Zur Umsetzung unserer Aufgaben haben wir finanzielle Mittel zur Verfügung. Da es sich dabei um staatliche Gelder handelt, müssen dabei einige Vorgaben erfüllt werden. Diese Seite soll euch einen Überblick geben, worauf ihr bei Käufen und deren Bezahlung achten müsst sowie wie Geld ausgezahlt wird.
Haltet euch an die Vorgaben, sonst besteht die Gefahr, dass eure Ausgaben nicht erstattet werden, was niemand will. Im Zweifel fragt vorher im Sekretariat oder bei der Geschäftsführung
Info
Wir unterscheiden zwischen Rechnungen und Auslagenerstattung.
| Rechnung | Auslagenerstattung |
|---|---|
| Kauf von Waren oder Dienstleistungen, die noch bezahlt werden müssen. Die Bezahlung erfolgt direkt von der Universität an Händler/Rechnungssteller | Kauf von Waren oder Dienstleistungen, die bereits von euch bezahlt wurden. Ihr möchtet das von euch ausgelegte Geld auf euer Konto erstattet bekommen. |
Zusammenfassung
Bevor ihr etwas aus euren Referatsmitteln kauft überprüft folgendes:
Formular
Rechnungen und Auslagenerstattungen bitte immer über das Online-Formular einreichen (Anmeldung mit Uni-Zugang nötig, nur für StuVe-Mitglieder, die das Datenblatt ausgefüllt haben, freigeschaltet).
Rechnungsnummer/Belegnummer: Nummer der Rechnung bzw. wie der Beleg von anderen unterschieden werden kann
Kundennummer: nicht immer vorhanden, bei manchen Onlineshops oder bei Metro meistens schon
- Rechnungsdatum: muss mit Beleg/Rechnung übereinstimmen
Grund: Unbedingt einen gültigen Grund eingeben, sonst kommt das Formular zurück. Wenn der Kauf nicht für eine einzelne Veranstaltung war, sondern z.B. allgemein für das Referat, auch das so genau wie möglich beschreiben/begründen.
Ein gültiger Grund benötigt:
für welche Veranstaltung/Projekt/Anschaffung ist das Geld verwendet worden/soll ausgegeben werden
- Bei Veranstaltungen zusätzlich:
wann war die Veranstaltung
wo war die Veranstaltung
kurze Beschreibung der Veranstaltung (sodass eine dritte Person die Veranstaltung und den Zusammenhang zu AStA verstehen kann)
- wenn möglich Teilnehmerzahl
- Betrag: muss identisch mit Beleg sein (abzgl. Pfand)
- Überweisen an: Name der Firma/des Rechnungsstellers, oder euer Name, wenn ihr das Geld ausgelegt habt
- Adresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort
- Steuer ID: nur wenn ihr selbst Geld ausgelegt habt und eine Erstattung beantragt
- Geburtsdatum: nur wenn ihr selbst Geld ausgelegt habt und eine Erstattung beantragt
- Kreditinstitut
- IBAN
- BIC: Wenn nicht genannt, kann man meistens über eine Website ermitteln
- Referat/Posten
Studienzuschussmittel: meistens nein, wenn ja, dann wüsstest du das
Rechnung hochladen: Quittungen kleiner als DIN A4 auf ein DIN A4 Blatt, mit Tesa kleben (dafür gerne Schmierpapier neben Drucker verwenden, Rückseite durchstreichen), für eigene Unterlagen kopieren, und eingescannt hochladen. Auf diesem Zettel sollen auch Datum und Referat zur Zuordnung stehen; es kann leider nur ein Dokument auf einmal hochgeladen werden, bei mehreren Seiten also vorher zu einer pdf Datei zusammenführen.
Kommentar: sieht nur das Sekretariat, erscheint nicht auf dem Formular
FAQ/Häufige Probleme
Teilnahmelisten: Bei Veranstaltungen, für die Geld abgerechnet wird, sind Listen zu empfehlen, auf denen alle Teilnehmer*innen unterschreiben
Teilnahmebestätigungen: Zur Abrechnung von Fahrtkosten wünscht die Finanzstelle der Uni Teilnahmebestätigungen, wenn möglich. Daran sollte frühzeitig gedacht werden!
Hausdruckerei/externe Druckereien: Wenn nicht über die Hausdruckerei bestellt, sondern irgendwo anders (z.B. Flyeralarm, Unicopy), wird eine Rückmeldung der Hausdruckerei benötigt, dass sie selbst das gewünschte Produkt nicht herstellen bzw. nachweisen, dass der Preisunterschied signifikant ist. In einigen Fällen braucht es auch kleine Auflagen an Druckerzeugnissen sehr dringen, das kann auch eine Begründung für einen Kauf bei einer externen Druckerei sein. Wenn möglich sollen aber alle Produkte, die die Hausdruckerei herstellen kann, dort bestellt werden - plant mit der entsprechenden Vorlaufzeit. Falls ihr keinen Zugang zum Webshop der Hausdruckerei habt, wendet euch an das Sekretariat
Amazon/Ebay: Die Uni zahlt keine Ust. an die Firmen, sondern an den Staat selbst, meistens sind die Rechnungen von Amazon und Ebay falsch ausgestellt und es ist sehr schwer, an eine andere Rechnung zu kommen
Ausländische Bestellungen: grundsätzlich ganz schlecht, nur im äußersten Notfall; wenn nirgends in Deutschland das Produkt existiert, kann unter vorheriger Rücksprache mit Ref. III/5 der Kauf in einem EU-Land getätigt werden, Käufe in anderen Ländern sind nicht möglich (z.B. diverse Anbietende auf Amazon aus Shanghai) und müssen dann privat beglichen werden
Pfand: Kann nicht erstattet werden, sondern muss privat ausgelegt werden. Der/die Käufer*in bleibt also Besitzer*in des Pfands. Auf der Rechnung markieren!