Reisemanagementsystem

Bayerisches Reisemanagementsystem (BayRMS)

Einfach, schnell und papierlos! Mit dem Bayerischen Reisemanagementsystem (BayRMS) - eine vom Landesamt für Finanzen entwickelte und betreute Workflowlösung - können Sie Ihre Reisebeantragung/-genehmigung und Reisekostenabrechnung elektronisch durchführen.

Die Prozesse der Beantragung der Genehmigung und der Erstattung von allen Dienst- und Fortbildungsreisen, d.h. Inlands- und Auslandsreisen incl. Privataufenthalt, mit Ausnahme des Antrags auf Pauschalgenehmigung, werden von BayRMS abgebildet. Die Nutzung des Portals bietet sowohl für die Dienstreisenden als auch für die Zentrale Reisekostenstelle eine Vereinfachung in der Bearbeitung.

Die Funktion Reisemittelbestellung steht den Beschäftigten der TUM nicht zur Verfügung.

Hier finden Sie ein Schulungsvideo, Informationen, Anleitungen und FAQs, die Sie beim Einstieg und der Nutzung von BayRMS unterstützen.

Begriffsbezeichnungen aus dem BayRMs sind kursiv markiert.

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie hat sich das TUM-Hochschulpräsidium für eine flächendeckende Nutzung von BayRMS ausgesprochen. Im Zuge dessen sollen Genehmigungsanträge sowie Reisekostenabrechnungen künftig präferiert über BayRMS abgewickelt werden. Zur Nutzung von BayRMS ist eine Registrierung im Mitarbeiterservice Bayern erforderlich.

Die Möglichkeit des Einreichens Ihrer Anträge mit den bekannten Papierformularen ist bis auf Weiteres weiterhin möglich.

Einen Überblick über die Beantragung einer Genehmigung und einer Erstattung von Reisekosten in den Rollen des Reisenden, Mitzeichners bzw. Vorgesetzten und Sekretariats ermöglicht Ihnen das Schulungsvideo.


Welche Vorteile bietet Ihnen BayRMS?

• Vereinfachte Bearbeitung Ihrer Genehmigungs- und Erstattungsanträge durch die Zentrale Reisekostenstelle im Vergleich zum papierbasierten Prozess und somit einen beschleunigten Prozess

• Benutzerfreundliche und einfach zu bedienende Oberfläche

• Kosten- und Zeiteinsparung durch automatisierte Prozesse bei der Beantragung der Genehmigung zu dienstlich veranlassten Reisen sowie anschließend bei der Beantragung der Reisekostenerstattung

• Transparenz und Statusverfolgung im gesamten Antragsprozess

• Dateiuploads für erläuternde und ergänzende Unterlagen

• Sekretariatsfunktion, die das Stellen von Genehmigungs- und Erstattungsanträgen für einen oder mehrere Reisende ermöglicht



Welche Prozesse bildet BayRMS ab?

1. Beantragung und Genehmigung einer Dienst-/Fortbildungsreise

Die Beantragung einer dienstlich veranlassten Reise in BayRMS ist vor Reiseantritt notwendig, als Voraussetzung für den Versicherungsschutz und den Anspruch auf Reisekostenerstattung. Die Genehmigungshierarchie und die Zuständigkeit innerhalb einer Organisationseinheit (z.B. Lehrstuhl) ist vor Stellen der Anträge in BayRMS zu klären.

In BayRMS wird der ausgefüllte Genehmigungsantrag vom Reisenden digital zur Genehmigung an die zuständige Person, die im Genehmigungsverfahren innerhalb der Organisationseinheit (z.B. Lehrstuhl) beteiligt sind, sog. Mitzeichner, weitergeleitet. Bereits zum Zeitpunkt des Antrags sind ergänzende Unterlagen, wie z.B. Einladungen, Programm, Vergleichsangebote bei Verbindung mit Urlaub, beizufügen (über die Upload-Funktion).

Der Mitzeichner wird systemseitig per E-Mail über den eingereichten Antrag informiert. Durch Mitzeichnung eines Antrags in BayRMS erklärt der, i.d.R., Dienstvorgesetzte bzw. Mittelverantwortliche, dass die notwendigen Mittel zur Verfügung stehen.

