Ausgangssituation

Aktuell müssen Buchungen, die auf Abrechnungen von Reisen basieren, manuell in das Finanzsystem FSV übertragen werden. Das sind einerseits Erstattungen von Kosten für Reisende, aber auch Umbuchungen bei Korrekturen bereits abgerechneter Dienstreisen und Auszahlungen bei Vorauszahlungen. Dies führt zu einem hohen Personalaufwand und erhöht das Risiko von Fehlern. Die Besonderheiten der Finanzsysteme der einzelnen Hochschulen erschweren zudem eine einheitliche Lösung.

Ziel

Das Ziel des Projekts ist es, eine direkte Importmöglichkeit für Buchungen aus dem BayRKS-System im XML-Format in das FSV-GX-System zu schaffen. Dabei sollen die spezifischen Strukturen der Finanzsysteme der einzelnen Hochschulen berücksichtigt werden, um eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse zu gewährleisten.

Aufwand

  1. Erster Meilenstein: Beauftragung der HIS e.G., basierend auf dem bestehenden Dateiformat des LfF, eine Importfunktion in FSV zu entwickeln. Diese Importe müssen vor der endgültigen Buchung durch die Hochschulen noch nachbearbeitet werden.
  2. Zweiter Meilenstein: Vereinbarung eines vollständigen Dateiformats mit dem LfF und anschließende Beauftragung der HIS e.G., die zusätzlichen Informationen im Buchungssystem zu hinterlegen, sodass eine Nachbearbeitung entfallen kann.
    Die HIS muss das XML-Dateiformat einlesen und in die entsprechenden MBS-Tabellen schreiben, ohne große Änderungen an der Benutzeroberfläche vorzunehmen. Fachliche Begleitung, Gespräche mit dem LfF und Abnahme der gelieferten Ergebnisse sind erforderlich.

Nutzen und Mehrwert

Durch die Implementierung dieser Lösung können alle Hochschulen, die RKS und FSV nutzen, die Kosten von Dienst- und Fortbildungsreisen direkt im Finanzsystem HIS FSV ohne Nachbearbeitung einlesen und ohne Übertragungsfehler buchen. Dies führt zu einer erheblichen Einsparung von Personalressourcen, da der manuelle Aufwand für das Nachbuchen und ein großer Aufwand für Kontrolle entfallen. Dies betrifft insbesondere Erstattungen, Umbuchungen und gegebenenfalls auch Vorschüsse.

Beteiligte

  • HIS-Hochschulen
  • LfF Reisekosten-Betreuer
  • HIS e.G. ERP-Team

Koordinierung

  • FAU – wegen Reisekostenkopfstelle

Beteiligte HS

  • FAU
  • HAW Hof
  • HAW Kempten
  • HAW Weihenstephan-Triesdorf
  • Ohm
  • TH Aschaffenburg
  • TH Deggendorf
  • TH Rosenheim
  • TH Würzburg-Schweinfurt
  • UPA

Team erreichbar über erp-vdf25-tp1@lists.fau.de. Weitere Teilnehmer melden sich bitte bei der Koordination unter fau-erp-vdf25@fau.de.

Aufgaben für Hochschulen

  • Erarbeitung eines Datenumfangs für Anforderungen ans LfF

Aufgaben für LfF

  • Überarbeiten der XML-Schnittstelle zum Export von Einzelbuchungen pro Dienstreise
  • Erweiterung des Datenumfangs

Aufgaben für HIS e.G.

  • Ermöglichen des Imports der Buchungsdaten mit Ausgaben, Umbuchungen und Vorauszahlungen
  • Evtl. Bereitstellen von Stammdaten für RKS


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