Hinweis

Dieses Projekt wird zusammen mit TP 6: Landesportal E-Rechnung für Bayern & Anbindung von FSV an ein künftiges Bayerisches E-Rechnungsportal bearbeitet.

Stand

28.05.2025: Der Antrag zur Finanzierung der Entwicklung bei der HIS und für Personal in Bayern zu intensiven Testzwecken wird in der nächsten Woche beim Digitalverbund eingereicht sein.

15.05.2025: An Anrag für Digitalverbund wird gearbeitet. Rückfragen an HIS zu mehr Details und Auswirkung auf künftige Preisgestaltung von FSV bei Nutzung den neuen Moduls. Klärung von Verfahrensfragen läuft (Ausschreibung nötig? Zeiplan (Warnung) )

12.05.2025: Angebot der HIS zur Realisierung eines E-Ausgangsrechnungsmoduls bis zur Version 2026.06 liegt vor. Antrag an Digitalverbund wird in aller Eile verfasst! Details folgen nach den Beraterkreistreffen wahrscheinlich Ende nächster Woche.

04.06.2025: Antrag war im leitenden Ausschuss des DVB und es gab viele Rückfragen

07.2025: Partnersuche in anderen Bundesländern

06.08.2025: Überarbeiteter Antrag kommt in leitenden Ausschuss des DVB

06.08.2025: Überarbeiteter Antrag vom DVB fachlich abgesegnet; Finanzierung durch StMWK zu 2/3 gesichert. 1/3 soll erst einmal von KA-Runde abgesichert und optimal von anderen Bundesländern mitfinanziert werden.

11.08.2025: HIS hat offiziell Go gegeben für das Projekt. Erste Sitzung mit HIS und DVB zu Form des Projekts hat stattgefunden

Ausgangssituation

Ab dem 1. Januar 2025 wird die stufenweise Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung im B2B-Bereich gesetzlich vorgeschrieben. Hochschulen und Universitäten müssen diese Vorgaben gemäß § 27 Abs. 38 UStG n. F. bis spätestens Ende 2026 umsetzen. Während die HIS e.G. bereits das Einlesen elektronischer Eingangsrechnungen mittels der ERP-Software FSV-GX ermöglicht, steht nach aktueller Projektplanung der HIS e.G. für elektronische Ausgangsrechnungen keine nutzbare Lösung vor Anfang 2027 zur Verfügung. Daher müssten Hochschulen auf externe Software oder Anwendungen zurückgreifen, die kompatibel mit FSV sind.

Ziel

Das Ziel des Projekts ist es, den Hochschulen und Universitäten eine zeitnahe Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung zu ermöglichen. Durch zusätzliche Finanzmittel soll die Entwicklung beschleunigt werden, beispielsweise durch externe Vergabe an die HIS e.G. Ziel ist es, eine geeignete Software oder Anwendung zu identifizieren und zu implementieren, die eine Schnittstelle zu FSV bietet und die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Aufwand

Der genaue Aufwand seitens des Softwareherstellers kann derzeit nicht abgeschätzt werden. Es muss geprüft werden, inwieweit bestehende Funktionalitäten, wie die Abbildung einzelner Rechnungspositionen im Beschaffungsbereich, genutzt werden können. Dies wird sich erst nach Abschluss der Aufnahme der Hochschulanforderungen und der Erstellung von Fachdesigns klären. Der Einsatz externer Software oder Anwendungen wird zusätzliche Kosten verursachen und personelle Ressourcen für Suche, Auswahl und Testen binden. Die Hochschulen und Universitäten streben eine Beschleunigung der Bereitstellung der ersten Ausbaustufen an, nicht die vollständige Finanzierung der gesamten Entwicklung.

Nutzen und Mehrwert

Die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen zur Einführung der elektronischen Rechnung gemäß § 27 Abs. 38 UStG n. F. wird sichergestellt mit genügend Vorlauf. Mit den Erfahrungen aus bisherigen Projekten und der Komplexität der Hochschulen und Universitäten sollen zeitnah erste Meilensteine erreicht werden, deutlich vor dem Ende der Übergangszeit am 31.12.2027. Dies ermöglicht eine rechtzeitige und effiziente Anpassung an die neuen gesetzlichen Vorgaben, die Schulung der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Etablierung der hochschulinternen Prozesse vor Beginn der gesetzlichen Verpflichtung.

Beteiligte

  • HIS-Hochschulen
  • HIS e.G. ERP-Team

Koordinierung

  • FAU und Ohm

Beteiligte HS

  • FAU
  • HAW Hof
  • HAW Kempten
  • HAW Neu Ulm
  • HAW Weihenstephan-Triesdorf
  • Ohm
  • TH Aschaffenburg
  • TH Deggendorf
  • TH Rosenheim
  • TH Würzburg-Schweinfurt
  • Uni Passau
  • Uni Regensburg

Team erreichbar über erp-vdf25-tp2@lists.fau.de. Weitere Teilnehmer melden sich bitte bei der Koordination unter fau-erp-vdf25@fau.de.

Aufgaben für Hochschulen

  • Anpassung der Hochschuleigenen Prozesse für Ausgangsrechnungserstellung

Aufgaben für HIS e.G.

  • Beschleunigung der Entwicklung der geplanten Fachdesigns
  • Erstellung von Fachdesigns für Rechnungserfassung
  • Implementierung eines Moduls zur Rechnungserfassung


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