Teil 1: Allgemeine Bestimmungen

1. Geltungsbereich

Die Technische Universität München (TUM) stellt ihren Hochschulmitgliedern (im Sinne von Art. 19 Abs. 1 des Bayerischen Hochschulinnovationsgesetzes [BayHIG] – nachfolgend: Nutzende) für universitäre Zwecke Microsoft 365-Softwareprogramme (nachfolgend: Dienste) zur Verfügung. Insoweit gelten diese Nutzungsbedingungen.

2. Geltung der Microsoft-Nutzungsbedingungen

Für die Nutzung von Microsoft 365 gelten zusätzlich zu den vorliegenden Nutzungsbedingungen die Lizenz- und Nutzungsbedingungen von Microsoft. Für die Nutzung durch Hochschulmitglieder ist der Hochschulrahmenvertrag zu berücksichtigen, welcher sich aus folgenden Bestandteilen zusammensetzt: Campus and School Agreement, Enrollment for Education Solutions, Zusatzvereinbarung, Online Service Terms, Nachtrag zum Datenschutz für Onlinedienste (DPA), Product Terms, Definition für "Educational Qualified User".
Die Verwendung der Dienste unterliegt insbesondere den Bestimmungen des Campus- und School-Vertrages (CASA), vgl. Ziffer 12. lit. d des CASA, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Haftungsbeschränkungen, den Ausschluss von Gewährleistungen sowie den Ausschluss von Rechtsmitteln und Ansprüchen. Die Nutzenden nehmen insbesondere die im Anhang aufgeführten Passagen des CASA zu den oben genannten Themen zur Kenntnis.

3. Verfügbare Dienste und Funktionen

1. Über den TUM-Account kann ein Paket verschiedener Dienste von Microsoft 365 bezogen werden. Der Umfang dieses Pakets wird von Microsoft vorgegeben. Die TUM stellt lediglich die in Abschnitt 4 genannten Dienste bereit. Alle anderen Dienste werden von der TUM ausdrücklich nicht administriert oder für universitäre Zwecke bereitgestellt. Beschäftigten/Bediensteten (nachfolgend Beschäftigte) ist die Nutzung aller nicht von der TUM bereitgestellten Dienste untersagt. Bei allen übrigen Nutzenden erfolgt die Nutzung in eigener Verantwortung und auf eigene Gefahr. Im Hinblick auf die datenschutzrechtliche Verantwortungsverteilung wird auf die Datenschutzerklärung für Microsoft 365 der TUM verwiesen.
2. Die verfügbaren Dienste und Funktionen unterscheiden sich je nach Nutzergruppe und Lizensierung. Die Zuordnung zu einer Nutzergruppe erfolgt auf Basis des Studierendenstatus, bzw. der Zuordnung im Personalsystem.
3. Die TUM behält sich vor, den Nutzenden lediglich eine Auswahl an Diensten anzubieten oder einzelne Funktionen der Dienste einzuschränken. Die angebotenen Dienste und Funktionen können sich jederzeit ändern. Sie haben keinen Rechtsanspruch auf bestimmte Dienste oder Funktionen.
4. Verfügbare Dienste

Ein eingeschränkter Kreis von Beschäftigten hat zudem Zugriff auf nachfolgende Anwendungen:

• • PowerBI

4. Allgemeine Voraussetzungen

Die Nutzung von Microsoft 365-Diensten ist freiwillig und unterliegt diesen Nutzungsbedingungen.
Durch die Aktivierung der TUM-E-Mail-Adresse für einen Microsoft Account werden diese Nutzungsbedingungen akzeptiert.

