Automatische Autorenverknüpfung

Für Journal- und Konferenzbeiträge bietet das Forschungsinformationssystem CRIS eine automatische Autorenverknüpfung auf Basis von Daten aus Web of Science und Scopus an. Das heißt, sowohl die manuelle Zuweisung interner Mitautoren als auch die Recherche nach Affiliationen externer Co-Autoren kann für Journal- und Tagungsbeiträge vollständig entfallen. Der Prozess läuft nicht in Echtzeit, sondern wird nach Publikationsjahr und Anzahl der Autoren priorisiert: Neueste Publikationen mit vielen Autoren werden zuerst verarbeitet.

Kurzüberblick zur Nutzung

1. Legen Sie die Publikation über eine der folgenden Arten an:
   
   1. Importieren Sie Ihre Publikationen in CRIS aus Web of Science oder Scopus, wie im vorangegangenen Kapitel beschrieben.
   2. Bei einer manuellen Eingabe achten Sie unbedingt darauf, dass der DOI angegeben ist.
2. Prüfen Sie die importierten Datensätze.
3. Vervollständigen Sie Pflichtfelder in CRIS.
4. Initiieren Sie die automatische Autorenverknüpfung.

Nutzen Sie die Automatik zum ersten Mal, so können Sie die hier dargelegten Schritte parallel direkt in CRIS nachvollziehen.

Die Automatik kann auch auf Daten aus UnivIS, aus lokalen BibTeX-/endnote-Dateien oder manuell angelegten Publikationen angewendet werden, sofern notwendige Voraussetzungen erfüllt sind (beginnen Sie im Abschnitt Kurzprüfung).

Voraussetzungen

Die Automatik von CRIS bezieht die Informationen über die Affiliationen der Autoren aus Web of Science (WOS) und Scopus. Somit können nur dort gelistete Publikationen verarbeitet werden. Für Erscheinungsjahre ab 2008 liegen in WOS und Scopus ausreichend Daten zu Affiliationen vor. Für ältere Publikationen steht die Automatik nicht zur Verfügung.

Empfohlene Vorgehensweise

Die Pflege der Publikationsliste „an sich“ kann nicht automatisch erfolgen. Alle Publikationen müssen in CRIS als Datensatz angelegt sein. Weiterhin müssen zwei Pflichtattribute gesetzt werden. CRIS ist zum Teil vorbefüllt mit Publikationen aus UnivIS und anderen Quellen. Zusätzlich sehen Sie in Ihrem Account diejenigen Publikationen, welche durch Co-Autoren bereits in CRIS hinterlegt worden sind. Jede Publikation wird nur einmal in CRIS eingetragen und steht nach vollständiger Autorenverknüpfung allen beteiligten Autoren gleichwertig zur Verfügung. Pflegen beispielsweise alle wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen eines Lehrstuhls ihre Publikationen selbst in CRIS (mit geringem Aufwand bei 1 - 10 pro Jahr), ist die Liste der Veröffentlichungen für Lehrinhaber/innen nahezu komplett. Dies gilt selbstverständlich auch in der anderen Richtung.

Import von Publikationsdaten

Gehen Sie zum Import von Publikationen so vor wie im vorangegangenen Kapitel beschrieben.

Kurzprüfung der Importierten Daten

Die Online-Datenbanken sind nicht zu 100% zuverlässig befüllt. Daher ist eine kurze Prüfung der Datensätze notwendig. Jede einzelne der neu importierten Publikationen muss geprüft werden.

In diesem Schritt bietet es sich auch an, gleich die Pflichtfelder (nächster Abschnitt) zu setzen und die Publikation für die automatische Autorenverknüpfung zu markieren. Die Detailansicht der Publikation zeigt alle in CRIS erfassten Attribute an. Lesen Sie bitte quer über die Seite und korrigieren Sie mögliche Fehler. Wurde die Publikation nicht durch Sie aus Scopus oder Web of Science importiert, so prüfen Sie bitte unbedingt, ob ein DOI (digital object identifier) eingetragen ist. Ist dies nicht der Fall, unterstützt Sie CRIS durch eine eingebaute Recherchefunktion:

Klicken Sie auf „DOI nachschlagen“. Bei Erfolg wird Ihnen ein Ergebnis angezeigt, welches Sie durch einen Klick auf das blaue Plus übernehmen können.

