Wie kaufe ich richtig ein?
Einleitung
Wer forscht, der weiß, dass oft Verbrauchsmaterial, Laborbedarf, Büromaterial, Software und Geräte eingesetzt werden müssen. Wenn diese fehlen, dann muss eingekauft werden. Doch wie funktioniert dieser Einkauf? Die Fakultät übernimmt den größten Teil der Last des Einkaufs für ihre Wissenschaftler:innen und Forscher:innen. Sie müssen den Prozess nur in den Gang setzen. Wie das funktioniert und worauf man hierbei achten muss, erklären wir Ihnen auf dieser Seite.
Doch bevor wir uns im Folgenden dem Einkaufsprozess widmen, klären wir erstmal die Frage der Finanzierung. Wir unterscheiden im Allgemeinen zwischen den Haushaltsmitteln und den Drittmitteln. Die Haushaltsmitteln sind Gelder, die vom Träger der Fakultät durch institutionelle Förderung zur Verfügung gestellt werden (an dieser Stelle spielt es keine Rolle, ob für die Forschung oder Krankenversorgung). Die Drittmitteln sind die von den Wissenschaftler:innen und Forscher:innen eingeworbenen Mitteln im Rahmen unterschiedlicher Fördermaßnahmen. Die Fördermittelgeberlandschaft ist sehr groß: Bund (BMBF, BMG, BMWi usw.), Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), Europäische Forschungsgemeinschaft, National Institute of Health (US NIH), öffentliche und private Stiftungen usw. Darüber hinaus kennen Wissenschaftler:innen und Forscher:innen auch die sog. Auftragsforschung, bei der im Auftrag einer nicht-öffentlichen Institution geforscht wird (z.B. klinische Studien).
Einkaufsprozess
Auftragsvergabe
Mit der Auftragsvergabe ist nichts anderes als direkte Bestellung oder direkte Auftragserteilung bei einem externen Anbieter gemeint.
Formelle Vergabearten sind für Beschaffungen ab Erreichen des EU-Schwellenwerts anzuwenden. Es handelt sich um die Verfahren gemäß Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), gemäß Vergabeverordnung (VgV) bzw. gemäß Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB). Hierbei sind das offene Verfahren, das nicht-offene Verfahren, das Verhandlungsverfahren, der wettbewerbliche Dialog sowie die Innovationspartnerschaft zu unterscheiden.
Am wichtigsten im Alltag der Wissenschaftler:innen und Forscher:innen ist die sog. freihändige Vergabe (gemäß § 12 UVgO als Verhandlungsvergabe bezeichnet). Sie ist ein Verfahren zur Vergabe von Aufträgen, deren Wert unterhalb der Schwellenwerte liegt. Wenn der Einkauf mit den Haushaltsmitteln bezahlt werden soll, so besteht gem. Art 5 BayUniKlinG keine Bindung an Vergabeverordnung oder Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen. Sollte jedoch mit den Mitteln des Bundes, der EU usw. eingekauft werden, so gelten alle Verordnungen gemäß Bundeshaushaltsordnung, Zuwendungsbescheid und Nebenbestimmungen.
Bitte sehen Sie von Direktbeschaffungen für Drittmittelprojekte ab! Der Mechanismus der Dokumentation und der Vergabe ist in solchen Fällen extrem aufwendig und setzt solide Kenntnisse im gesamten Zuwendungsrecht voraus. Die Prüfer des Bundes und der EU sind besonders streng. Die aberkannten Ausgaben werden von der Klinik/Institut getragen werden müssen.