Jeder Reisende, auch Professoren, benötigen einen Mitzeichner. Bei jedem Antrag wird der Mitzeichner neu ausgewählt, aus einer Vorschlagsliste, und kann variieren. Alternativ kann im Menüpunkt Einstellungen/Voreinstellungen ein Mitzeichner hinterlegt werden. Systemseitig ist keine Hierarchie vorbelegt.

Der Mitzeichner leitet den Antrag anschließend zur reisekostenrechtlichen Genehmigung an die Zentrale Reisekostenstelle weiter. Hierfür müssen folgende Schritte beachtet werden:

- unter dem Punkt Nächste Mitzeichnung: Bitte „Reisekostenstelle Team Fiktiver Beschäftigter“ auswählen (bitte nicht Mitarbeiter der Zentralen Reisekostenstelle namentlich auswählen)

- unter dem Punkt Auswahl: bitte die Option Mitzeichnung wählen

In der Rolle des Genehmigers in BayRMS erfolgt anschließend nach Prüfen des Antrags unter Berücksichtigung der geltenden reisekostenrechtlichen Bestimmungen die Freigabe (Genehmigung) bzw. Ablehnung des Antrags durch die Zentrale Reisekostenstelle (namentlich in BayRMS angelegt als Reisekostenstelle Team Fiktiver Beschäftigter). Über die finale Genehmigung des Antrags wird der Reisende systemseitig per E-Mail informiert.


Wichtig zu beachten:

Alle Beschäftigte haben unter Einstellungen/Persönliche Daten ihre Beschäftigungsbehörde hinterlegt. Die Beschäftigungsbehörde ist entweder 1512011 (Technische Universität München), überwiegend bei Beschäftigten mit Dienststelle München oder Garching, oder 1512029 (Technische Universität München Weihenstephan), überwiegend bei Beschäftigten mit Dienststelle Weihenstephan oder Straubing. Beschäftigte mit Beschäftigungsbehörde 1512029 (Technische Universität München Weihenstephan) können Mitzeichner aus der 1512011 (Technische Universität München) und den reisekostenrechtlichen Genehmiger „Reisekostenstelle Team Fiktiver Beschäftigter“ nur auswählen, wenn sie bei der Suche zunächst „aus anderer Beschäftigungsbehörde“ auswählen und dann die Person mit Namen suchen.

Hier finden Sie eine Anleitung incl. Screenshots zum Stellen eines Genehmigungsantrags.

2. Beantragung und Prüfung der Reisekostenerstattung

Nach Beendigung der Dienstreise erfassen die Reisenden auf Grundlage des genehmigten Reiseantrags Rechnungen und Belege, aktualisieren in BayRMS Reisedaten, ergänzen durch Datenupload Belege und übermitteln diesen Erstattungsantrag digital an die Zentrale Reisekostenstelle. Dort erfolgt eine reisekostenrechtliche Prüfung der Reisekosten. Anschließend wird der Reisekostenbescheid im Portal "Mitarbeiterservice Bayern" im Digitalen Ordner zur Verfügung gestellt, worüber eine systemseitige Benachrichtigung per E-Mail erfolgt.

Hier finden Sie eine Anleitung incl. Screenshots zum Stellen eines Abrechnungsantrags.


Wie erfolgt die Überweisung des Erstattungsbetrags aus dem Bescheid?

Nach erfolgter Berechnung des Reisekostenerstattungsbetrags durch die Zentrale Reisekostenstelle wird die Erstellung einer Auszahlungsanordnung vorgenommen und mit dem Reisekostenbescheid an die antragstellende Person bzw. die zuständigen Stellen per Hauspost gesendet. Die Verantwortung der Zusammenführung aller zur Verbuchung und Archivierung notwendigen Dokumente obliegt der antragstellenden Person bzw. der dezentralen Organisationseinheit (z. B. Beschäftigungsstelle). Die Verbuchung, d.h. die Veranlassung der Überweisung des Erstattungsbetrags an den Reisenden, erfolgt dezentral in der eigenen Organisationseinheit (z.B. Lehrstuhl) anhand der Erstattungsdokumente.


Wie erhalte ich meine Zugangsdaten zum BayRMS? Bzw. Was ist vor der ersten Antragstellung nötig?

