Genehmigungen werden ausschließlich durch den/die direkte/n Vorgesetzten erteilt.
Bevor Sie eine Dienstreise antreten, empfehlen wir Ihnen, sich in unserem Stichwortverzeichnis zur Vorbereitung und Durchführung einer Dienstreise zu informieren.
Eine Kurzzusammenfassung der wichtigsten do's & don'ts finden Sie hier: Hinweise zur Erstattung von Reisekosten_Mai2025.pdf
Für das Stellen von Genehmigungsanträgen gibt es zwei Möglichkeiten (der/die Vorgesetzte entscheidet jeweils, welches Verfahren anzuwenden ist!):
1) Den Antrag in BayRMS erstellen und den/die Vorgesetzte als Mitzeichnung auswählen. Um Anträge genehmigen zu können, benötigt der/die Vorgesetzte Genehmigungsrecht in BayRMS, welches formlos beantragt werden kann unter bayrms@zv.uni-augsburg.de.
2) Den Antrag mit dem seit Juni 2025 zulässigen Verfahren stellen (i.d.R. per E-Mail), siehe auch Anlage Vorgehen bei Dienstreisen und Dienstgängen.pdf, Rundschreiben vom 27.6.2025 Änderung Genehmigungen an alle Dienstreisenden.pdf
Für Professor/innen gilt weiterhin die mit dem Schreiben vom 09.05.2025 erteilte generelle Dauerdienstreisegenehmigung.
Unabhängig von der Art der Genehmigung müssen alle Abrechnungen über BayRMS erfolgen, siehe dazu auch Dienstreise abrechnen.
| 1) Hinweise zum Genehmigungsverfahren über BayRMS |
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Wählen Sie in BayRMS links im Menü den Reiter "Neuer Genehmigungsantrag" und folgen Sie dann Schritt für Schritt der Anleitung, wie sie im folgenden Abschnitt beschrieben ist (Steps 1 bis 8 sind identisch zum Genehmigungsantrag): Neue Abrechnung ohne BayRMS-Genehmigung
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Im Step 9 ergeben sich folgende Abweichungen zur o.g. Anleitung:
Hinweis zur Mitzeichnung: In manchen Fällen kann es (nach vorheriger Absprache) Sinn machen, zunächst eine andere Person, z.B. im Sekretariat, als Mitzeichnung auszuwählen, die ggf. Korrekturen (z.B. Kostenstellen) vornimmt und dann ihrerseits den Antrag an den/die Vorgesetzte/n weiterleitet. Es können beliebig viele Personen zur Mitzeichnung zwischengeschaltet werden, jedoch muss am Ende der/die Vorgesetzte als Mitzeichnung ausgewählt werden und den Antrag genehmigen. Weitere Informationen zum Thema Mitzeichnen finden Sie hier: Mitzeichnen, Genehmigen und Vertreten |
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Wichtig: Bei der späteren Abrechnung MUSS die Genehmigung mit hochgeladen werden (Begründung: da die Reisekostenstelle nicht in den Genehmigungsprozess involviert ist, hat sie keinen Zugriff auf Genehmigungen). Am einfachsten geht dies, wenn Sie vor Beginn der Abrechnung den genehmigten Antrag in der Liste suchen, über das Drei-Punkt-Menü die pdf herunterladen, und diese dann im letzten Schritt der Abrechnung mit hochladen. |
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Vorgehen beim Abrechnen nach der Reise: Wählen Sie links im Menü den Reiter "Neuer Abrechnungsantrag" und dann die Option "Reiseabrechnung mit Genehmigung in BayRMS". Wir empfehlen, diese Funktion zu nutzen, da sie dann die Angaben nicht erneut eingeben müssen, sondern auf die Daten aus der Genehmigung zugreifen können. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie unter Neue Abrechnung mit BayRMS-Genehmigung |
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| 2) Hinweise zum Genehmigungsverfahren per E-Mail: |
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Die Aufstellung rechts zeigt, auf welchem Weg die die Genehmigung zu erfolgen hat, in der Regel ist dies per E-Mail möglich. Generell obliegt die Entscheidung, was der Genehmigungsantrag enthalten muss, dem/der Vorgesetzten. Sollte Ihr/e Vorgesetzte/r keine Vorgaben machen, können Sie folgenden Formulierungsvorschlag verwenden: "Liebe/r ___,
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Vorgehen beim Abrechnen nach der Reise: Wählen Sie links im Menü den Reiter "Neuer Abrechnungsantrag" und dann die Option "Reiseabrechnung ohne Genehmigung in BayRMS". Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie unter Neue Abrechnung ohne BayRMS-Genehmigung Wichtig: Bei der Abrechnung MUSS die Genehmigung mit hochgeladen werden |
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