Vergabeverfahren nach den Werten
| Auftragswert (Endpreis ohne MwSt.) | Vergabeverfahren | Angebotszahl und -form |
|---|---|---|
| bis zu 2.500,00 EUR | Formfreie Vergabe | Keine Vorgaben bzgl. Zahl der Angebote Angebot per Brief, Fax, E-Mail bis zum Auftragswert von 150 Euro wahlweise auch telefonisch mit schriftlicher Notiz. |
| bis zu 5.000,00 EUR | Formfreie Vergabe | Mind. 2 Angebote (max. 1Jahr alt) per Brief, Fax, E-Mail, kein Vergabevermerk notwendig, aber es ist zwingend eine Notiz in SAP oder formlos schriftlich zu hinterlegen |
| 5.000,00 EUR bis zum EU-Schwellenwert | Formfreie Vergabe | mindestens 3 Angebote 2 Angebot per Brief, Fax und zwingend ein Vergabevermerk Bis zum Auftragswert von 20.000 Euro wahlweise auch E-Mail adressiert an MRI-Domain |
ab dem | Formelle Vergabe gemäß Vorgaben GWB/VgV, VOB | gemäß Vorgaben GWB/VgV, VOB |
Diese Regeln gelten nicht im Fall der Bundesfinanzierung (Drittmittelprojekte). Direktbeschaffungen (VOL/A UVgO) sind nur bis zu 1.000,00 EUR möglich. Die Bestimmungen des Freistaates Bayern unterscheiden sich nicht im Wesentlichen von jenen, die an der Fakultät für Medizin (Klinikum rechts der Isar) gelten.
Besondere Erleichterung
Wenn es sich um Auftragsvergabe aus den Haushaltsmitteln handelt, so gibt es einige Erleichterungen, falls
- die Auftragserteilung gemäß Rahmenvertrag erfolgt
- Als Rahmenvertrag gilt ein solcher, der zwischen dem Anbieter und dem Klinikum rechts der Isar abgeschlossen ist.
- es sich um die wiederkehrende Bestellung eines Artikels handelt, für den in regelmäßigen Abständen gemäß Vorgaben des jeweiligen Vorgesetzten, jedenfalls einmal im Zeitraum von 15 Monaten, ein Angebotsvergleich vorgenommen wird
- Konkret heißt es: Initial wurden alle Regeln eingehalten (s. Tabelle), danach wird derselbe Artikel zeitlich gleichmäßig wiederkehrend gekauft
- in entsprechender Anwendung von § 8 (4) Nr. 7, Nr. 10, Nr. 13, Nr. 15 UVgO (unter EUSchwellenwert) die Einholung von weniger als 3 Angeboten zulässig ist. Sofern das Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen aus fachlichen Gründen durch die beschaffende Verwaltungsabteilung nicht beurteilt werden kann, besteht die Verpflichtung der Personen, die den Bedarf melden, das Vorliegen dieser Voraussetzungen schlüssig schriftlich zu begründen, auf dieser Basis den Vergabevermerk laut Vergabevermerk (s. unten) zu erstellen, als Sachbearbeiter:in zu unterzeichnen und der zuständigen Verwaltungsabteilung zuzuleiten. Die Verpflichtung zur schlüssigen schriftlichen Begründung besteht auch in dem Fall, in dem im Einklang mit diesen Vergabeverfahren nach den Werten im Wege des Verhandlungsverfahrens die Vergabe an ein bestimmtes Unternehmen erfolgt.
Vergabevermerk
Um Manipulationsvorwürfen vorbeugen bzw. begegnen zu können, ist in Anlehnung an die Korruptionsbekämpfungsrichtlinie (KorruR) ab einem Auftragswert von 5.000 Euro ohne MwSt. zwingend ein Vergabevermerk, in dem alle wichtigen Entscheidungs-, Prüfungs- bzw. Wertungsvorgänge dokumentiert werden, fortlaufend und zeitnah zu erstellen. Hierfür stehen folgende Formulare zur Verfügung
Vergabevermerk formfreie Vergabe (unter EU-Schwellenwert) Von der Verwendung dieses Standardformulars kann ausschließlich dann abgesehen werden, wenn die Dokumentation aller darin enthaltenen Angaben und Freigaben in anderer Form vorgenommen wird (z.B. EDV-integriert, Stempel) | Vergabevermerk formelle Vergabe nach GWB/VgV (unter 3 und über EU-Schwellenwert) | Vergabevermerk VOB (über Schwellenwert), der jeweils aktuelle VOB-Vergabevermerk aus dem Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB) ist zu verwenden. |
|---|---|---|
Die Verwendung dieser Formulare ist zwingend, es sei denn, der gesamte Vergabevorgang wird extern bearbeitet.
