How-To: Raumbuchung

Wofür und von wem dürfen Räume gebucht werden?

Prinzipiell ist die Möglichkeit Räume zu buchen dazu gedacht den Fachschaften ihre Arbeit zu erleichtern. Daraus ergibt sich auch wofür die Räume genutzt werden können: Für Fachschaftsarbeit. Das umfasst jegliche Sitzungen, Ausschüsse, AK Meetings oder ähnliches, aber durchaus auch die nicht öffentliche Nutzung für Veranstaltungen wenn der Bedarf nachvollziehbar begründet werden kann. Mit nicht öffentlicher Nutzung sind alle Flächen gemeint, die für eine Veranstaltung gebraucht werden, aber nicht von normalen Gästen betreten werden, also etwa einem Lager für Secu Material oder als Sani Raum. Ausdrücklich nicht erwünscht ist die Nutzung für Helferfeste oder ähnliche Events.

Gebucht werden dürfen die Räume prinzipiell von jedem, der einen der oben genannten Gründe hat, also zum Beispiel einen AK eine Referatssitzung oder ähnliches organisiert.

Voraussetzungen für die Raumbuchung

• Für Organisationstermine:
  • Ihr müsst einen Zugriff auf die Mitarbeitendenansicht haben.
    • HiWis und co. haben diesen bereits, andere Studierende sollten einen Gastzugang beantragen.
  • Ihr müsst in TUMonline die Berechtigung „Organisationstermine“ haben.
    • Unter "Meine Organisationen und Zuständigkeiten" könnt ihr nachschauen, ob und in welchen Organisationen ihr diese Berechtigung habt. 
    • Die Berechtigung "Organisationstermine" wird vom AStA pro Semester vergeben, da unsere Gastprofile in TUMonline immer 6 Monate am Stück gültig sind.
• Für Einzelnutzung:
  • Ihr müsst in TUMonline für ein Berechtigungsprofil freigeschaltet sein, etwa indem ihr Mitglied einer relevanten Organisationseinheit seid. (z. B. als Mitglied einer Fachschaftsvertretung oder einfach als Gast in der SV.)
    • Üblicherweise passiert das einfach, wenn ihr euren Gastzugang bekommt oder eure Fachschaft in TUMonline abbildet und ihr müsst euch nicht weiter drum kümmern.

Für Raumbuchugen gibt es unterschiedliche Kategorien, deren Bedeutung wir hier erklären.

Organisationseinheit

…relevant für eure Zuordnung für Rechte und dafür, wo ihr Organisationstermine erstellen könnt.

• Studentische Vertretung TUVBSBV (vom AStA verwaltet)
• Fachschaften TUVBSFS (als catch-all für Fachschaftsarbeit, vom AStA verwaltet)
  • u. A. enthält dies Organisationen, die nicht klar Schools zuzuordnen sind, wie etwa die FS MPI TUVBMPI
• Fachschaftsvertretungen als Unterorganisation der School/Fakultät, etwa FS ED TUS2STC
  • Von TUMonline-Beauftragten der jeweiligen Organisationseinheit verwaltet. Siehe Für Fachschaften > How-To: In TUMonline abgebildet sein

Berechtigungsprofil

…wird bei Terminerstellung ausgewählt. Berechtigungsprofile sind jeweils für eine Liste an Räumen (bzw. genauer: Ressourcen) gültig. Folgende sind für Fachschaften relevant:

• Raumantrag, d. H. die Reservierung muss zunächst von einer zuständigen Person genehmigt werden
  • Raumantrag (TUM allgemein): Standardprofil. Für viele Räume genutzt.
  • SV-Arbeit / Fachschaften: so gut wie alle Räume in StudiTUMs.
• Raumbuchung, d. H. der Raum ist sofort reserviert
  • Buchung (TUM allgemein): (vergleichsweise wenige) random Räume an random Orten. Echt keine Ahnung, wo diese Liste herkommt.
  • AStA-Räume BUCHUNG: für dedizierte AStA-Räume – in der Mensa Innenstadt (AStA-Räume 002, 003) sowie in StudiTUMs. (Innenstadt 1.04; Garching 1.105; WZW EG 2, D 3)
    Bitte lies dazu unbedingt Raumreservierung / -buchung im AStA, da in einigen Fällen Ankündigungspflichten bestehen.

Verwendungszwecke

…beschreiben den Weg, wie Termine erstellt werden können.

• Organisationstermine sind Termine, die an einer Organisation festhängen.
  • Sie können erstellt werden, indem man zu der Organisation in TUMonline navigiert und über Organisationstermine den Termin erstellt. Siehe „Einen Termin anlegen“ unten.
  • Ein Mitarbeitendenstatus ist notwendig.
  • Diese Art Termin ist für die meisten buchbaren Räume an der TUM erstellbar (üblicherweise mit dem Berechtigungsprofil Raumantrag (TUM allgemein))
  • Diese Art Termin ist für die durch die studentische Vertretung verwalteten Räume erstellbar (üblicherweise mit dem Berechtigungsprofil SV-Arbeit / Fachschaften sowie AStA-Räume BUCHUNG)
• Einzelnutzungen hängen nur an einer Person fest.
  • Sie können erstellt werden, indem man zu dem gewünschten Raum in TUMonline navigiert und über dem Terminkalender "Neuer Termin" wählt.
    • Siehe auch Dokumentation für Hochschulgruppen, die diesen Vorgang regelmäßig nutzen. (Dadurch wird z. B. vermieden, dass sehr viele Gastzugänge erstellt werden müssen)
  • Ein Mitarbeitendenstatus ist nicht notwendig.
  • Diese Art Termin ist für die durch die studentische Vertretung verwalteten Räume erstellbar (üblicherweise mit dem Berechtigungsprofil SV-Arbeit / Fachschaften sowie AStA-Räume BUCHUNG)
  • Es empfiehlt sich, Einzelnutzungen für Fachschaftsarbeit zu vermeiden und Termine an der relevanten Organisationseinheit aufzuhängen. Falls eure Fachschaft das noch nicht kann, lest bitte das How-To: In TUMonline abgebildet sein.
• andere Verwendungszwecke wie Lehre, Prüfungsmanagement sind für uns nicht relevant.

Freie Räume finden

• Ich kenne einen Raum und möchte wissen, was der Raumcode ist.
  oder: Ich kenne einen Raumcode und möchte wissen, wo der Raum ist.
  • nav.tum.de
• Ich möchte einen neuen Raum kennenlernen.
  • (in der Mitarbeitendenansicht in TUMonline) > Suche > Räume
  • (in der Mitarbeitendenansicht in TUMonline) > Organisation eurer Wahl > Suche freie Ressource

Einen Termin anlegen

Zusätzlich interessantes für IO

• FS-Raumbucher bekommen die Berechtigung unter der Organisation „Fachschaften“ (TUVBSFS), AStA-Intern wird die „Studentische Vertretung“ (TUVBSBV) verwendet.