Basisdaten und Publikationstyp

Stellen sie zuerst sicher, dass sie sich in der Rolle Wissenschaftler/in, CRIS-Admin oder CRIS-Beauftragte/r befinden. Nur in diesen Rollen können Daten eingegeben werden.

Um Daten einzugeben oder zu importieren, klicken Sie auf der Startseite oben rechts auf Daten eingeben (1). In dem sich öffnenden Dropdownmenü können Sie nun auswählen, welche Art von Daten Sie anlegen möchten. Um beispielsweise eine neue Publikation hinzuzufügen, klicken Sie auf Publikation (2).


Um Daten von Hand einzugeben, wählen Sie oben Manuell (1), dann den Publikationstyp, den sie hinzufügen möchten (2). Sie werden auf die Eingabemaske für den jeweiligen Typ weitergeleitet.

Die jeweiligen verfügbaren Felder in der Eingabemaske unterscheiden sich nach Typ der Publikation.

Das Feld „Initiale Autorenliste“ wird beim Import von Datensätzen automatisch gefüllt. Hieraus werden Vorschläge für die Verknüpfung von Personen als Autoren generiert. Bitte befüllen Sie dieses Feld aber auch bei der manuellen Eingabe: Es erleichtert Ihnen durch die integrierte Suchautomatik das Verknüpfen der Autoren und wird zur Überprüfung der Autorenanzahl verwendet.

Verknüpfung der Autoren mit der Publikation

Beim manuellen Anlegen von Datensätzen (ebenso wie beim Import) sind die Autoren noch nicht sofort mit der Publikation verknüpft. Im Bereich „Verknüpfung mit Autoren“ muss dies für jede Publikation vorgenommen werden. Beachten Sie für Importe auch die Möglichkeit der Autorenautomatik.

Standardmäßig ist die Person, welche die Eingabe vornimmt, als Autor eingetragen. Weitere Autoren müssen durch Klick auf das „Plus“ (1) hinzugefügt werden.


Sie haben mehrere Vorgehensweisen, um die richtigen Autoren zu Ihrer Publikation hinzuzufügen: Klicken Sie auf die blaue Lupe (1), um nach dem eingegebenen Suchbegriff zu suchen. Gesucht wird in der gesamten Visitenkarte, sie können also auch nach Lehrstuhl und / oder Titel suchen. Die weiße Lupe (2) sucht nach allen Namen, die weiter oben als "Initiale Autorenliste" eingetragen wurden. Nach erfolgreicher Suche können Sie das blaue Plus nutzen, um die Person als Autor hinzuzufügen.

Wenn Sie bei der Suche nach einem Autoren nicht fündig geworden sind, nutzen Sie bitte das "Plus" (4), um einen neuen Autoren anzulegen.

Die CRIS-Datenbank enthält alle aktiven forschenden Mitarbeiter der FAU sowie bereits angelegte externe Koautoren. Ehemalige Mitarbeiter sind zu großen Teilen ebenfalls vorhanden, hier ist der Datenbestand jedoch nicht immer vollständig.

Hinzufügen externer Autoren und Organisationen

Wenn ein Autor FAU-extern ist und bisher noch nicht eingegeben wurde, können Sie ihn über das „Plus“ neben dem Suchfeld hinzufügen (oben 4). Er kann dann als Autor für die gerade eingegebene Publikation sowie auch zukünftig verwendet werden. Gleiches gilt für ehemalige Mitarbeiter oder Studenten, die nicht in der Datenbank vorhanden sind.

Bitte überprüfen Sie per Suche, ob ein Autor bereits in der Datenbank vorhanden ist, bevor Sie ihn  / sie hinzufügen. Dies vermeidet unnötige Duplikate!

Für das Hinzufügen eines noch nicht vorhandenen Autoren nutzen Sie das Kontextmenü. Hier geben Sie bitte die Informationen so vollständig wie möglich ein. Dies ermöglicht späteren Nutzern eine eindeutige Identifikation des Autoren.

Geben Sie für neue Autoren bitte die folgenden Informationen ein:

  • Vorname
  • Nachname
  • Handelt es sich um einen externen oder internen Autor?
  • An welcher Organisation war der Autor zum Zeitpunkt der Veröffentlichung beschäftigt?