5. Nutzungsvoraussetzungen

1. Voraussetzung für die Nutzung von Microsoft 365 ist ein zentral an der TUM authentifizierter @tum.de-Microsoft-Account im Rahmen der Campuslizenz. Unabhängig davon angelegte persönliche oder anderweitig mit TUM-Domains verknüpfte Nutzerkennungen (z.B. Fakultäts-/Lehrstuhladressen) sind von diesen Nutzungsbedingungen nicht betroffen und dürfen nicht für offizielle Zwecke (z.B. Lehrveranstaltungen) genutzt werden.
2. Sie müssen mindestens 16 Jahre alt sein, um Microsoft 365 nutzen zu dürfen.
3. Es werden ausschließlich persönliche, nicht übertragbare Lizenzen bereitgestellt.
4. Alle Nutzenden ist berechtigt, die bereitgestellten Dienste gleichzeitig zur lokalen oder Remoteverwendung in bis zu fünf gleichzeitigen Betriebssystemumgebungen, z.B. PCs oder mobilen Geräten, zu nutzen.Sie sind verpflichtet Microsoft 365 nur unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften und Regelungen (Lizenzrecht, Datenschutzrecht, Steuerrecht, Urheberrecht, Telemedienrecht, Archivrecht, etc.) zu verwenden.
5. Die Nutzenden haben eigenverantwortlich die Sicherung von in Microsoft 365 verarbeiteten Daten sicherzustellen.
6. Bei Microsoft 365 Apps for Enterprise (Office 365 für den Desktop) handelt es sich um Office 365 zur lokalen Installation (Office Offline). Die Produktlizenz wird Beschäftigten und Studierenden der TUM automatisch über den Microsoft 365 Account bereitgestellt. Die Nutzenden sind berechtigt, eine lokale Kopie zu installieren. Nutzende, die keine Berechtigung für die Verwendung der lokalen Kopie haben (z.B. Gäste), dürfen nicht auf diese Installation zugreifen. Bei der Installation werden automatisch ältere Office Produkte deinstalliert. Sollte vorher ein anderer, ggf. privater Office Key verwendet werden, muss dieser selbstständig gesichert werden.

6. Nutzungsbeschränkungen

1. Die Nutzungsberechtigung ist beschränkt auf (1) die Dauer der Mitgliedschaft der Nutzenden an der TUM und (2) den Lizenzvertragszeitraum der TUM mit Microsoft. Die Nutzenden nehmen zur Kenntnis, dass die Microsoft 365-Dienste nicht mehr genutzt werden dürfen (und vorhandene Installationen gelöscht werden müssen), wenn der Lizenzvertrag zwischen der TUM und Microsoft gekündigt wird oder vor Ablauf des lizenzierten Zeitraums kein Beitritt bzw. keine Verlängerungsbestellung von der TUM eingereicht wird oder die TUM keine zeitlich unbeschränkten Lizenzen erwirbt, je nachdem welches Ereignis als erstes eintritt.
2. Ausscheidende Mitglieder verlieren den Zugang zu ihrem Microsoft 365-Account und sind zur selbstständigen Sicherung ihrer Daten verpflichtet.
3. Microsoft 365 kann nicht in allen Ländern genutzt werden, insbesondere nicht in der Demokratischen Volksrepublik Korea, im Iran, in Kuba, Sudan und Syrien.
4. Microsoft 365 darf ausschließlich zu universitären Zwecken eingesetzt werden. Die Nutzung für kommerzielle oder private Zwecke ist untersagt.
5. Die TUM kann die Nutzung einzelner Dienste durch weitere Nutzungsrichtlinien zusätzlich regeln.
6. Ein Fernzugriff auf Dienste, die auf frei zugänglichen PCs in Laboren oder Bibliotheken installiert sind, ist untersagt.

7. Beendigung der TUM-Mitgliedschaft

Bei Beendigung der TUM-Mitgliedschaft wird der Microsoft-Account (im Zuge der Deaktivierung des TUM-Accounts) bei Beschäftigten nach 90 Tagen, bei Studierenden nach 120 Tagen gelöscht. Auf Anfrage kann der Microsoft-Account sofort gelöscht werden. Unmittelbar bei Beendigung erlischt die Nutzungsberechtigung. Die endgültige Löschung der persönlichen Daten und Dateien in nutzerbasierten Speicherorten (z.B. OneDrive) erfolgt weitere 30 Tage später (insgesamt 120/150 Tage nach Austritt). Nutzende haben noch vor der Beendigung der Nutzungsberechtigung selbst dafür Sorge zu tragen:

