Tipps & Tricks rund um die Sekretariatsfunktion

Generell beträgt die Aufbewahrugsfrist für alle Anträge in BayRMS 6 Jahre. Das bedeutet, 6 Jahre nach Ende einer Reise werden der Antrag sowie alle zugehörigen Uploads bzw. Anlagen automatisch gelöscht. Zur eigenen Archivierung können Sie Anträge jedoch als pdf herunterladen. Dazu suchen Sie den Antrag in der "Liste der Anträge" und klicken auf das "3-Punkt-Menü".

Generell gilt:

Wenn eine Person Ihnen eine Vollmacht erteilt hat (siehe Rubrik Vollmachten), haben Sie Sie jederzeit vollen Zugriff auf alle Anträge der Person und können diese vor dem Einreichen prüfen und ggf. ändern, siehe Rubrik Sekretariatsfunktion.

Für Abrechnungsanträge gilt:

Wenn mit der Sekretariatsfunktion gearbeitet wird, ist es empfehlenswert, dass die Person, die den Antrag erstellt, am Ende auf die Option "versandbereit speichern" klickt, um die Auffindbarkeit fertiger Anträge zu erleichertn. Die Person, die den Antrag prüfen soll, kann so später in der Liste der Anträge gezielt diejenigen mit Status "versandbereit" suchen, diese prüfen und final absenden.

Für Genehmigungsanträge gilt*:

Sekretariate können Genehmigungsanträge auch prüfen/korrigieren, ohne Vollmacht. Dazu senden Reisende den Antrag zunächst an Sie zur Mitzeichnung und Sie prüfen bzw. ändern den Antrag entsprechend. Als weitere Mitzeichnung wählen Sie dann den/die Vorgesetzte aus, die den Antrag genehmigen soll.

Genehmigungsanträge*

Genehmigungsanträge, die bereits dem/r Vorgesetzten zur Genehmigung übermittelt wurden, können vom Reisenden oder dem/der bevollmächtigten Person noch geändert werden, siehe Rubrik Bestehende Genehmigungsanträge in BayRMS bearbeiten. Mitzeichnende können dagegen keine Änderungen mehr vornehmen, nachdem sie den Antrag weitergereicht haben.

Abrechnungsanträge

Abrechnungsanträge werden beim Klick auf die Schaltfläche "Absenden" direkt an die Reisekostenstelle gesendet. Änderungen an bestehenden Abrechnungsanträgen können so lange vorgenommen werden, bis der Antrag in der Reisekostenstelle bearbeitet wird, siehe Rubrik Bestehende Abrechnungsanträge einsehen / bearbeiten. 

Hierfür stehen Ihnen prinzipiell zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

1) Reisende erteilen Ihnen eine Vollmacht, siehe Rubrik Vollmachten. So haben Sie jederzeit vollen Zugriff auf alle Anträge der Person und können den aktuellen Status prüfen.

2) Im Bereich "Persönliche Daten" können Reisende im Feld "E-Mail 2" die E-Mailadresse des Sekretariats eintragen. Alle Benachrichtigungsmails, die der/die Reisende erhält, werden dann ebenfalls an die mit eingetragene Adresse versendet, d.h. Genehmigungen, Erinnerungen etc.

Für Genehmigungsanträge gibt es noch eine dritte Möglichkeit:

3) Reisende senden den Antrag zunächst an Sie zur Mitzeichnung und Sie wählen als nächste Mitzeichnung den/die Vorgesetzte aus. Dadurch erscheint der Antrag in Ihrer "Liste der Mitzeichnungen" und Sie können den aktuellen Status jedes Antrags einsehen.