Anmerkungen zum Anlegen von Personen

  • Eine vollständige Verknüpfung der Organisationseinheiten der Autoren ist hauptsächlich bei neueren Publikationen (ab 2010) wichtig. Abfragen zur Internationalisierung / Kooperationen beziehen sich ausschließlich auf diesen Zeitraum.
  • Wenn Sie eine Person neu anlegen, kann diese von allen anderen CRIS-Nutzern mit Publikationen verknüpft werden. Sobald Sie die Person oder Publikation speichern, ist sie „Allgemeingut“ und kann von Ihnen nicht mehr weiter bearbeitet werden.
  • Wenn Sie einen Fehler beim Anlegen eines externen oder ehemaligen internen Autoren gemacht haben (z.B. falscher Titel oder Schreibfehler im Namen), so haben Sie zwei Optionen:

Sie bemerken einen Fehler sofort:

Löschen Sie den Autor von Ihrer Publikation und legen Sie einfach einen neuen mit dem richtigen Namen an.

Sie bemerken den Fehler, nachdem Sie bereits mehrere Publikationen mit dem „falschen“ Autoren verknüpft haben:

Schreiben Sie uns kurz den Änderungswunsch an cris-support@fau.de. Wir nehmen die Änderung für Sie vor.

  • Die CRIS-Datenbank enthält bereits eine umfassende Sammlung der wissenschaftlichen Einrichtungen und Kooperationspartner der FAU. Ist die Organisationseinheit eines externen Partners nicht vorhanden, so legen Sie ihn ohne Affiliation an. Senden Sie dann bitte eine kurze Mail mit den Namen von Autor und Organisation an cris-support@fau.de, damit wir die Datenbank ergänzen können

Bevor Sie eine Publikation im Status „Fertig“ speichern, müssen alle Autoren (interne und externe) verknüpft sein. Nur so kann eine korrekte Zitierweise und eine erfolgreiche Auswertung vorgenommen werden. Publikationen, die älter als 5 Jahre sind, bzw nicht an der FAU entstanden sind, sind von dieser Regelung ausgenommen.

Unvollständig verknüpfte Publikationen werden systemseitig zurückgesetzt und sind damit im Forschungsportal und den belieferten Webseiten nicht mehr sichtbar.

CRIS bietet für die Verknüpfung der Autoren eine Automatik an. Wenn Sie die Automatische Autorenverknüpfung nutzen wollen, so lesen Sie bitte das entsprechende How-To zuerst durch und beachten Sie auch die Voraussetzungen dafür.

Optionale Angaben

Zusätzliche Organisationsverknüpfung

Im Fall mehrerer Affiliationen für einzelne Autorinnen bzw. Autoren gelten folgende Regelungen:

  1. In CRIS wird bei nur eine Affiliation direkt in der Autorenliste angegeben.
  2. Eine ggfs. vorhandene FAU-Affiliation sollte primär benutzt werden. Alternativ können die Angaben aus den zusätzlichen Visitenkarten benutzt werden.
  3. Bei externen Affiliationen sollte die erste aufgelistete Angabe benutzt werden.

Eine zusätzliche Organisationsverknüpfung ist nur notwendig, wenn über die Autorenliste nicht alle internen Affiliationen benannt werden können. Dies trifft oftmals auf interdisziplinäre Zentren, Graduiertenschulen, Sonderforschungsbereiche, etc. zu.

Fügen Sie diese bitte über den Reiter Verknüpfungen & Einordnung im Abschnitt Zusätzliche Organisationsverknüpfung ein. Sie können hier aus allen Organisationseinheiten der FAU wählen.

Es ist unnötig, eine bereits bei den Autoren/innen vorhandene Affiliation nochmals hier anzugeben. Das trifft ebenfalls auf Organisationseinheiten zu, welche im Organisationsbaum übergeordnet sind (z.B. Department, Fakultät).

Open Access

Eine Publikation ist open access, wenn der Zugang zum Volltext der Veröffentlichung im Internet frei zugänglich ist. Dabei ist es jedermann erlaubt, das Werk entgeltfrei zu lesen, herunterzuladen, zu drucken, Kopien zu speichern und die Arbeit zu verlinken.

Im wissenschaftlichen Bereich bedeutet das für Zeitschriftenartikel zumeist, dass vor der Veröffentlichung eine Zahlung an den Verlag notwendig ist. Durch die Universitätsbibliothek können diese Kosten gefördert werden. Alternative Verbreitungswege, wie z.B. Veröffentlichungen auf Online-Plattformen und Foren, erheben bei Veröffentlichung meist keine Kosten.

Wenn Ihre Publikation open access ist, setzen Sie bitte das Häkchen und geben Sie einen Link an, über den die Arbeit heruntergeladen werden kann.

Wenn bereits ein DOI angegeben ist, über den der Download möglich ist, sollte keine zusätzliche URI für open access angegeben werden.


  • Keine Stichwörter

Fragen zu CRIS senden Sie bitte an cris-support@fau.de