Zur Umsetzung unserer Aufgaben haben wir Geld zur Verfügung. Da es sich dabei um staatliche Gelder handelt, muss dabei eine ganze Reihe an Vorgaben erfüllt werden. Diese Seite soll euch einen guten Überblick geben.

Haltet euch an die Vorgaben, sonst besteht die Gefahr, dass eure Ausgaben nicht erstattet werden, was niemand will.


Zusammenfassung


Formular

Rechnungen bitte immer über das Online-Formular einreichen (Anmeldung mit Uni-Zugang nötig)

  • Rechnungsnummer/Belegnummer: wie der Beleg von anderen unterschieden weden kann

  • Kundennummer: nicht immer vorhanden, bei manchen Onlineshops oder bei Metro meistens schon

  • Rechnungsdatum: muss mit Beleg übereinstimmen

  • Grund: Unbedingt einen gültigen Grund eingeben, sonst kommt das Formular zurück. Wenn der Kauf nicht für eine einzelne Veranstaltung war, sondern z.B. allgemein für das Referat, auch das so genau wie möglich beschreiben/begründen.

    Ein gültiger Grund benötigt:

    • für welche Veranstaltung ist der Einkauf

    •  wann war die Veranstaltung

    • wo war die Veranstaltung

    • kurze Beschreibung der Veranstaltung (sodass eine dritte Person die Veranstaltung und den Zusammenhang zu AStA verstehen kann)

    • wenn möglich Teilnehmerzahl


  • Betrag: muss identisch mit Beleg sein
  • Überweisen an: Name der Firma, oder euer Name, wenn ihr das Geld ausgelegt habt
  • Adresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort
  • Kreditinstitut
  • IBAN
  • BIC: Wenn nicht genannt, kann man meistens googlen
  • Referat/Posten

  • Studienzuschussmittel: meistens nein, wenn ja, dann wüsstest du das

  • Rechnung hochladen: Belege kleiner als DIN A4 auf ein DIN A4 Blatt, mit Tesa kleben (dafür gerne Schmierpapier neben Drucker verwenden, Rückseite durchstreichen), für eigene Unterlagen kopieren, und eingescannt hochladen. Auf diesem Zettel sollen auch Datum und Referat sehen; es kann leider nur ein Dokument auf einmal hochgeladen werden, bei mehreren Seiten vorher zu einer pdf Datei zusammenführen.

  • Kommentar: sieht nur das Sekretariat, erscheint nicht auf dem Formular



FAQ/Häufige Probleme

Teilnahmelisten: Bei Veranstaltungen, für die Geld abgerechnet wird, sind Listen zu empfehlen, wo alle Teilnehmer*innen unterschreiben

Teilnahmebestätigungen: Zur Abrechnung von Fahrtkosten wünscht die Finanzstelle der Uni Teilnahmebestätigungen, wenn möglich. Daran sollte frühzeitig gedacht werden!

Hausdruckerei/Flyeralarm: Wenn nicht über die Hausruckerei bestellt, sondern irgendwo anders (z.B. Flyeralarm), wird eine Rückmeldung der Hausdruckerei benötigt, dass sie selbst das gewünschte Produkt nicht herstellen; alle Produkte, die über die Hausdruckerei bestellt werden können, sollen auch so bestellt werden

Amazon/Ebay: Die Uni zahlt keine Ust an die Firmen, sondern an den Staat selbst, meistens sind die Rechnungen von Amazon und Ebay falsch ausgestellt und es ist sehr schwer, an eine andere Rechnung zu kommen

Ausländische Bestellungen: grundsätzlich ganz schlecht, nur im äußersten Notfall; wenn nirgends in Deutschland das Produkt existiert, kann unter vorheriger Rücksprache mit Herrn Menzel der Kauf in einem EU-Land getätigt werden, Käufe in anderen Ländern sind nicht möglich (zB diverse Anbietende auf Amazon aus Shanghai) und müssen dann privat beglichen werden

Pfand: Kann nicht abgerechnet werden, sondern muss privat ausgelegt werden. Auf der Rechnung markieren!