Reise- und Sicherheitshinweise durch das Auswärtige Amt

Sämtliche Dienstreisen stehen unter dem Vorbehalt, dass Reisebeschränkungen und -warnungen des Auswärtigen Amtes berücksichtigt werden und der Dienstreise nicht entgegenstehen.

Bitte informieren Sie sich vor Antritt Ihrer Reise unbedingt auf der Seite des Auswärtigen Amtes über alle Reise- und Teilreisewarnungen sowie die jeweiligen länderspezifischen Reise- und Sicherheitshinweise für Ihr Zielland: https://www.auswaertiges-amt.de .

Achten Sie bei Ihren Planungen darauf, dass sich die Situation bei Reisen aufgrund neuer Entwicklungen jederzeit ändern kann.


Dienstreisen und Fortbildungsreisen 

Häufig gestellte Fragen 

Die folgenden Antworten beziehen sich ausschließlich auf Regelungen nach dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG). 

Vorbemerkung: Alle Personenbezeichnungen in diesem Informationsblatt beziehen sich ungeachtet ihrer grammatikalischen Form in gleicher Weise auf Frauen und Männer.


Zum 01.05.2023 wurde das bundesweit für den Nahverkehr gültige Deutschlandticket eingeführt. Weitere Informationen erhalten Sie unter dem Stichwort „Dienstreisen-Deutschlandticket“


1. Fragen zur Genehmigung von Dienstreisen 


1.1. Warum benötigt man eine Dienstreisegenehmigung? 

Die Dienstreisegenehmigung ist die Grundlage für die Auszahlung von Reisekosten. Die Haushaltsstelle, aus der die Reise gezahlt werden soll, muss eingetragen sein. Mit einer vor der Reise ausgestellten Dienstreisegenehmigung besteht Unfallversicherungsschutz für den Reisenden.


1.2. Was ist eine Dienstreise? 

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstorts, die vor Beginn der Reise schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt worden sind (Art. 2 Abs. 2 S. 1 BayRKG).


1.3. Was ist ein Dienstgang? 

Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die angeordnet oder genehmigt worden sind. Dem Wohnort steht ein dem vorübergehenden Aufenthalt dienender Ort gleich (Art. 2 Abs. 4 BayRKG). Dienstgänge können auch mündlich genehmigt werden. Wird der Dienstgang mit dem Privat-Kfz aus triftigen Gründen durchgeführt, ist eine schriftliche Genehmigung vor Antritt erforderlich, weil nur dann der Fahrzeugvollversicherungsschutz gewährleistet ist.


1.4. Was ist eine Fortbildungsreise? 

Fortbildungsreisen sind Reisen die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen (Nr. 24.2 VV BayRKG). Die Reisen zu Tagungen und Kongressen sind Fortbildungsreisen, wenn die besuchte Veranstaltung nicht unmittelbar der Erledigung der dem Bediensteten übertragenen Dienstaufgaben dient, aber im dienstlichen Interesse liegt, weil sie geeignet ist, die Durchführung der Dienstaufgaben des Bediensteten zu fördern. Eine Dienstreise liegt nur dann vor, wenn auf der Tagung oder auf dem Kongress Dienstgeschäfte erledigt werden (z. B. Projektbesprechung, aktiver Beitrag zur Tagung, Vortrag).


1.5. Wo sind die Zuständigkeitsregelungen für die Beantragung einer Dienstreise bzw. Fortbildungsreise und einer Exkursion zu finden? 

Bedienstete benötigen für eine Dienstreise oder Fortbildungsreise die vorherige schriftliche Zustimmung durch den Vorgesetzten und die anschließende Genehmigung durch die zentrale Reisekostenstelle. Die Zuständigkeitsregelung für die einzelnen Fakultäten und Einrichtungen können Sie unter Genehmigung_Dienstreise einsehen. 
Die Genehmigung von meldepflichtigen Exkursionen liegt im Zuständigkeitsbereich der Studiendekane der jeweiligen Fakultät. Eine Genehmigung durch die Zentrale Reisekostenstelle ist nicht erforderlich.

1.6. Welche Ausnahmeregelungen gibt es? 

Bei der Genehmigung von Dienstgängen ist die Schriftform nicht erforderlich, es genügt die mündliche Anordnung des Vorgesetzten.

Es gilt jedoch zu beachten: In allen Fällen, in denen das Privat-Kfz benutzt wird und triftige Gründe für die Benutzung vorliegen, ist eine Genehmigung vor Antritt durch die zentrale Reisekostenstelle erforderlich um den Vollkaskoschutz in der Dienstfahrt-Fahrzeugversicherung zu gewährleisten.


1.7. In welchen Fällen kann keine Dienstreisegenehmigung erteilt werden, weil die Vorschriften über eine Nebentätigkeit Anwendung finden? 

