Sofortmaßnahmen zur Reduzierung von Rückständen bei der Bearbeitung der Erstattungsanträge für Dienst- und Fortbildungsreisen ab 01.03.2026

In dem Bestreben, die aufgelaufenen Rückstände an offenen Dienstreiseabrechnungen weitmöglichst zu reduzieren, werden vom Hochschulpräsidium mit Wirkung ab dem 01. März 2026 die folgenden Sofortmaßnahmen angeordnet:

1. Bis auf Weiteres müssen für die Antragsstellung zur Genehmigung und Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen die Belege grundsätzlich nicht mehr bei der Zentralen Reisekostenstelle eingereicht werden, wenn es sich um Dienst- und Fortbildungsreisen mit einer Dauer von maximal einem Tag, innerhalb Deutschlands und ohne Verbindung mit einer privaten Reise (reine Inlandsdienst- bzw. -fortbildungsreisen) handelt. Ungeachtet dessen müssen die jeweiligen Ausgaben weiterhin belegt werden können, sodass die einschlägigen Belege bis zu sechs Monate nach der Einreichung des Reisekostenerstattungsantrags aufzuheben sind, mindestens jedoch bis zum Abschluss des Reisekostenerstattungsverfahrens. Soweit Reisekosten über Projektmittel finanziert werden, müssen die Originalbelege entsprechend den Vorgaben des Fördergebers bis zu 10 Jahre archiviert werden. Die Zentrale Reisekostenstelle ist befugt, bei entsprechender Veranlassung oder stichprobenartig die Belege zu Kontrollzwecken anzufordern; in diesen Fällen wird die Bearbeitung der Anträge erst nach vollständiger Vorlage der angeforderten Belege weitergeführt.
   
   
   
2. Für Anträge auf Genehmigung und Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen innerhalb Deutschlands ohne Verbindung mit einer privaten Reise (reine Inlandsdienst- bzw. Inlandsfortbildungsreisen) ist die Nutzung des Bayerischen Reisekostenmanagementsystems (BayRMS) verpflichtend. Auf anderem Wege eingereichte Anträge werden von der Zentralen Reisekostenstelle nicht mehr bearbeitet.
   
   
   Hinweise der Zentralen Reisekostenstelle zu Punkt 2:
   Ausführliche Informationen zum Bayerischen Reisemanagementsystem (BayRMS) in Form einer Prozessbeschreibung, FAQS, Anleitungen und einem Schulungsvideo finden Sie im Dienstleistungskompass/Stichwort Dienstreisen/Bayerisches Reisemanagementsystem (BayRMS).
   
   Voraussetzung zur Nutzung von BayRMS ist die Registrierung und Anmeldung im Portal "Mitarbeiterservice Bayern" über einen authega-Account. Unter Mitarbeiterservice Bayern finden Sie einen Link zur Neu-Registrierung bei authega, Hinweise und Informationen. Die für die Registrierung benötigt Personalnummer des Landesamts für Finanzen finden Sie auf Ihrer Bezügemitteilung.
   
   Ungeachtet dessen ist die Nutzung von BayRMS auch für Genehmigungs- und Erstattungsanträge für Auslandsreisen sowie Dienstreisen mit Verbindung Privataufenthalt weiterhin möglich und empfohlen.
   
   
3. Im Rahmen einer einjährigen Erprobungsphase ist für Dienstreisen von Professorinnen und Professoren der TUM aufgrund deren spezifischer Organisations- und Finanzierungsverantwortung die Beantragung einer vorherigen Dienstreisegenehmigung nicht erforderlich, wenn die folgenden Voraussetzungen kumulativ vorliegen: 

• Inlandsdienstreise,
• ohne Verbindung mit einem Privataufenthalt,
• Dauer maximal drei Tage. 

Für die Erstattung der Reisekosten für diese Dienstreisen gelten selbstverständlich weiterhin die Vorgaben des Bayerischen Reisekostenrechts. Insbesondere ist zu beachten, dass der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb eines halben Jahres nach Beendigung der Dienstreise geltend gemacht wird. Etwaig erforderliche Belege bzw. Begründungen sind zeitgleich mit dem Einreichen des Erstattungsantrags vorzulegen.