1. Registrierung

Voraussetzung zur Nutzung von BayRMS ist die Registrierung und Anmeldung im Portal "Mitarbeiterservice Bayern" über einen authega-Account. Unter Mitarbeiterservice Bayern finden Sie einen Link zur Neu-Registrierung bei authega, Hinweise und Informationen. Ebenfalls steht ein Video zur Erklärung vom Mitarbeiterservice zur Registrierung für Sie zur Verfügung.

2. Profilerstellung

Um BayRMS nutzen zu können, ist es notwendig, ein persönliches Profil zu erstellen. Im Menüpunkt Einstellungen/Persönliche Daten müssen die Persönlichen Angaben bei der erstmaligen Anmeldung ergänzt bzw. bearbeitet werden. In den Persönlichen Daten sind auch individuelle Einstellungen zum Datenschutz möglich. Bitte beachten Sie als Mitzeichner dazu folgendes: Nur wenn Sie unter Persönliche Daten/Datenschutz die Option „Ich kann zur Mitzeichnung/Genehmigung oder in Vertretung (incl. Sekretariatslösung) von anderen ausgewählt werden“ anhaken, können Sie innerhalb Ihrer Einheit (z.B. Lehrstuhl) als Mitzeichner ausgewählt werden.

3. Optional: Voreinstellungen

Unter dem Menüpunkt Einstellungen/Voreinstellungen können optional, je nach Bedarf, Einstellungen bzw. Vorbelegungen hinterlegt werden, die die Eingaben bei der Antragsstellung reduzieren. Dies betrifft z.B. die Reisedaten, Verkehrsmittel, Buchungsdaten und Mitzeichner.

Diese Daten werden dann als Vorschlag in Ihre neuen Anträge übernommen. Eine Änderung im aktuell geöffneten Formular ist jederzeit möglich.

Da eine Verbuchung des Reisekostenbetrags unter Berücksichtigung der zutreffenden Haushaltsstellen und ggf. die KLR-Kontierungsobjekte zunächst unberücksichtigt bleiben, sind hilfsweise vordefinierte Dummy-Buchungsdaten bei Antragstellung in BayRMS zu verwenden. Diese werden im Genehmigungsantrag abgefragt und sind Pflichtfelder, können aber auch unter Einstellungen/Voreinstellungen hinterlegt werden:

Bezeichnung: Reisekosten / Erweiterung: 1234567 / Kapitel: 1234 / Titel: 12345.


Diverse Anleitungen (incl. Screenshots) stehen zur Verfügung

Einen Überblick über die Beantragung einer Genehmigung und einer Erstattung von Reisekosten in den Rollen des Reisenden, Mitzeichners bzw. Vorgesetzten und Sekretariats ermöglicht Ihnen das Schulungsvideo.

• A: Anleitung zum Stellen eines Genehmigungsantrags

• B: Anleitung zum Stellen eines Erstattungsantrags

• C: Anleitung zur Eingabe von Buchungs-KLR-Daten

• D: Anleitung zur Mitzeichnung

• E: Anleitung zur Einrichtung der Sekretariatsfunktion

• F: Anleitung zur Verwendung der Sekretariatsfunktion

• G: Anleitung zur Hinterlegung eines Vertreters für die Mitzeichnung

Eine ausführliche Anleitung zu allen Funktionen des BayRMS können Sie im Menü Informationen/Hilfe im Link zum Programmhandbuch aufrufen.

Beim Ausfüllen der Anträge werden Sie systemseitig durch eine ausführliche Online-Hilfe, sowie umfassende kontextbezogene Hinweise auf jeder Eingabemaske unterstützt.


Häufige Fragen / FAQs

Hier sind Antworten zu häufig auftretenden Fragen beim Bearbeiten von Genehmigungs- und Erstattungsanträgen zusammengestellt:


1. Wie gelangt der Genehmigungsantrag vom Mitzeichner zur Zentralen Reisekostenstelle als Genehmiger?

Die Anleitung finden Sie hier.


2. Warum kann ich meinen Mitzeichner und/oder die Zentrale Reisekostenstelle als Genehmiger nicht auswählen bzw. in der Auswahl finden?