• Ihre persönlichen Dateien zu sichern,
• hierbei muss insbesondere auf OneNote Dateien geachtet werden, da diese nicht als Datei auf dem lokalen Gerät gespeichert werden können. Hier obliegt es den Nutzenden die Daten zu exportieren (z.B. als pdf Export).
• evtl. vorhandene Log-Ins anzupassen (z.B. bei Nutzung des Accounts bei Drittanbietern) bei Bedarf für eine weitere Nutzung von Microsoft-Diensten eine eigene Lizenz anzuschaffen.

Wenn Daten in gruppenbasierten Speicherorten gespeichert werden (z.B. ein Team mit mehreren Nutzenden in Microsoft Teams, eine öffentliche SharePoint-Seite mit mehreren Nutzenden), gilt: Die dort abgelegten Daten bleiben erhalten, solange weitere Nutzende dem Team bzw. der SharePoint-Seite zugeordnet sind. Des Weiteren gilt: Sofern ein Team in Microsoft Teams keine Nutzenden (mehr) enthält, wird es nach 30-37 Tagen gelöscht. Das Team und die Daten können 30 Tage wiederhergestellt werden und werden anschließend endgültig gelöscht.

8. Optionale verbundene Erfahrungen

Microsoft stellt einige Funktionen seiner Dienste als „optionale verbundene Erfahrungen" bereit (siehe optional-connected-experiences). Diese umfassen unter anderem

• Dienste basierend auf Bing (3D-Karten, Kartendiagramme, Einfügen von Onlinebildern, Einfügen von Online-3D-Modellen, PowerPoint-Schnellstarter, Recherche, Intelligentes Nachschlagen, Ähnlichkeitsprüfung, Standortvorschläge, interessante Kalender, Als Nächstes, Wetter im Kalender)

• Dienste basierend auf anderen Microsoft-Onlinediensten und/oder Diensten von Drittanbietern (Feedback, Support kontaktieren, Einfügen von Onlinevideos, Einfügen von Fotos von einem mobilen Gerät, Verbreiten von Links, Microsoft-Fehlerberichterstattungsprogramm, Office Store, Öffnen von Dateien in der mobilen Microsoft 365-App, die ein älteres oder ein Nicht-Office-Dateiformat verwenden, Drucken von Dateien in der mobilen Microsoft 365-App, Forschung, An Kindle senden, Reisezeit im Ausblick in Outlook für IOS, Wetterleiste in Outlook)

Die optionalen verbundenen Erfahrungen sind standardmäßig deaktiviert. Eine Aktivierung setzt die vorherige Einwilligung der Nutzenden voraus; in dem Fall ist die Nutzung einer bestimmten Auswahl an Office-Add-Ins möglich, welche auf Freigegebene Anwendungen M365 dokumentiert ist.

Die Nutzung weiterer, von der TUM nicht freigegebener Office Add-Ins, sowie optionaler verbundener Erfahrungen ist untersagt. Werden optionale verbundene Erfahrungen von Beschäftigten ohne Genehmigung eingesetzt, haftet der jeweilige Beschäftigte für Schäden, die durch die Installation und Nutzung entstehen. Eine Verantwortlichkeit der TUM für darüber erfolgte Datenverarbeitungen besteht in einem solchen Fall nicht. Die Nutzung darf ausschließlich mit den eigenen personenbezogenen Daten erfolgen und sofern die erforderlichen urheberrechtlichen Nutzungsrechte für eine Weitergabe von urheberrechtlichen Werken an Microsoft bestehen.

Die TUM behält sich vor jederzeit nicht zugelassene Add-Ins und optionale verbundene Erfahrungen zu blockieren.

