Zur Umsetzung unserer Aufgaben haben wir finanzielle Mittel zur Verfügung. Da es sich dabei um staatliche Gelder handelt, müssen dabei einige Vorgaben erfüllt werden. Diese Seite soll euch einen Überblick geben, worauf ihr bei Käufen und deren Bezahlung achten müsst sowie wie Geld ausgezahlt wird.
Haltet euch an die Vorgaben, sonst besteht die Gefahr, dass eure Ausgaben nicht erstattet werden, was niemand will. Im Zweifel fragt vorher im Sekretariat oder bei der Geschäftsführung!
Info
Wir unterscheiden zwischen Rechnungen und Auslagenerstattung.
| Rechnung | Auslagenerstattung |
|---|---|
Kauf von Waren oder Dienstleistungen, die noch bezahlt werden müssen. Die Bezahlung erfolgt direkt von der Universität an den Händler/Rechnungssteller. Immer erst bei der Geschäftsführung fragen! Wenn ihr auf Rechnung kaufen könnt (Anbieter hat diese Möglichkeit und gibt genügend Vorlauf), solltet ihr auch per Rechnung bestellen. | Kauf von Waren oder Dienstleistungen, die bereits von euch bezahlt wurden. Ihr möchtet das von euch ausgelegte Geld auf euer Konto erstattet bekommen. Bitte reicht für eine Veranstaltung nur einen Antrag auf Auslagenerstattung ein. |
Die Ausgabe kann für referatsinterne oder -übergreifende Projekte verwendet werden.
| Referatsinterne Mittel | Referatsübergreifende Mittel |
|---|---|
Für das Haushaltsjahr 2025 hat jedes Referat 450 € referatsinterne Mittel zur Verfügung. Wenn ihr nicht wisst, wie viel ihr noch habt, kommt bitte auf die Geschäftsführung zu. Die Mittel können eigenmächtig ausgegeben werden, allerdings gibt es Ausgaben, bei denen man aufpassen sollte (siehe unten). Bei Ausgaben über 50 €, die nicht im Haushalt eingeplant wurden, muss die GF davor gefragt und die Ausgabe freigeben werden. | Es gibt einen deutlich größeren Topf an referatsübergreifenden Mitteln, der allen Referaten für größere, referatsübergreifende Projekte oder Fahrtkosten zur Verfügung steht. Wenn ihr eine Finanzierung aus referatsübergreifenden Mitteln plant, dann kommt davor auf die GF zu! Ausnahme: Fahrtkosten können immer vom Vorstand beschlossen werden Die Anträge müssen rechtzeitig vor der nächsten Sitzung eingereicht werden. |
Bitte beachtet bei der Auslagenerstattung folgende Punkte:
- Ggf. erforderliche Teilnahmebestätigungen (insb. bei Fahrtkosten)
- Hausdruckerei benutzen (in Ausnahmefällen auch externe Druckereien möglich, aber nur nach Rücksprache mit der Hausdruckerei, wenn Druckauftrag nicht hergestellt werden kann, oder signifikant teurer ist)
- Bestellungen (z.B. über Amazon / Ebay) vermeiden
- Keine Bestellungen aus dem Ausland (insb. nicht EU-Ausland!)
- Pfand abziehen, da dieser nicht erstattet wird
Weitere auführliche Informationen dazu findet ihr unten bei FAQ/Häufige Probleme.
Zusammenfassung
Bevor ihr etwas aus euren Referatsmitteln kauft überprüft folgendes:
Formular
Auslagenerstattungen bitte immer über das Online-Formular einreichen (Anmeldung mit Uni-Zugang nötig, nur für StuVe-Mitglieder, die das Datenblatt ausgefüllt haben, freigeschaltet).
Rechnungsnummer/Belegnummer: Nummer der Rechnung bzw. wie der Beleg von anderen unterschieden werden kann
Kundennummer: nicht immer vorhanden, bei manchen Onlineshops oder bei Metro meistens schon
- Rechnungsdatum: muss mit Beleg/Rechnung übereinstimmen
Grund: Unbedingt einen gültigen Grund eingeben, sonst kommt das Formular zurück. Wenn der Kauf nicht für eine einzelne Veranstaltung, sondern z.B. allgemein für das Referat war, dann auch das so genau wie möglich beschreiben/begründen.
