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Die Digitalisierung ist in unserem Alltag omnipräsent und ubiquitär. Ob Campus Management, online Lehrveranstaltungen oder soziale Netzwerke für Forscherinnen und Forscher - die fortschreitende Digitalisierung der Welt bietet große Chancen und Potentiale.

Universitäten müssen Antworten finden, wie sie die neuen Möglichkeiten effizient in Forschung, Lehre und Verwaltung einsetzen. Auf nationaler Ebene wurde z.B. im Jahr 2014 das "Hochschulforum Digitalisierung" ins Leben gerufen, um eine Plattform für den Austausch der Hochschulen zu diesem Thema zu schaffen sowie auch Lösungsansätze und Strategien für den Umgang mit der Digitalisierung zu entwickeln.

Aktuelle Informationen zur Digitalisierung an der TUM finden sich im Digitalisierungs-Blog unserer Universität.

Das vorliegende Dokument regelt die IT-Organisation und die Zuständigkeiten für die IT-Verfahren der TUM School of Medicine and Health, dem School Office und der drei Departments

  • Department Health and Sport Sciences (Department 1)
  • Department Preclinical Medicine (Department 2) und
  • Department Clinical Medicine (Department 3)

und die Abgrenzung zu den IT-Verfahren der Krankenversorgung am Klinikum rechts der Isar der TU München.

Information Office

Bitte beachten Sie, dass dieser Bereich, also das Information-Office an der School, nur die Themen behandelt, die unter unmittelbarer Jurisdiktion der TU München stehen. Alle Strukturen, Infrastrukturen, das Thema Daten, Privacy, Datenmanagement im Bereich Gesundheitsforschung, also klinische Forschung oder Forschung an Patient:innen, sowie im Bereich der Translationsforschung, insbesondere im Klinikum rechts der Isar und im weitesten Sinne im Bereich der Universitätsmedizin, stehen außerhalb des Bereichs der Wirkung des Information-Office.

Kurz gesagt, das Information Office beschäftigt sich mit der IT der Wissenschaftsverwaltung und Lehre, daher werden hier oft Begriffe wie Verwaltungs-IT, School-Verwaltungs-IT benutzt. Belange der Versorgungs- und versorgungsnahen Forschungsdaten und deren -management sind hier explizit ausgenommen.

Strukturen und Infrastrukturen der Gesundheitsforschung, also der Forschung an Patient:innen, sowie Translationsforschung werden im Bereich TUM Medicine and Health Privacy, Research Infrastructures, and Technology unter der Ägide des Nationalen Netzwerks der Universitätsmedizin der Bundesregierung gebündelt.


An und für die TU München werden die Themen Digitalisierung und alle weiteren Belange der Informationstechnologie durch den Chief Information Officers (CIO) der TU München (im Rang eines Vizepräsidenten und damit Mitglied des Hochschulpräsidiums) vertreten. Gemeinsam mit dem CIO/IO-Gremium der TU München werden Konzepte für die Optimierung und Weiterentwicklung der Informations- und Kommunikationsinfrastruktur an der TUM diskutiert und umgesetzt. In diesem Gremium sind die IO aller TUM Schools vertreten. 

Das Information Office ist für die übergreifende Koordination und das Monitoring der IT an der TUM School MH verantwortlich. Zu den Aufgaben gehören u.a.:

  • Erarbeitung einer School-weiten IT-Strategie 
  • Umsetzung der IT-Richt- und Leitlinien der Technischen Universität München
  • Definition und Umsetzung von IT-Richt- und Leitlinien der School MH 
  • IT-Prozessmanagement in den Bereichen Wissenschaftsverwaltung und Lehre an den dezentralen Einrichtungen.
  • Austausch mit den IT-Verantwortlichen der Organisationseinheiten der School
  • Multiplikation von IT-Informationen in der School
  • Kommunikation mit Hochschul-IT-Einrichtungen

Die Aufgaben im Bereich School-Verwaltungs-IT werden durch den Vice Dean IO, Information Officer (IO), IT-Koordinatoren (ITK) der Departments und IT-Verantwortlichen der einzelnen Organisationseinheiten der School übernommen (siehe Organigramm).