Alle Beschäftigte haben unter Einstellungen/Persönliche Daten ihre Beschäftigungsbehörde hinterlegt. Die Beschäftigungsbehörde ist entweder 1512011 (Technische Universität München), überwiegend bei Beschäftigten mit Dienststelle München oder Garching, oder 1512029 (Technische Universität München Weihenstephan), überwiegend bei Beschäftigten mit Dienststelle Weihenstephan oder Straubing. Beschäftigte mit Beschäftigungsbehörde 1512029 (Technische Universität München Weihenstephan) können Mitzeichner aus der 1512011 (Technische Universität München) und den reisekostenrechtlichen Genehmiger „Reisekostenstelle Team Fiktiver Beschäftigter“ nur auswählen, wenn sie bei der Suche zunächst „aus anderer Beschäftigungsbehörde“ auswählen und anschließend die Person mit Namen suchen.

Bitte beachten Sie als Mitzeichner dazu folgendes: Nur wenn Sie unter Voreinstellungen/Datenschutz die Option „Ich kann zur Mitzeichnung/Genehmigung oder in Vertretung (incl. Sekretariatslösung) von anderen ausgewählt werden“ anhaken, können Sie innerhalb Ihrer Einheit (z.B. Lehrstuhl) als Mitzeichner ausgewählt werden.


3. Welche Buchungsdaten sind zu verwenden?

Unter Anleitungen finden Sie eine Hilfe zur Eingabe von Dummy-Buchungsdaten im Genehmigungsantrag.

Diese können auch im Menü unter Einstellungen/Voreinstellungen hinterlegt werden und müssen dann nicht bei jedem Genehmigungsantrag erneut eingegeben werden:

Bezeichnung: Reisekosten / Erweiterung: 1234567 / Kapitel: 1234 / Titel: 12345.


4. Warum wurde mein Genehmigungsantrag abgelehnt? Wie stelle ich diesen neu?

Im Menü Liste d. GN-Anträge wird der abgelehnte Antrag mit dem Status „Abgelehnt“ angezeigt. Über das Stift-Symbol lässt sich dieser öffnen und im Bemerkungsfeld finden Sie die Begründung für die Ablehnung incl. Kürzel des Bearbeiters in der Zentralen Reisekostenstelle.

Bitte beachten Sie, dass die Angabe von Verkehrsmitteln kein Pflichtfeld ist, aber für die Genehmigung zwingend notwendig ist, so dass Sie bei Ablehnung ggf. zur Ergänzung der Verkehrsmittel aufgefordert werden.

Wenn der gleiche Antrag geändert und erneut zur Antragstellung verwendet wird, wird keine Historie gespeichert. Es ist erneut eine Mitzeichnung nötig.


5. Wie erhalte ich nach Empfang des Reisekostenbescheids im Digitalen Ordner meine Erstattung bzw. was ist zur Verbuchung der Reisekosten nötig?

Nach erfolgter Berechnung der Reisekosten durch die Zentrale Reisekostenstelle erhalten Sie einen Bescheid über den Digitalen Ordner im Mitarbeiterservice Bayern. Die Zentrale Reisekostenstelle erstellt eine Auszahlungsanordnung und sendet diese per Hauspost mit der Entwurfsseite des Reisekostenbescheids an die antragstellende Person bzw. die zuständigen Stellen. Die Verantwortung der Zusammenführung aller zur Verbuchung notwendigen Dokumente obliegt der antragstellenden Person bzw. der dezentralen Organisationseinheit (z. B. Beschäftigungsstelle). Die Verbuchung, d.h. die Veranlassung der Überweisung des Erstattungsbetrags an den Reisenden, erfolgt dezentral in der eigenen Organisationseinheit (z.B. Lehrstuhl) anhand der Erstattungsdokumente.

Wichtiger Hinweis: Die digitale Einreichung von Rechnungen erfordert zusätzlich, aufgrund der gesetzlichen Vorgaben zur Belegarchivierung, die Einreichung der Originalbelege bei der verbuchenden Stelle (d.h. bei Ihrer Organisationseinheit). D.h., dass die Originalbelege nicht vernichtet werden dürfen.


6. Was ist beim Stellen eines Genehmigungsantrags zu beachten?

Bitte ergänzen Sie das/die geplante/n Verkehrsmittel in Schritt 5.

Außerdem wird für die Genehmigung eine Einladung bzw. Programm benötigt.