Die Sachbearbeitung hat sämtliche Aufträge vor der Auftragserteilung unter Beachtung des 4-Augenprinzips zu unterzeichnen und zur Gegenzeichnung vorzulegen, hierbei gilt folgende Regelung (Ausnahme ist nur im Fall eines bestehenden Rahmenvertrags möglich):
| Auftragswert (Endpreis ohne MwSt.) | Freigabe durch: |
|---|---|
| ab 2.500 EUR | Teil-Fachbereichsleitung |
| ab 20.000 EUR | Klinik-/Institutsdirektion/Abteilungsleitung |
| ab 50.000 EUR | Kaufmännischer Direktor |
- Der Wert eines beabsichtigten Auftrags darf nicht in der Absicht geschätzt oder aufgeteilt werden, den Auftrag der Anwendung dieser Verordnung zu entziehen. Zu schätzen ist die Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung einschließlich etwaiger Prämien oder Zahlungen an Bewerber:innen oder Bieter*innen. Dabei sind alle Optionen oder etwaige Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen.
- Besteht die beabsichtigte Beschaffung aus mehreren Losen, für die jeweils ein gesonderter Auftrag vergeben wird, ist der Wert aller Lose zugrunde zu legen. Bei Lieferaufträgen gilt dies nur für Lose über gleichartige Lieferungen.
- Maßgeblicher Zeitpunkt für die Schätzung des Auftragswertes ist der Tag, an dem die Bekanntmachung der beabsichtigten Auftragsvergabe abgesendet oder das Vergabeverfahren auf andere Weise eingeleitet wird.
- Bei der Zusammenfassung von Bestellungen verschiedener Artikel in einer Sammelbestellung sind bei der Ermittlung des Auftragswerts diejenigen Einzelpositionen der Sammelbestellung nicht zu berücksichtigen, die unter eine der am Ende von Tab. 1 Ausnahmen fallen. In diesem Fall sind die verbleibenden Einzelpositionen der Sammelbestellung für den Auftragswert maßgeblich.
Alleinstellungsmerkmal
| Formular | Alleinstellungsmerkmal. Notiz: IT-Vergabe |
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Eines der praktisch wichtigsten Probleme im Vorfeld eines Vergabeverfahrens ist die Klärung der Frage, ob es sog. Alleinstellungsmerkmale gibt. Kann nur ein Unternehmen die definierten technischen Anforderungen erfüllen, erübrigt sich ein wettbewerbliches Verfahren. Der Auftraggeber kann dann gem. § 3 EG Abs. 4 lit. d) VOL/A im Verhandlungsverfahren ohne vorherige Vergabebekanntmachung den Auftrag vergeben. Allerdings ist dabei Vorsicht geboten. Denn oft berühmen sich Unternehmen eines technischen Alleinstellungsmerkmals, das rechtlich oder – praktisch wichtiger – faktisch gar nicht besteht. Oder ein Schutzrecht besteht zwar, das Vergabeverfahren lässt sich aber technikoffen so gestalten, dass Lösungen angeboten werden können, die die Bedürfnisse des Auftraggebers erfüllen, ohne die geschützte Technik nutzen zu müssen. Die Vorschrift des § 3 EG Abs. 4 VOL/A ist im übrigen, wie alle Ausnahmetatbestände im Vergaberecht, eng auszulegen.
Behauptet der Bieter, sein Konkurrent dürfe sich, weil er andernfalls ein Schutzrecht verletze, die Leistung nicht ausführen und sich gar nicht an dem Vergabeverfahren beteiligen, hat er diese Behauptung zu substantiieren. Der Auftraggeber ist nicht berufen, Streitigkeiten um die Reichweite gewerblicher Schutzrechte zwischen den Bietern zu entscheiden. Auf der anderen Seite stellte es die Leistungsfähigkeit in Frage, wenn ein Bieter die geforderte Leistung aus rechtlichen Gründen wegen der Schutzrechte eines anderen Bieters nicht erbringen dürfte. Daher sind die damit zusammenhängenden Fragen sorgfältig im Vorfeld zu prüfen.
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Formulare
| Formulierung des Alleinstellungsmerkmals (Formular) | Bedarfsmeldung für Investivgüter | EDV-Beschaffungsantrag | Bedarfsmeldung für Verbrauchsartikel | Bestellschein für Artikel aus dem Zentrallager | IT Standardgeräte |
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