Dem Vice Dean IO der School obliegt die Gesamtverantwortung der IT der TUM School MH. Hierzu gehören insbesondere die Entwicklung und Umsetzung der IT-Strategie der School und die Abstimmung mit der Hochschulleitung. 

Der Information Officer der School wird in Personalunion durch den/die CIO des Klinikums rechts der Isar besetzt. Er ist für die Umsetzung der IT-Themen auf School-Ebene verantwortlich. Hierzu gehört die Erstellung und Überwachung der Umsetzung von IT-Richtlinien sowie der Rechtvergabe auf School Ebene (z.B. Deans Office).

Der IT-Coordinator des jeweiligen Departements übernimmt die operativen und dezentralen IT-Aufgaben auf Department-Ebene und unterstützt den Information Officer bei der Wahrnehmung seiner Amtsaufgaben in allen Punkten in den jeweiligen Departments.

Der IT-Systemadministrator des School-Office ist für die IT-Aufgaben des School Office sowie in Personalunion für die operative Betreuung des Departments 1 (health and sport science) verantwortlich. 

Der IT-Beauftragte der Organisationseinheiten (OE) ist für die IT-Aufgaben auf Ebene der einzelnen Organisationseinheiten (z.B. Lehrstühle, Professuren) verantwortlich.


Eine Besonderheit an der TUM School of Medicine and Health ist das Vorhandensein zweier IT Systeme, in denen auch unterschiedliche Zuständigkeiten (z.B. Support) bestehen. Im Alltag bedeutet dies v.a., dass viele Mitglieder der School of Medicine and Health u.a. zwei verschiedene E-Mail-Adressen haben. Einige Informationen finden sich hier.

Uns ist bewusst, dass es für IT-Nutzer gelegentlich herausfordernd ist, den richtigen Ansprechpartner zu identifizieren bzw. sich in den unterschiedlichen System zu orientieren. Das IO-Team möchte daher die Prozesse und Verantwortlichkeiten im Bereich der Informationstechnologie für unsere Schoolmitglieder transparent darstellen und die Ansprechpartner für IT-Fragen benennen. 

Das Leistungsspektrum reicht von TUMonline, unserem integrierten Campus Management System in dem z.B. die Rechte für das Anlegen von Email Verteilern in der "TUM-Welt" vergeben werden, über den zentralen Dokumenten- und Publikationsserver mediaTUM und das E-Learning-System Moodle bis hin zu mehreren SAP-Modulen für das Verwaltungsmanagement.


IT-Agenda

Work in progress

Portfolio

Thema

Verantwortlichkeiten / Informationen

Ersteinweisung (bei Neuanstellungen)

Erfolgt über den IT-Beauftragten der Organisationeinheiten. Hilfe bietet der IT-Leitfaden der TUM sowie der zentrale IT-Support der TUM.

First / Second Level Support

Die TUM bietet einen zentralen Helpdesk, der bei Schwierigkeiten in Bezug auf die zentralen Dienste der TUM unterstützt. Versuchen Sie das Problem zunächst hier zu klären.

Sollten Sie hier keine Antworten bekommen, wenden Sie sich bitte initial an die IT-Beauftragten Ihrer Organisationseinheit. Sollte die Thematik von diesem nicht gelöst werden können, so steht Ihnen das Information Office bzw. die IT-Koordinatoren Ihres Departments als zur Verfügung. Siehe Ablaufbeschreibung

Für Fragen die die klinische Versorgung betreffen, muss die MRI-IT kontaktiert werden.

Versorgungsnahe Forschung (IT-Infrastruktur und Support für Forschung an und mit Patientendaten)

Strukturen und Infrastrukturen der Gesundheitsforschung, also der Forschung an Patient:innen, mit/an Patient:innendaten, sowie Translationsforschung sind unter der Verantwortung des Nationalen Netzwerks der Universitätsmedizin. Bei entsprechenden Forschungsanträgen/-initiativen sind insbesondere die Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit - Datenschutzbeauftrage(r) des MRI sowie des Datenaustausches (Medical Data Integration Center) zu beachten.

Bei der Planung von Forschungsvorhaben sollte im Vorfeld auch Kontakt zum Research Data Management Hub der TUM aufgenommen werden.

