Bereits erstellte Genehmigungsanträge finden sich im Menübereich Liste d. GN.-Anträge. Die Liste enthält sowohl Entwürfe als auch bereits gestellte Anträge.

Überblick der Funktionen:

Dienstreisenträge anzeigen lassen und filtern

Mit der Schaltfläche können Sie die aktuell angezeigte Liste als PDF-Dokument speichern oder drucken.


Sie können die Liste auf- bzw. absteigend sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken. 


Zum Öffnen und Bearbeiten der Anträge stehen mehrere Ansichten zur Verfügung:

Öffnet das Formular im Bearbeitungsmodus (Step 1 bis 9)

 Auswahlmenü für weitere Ansichten

  • Originalantrag – Stand des Antrags bei der Ersterfassung
  • Aktuelle Ansicht – Aktueller Stand des Antrags
  • Weitere Auswahlmöglichkeiten, abhängig vom jeweiligen Antragsstatus:
    • Vergleichsansicht - Vergleich von Original und genehmigten Stand
    • PDF – Erzeugen einer PDF-Datei zum Download (z.B. zur Beilage bei der Abrechnung)
    • Archivieren – Entfernen des Antrags aus den Listenansichten


Falls Anträge nicht sofort in der Listenansicht sichtbar sind, öffnen Sie den Filter (oben rechts) und passen die Einstellungen entsprechend an.


Hinweis: Häufig führt der hinterlegte Datumsfilter dazu, dass Anträge nicht angezeigt werden. Um alle bestehenden Anträge anzeigen zu lassen, klicken Sie auf "löschen" und dann auf "suchen". Dies bewirkt, dass sämtliche Filtereinstellungen zurückgesetzt werden. Wie Sie den hinterlegten Datumsfilter dauerhaft ändern können, erfahren Sie in der Rubrik Voreinstellungen




Dienstreiseanträge ändern bzw. überarbeiten
  • Sie können nicht nur Entwürfe bearbeiten, sondern auch Dienstreiseanträge, die sich aktuell im Umlauf befinden oder bereits abschließend genehmigt wurden.
  • Wählen Sie dazu den entsprechenden Antrag aus und klicken Sie auf die Schaltfläche.
  • Im geöffneten Antrag können Sie einzelne Steps in der oberen, horizontalen Step-Leiste direkt auswählen und dann bearbeiten.
  • Sollte der Antrag bereits genehmigt worden sein oder sich im Umlauf befinden, empfehlen wir, im letzten Step eine kurze Begründung ins Bemerkungsfeld einzutragen. Danach klicken auf die Schaltfläche. Der Antrag geht dann erneut den Weg zur Mitzeichnung bzw. Genehmigung.


Dienstreiseanträge entfernen / zurückziehen / deaktivieren / archivieren

Anträge im Entwurfsstatus können gelöscht werden:

  • Wählen Sie den entsprechenden Entwurf aus und klicken Sie auf die Schaltfläche
  • Im geöffneten Antrag sehen Sie nun unten verschiedene Optionen. Klicken Sie auf "Entwurf löschen".


Anträge, die sich aktuell im Umlauf befinden, (Status "in Bearbeitung") können nicht ohne Weiteres zurückgezogen oder gelöscht werden.

  • In dem Fall wenden Sie sich bitte an die Person, bei der der Antrag aktuell zur Bearbeitung liegt (ersichtlich im Abschnitt "Mitzeichnungen") und bitten Sie diese, den Antrag abzulehnen.


Anträge, die bereits genehmigt wurden, können nicht entfernt, jedoch deaktiviert, d.h. archiviert, werden (sodass keine Erinnerung an die Abrechnung mehr erfolgt):

  • Öffnen Sie den Menübereich Liste d. GN.-Anträge und wählen Sie über die Suchkriterien den entsprechenden Antrag aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie aus der Option den betreffenden Grund der Archivierung aus.
  • Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche.
  • Das betreffende Formular befindet sich nun bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in Ihrem Archiv. Dieses finden Sie über die entsprechende Auswahl der Filterkriterien in der Liste d. GN.-Anträge wieder.


Hinweise:

  • Die Reaktivierung von archivierten Anträgen ist nicht möglich.
  • Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (6 Jahre nach Reiseende) werden Anträge -unabhängig vom Status- automatisch gelöscht.