Teil 2: Besondere Bestimmungen für Studierende

1. Nutzung von Drittanbieter-Anwendungen

Die Nutzung von Drittanbieteranwendungen (z.B. Office Add-Ins, App-Registrierungen, Unternehmensanwendungen und Teams-Apps) erfolgt eigenverantwortlich. Die Nutzenden sind dazu aufgefordert, regelmäßig ihre Zustimmung zu den Anwendungsberechtigungen zu überprüfen. Zu diesem Zweck wird ein regelmäßiger Login (alle 90 Tage) in Unternehmensanwendungen erzwungen.
Die TUM behält sich vor, den Nutzenden lediglich eine Auswahl an Drittanbieteranwendungen zur Verfügung zu stellen, bzw. Drittanbieteranwendungen zu sperren.

2. Aufzeichnungen von Meetings bzw. Webinaren

Die Aufzeichnung von Meetings bzw. Webinaren ist den Beschäftigten vorbehalten.

3. Haftung

Die TUM schließt eine Haftung für Schäden, die aus der Nutzung von Microsoft 365 resultieren, aus. Die Haftung für vorsätzliches, grob fahrlässiges bzw. arglistiges Handeln bleibt unberührt.

Teil 3: Besondere Bestimmungen für Beschäftigte und Gäste der TUM

1. Beschäftigte sind verpflichtet, Microsoft 365 nur unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften und Regelungen (Lizenzrecht, Personalaktenrecht, Steuerrecht, Urheberrecht, Telemedienrecht, Archivrecht, etc.) zu verwenden.
2. Sollten mit den Diensten personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen die Vorschriften des Datenschutzes eingehalten und die Erfüllung der Informationspflichten sichergestellt werden.
3. Personenbezogene Daten von Personen, die nicht Microsoft 365 bzw. Office 365 nutzen (Fall 1), die nicht im Bezug zu aufgabenbezogener Kommunikation stehen (Fall 2) dürfen ebenso wenig wie Daten, die besonderer Geheimhaltung und hohem Schutzbedarf unterliegen (Fall 3), unverschlüsselt in das Speicherangebot von Microsoft 365 übergeben werden.
   
   Beispiele:
   • Fall 1: Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmenden einer Veranstaltung
   • Fall 2: Mitteilungen von Kontaktinformationen oder Wissenswertem mit dienstlichem Bezug über fachlich zuständige oder Kontaktpersonen bei Dienstleistern und Kooperationspartnern, Kurs-/Veranstaltungsteilnehmende
   • Fall 3: Krankmeldungen und Forschungsverträge mit Geheimhaltung
4. Werden Daten verschlüsselt gespeichert, muss der Schlüssel den Passwortvorgaben der TUM entsprechen oder gleichwertig sicher sein. Das genutzte Verschlüsselungsverfahren hat der technischen Richtlinie BSI TR-02102-1 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen.
5. Die Verarbeitung von "besonderen Kategorien personenbezogener Daten" im Sinne von Art. 9 DSGVO (Daten zur rassischen und ethnischen Herkunft, politischen Meinung, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugung oder die Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person) ist ohne vorherige Zustimmung des Vorgesetzten bzw. der Datenschutzbevollmächtigten des zuständigen Fachbereichs untersagt.
6. Die Online-Dienste von Microsoft 365 (also alle Dienste, bei denen die Daten nicht nur lokal auf dem eigenen Endgerät gespeichert werden, sondern bei denen ein Upload in die Cloud stattfindet; insbesondere, aber nicht ausschließlich Office-Online, Office-Mobile, die Speicherung von Daten auf OneDrive, SharePoint und in Teams) dürfen grundsätzlich nicht genutzt werden für
   • für streng vertrauliche Informationen
   • für den Austausch von Inhalten mit hohem Schutz- oder Geheimhaltungsbedarf
   • für Daten die dem Urheberrecht unterliegen
   • für Personalangelegenheiten, insbesondere die Durchführung von
   • Berufungsverfahren
   • Bewerbungsgesprächen
     Eine unautorisierte Verteilung oder Weitergabe von Daten auf anderen Plattformen (z.B. Social-Media-Kanälen, Alexa, Siri, Google Home) ist untersagt. Bei Lehrmaterialien sind Urheberrechte zu beachten.
7. Die Aufzeichnung von Meetings bzw. Webinaren ist den Beschäftigten vorbehalten. Der Aufzeichnung muss eine entsprechende Information und Einholung der Einwilligung der Teilnehmenden vorausgehen. Aufzeichnungen sind vor dem Zugriff durch Unberechtigte zu schützen und unmittelbar nach Wegfall des Aufzeichnungszwecks zu löschen. Die Aufzeichnungen werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht.
   Im Zusammenhang mit dem Service PanOpto von TUM ProLehre wird ein längerfristiges Betriebskonzept entwickelt. Aufzeichnungen aus Lehrveranstaltungen sind über TUM Moodle bzw. PanOpto zur Verfügung zu stellen und umgehend aus Microsoft 365 zu löschen.