Hardwarebeschaffung 

Für das School Office erfolgt die Hardwarebeschaffung durch die Systemadministratoren des School Office

Auf Ebene der Organisationseinheiten liegt für Department 1 und 2 (“1512”) die Hardwarebeschaffung grundsätzlich bei den IT-Verantwortlichen der jeweiligen Organisationseinheiten.

Zu den Aufgaben im Bereich der IT Beauftragten in Department 1 und 2 gehört:

  • Einholung Angebote, Preis- und Lieferantenrecherche, Bestellung (zumeist über Rahmenverträge und Shopsysteme – ein Account pro Organisationseinheit), Warenannahme, Ablage
  • Verwaltung IT-Equipment (z.B. Lieferanten, Garantieverträge, Seriennummern)
  • PC´s, Monitore, Drucker aufbauen und anschließen
  • Beauftragung Reparatur und Garantieabwicklung bei Hardwarefehlern (bei Lieferanten/ Herstellern)
  • Bestellung von Verbrauchsmaterial (z.B. Toner)
  • Inventarisierung

Für Department 3 (in der Netzverantwortung der MRI IT) ist zu beachten, dass die Hardwaredokumentation sowie Hardwarebeschaffung für klinische Systeme in enger Abstimmung mit der MRI IT erfolgen muss.

Das Management und die Freigabe von Zugängen zu Shopsystemen (z.B. Bechtle) erfolgt durch den Information Officer der School.

Entsorgung von Altgeräten

Im Department 1 erfolgt die Entsorgung über die im Müllraum am Georg-Brauchle-Ring entsprechende Gitterboxen für Elektroschrott. Rechner können auch direkt beim IT-Support abgegeben werden. Der IT-Support stellt auch sicher, dass die Festplatte vor der Entsorgung vorschriftsmäßig gelöscht wird. Sollte die Entsorgung ohne Unterstützung des IT-Supports erfolgen muss dem diesem gemeldet werden welcher Rechner entsorgt wurde, damit dieser aus der Gerätedatenbank und den anderen zentralen Systemen (AD, TAP) gelöscht werden kann. HINWEIS: Inventarisierte Hardware, die unter "1512" angeschafft wurde, muss vorher über dieses Formular durch die jeweilige Organisationseinheit deinventarisiert werden.

Im Department 2 und 3 erfolgt die Entsorgung von Altgeräten in Kooperation mit dem MRI – Abholung der Geräte über den Transportdienst, Fragen der Entsorgung in Absprache mit dem Team der Abfallwirtschaft (Frau Motova).

Festplatten müssen vor der Entsorgung aus Computern ausgebaut bzw. Vollständig und vor Wiederherstellung gesichert werden.

Für die Entsorgung am Biederstein stehen vor Ort zwei Gitterboxen zur Verfügung in denen die Altgeräte gesammelt werden. Sobald die Behälter voll sind, werden diese vom Entsorger geleert.

Bzgl. Entsorgung von Hardware an den Standorten Kinderklinik Schwabing und Herzzentrum wenden Sie sich bitte an die lokalen IT-Verantwortlichen dieser Einrichtungen.

Softwarebeschaffung

In allen Departments kann eine Softwarebeschaffung auf Ebene der OE erfolgen, ggf. Sollte primär auf die Angebote der TUM zurückgegriffen werden.

Für mögliche gemeinsame Anschaffungen im Bereich der Departments kontaktieren Sie gerne die IT-Koordinatoren des Departments.

Softwarebeschaffungen die ggf. Schoolweit interessant sind diskutiert das IT-Team der School und beschließt über die Beschaffung gemeinsam mit der MRI IT und dem NUM Office (sofern Fragen der versorgungsnahen Forschung berührt werden).

Die Beschaffung und Verwaltung von zentralen Softwaretools für das School-Office erfolgt über die IT-Administrationen des School Office.

Im Department 3 (MRI / ”1513”) sollte vor eine Softwarebeschaffung grundsätzlich der Kontakt zur MRI IT und/oder zum IT-Koordinator des Departments aufgenommen werden. Hierbei sind wesentliche Fragen, ob eine Software im klinischen oder wissenschaftlichen Netzwerk installiert und wie potentielle Zugriffe gewährleistet werden sollen.

Informationen zur Installation von Software bei der Campuslizenzen vorliegen finden sie hier. Für Mitarbeiter des MRI gelten hier ggf. andere Voraussetzungen als im Department 1 und 2.   