Um einen Rahmen für ein Dienst- und Fortbildungsreiseverhalten an der TUM zu schaffen, das den Aspekten der Nachhaltigkeit, der Familienfreundlichkeit sowie der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit angemessen Rechnung trägt, wird im nächsten Schritt in Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen eine entsprechende Reiserichtlinie entworfen.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen an das Funktionspostfach bayrms@tum.de oder an die Mitarbeiterinnen des Referat 34 /Zentrale Reisekostenstelle.

Eingehende Fragen werden zunächst gebündelt und in Form von FAQs auf dieser Seite zur Verfügung gestellt.

Allgemeine Hinweise der Zentralen Reisekostenstelle

Aufgrund des allgemein hohen Dienstreiseaufkommens im Rahmen der Internationalisierung der TUM hat insbesondere die Zahl der Dienstreisen ins Ausland im vergangenen Jahr stark zugenommen. Neben dem Volumen von Dienstreisen ist auch der mit den Anträgen und Abrechnungen verbundene Klärungsbedarf deutlich gestiegen. Trotz aller Bemühungen seitens der zentralen Reisekostenstelle, die Anträge möglichst zeitnah zu prüfen und zu genehmigen sind aktuell Rückstände leider nicht vermeidbar. Wir möchten Sie daher nachfolgend über den aktuellen Bearbeitungsstand informieren.

Bearbeitungsstand der Reisekosten

Aktuell rechnen wir ab: 

papierbasierter Prozess - Posteingang Anfang März 2026

digitaler Prozess über BayRMS - Eingang Anfang März 2026

(Stand 23.10.2026)

Verzögerungen bei der Bearbeitung von (Dienst-)Reisegenehmigungen und Reisekostenabrechnungen

Wichtige Hinweise für die Bearbeitung Ihrer Dienstreiseanträge sowie –Abrechnungen entnehmen Sie bitte zudem dem Kanzlerrundschreiben vom 29.11.2023. Mit Beachtung und Umsetzung dieser Hinweise und den im Dienstleistungskompass für Sie bereitgestellten Informationen unterstützen Sie uns dabei, dass Ihre Reisen schneller und korrekt abgerechnet werden können.

Um künftig weitere Verzögerungen bei der Bearbeitung möglichst zu vermeiden und um den aktuellen Rückstand zügig bearbeiten zu können, sind wir auf Ihre Mitwirkung angewiesen. Es wird daher um Kenntnisnahme und Beachtung folgender Informationen gebeten:

- Bitte prüfen Sie vor Einreichung Ihrer Reisekostenabrechnung die Vollständigkeit Ihrer Angaben und Unterlagen. Somit können Nachfragen reduziert werden. Ebenfalls wird so vermieden, dass wir unvollständige bzw. fehlerhafte Abrechnungen zurücksenden müssen.

- Die eingehenden Anträge - sowohl Genehmigungsanträge wie Erstattungsanträge - werden nach deren Eingangsdatum bearbeitet.

- Sollte die beantragte Reisekostenerstattung noch aus Mitteln eines abgeschlossenen und abzurechnenden Drittmittelprojekts finanziert werden müssen, machen Sie diesen Umstand deutlich auf dem Antrag sichtbar.

- Bitte nehmen Sie Abstand von telefonischen und persönlichen Rückfragen, insbesondere über den Bearbeitungsstand Ihres Antrages.

- Wir weisen auf die Möglichkeit der digitalen Beantragung der Genehmigung und Erstattung aller Reisen (mit Ausnahme von Pauschalgenehmigungsanträgen) mit BayRMS hin - Informationen hierzu sind im Dienstleistungskompass für Sie bereitgestellt unter BayRMS (Bayerisches Reisemanagementsystem).

Damit tragen Sie dazu bei, dass Ihre Anträge ggf. ohne Rückfragen und schneller bearbeitet werden können. Vielen Dank.

Benötigen Sie weitere Unterstützung?

Informationen zu Häufigen Fragen zu dienstlich veranlassten Reisen haben wir für Sie im Dienstleistungskompass bereitgestellt unter Dienstreisen - häufig gestellte Fragen.

Folgende E-Mail-Adressen stehen Ihnen zur Kontaktaufnahme mit dem Team der Zentralen Reisekostenstelle zur Verfügung:

     Allgemeine Fragen zu Dienstreisen: posteingang.ref34@tum.de

     Fragen zu BayRMS:                          bayrms@tum.de

     Fragen zur A1-Bescheinigung:         a1-bescheinigung.ref34@tum.de

contact: posteingang.ref34@tum.de