Mithilfe des DOI kann die Publikation im Web of Science bzw. Scopus identifiziert werden. Ist die Publikation dort jedoch nicht gelistet, kann der automatische Prozess nicht weitergeführt werden.

Pflichtfelder

Für die Sicherstellung der Auswertbarkeit sind neben dem Titel der Publikation und dem Erscheinungsjahr noch zwei weitere Pflichtfelder zu befüllen.

Peer-Review

Der peer-review Status ist meist bei den Zeitschriften hinterlegt. Es gibt aber auch Ausnahmen, bei denen der Status des Artikels von dem der Zeitschrift abweicht (Editorial, …). In den meisten Fällen können Sie bei Journalbeiträgen „Automatisch erkennen“ wählen. Bei Konferenzbeiträgen ist eine manuelle Auswahl notwendig. Die Auswahl von „unbekannt“ ist für Auswertungen gleichbedeutend mit „Nein“ (der Wert ist hilfreich, wenn ein autorisierter Dritter Ihre Publikationsliste bearbeitet).

FAU-Publikation

Eine Veröffentlichung muss als FAU-Publikation gekennzeichnet werden, sofern einer der Autoren mit der Affiliation „FAU“ auf der Veröffentlichung selbst angegeben ist. Hintergrund: CRIS erlaubt die Erfassung von Arbeiten, welche nicht an der FAU erstellt wurden (z.B. vor dem Ruf an die FAU). Es ist jedoch möglich und je nach Anwendung auch sinnvoll, die aktuelle Visitenkarte mit diesen Arbeiten zu verknüpfen. Manche Autoren führen zudem mehrere Affiliationen, so dass die Automatik die Entscheidung leider nicht zweifelsfrei treffen kann.

Auswahl einer Fachzeitschrift

Für Artikel in Fachzeitschriften muss eine Zeitschrift verknüpft werden. Durch Importe kann dies in den meisten Fällen automatisch vorgenommen werden. Gelingt die systemseitige Verknüpfung nicht, so muss eine Zeitschrift manuell verknüpft werden. Zum großen Teil ist dann der Titel der Zeitschrift eingetragen. Mit dem Klick auf das blaue Plus starten Sie die Recherche nach der Zeitschrift. Wählen Sie die richtige Zeitschrift aus durch einen Klick auf das Plus. Ist die Zeitschrift nicht auffindbar, so informieren Sie bitte den cris-support@fau.de. Wir sind auch dankbar über Hinweise zu doppelt erfassten Zeitschriften, sowie zu Zeitschriften, bei denen der peer-review Status fehlt.

Automatik starten

Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt und ggfs. optionale Angaben ergänzt (siehe Abschnitt optionale Angaben), kann die Publikation automatisch mit den Co-Autoren versehen werden.

Rufen Sie dazu den Reiter Datensatz-Information (1) auf (ganz oben auf der Detailseite). Auf dieser Seite finden Sie auch Angaben zu den Identifikatoren der Veröffentlichung. Ist weder die Scopus-ID der Publikation noch die WOS-ID davon bereits gefüllt, achten Sie bitte darauf, dass bei den Allgemeinen Informationen der DOI angegeben ist. Auf der Seite oben finden Sie kleines Ankreuzfeld (2), in welches Sie einen Haken setzen. Hier finden Sie auch noch einmal die Voraussetzungen für die Durchführung der Automatik im Überblick. Klicken Sie nun auf „Speichern & Status setzen“.

Wählen Sie im nachfolgenden Fenster den Status Bearbeitet, Autoren tlw. verknüpft (1) aus. Nach Klick auf Bestätigen (2) wird die Arbeit durch die Automatik abschließend bearbeitet. Sind die fehlenden Autoren hinzugefügt wird die Publikation automatisch auf „Fertig“ gesetzt. Der Prozess läuft asynchron. Es kann durchaus einige Tage dauern, bis die Automatik Ihre Publikationen vollständig verarbeitet hat.