Erstinstallation / TUM PC

Für die Erstinstallation von Standardsoftware kann in den Departments 1 und 2 auf die zentrale Softwareverteilung über TUM-PC zurückgegriffen werden. In Department 3 erfolgt die Hardwareadministration über die MRI IT.

Für Department 2 und 3 liegt die Verantwortung für die Administration der TUM PCs auf der Ebene der Organisationseinheit beim IT-Beauftragte. Die IT-Koordinatoren des Departments stehen bei der Erstverwendung der managed PC Systeme für Fragen zur Verfügung.

Weitere Informationen zu TUM PCs finden Sie hier. (tbd)

Netzwerkinfrastruktur ((De)Aktivierung LAN-Dosen, Fehlerbeseitigung)

 

Der Betrieb und die Fehlerbeseitigung der Netzwerkinfrastruktur erfolgt je nach Standort durch MRI oder LRZ. Ansprechpartner für die Meldung von Fehlern sowie die Aktivierung und Deaktivierung von LAN-Dosen sind.

  • Department 1: Systemadministratoren
  • Department 2: IT-Beauftragte der Organisationseinheit
  • Department 3: MRI IT (Standorte Ismaninger Str., Trogerstr., Biedersteiner Str., Holbeinstr., Campus im Olympiapark)

Gastkennungen

Gastkennungen vergibt der/die Gästeverwalter/in jeder Einrichtung selbst. Die Gastkennungsvergabe muss mittels eines Gästeantrags dokumentiert werden. Das Formular finden Sie hier.

Freigaben von:

  • E-Mail-Pattern
  • NAS-Quotaerhöhungen
  • Isar Cloud
  • DSS

Die Freigabe der E-Mail-Pattern auf School-Ebene erfolgt durch den Information Officer der School.

Die Freigabe der E-Mail-Pattern für Shared Mailboxes, Verteilern und/oder Equipment auf School-Office und Department-Ebene und der darunterliegenden Organisationseinheiten (z.B. Lehrstühle, Professuren) erfolgt durch die verantwortlichen IT-Koordinatoren.

NAS-Quotaerhöhungen (bis zu max. 50TB) auf School-Office und Department-Ebene und der darunterliegenden Organisationseinheiten (z.B. Lehrstühle, Professuren) erfolgt durch die verantwortlichen IT-Koordinatoren.

Sonstige Speicherlösungen (ISAR Cloud, DSS, etc – siehe) auf School-Office und Department-Ebene und der darunterliegenden Organisationseinheiten (z.B. Lehrstühle, Professuren) werden durch die verantwortlichen IT-Koordinatoren freigegeben, bzw. den anfragenden Organisationseinheiten beratend zur Seite gestanden.

NAS-Zugriffsrechte (Freigabe und Anlegen)

Erfolgt für Objekte auf Ebene der School of Medicine and Health durch die Information Officer der School.

Erfolgt für Objekte auf Ebene der Departments und School Office durch die IT-Koordinatoren der jeweiligen Departments und des School Office.

Erfolgt auf Ebene der Organisationseinheiten und darunter durch die Systemadministratoren des Departments 1. In den Organisationeinheiten und darunter der Departments 2 und 3 und des School Office erfolgt dies durch die jeweiligen IT-Beauftragten.

Haben Organisationseinheiten (noch) keinen IT-Beauftragten ernannt, wird diese Aufgabe durch den IT-Koordinator der Departments 2 und 3 durchgeführt.

Vergabe fester IP-Adressen

An Department 1 erfolgt die Vergabe fester IP-Adressen über die Systemadministratoren

An Department 2 und 3 erfolgt die Vergabe fester IP-Adressen über die MRI IT als Netzverantwortliche

Am School Office erfolgt die Vergabe fester IP-Adressen standortbedingt über die Systemadministratoren oder über die MRI IT

Vergabe WLAN-Gastkennung

Die Vergabe von WLAN Gastkennungen kann über den LRZ MasterUser der jeweiligen Organisationseinheit erfolgen. Fall diese in einer OE unbekannt sind, können Sie gerne bei den IT Koordinatoren des jeweiligen Departments erfragen.

