Mittels der Sekretariatsfunktion (z.B. für Vorzimmer, Sekretariate) können Sie Anträge im Auftrag einer anderen Person stellen und deren Voreinstellungen bearbeiten, um z.B. Buchungsdaten zu hinterlegen.

Dazu muss diese Person Ihnen zunächst eine Vollmacht erteilen, siehe auch Rubrik Vollmachten. Wichtig: Mit der Vollmacht können Sie auf Anträge und BayRMS-Einstellungen des/der Vollmachtgeber/in zugreifen, jedoch nicht auf dessen/deren persönlichen Daten, Lohnabrechnungen o.Ä.

Im Folgenden wird die Sekretariatsfunktion erklärt. Weitere Tipps zur konkreten Anwendung finden Sie auf der Unterseite Tipps & Tricks rund um die Sekretariatsfunktion .

Inhalt


Sekretariatsfunktion öffnen

Nachdem Sie von einer anderen Person eine Vollmacht erhalten haben, erschent bei Ihnen links in der Menüleiste der zusätzliche Menüpunkt Sekretariat und der Unterpunkt Abrechnungsanträge .

Wenn Sie auf "Abrechnungsanträge" klicken, sehen Sie, welche Person(en) Ihnen eine Vollmacht erteilt hat/haben. 

Über die Schaltfläche gelangen Sie in die Antragsliste der vollmachtgebenden Person und können dort neue Anträge erstellen, sowie die bestehenden Anträge einsehen (siehe unten).


Über die Schaltfläche können Sie

  • die Voreinstellungen der vollmachtgebenden Person bearbeiten (siehe unten).
  • der vollmachtgebenden Person direkt eine E-Mail senden.

Voreinstellungen der vollmachtgebenden Person bearbeiten

Das einmalige Hinterlegen von Voreinstellungen erleichtert Ihnen die spätere Arbeit im System, hier können Sie z.B. Buchungs- und KLR-Daten hinterlegen, die dann bei jedem neuen Antrag automatisch ins Formular übernommen werden.

Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Untermenü. Wählen Sie dann "Voreinstellungen Vollmachtgeber bearbeiten" und hinterlegen Sie die gewünschten Einstellungen. Das Vorgehen ist analog zum Bearbeiten eigener Voreinstellungen, eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie in der enstprechenden Rubrik. 


Genehmigungsanträge erstellen/einsehen

Klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Namen der Person, für die Sie einen neuen Antrag erstellen oder bestehende Anträge einsehen möchten.

Sie sehen nun die Liste bereits bestehender Anträge und haben folgende Möglichkeiten:

  • Über die Schaltfläche können Sie einen neuen Genehmigungsantrag stellen. Die weitere Vorgehensweise ist identisch mit dem Erstellen eines eigenen Antrags. Eine Anleitung dazu finden Sie in der Rubrik Genehmigungsantrag stellen
  • Über die Schaltfläche  können Sie einen bestehenden Antrag bearbeiten.
  • Über die Schaltfläche  haben Sie weitere Möglichkeiten zur Ansicht des vorhandenen Formulars.




Falls Anträge nicht sofort in der Listenansicht sichtbar sind, öffnen Sie den Filter (oben rechts) und passen die Einstellungen entsprechend an.

Hinweis: Häufig führt der hinterlegte Datumsfilter dazu, dass Anträge nicht angezeigt werden. Um alle bestehenden Anträge anzeigen zu lassen, klicken Sie auf "löschen" und dann auf "suchen". Dies bewirkt, dass sämtliche Filtereinstellungen zurückgesetzt werden. Wie Sie den hinterlegten Datumsfilter dauerhaft ändern können, erfahren Sie in der Rubrik Voreinstellungen.


Abrechnungsanträge erstellen/einsehen

Klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Namen der Person, für die Sie einen neuen Antrag erstellen oder bestehende Anträge einsehen möchten.

Sie sehen nun die Liste bereits bestehender Anträge und haben folgende Möglichkeiten:

  • Über die Schaltfläche können Sie einen neuen Abrechnungsantrag stellen. Die weitere Vorgehensweise ist identisch mit dem Erstellen eines eigenen Abrechnungsantrags. Eine Anleitung dazu finden Sie in der Rubrik Abrechnung von Dienstreisen.

  • Die Schaltflächen mit Bezug auf versandbereite Anträg sind identisch mit dem Vorgehen bei eigenen Anträgen, siehe auch Rubrik Bestehende Abrechnungsanträge einsehen / bearbeiten

  • Über die Schaltfläche  können Sie einen bestehenden Antrag bearbeiten.
  • Über die Schaltfläche  haben Sie weitere Möglichkeiten zur Ansicht des vorhandenen Formulars.







Falls Anträge nicht sofort in der Listenansicht sichtbar sind, öffnen Sie den Filter (oben rechts) und passen die Einstellungen entsprechend an.

Hinweis: Häufig führt der hinterlegte Datumsfilter dazu, dass Anträge nicht angezeigt werden. Um alle bestehenden Anträge anzeigen zu lassen, klicken Sie auf "löschen" und dann auf "suchen". Dies bewirkt, dass sämtliche Filtereinstellungen zurückgesetzt werden. Wie Sie den hinterlegten Datumsfilter dauerhaft ändern können, erfahren Sie in der Rubrik Voreinstellungen.