Zu den Nebentätigkeiten können zum Beispiel zählen:

    • Tätigkeiten mit Vergütung (insbesondere Honorare)
    • Die allgemeine Mitgliedschaft in Gremien oder Fach- oder Normungsausschuss, DIN-Arbeitsgremien ohne dienstliche Notwendigkeit
    • Preisverleihungen und Festveranstaltungen ohne dienstliche Notwendigkeit
    • Vorträge oder Teilnahme an Fachtagungen oder Programmausschüssen mit Vergütung
    • Herausgabe von Fachpublikationen privater Art


1.8. Wer kann einen Dienstreiseantrag stellen?

Jeder Beschäftigte der Technischen Universität München kann einen Dienstreiseantrag stellen (studentische Hilfskräfte können auch einen Dienstreiseantrag stellen, wenn die Reise im Zusammenhang mit ihrem Beschäftigungsverhältnis bei der Technischen Universität steht). Mit genehmigtem Dienstreiseantrag besteht Unfallversicherungsschutz für die Dienstreise. 
Jeder Nicht-Beschäftigte kann mit der Durchführung einer Reise beauftragt werden, wenn die Reise nicht von einem Beschäftigten durchgeführt werden kann. 
Nicht-Beschäftigte sind z. B. Studierende, Diplomanden, Stipendiaten, Doktoranden ohne Beschäftigungsverhältnis, Beschäftigte anderer Universitäten, Projektpartner von Firmen. 
Nicht-Beschäftigte erhalten keine Dienstreisegenehmigung. Die Erstattung der Reisekosten erfolgt bei Nicht-Beschäftigten in der Regel in Form eines Auslagenersatzes über die jeweilige Einrichtung (z. B. Lehrstuhl). Auslagenersatz bedeutet die Erstattung von Kosten aufgrund konkret nachgewiesener einzelner Belege. 
Sollen Reisekosten für Nicht-Beschäftigte ausnahmsweise nach dem Bayerischen Reisekostengesetz (Auslagenersatz und Tagegeld) erstattet werden, ist der Antrag auf Abrechnung der Reisekosten zusammen mit einer Bestätigung des Lehrstuhlinhabers, dass die Reise im Interesse des Lehrstuhls durchgeführt wurde, bei der zentralen Reisekostenstelle einzureichen. Bitte geben Sie ebenfalls die für die Meldung an die Finanzbehörden erforderlichen Daten wie z.B. Geburtsdatum und Steuer-ID der/des Nicht-Beschäftigten an (vgl. Mitteilungsverordnung).

Haben Doktoranden einen Beschäftigtenstatus ist zu prüfen, ob die Dienstreise zur Wahrnehmung von Dienstaufgaben im Interesse des Lehrstuhls erfolgt und dementsprechend als Dienstreise genehmigt und abgerechnet wird. Liegt neben den dienstlichen Interessen auch ein eigenes Interesse z. B. im Rahmen einer Promotion für die Durchführung der Reise vor, erfolgt die Genehmigung und Abrechnung als Fortbildungsreise.  
Liegt nur ein eigenes Interesse vor (z. B. Reise zur Verteidigung der Promotionsarbeit) kann keine Genehmigung erteilt werden und es können keine Reisekosten erstattet werden. 

1.9. Wann kann ein Antrag auf eine pauschale Genehmigung gestellt werden? 

Für Bedienstete,

    • die regelmäßig Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort oder in demselben Bezirk zu erledigen haben oder
    • die wiederholt gleichartige, auswärtige Dienstgeschäfte an unterschiedlichen Geschäftsorten wahrnehmen


besteht die Möglichkeit einer pauschalen Genehmigung.

Die pauschale Dienstreisegenehmigung kann mit dem Formular Antrag auf Pauschalgenehmigung von Dienstreisen gestellt werden.
Die Pauschalgenehmigung ist personenbezogen, gilt nur für einen bestimmten Zeitraum und nur für darin festgelegte Reiseziele und Verkehrsmittel.
Für die Abrechnung der Dienstreisen ist eine Kopie der pauschalen Dienstreisegenehmigung dem Antrag auf Erstattung der Reisekosten beizufügen.
Für Fortbildungsreisen und Dienstreisen verbunden mit einem privaten Aufenthalt kann keine pauschale Dienstreisegenehmigung erteilt werden. 


1.10. Was ist mit Beginn und Ende des Dienstgeschäftes gemeint? 

Beginn und Ende des Dienstgeschäftes sind die Zeiten zu denen Reisende das Dienstgeschäft bei der besuchten Veranstaltung am Geschäftsort aufnehmen und beenden. Gemeint ist damit nicht der Beginn und das Ende der Reise.

1.11. Was ist die Arbeitsgruppen-Nr./Stammnummer/Personalnummer des Landesamts für Finanzen (vorher BFD) und wofür wird diese benötigt? 

