Das AStA-Büro befindet sich in der Salomon-Idler-Str. 2, also neben dem Staatsarchiv und gegenüber vom „Unikum“. Es ist ein gemeinschaftlich genutzter Raum und wird von Mitgliedern des AStA sowie des Konventspräsidiums genutzt. Es wird primär als Arbeitsraum, sekundär als Aufenthaltsraum und tertiär auf Anfrage als Aufbewahrungsort für Materialien benutzt.

Inhaltsübersicht

Bürokalender

Es passiert regelmäßig und ist nervig und stressig für alle, wenn ihr eine Besprechung im Büro geplant habt, zu dieser Zeit aber andere Menschen auch eine Sitzung abhalten möchten. Um dies zu vermeiden, gibt es den Bürokalender. Dafür braucht ihr nicht das Sekretariat, sondern könnt das Büro schnell selbst reservieren. Da das Sekretariat nicht ständig besetzt ist und auch mal Urlaub hat, könnte es sonst zu deutlichen Verzögerungen kommen, tragt es deshalb bitte selbst ein.

  1. Loggt euch mit eurer Referats-Mail in den Webmail-Client ein.
  2. Rechts oben ist der Button "Kalender". Dadurch kommt ihr in den Kalender.
  3. Nun seht ihr die Bürobelegung. Sucht euch den freien Slot raus, den ihr wollt.
  4. Klickt auf das grüne Plus und auf "Neuen Termin erstellen".
  5. Tragt alle Daten ein und wählt "Bürobelegung" als Kalender aus.
  6. Speichern, und fertig!

Grundsätzlich haben eingetragene Termine Priorität gegenüber nicht eingetragenen, dennoch sind i.d.R. alle an einer Lösung für alle interessiert, auch wenn es stressig ist. Außerdem: Vielleicht habt ihr immer zu regelmäßigen Terminen Sitzungen, aber bedenkt: Außerhalb eures Referats ist das nicht bekannt. Tragt deshalb bitte eure Termine in den Kalender ein.

Aufenthalt im Büro

Da es ein Gemeinschaftsraum ist, muss man auf einander Rücksicht nehmen. Daher im Folgenden einige Wünsche an die Benutzer*innen des AStA-Büros.

  • Bitte lebt eure WG-Qualitäten!
    Das AStA-Büro ist ein Gemeinschaftsbüro. Hier könnt ihr gerne viel Zeit verbringen – egal, ob ihr die nächste Veranstaltung plant oder euch in Freistunden die Zeit vertreiben wollt.
    Das bedeutet aber auch, dass ihr euch das Büro mit vielen anderen Menschen teilt     – unter anderem den Mitarbeiter*innen des Sekretariats.
    Bitte räumt also immer gleich hinter euch auf. Die Nachfolgenden danken es euch!
  • Schimmel und Algen sind eher uncool.
    In der Küche wurden in Kühlschrank und stehen gelassenen Tassen schon viele Kleinstlebewesen gezüchtet. Auch wenn die meisten Menschen tierlieb sind: Bitte spült euer Geschirr immer sofort nach Benutzung ab!
  • Das Büro ist primär ein Arbeitsplatz, sekundär ein Aufenthaltsort.
    Insbesondere in Hinblick auf die Sekretariatsmitarbeitenden, aber auch gegenüber anderen AStA-Mitgliedern soll das Büro in erster Linie als Arbeitsplatz genutzt werden. Das bedeutet auch, dass zumindest potentiell eine Arbeitsatmosphäre herrschen sollte, wenn Mitarbeiter*innen da sind oder andere Menschen arbeiten wollen. Bitte gebt also Räumlichkeiten und Arbeitsplätze frei, wenn jemand anderes sie für inhaltliche Arbeit braucht und verhaltet euch ruhig, wenn Menschen zum Arbeiten da sind.
  • Außenwirkung ist für die Studierendenvertretung auch wichtig.
    Wie ihr sicher bemerkt habt, sind unsere Räumlichkeiten gut einsehbar. Verhaltet euch also bitte dementsprechend und haltet einigermaßen Ordnung. Außerdem: Lustige Bilder, Memes und Sticker sind willkommen – aber bitte nur auf der Toilette.
    Bitte haltet im Büro Ordnung.
  • Das Sekretariat ist nicht zu eurer Unterhaltung da.
    Das bedeutet nicht, dass man sich nicht mit dem Sekretariatsteam unterhalten kann, soll und darf. Ein kleiner Plausch zwischendurch ist absolut erwünscht. In der Regel gibt es aber Dinge, die das Sekretariat zu tun hat, weswegen stundenlange private Gespräche einfach nicht sinnvoll sind.
    Um die Lust, Laune und Arbeitslast im Sekretariat sichtbar zu machen, gibt es eine „Ampel“ rechts oben an der Sekretariatstheke:
    Grün – Plausch erwünscht! |Gelb – Hast du eine Frage?
    Orange – Bitte nur, wenn es wichtig ist. | Rot – Bitte nicht stören!
    Wenn das Sekretariat etwas zu tun hat, lasst es bitte in Ruhe arbeiten.

All das lässt sich zusammenfassen zu: Bitte nehmt im Büro Rücksicht auf Andere.