Vergabe Remote Zugriffsberechtigungen

VPN (RAWISS) und Remote Zugriffsberechtigungen in Department 2 und 3 im wissenschaftlichen Netzwerk (WKS) müssen bei den IT Beauftragten der OE angefragt werden bzw über die MRI-IT eingerichtet werden.

Rechnerpools

In dem Department 1 erfolgt die Wartung der Rechnerpools über die Systemadministratoren des Departments. 

Hörsaaltechnik

In dem Department 1 erfolgt die Wartung der Hörsaaltechnik über die Firma Spie

In den Departments 2 und 3 (Campus MRI) sind die Hörsaaltechniker (4140-2739) Ansprechpartner für die Betreuung der Vorlesungstechnik. In den Gebäuden der Departments 2 sind die IT Beauftragten der Organisationseinheit (bzw. Von ihnen berechtigte Personen) verantwortlich. 

TUMonline Betreuung / Rechtevergabe

Der/die TUMonline-Beauftragte/n (TOB) der School MH vergibt das Recht TUMonline-Beauftragter TOB für die Einrichtungen unter DEP1, DEP2 und DEP3 auf 1. Ebene. Alle untergeordneten Rechte wie bsp. Gästeverwaltung oder Lehrverwaltung vergibt der TOB der Einrichtung selbst. Die Rechtevergabe muss dokumentiert werden mittels der Formulare, die im Wiki zu finden sind.

Lehrspezifische Fragen

  • Modellierung von Studiengängen

Die Modellierung von neuen Studiengängen und Studiengangversionen erfolgt durch den TUMonline-Beauftragten der School

  • Module und Modulhandbücher

Die Anlage von Modulen und Modulhandbüchern erfolgt durch den TUMonline-Beauftragten der School

  • Lehradministration

Die Lehradministration (LV-Erhebung, LV-Anmeldeverfahren, Prüfungsmanagement etc) erfolgt durch die Einrichtung selbst

Der TUMonline-Beauftragte der Einrichtung vergibt die entsprechenden Berechtigungen zur Lehradministration

Sie finden den TUMonline-Beauftragte Ihrer Einrichtung, indem Sie auf der Visitenkarte Ihrer Einrichtung auf den Link „Funktionen“ klicken (Bitte beachten Sie: Für diese Information müssen Sie eingeloggt sein!). Sollte dort kein Name angezeigt sein, so wenden Sie sich an den TUMonline-Beauftragte der School.

Stellungnahmen Datenschutz (z.B. für Forschungsprojekte)

Die School bietet über die Datenschutzbevollmächtigten Hilfestellung bei der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.

Bitte wenden Sie sich an Ihren jeweiligen Datenschutzbeauftragten:

Für versorgungsnahe Forschung (Forschung mit/an Patientinnen und Patienten bzw. deren Daten) nehmen Sie bitte Kontakt mit dem NUM-Office auf.

Homepage (Neuanlegen, Gestaltung und Pflege)


Themen rund um die Homepage werden von den die Homepage-Beauftragten der School und der Departments verantwortet. Dies umfasst:

  • Pflege der Inhalte auf School- und Department-Ebene
  • Anlegung neuer Homepages für Org.-Einheiten
  • Funktions- und Rollenzuweisung im TYPO3-Backend.

Für die Einrichtung von Webseiten/URLs ist zu beachten, dass in den Departments 1 und 2 (“1512”) die Seiten über das TUM-typo3-Team betreut werden.

Webseiten beim MRI werden über das WebTeam des MRI verwaltet (drupal).

Die Rechte Vergaben erfolgen über das NUM Office.

Telefone (Neueinrichtung, Nummernänderung)

Department 1 über die Werkstatt  Elektrotechnik

Department 2 und 3 über MRI TBB Fernmeldewerkstatt (Standorte Ismaninger, Trogerstr, Biederstein, Holbeinstr)

Schulungen für IT-Beauftragte

tbd

SSL-Zertifikate

tbd

Sicherheitsscans

Scans der öffentlichen IPs auf Schwachstellen/Sicherheitslücken – Greenbone und Auswertung werden durch den Information Officer durchgeführt.

Sicherheitslücken werden den IT-Verantwortlichen der Organisationseinheit gemeldet mit der Aufforderung diese zu beheben.


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