu hinterlegen. Sollte das bei Ihnen nicht der Fall gewesen sein, können Sie das selbst in der Rubrik Vertretungen vornehmen.

Darüberhinaus besteht die Möglichkeit, sich selbst als Vertretung für eine andere Person einzusetzen, z.B. wenn diese unvorhergesehen für längere Zeit ausfällt

Wenn Sie eine Vertretung einsetzen möchten oder jemand anderen vertreten müssen, wählen Sie im Menübereich Mitzeichnung/Genehmigung den Unterpunkt „Vertretung (de)aktivieren“:

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen dann zur Verfügung:

Bitte denken Sie daran, am Ende des Vertretungszeitraums die Vertretung wieder zu deaktivieren! Andernfalls erhält weiterhin die vertretende Person die Benachrichtigungsmails vom System. 

Wenn Sie nach dem Vertretungszeitraum alle Anträge einsehen möchten, die während Ihrer Abwesenheit erledigt wurden, öffnen Sie in der Antragsliste die Filteroptionen (oben rechts) und wählen die Einstellung „Durch Vertreter bearbeitet“.

Eine andere Person als Vertretung einsetzen

  • Bei eigener Abwesenheit aktivieren Sie im Bereich „Folgende Personen vertreten mich“ die betreffende(n) Person(en). Sie können eine oder mehrere Personen auswählen.
  • Nach der Statusänderung erhält Ihre Vertretung eine Benachrichtigung per E-Mail.
  • Solange eine Vertretung aktiviert ist, erhält nur sie die Benachrichtigungsmails über neu eingegangene Anträge.
  • Sowohl Sie als auch Ihre Vertretung können die Vertretung jederzeit beenden. Sobald eine Statusänderung vorgenommen wurde, erhält die jeweils andere Person eine Benachrichtigung per E-Mail.




Um Anträge, die von Ihrer Vertretung bearbeitet wurden, einzusehen, können Sie im Menübereich „Antragsliste“ in der Filterfunktion die Option „Durch Vertreter bearbeitet“ auswählen:




Sich selbst als Vertretung einsetzen

  • Im Verhinderungsfall (z.B. Krankheit) einer mitzeichnenden Person können Sie sich im Bereich „Ich vertrete folgende Personen“ selbst als deren Vertretung aktivieren. Es ist möglich, mehrere Personen gleichzeitig zu vertreten.
  • Nach der Statusänderung erhält die Person, die Sie vertreten, eine Benachrichtigung per E-Mail.
  • Solange Sie als Vertretung aktiviert sind, erhalten nur Sie (sowie ggf. weitere Vertretungen) die Benachrichtigungsmails über neu eingegangene Anträge.
  • Sie können Anträge, die Sie als Vertretung erhalten, genauso bearbeiten wie Ihre eigenen, siehe auch die Rubriken Öffnen eines Dienstreiseantrags bzw. Genehmigungsantrag mitzeichnen / genehmigen / ablehnen.
  • Sowohl Sie als auch die Person, die Sie vertreten, können die Vertretung jederzeit beenden. Sobald eine Statusänderung vorgenommen wurde, erhält die jeweils andere Person eine Benachrichtigung per E-Mail.



Bei aktiver Vertretung erweitert sich Ihre „Antragsliste“ um die jeweilige Vertretung. Sie können direkt beim Öffnen der Antragsliste über die Schaltfläche auswählen, ob Sie ihre eigenen Anträge oder die der zu vertretenden Person bearbeiten möchten.















  • Keine Stichwörter