Bei einer Verbindung mit Privataufenthalt sind Vergleichsangebote für das geplante Verkehrsmittel (Flug oder Bahn) erforderlich. D.h., aus den Vergleichsangeboten müssen die Kosten für eine Reise zum reinen Dienstgeschäft und für eine Reise in Verbindung mit Urlaub ersichtlich sein. Bitte ergänzen Sie das Vergleichsangebot als Dateiupload.


7. Was ist beim Stellen eines Erstattungsantrags zu beachten?

Beim Erstattungsantrag werden zunächst die Daten aus dem digitalen Genehmigungsantrag übertragen. Bitte aktualisieren Sie im Bedarfsfall Ihre Angaben im digitalen Formular: Reisezeiten, Höhe der entstandenen Kosten, genutzte Verkehrsmittel, etc. Bitte fügen Sie Begründungen bzw. Erläuterungen und Rechnungsbelege etc. als Anhänge über die Upload-Funktion bei.


8. Wie lange haben Sie Zeit, Ihre Reisekosten zur Erstattung zu beantragen?

Sie haben sechs Monate ab Reiseende Zeit, Ihre Reisekosten zu beantragen (Art. 3 Abs. 5 BayRKG i.V.m. Nr. 3.5.1. VV-BayRKG). Jeweils zwei und vier Wochen vor Ende der Ausschlussfrist erhalten Sie eine systemseitige Erinnerung per E-mail.


9. Wie kann ich einen Antrag auf Erstattung in BayRMS stellen, wenn die Genehmigung papierbasiert erfolgt ist?

Wenn Ihnen eine Genehmigung für einen Antrag auf Genehmigung einer Dienst-/Fortbildungsreise oder ein Antrag auf Pauschalgenehmigung von Dienstreisen in Papierform vorliegt, können Sie in BayRMS einen Erstattungsantrag stellen, indem Sie im Menü Neuer Abrechnungsantrag und den Button Neue Abrechnung ohne BayRMS-Genehmigung auswählen. Bitte ergänzen Sie den gescannten Genehmigungsantrag als Datei bei den Anhängen.


10. Wie kann ich als Mitzeichner einen Vertreter hinterlegen?

Eine Anleitung dazu finden Sie hier .

Sollte der Menüpunkt Vertretung bei Ihnen nicht vorhanden sein, wurden Sie bisher noch von keiner Person zur Mitzeichnung ausgewählt. In diesem Fall benötigen Sie auch keine Vertretung. Sofern sich dies zu einem späteren Zeitpunkt ändert, weist Sie das Programm bei der nächsten Anmeldung auf die notwendige Einrichtung mindestens einer Vertretung hin.

Wenn Sie von einer anderen Person zur Mitzeichnung von Anträgen ausgewählt wurden, werden Sie vom Verfahren aufgefordert, mindestens eine Vertretung festzulegen. Wählen Sie im Menübereich Einstellungen / Vertretungen Ihre Mitzeichnungsvertretung für den Fall Ihrer Abwesenheit (Urlaub, usw.) aus. Bitte beachten Sie, dass bei Aktivierung eines Vertreters, dieser die Anträge zur Mitzeichnung erhält.


11. Wie stelle ich einen Antrag auf Pauschalgenehmigung von Dienstreisen?

Dieser kann nur in Papierform auf dem Formular Antrag auf Pauschalgenehmigung von Dienstreisen gestellt werden. Der Erstattungsantrag kann in BayRMS erfolgen (vgl. FAQ Nr. 9).


12. An welcher Stelle im Erstattungsantrag wird ein erhaltener Abschlag bzw. Vorschuss erfasst?

Ein separates Feld „Vorschuss“ (Abschlagszahlung) gibt es in BayRMS nicht, so dass die Informationen bei der Beantragung der Erstattung über den Erhalt eines Vorschusses bitte im Bemerkungsfeld im letzten Schritt „Antrag stellen“ einzutragen sind (Nicht bei „Kostenerstattung durch Dritte“).


Kontakt

Benötigen Sie weitere Informationen zu BayRMS? Bitte senden Sie uns eine E-Mail an bayrms@tum.de oder wenden Sie sich an: Miriam Wagner, Leitung Zentrale Reisekostenstelle (ZA 3 - Referat 34), DW: 53453, E-Mail: mi.wagner@tum.de

contact: posteingang.ref34@tum.de