Ein gültiger Grund benötigt:
Für welche Veranstaltung/Projekt/Anschaffung ist das Geld verwendet worden/soll ausgegeben werden?
Bei Veranstaltungen zusätzlich:
Wann war die Veranstaltung?
Wo war die Veranstaltung?
Kurze Beschreibung der Veranstaltung (sodass eine dritte Person die Veranstaltung und den Zusammenhang zu AStA verstehen kann)
- Wenn möglich Teilnehmerzahl angeben
- Betrag: muss identisch mit Beleg sein (abzgl. Pfand)
- Überweisen an: Name der Firma/des Rechnungsstellers, oder euer Name, wenn ihr das Geld ausgelegt habt
- Adresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort
- Kreditinstitut
- IBAN
- BIC: Wenn nicht genannt, kann man meistens über eine Website ermitteln
- Referat/Posten
Studienzuschussmittel: meistens nein, wenn ja, dann wüsstest du das (Beschlusslage)
Rechnung hochladen: Quittungen kleiner als DIN A4 auf ein DIN A4 Blatt, mit Tesa kleben (dafür gerne Schmierpapier neben Drucker verwenden, Rückseite durchstreichen), für eigene Unterlagen kopieren, und eingescannt hochladen. Auf diesem Zettel sollen auch Datum und Referat zur Zuordnung stehen; es kann leider nur ein Dokument auf einmal hochgeladen werden, bei mehreren Seiten also vorher zu einer pdf Datei zusammenführen.
Kommentar: sieht nur das Sekretariat, erscheint nicht auf dem Formular
FAQ/Häufige Probleme
Teilnahmelisten: Bei Veranstaltungen, für die Geld abgerechnet wird, sind Listen zu empfehlen, auf denen alle Teilnehmer*innen unterschreiben
Teilnahmebestätigungen: Zur Abrechnung von Fahrtkosten wünscht die Haushaltsabteilung der Uni Teilnahmebestätigungen, wenn möglich. Daran sollte frühzeitig gedacht werden!
Hausdruckerei/externe Druckereien: Wenn nicht über die Hausdruckerei bestellt, sondern irgendwo anders (z.B. Flyeralarm, Unicopy), wird eine Rückmeldung der Hausdruckerei benötigt, dass sie selbst das gewünschte Produkt nicht herstellen kann oder nachgewiesen ist, dass der Preisunterschied signifikant ist. In einigen Fällen braucht es auch kleine Auflagen an Druckerzeugnissen sehr dringend, was auch eine Begründung für einen Kauf bei einer externen Druckerei sein kann. Wenn möglich sollen aber alle Produkte, welche die Hausdruckerei herstellen kann, dort bestellt werden - plant mit der entsprechenden Vorlaufzeit. Falls ihr keinen Zugang zum Webshop der Hausdruckerei habt, wendet euch an das Sekretariat.
Amazon/Ebay: Die Uni zahlt keine USt. an die Firmen, sondern an den Staat selbst, meistens sind die Rechnungen von Amazon und Ebay falsch ausgestellt und es ist sehr schwer, an eine andere Rechnung zu kommen.
Ausländische Bestellungen: Grundsätzlich ganz schlecht, nur im äußersten Notfall; wenn nirgends in Deutschland das Produkt existiert, kann unter vorheriger Rücksprache mit dem Ref. III/5 der Kauf in einem EU-Land getätigt werden. Käufe in anderen Ländern sind nicht möglich (z.B. diverse Anbietende auf Amazon aus Shanghai) und müssen dann privat beglichen werden.
Referent*innen aus dem Ausland: Es muss eine deutsche Steuer-ID angegeben werden. Bei hauptberuflichen Referent*innen, die schon Vorträge/Workshops in Deutschland gemacht haben, ist diese oft schon vorhanden. Falls nicht wendet euch an das Sekretariat oder die GF.
Pfand: Kann nicht erstattet werden, sondern muss privat ausgelegt werden. Der/die Käufer*in bleibt also Besitzer*in des Pfands. Auf der Quittung/Beleg markieren!
Rechnungen: Es gibt seit Juli 2024 ein neues Verfahren bei dem eine von der Uni vorgegebene Belegnummer schon auf der Rechnung angegeben und die Rechnung direkt bei der Haushaltsabteilung der Uni eingereicht werden soll. Also vor Bestellung/Kauf unbedingt mit der Geschäftsführung oder dem Sekretariat sprechen.