Anhang

Bestimmungen aus dem Campus- und School-Vertrag (CASA)

Gewährleistungen

a. Beschränkte Garantien und Rechtsmittel

(i) Software. Microsoft garantiert, dass jede Version der Software für ein Jahr ab dem Datum, an dem die Einrichtung zum ersten Mal für diese Version lizenziert wird, im Wesentlichen die in der jeweiligen Microsoft-Benutzerdokumentation beschriebene Leistung erbringt. Wenn dies nicht der Fall ist und die Einrichtung Microsoft innerhalb der Gewährleistungsfrist darüber informiert, wird Microsoft nach ihrer Wahl entweder (1) den für diese Softwarelizenz bezahlten Preis zurückerstatten oder (2) die Software reparieren oder ersetzen.
(ii) Onlinedienste. Microsoft gewährleistet, dass jeder Onlinedienst in Übereinstimmung mit der anwendbaren SLA während der Nutzung durch die Einrichtung funktioniert. Die Ansprüche der Einrichtung bei Verletzung dieser Gewährleistung sind in der SLA genannt.

Die obigen Ansprüche sind die einzigen Ansprüche der Einrichtung bei Verletzung der Gewährleistung im Rahmen dieses Abschnitts. Die Einrichtung verzichtet auf alle Ansprüche wegen Verletzung der Garantie, die nicht innerhalb des Garantiezeitraums geltend gemacht wurden.

b. Ausschlüsse. Die Gewährleistungen in diesem Vertrag gelten nicht bei Problemen, die auf einen Unfall, Missbrauch oder auf eine Verwendung in einer Weise zurückzuführen sind, die mit diesem Vertrag nicht im Einklang steht, darunter die Nichteinhaltung der Mindestsystemanforderungen. Diese Gewährleistungen gelten nicht für kostenlose Produkte, Test-, Pre-Release- oder Beta-Produkte oder für Komponenten von Produkten, die die Einrichtung weitervertreiben darf.

c. Haftungsausschluss. Außer wie in den eingeschränkten Garantien oben beschrieben übernimmt Microsoft keine anderen Gewährleistungen oder Garantien und schließt alle anderen ausdrücklichen, konkludenten oder gesetzlichen Gewährleistungen oder Garantien, wie beispielsweise Gewährleistungen oder Garantien der Qualität, des Eigentums, der Nichtverletzung von Rechten Dritter, der Handelsüblichkeit oder der Eignung für einen bestimmten Zweck aus.

Abwehr von Ansprüchen Dritter

Die Parteien verteidigen sich gegenseitig gegen die in diesem Abschnitt beschriebenen Ansprüche Dritter und zahlen den Betrag eines sich daraus ergebenden nachteiligen rechtskräftigen Urteils oder eines anerkannten Vergleichs, jedoch nur, wenn die beklagte Partei unverzüglich schriftlich über die Forderung informiert wird und das Recht hat, die Verteidigung und einen Vergleich zu steuern. Die verteidigte Partei muss der verteidigenden Partei alle angeforderten Hilfestellungen, Informationen und Vollmachten zur Verfügung stellen. Die beklagte Partei erstattet der anderen Partei angemessene Auslagen, die ihr aus den Hilfestellungen entstehen. Dieser Abschnitt beschreibt die alleinigen Rechtsmittel der Parteien und die gesamte Haftung für solche Ansprüche.