Sicherheit im Büro

  • Kein offenes Feuer in den Räumlichkeiten des AStA!
    Dies ist besonders wichtig, da wir auch keine Rauchmelder im Büro haben!
  • Herdplatten, Öfen und Mikrowellen niemals unbeaufsichtigt lassen! Aufgrund der Hitzeentwicklung können schnell Brände entstehen!
  • Fluchtwege und Feuerlöscher stets freihalten!
    Als Fluchttüren sind im Erdgeschoss die Tür neben der Drehtür sowie der Hinterausgang zwischen neuem Safe und Schrank definiert. Im Obergeschoss ist es das Fenster zwischen dem Archiv und dem anderen Schrank. Das Gebäude muss im Brandfall über das Fenster und die Leiter, die nach unten führt verlassen werden. Der Sammelplatz ist zwischen dem unserem Büro und dem Studentenwohnheim hinter uns.
  • Verhalten im Brandfall
    • Brandmelden!
      Notruf 112 wählen.
      Wer meldet, was ist passiert, wie viele sind betroffen, wo ist es passiert, warte auf Rückfragen!
    • In Sicherheit bringen!
      Vergesst nicht, Hilfsbedürftige und gefährdete Personen mitzunehmen. Schließt die Tür, aber sperrt sie nicht ab.
      Folgt dem Rettungsweg (s. Plan).
    • Löschversuch unternehmen!
      Der Feuerlöscher hängt an der Säule neben der Sekretariatstheke. Dabei gilt: Menschenrettung vor Sachschutz.
    • Wenn die Gefahrenlage vorüber ist: Informiert den Vorstand bzw. das Sekretariat über das, was passiert ist.

Bedrohungsmanagement und Wachdienst

Das Bedrohungsmanagement wurde vor einigen Jahren eingerichtet, um für mehr Sicherheit am Campus in Extremlagen zu sorgen. Wenn du folgende Verhaltensweisen wahrnimmst, informiere bitte umgehend das Bedrohungsmanagement-Team der Universität Augsburg:

  • jede Form von körperlicher Gewalt
  • jede Form von Gewaltandrohungen, sowohl schriftlich, mündlich, telefonisch als auch elektronisch
  • Mitbringen oder Zeigen von Waffen
  • Ausdruck von Gewaltfantasien
  • Ausdruck von Suizidabsichten
  • sexuelle Übergriffe
  • Stalking

Ihr erreicht es unter kontakt@bm.uni-augsburg.de.

Außerdem gibt es noch einen Wachdienst am Campus, den man außerhalb der normalen Dienstzeit erreichen kann.
Man erreicht ihn unter folgenden Handynummern: 0172/8499296 und 0162/2856075.

Lagerraum

Wir haben einige Möglichkeiten, Gegenstände und Materialien aufzubewahren. Dinge, die du regelmäßig brauchst, empfehlen wir dir im Lagerschrank im Erdgeschoss des AStA-Büro aufzubewahren. Informationsmaterial oder Ähnliches wird in der Regel im Lagerschrank im Obergeschoss aufbewahrt.

Kabuff

Außerdem haben wir noch das sogenannte „Kabuff“. Es befindet sich gegenüber des Hörsaal I im Gebäude C – links neben der Garderobe. Wir lagern hier Gegenstände, die wir selten nutzen oder sehr viel Platz brauchen. Außerdem sind hier die meisten Verleihgegenstände des AStA.

Eigentlich ist es ein Lagerraum für die Hausmeister, der aber auch vom AStA, dessen Unikino und Theatergruppe, sowie anderen Theatergruppen am Campus und dem Akademischen Auslandsamt genutzt werden. Das bedeutet auch, dass wir hier immer Ordnung halten und auf andere Rücksicht nehmen müssen!

Wenn ihr Zugang zum Kabuff braucht, könnt ihr den Schlüssel über das Sekretariat ausleihen.

Archiv

Das Archiv ist lediglich für Unterlagen gedacht, die rechtlich relevant sind. Dies kann Verträge, Finanzunterlagen, personenbezogene Daten etc. umfassen. Wir bewahren solche Dokumente für 10 Jahre auf und vernichten sie danach datenschutzkonform.

Allerdings gibt es auch einige Unterlagen von Referaten wie Flyer, Plakate, frühere Korrespondenzen mit Partnern, die darin untergebracht sind, jedoch nicht rechtlich relevant sind. Auf Anfrage könnt ihr diese gerne einsehen. Allerdings darf das nur unter Aufsicht des Sekretariats geschehen und es sollten keine Unterlagen mitgenommen werden.

Wo finde ich...

...Vorlagen und Formulare?

Ausgedruckt findest du die allermeisten Formulare an der Stirnseite der Regalinsel hinter der Sekretariatstheke. Alle anderen findest du auf dem Mitarbeiterlaufwerk. Wenn ein Fach der Regalinsel leer sein sollte, sag bitte dem Sekretariat Bescheid.

...den Postschrank und den Fächerschrank?

Der Postschrank (mit abschließbaren Fächern) findest du rechts neben der Wendeltreppe. Die Fächer sind für die Referate gedacht und sind abschließbar. Daher wird hier auch die Post eingeworfen, die ankommt.

Der Fächerschrank ist auf der Rückseite und ist für Einzelpersonen nutzbar. Hier können persönliche Gegenstände abgelegt werden. Allerdings ist es nicht ratsam dort persönliche Daten oder Wertgegenstände abzulegen. Es kann keine Haftung dafür übernommen werden, wenn ihr es doch tut.

...Verleihgegenstände

Der AStA hat verschiedene Gegenstände, die man sich ausleihen kann. Als Mitglied des AStA musst du im Gegensatz zu Externen kein Pfand hinterlegen. Einfach das Sekretariat ansprechen.

...Büromaterialien?

Büromaterial findest du ebenfalls im Schrank hinter dem Sekretariat (s. Foto). Wenn etwas nachbestellt oder vorbestellt werden muss, kannst du es einfach auf der Liste auf dem Schrank eintragen.

...anderes?

Fragt einfach beim Sekretariat nach!

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