a. Seitens Microsoft. Microsoft verteidigt die Einrichtung gegen alle Ansprüche Dritter insoweit darin vorgebracht wird, dass ein Produkt oder Fix, das/der von Microsoft gegen eine Gebühr bereitgestellt und im Umfang der gewährten Lizenz verwendet wird (unverändert in der von Microsoft bereitgestellten Form und mit nichts anderem kombiniert), widerrechtlich ein Geschäftsgeheimnis verwendet oder direkt ein Patent, Urheberrecht, eine Marke oder ein anderes Schutzrecht eines Dritten verletzt. Falls Microsoft nicht dazu in der Lage ist, unter kommerziell vernünftigen Bedingungen eine Behauptung, dass ein Verstoß vorliegt, zu entkräften, darf Microsoft (1) entweder das Produkt oder den Fix ändern oder durch eine funktional gleichwertige Leistung ersetzen oder (2) die Lizenz der Einrichtung kündigen und alle bei Onlinediensten für die Nutzungszeit nach dem Kündigungsdatum gezahlten Beträge zurückzahlen. Microsoft haftet nicht für Ansprüche oder Schadensersatzleistungen aufgrund der fortgesetzten Nutzung eines Produkts oder Fix durch die Einrichtung nach der Aufforderung, die Nutzung wegen des Anspruchs eines Dritten einzustellen.

b. Seitens der Einrichtung. Die Einrichtung verteidigt Microsoft in dem nach anwendbarem Recht zulässigen Umfang gegen Ansprüche Dritter insoweit darin vorgebracht wird, dass: (1) Kundendaten oder nicht von Microsoft stammende Software, die für die Einrichtung von Microsoft in einem Onlinedienst gehostet werden, ein Geschäftsgeheimnis widerrechtlich verwenden oder direkt ein Patent, Urheberrecht, eine Marke oder ein anderes Schutzrecht eines Dritten verletzen oder (2) dass die Nutzung eines Produktes oder Fixes durch die Einrichtung, allein oder in Kombination mit anderen Elementen, das Gesetz verletzt oder einem Dritten schadet.

Haftungsbeschränkung

Für jedes Produkt beschränkt sich die maximale gesamte Haftung jeder Partei gegenüber der anderen Partei unter diesem Vertrag auf direkte Schäden, die abschließend zuerkannt werden, sowie der maximalen Höhe nach auf die Beträge, die die Einrichtung für die entsprechenden Produkte während der Laufzeit dieses Vertrags zahlen musste, wobei Folgendes gilt:

a. Onlinedienste.   Für Onlinedienste übersteigt die maximale Haftung von Microsoft gegenüber der Einrichtung für jeden Zwischenfall, aus dem ein Anspruch entsteht, nicht den Betrag, den die Einrichtung während der 12 Monate vor dem Zwischenfall für den Onlinedienst gezahlt hat.

b. Kostenlose Produkte und manipulationssicheren Code.   Für kostenlos bereitgestellte Produkte und Code, den die Einrichtung ohne gesonderte Zahlung an Microsoft an Dritte weitervertreiben darf, ist die Haftung von Microsoft auf abschließend zuerkannte direkte Schäden bis zu 5.000 US-Dollar begrenzt.

c. Ausschlüsse.   In keinem Fall haftet eine der Parteien für indirekte, zufällige, besondere, pönale oder Folgeschäden oder für Nutzungsausfall, Verlust von geschäftliche Daten, Einnahmeverlust oder Betriebsunterbrechung, unabhängig von der Ursache oder beliebiger theoretischer Haftbarkeit.

d. Ausnahmen.   Beschränkungen oder Ausschlüsse gelten nicht für die Haftung, die sich aus den (1) Vertraulichkeitsverpflichtungen einer der Parteien (mit Ausnahme jeglicher Haftung in Bezug auf Kundendaten, die den oben genannten Beschränkungen und Ausschlüssen unterliegen), den (2) Pflichten der beklagten Partei oder der (3) Verletzung der geistigen Eigentumsrechte der anderen Partei ergibt.