Die Arbeitsgruppen-Nr./Stammnummer/Personalnummer des Landesamts für Finanzen (LfF) ist die persönliche Geschäftsnummer beim Landesamt für Finanzen. Jeder Beschäftigte hat eine individuelle Geschäftsnummer, die auf jeder Gehaltsabrechnung zu finden ist. Diese Nummer ist für die Meldung der zu versteuernden Beträge (Tagegeldsätze) an das Landesamt für Finanzen zwingend erforderlich.

1.12. Was ist eine aktive Teilnahme an einer Veranstaltung? 

Eine aktive Teilnahme liegt vor, wenn der Beschäftigte aktiv zu einer Veranstaltung beiträgt, z. B. einen Vortrag hält, ein Poster präsentiert, eine Sitzung leitet, eine Tagung mit organisiert oder als Chairman tätig ist. Nur in diesen Fällen kann eine Reise als Dienstreise genehmigt werden. Liegt keine aktive Teilnahme vor, handelt es sich um eine Fortbildungsreise.

1.13. Was ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit? 

Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sagt aus, dass Reisekostenvergütung nur insoweit gewährt wird, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise oder des Dienstgangs zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren (Art. 3 Abs. 2 BayRKG).

1.14. Was ist der Großkundenrabatt (GKR) der Bahn? 

Der Großkundenrabatt, gültig für alle Fahrten der 1. und 2. Klasse, beträgt 5 % für Bahntickets des Tarifs Flexpreis Business. 
Für Fahrkarten des Tarifs Flexpreis wird der Großkundenrabatt sowohl in der 1. Klasse als auch in der 2. Klasse nicht gewährt. Bei der Buchung von Bahntickets ist daher darauf zu achten, welcher Tarif die wirtschaftlichste Lösung darstellt. Dabei können die verbesserten Kriterien des Flexpreis Business (u. a. längere Stornierungsfristen, Sitzplatzreservierung 2. Klasse inklusive), aber auch die Konditionen des Super Sparpreises (Zugbindung) bei der Auswahlentscheidung berücksichtigt werden. 

Für folgende Fahrten (ab München) in der 1. Klasse der Kategorie "Flexpreis Business" enthält die Großkundenvereinbarung 2026 folgende Festpreise für die einfache Strecke:
München-Düsseldorf 229,90 €
München-Köln 226,90 €
München-Berlin 229,90 €.

Bei allen Bahnleistungen der Deutschen Bahn AG - auch nicht zusätzlich rabattierte Angebote - ist die siebenstellige Großkundennummer 7102341 (BMIS-Kundennummer) der Dienststelle anzugeben. 
Der Großkundenrabatt ist nur mit der BahnCard Business kombinierbar, nicht mit der regulären BahnCard. 
Der Großkundenrabatt und die BahnCard Business 25 sind zudem mit den Sparpreisen kombinierbar. 
Für die dienstliche Nutzung sind grundsätzlich BahnCards Business anzuschaffen, sofern die Wirtschaftlichkeit im Einzelfall nachgewiesen ist. 

Sofern die Art des Dienstgeschäftes eine genaue Planung des Reiseverlaufs zulässt, sind die reduzierten Sparpreise der Bahn (Festpreis mit Zugbindung) durch rechtzeitige Buchung und gegebenenfalls Aufteilung der Buchung für Hin- und Rückfahrt in Anspruch zu nehmen.

1.15. Wie können Dienstreisen gebucht werden? 

Für die Buchung von Dienstreisen kann der kostenlose Buchungsservice  hrs.de genutzt werden. 

Alle in den Hotellisten des Freistaats Bayern für 2024 ausgewiesenen Hotels der Accor Kette (Ibis, Mercure, Novotel) lassen sich auch auf der Homepage von Accor abfragen und buchen: businesstravel.accor.com. Dabei ist der Buchungscode bereits hinterlegt.

Nach den Grundsätzen der Haushaltsvollzugsrichtlinien 2023 ist beim Erwerb von Bahnfahrkarten grundsätzlich die Zahlungsmöglichkeit zu nutzen, bei der keine oder möglichst geringe Gebühren anfallen. Für Großkunden hat die Deutsche Bahn AG das Buchungsverfahren „Bahn-Online“ eingeführt. Dabei kann das Bahnticket online bestellt und ausgedruckt werden. Beim Bahn-Online-Verfahren wird der Großkundenrabatt automatisch berücksichtigt. 
Eine Teilnahme am Bahn-Online-Buchungsverfahren ist nur für Beschäftigte möglich, die ihre Bahnfahrkarten eigenständig buchen (im Geschäftskundenportal Geschäftsreisende genannt). Hierfür ist der Antrag auf Einrichtung einer Selbstbucher-Kennung archiv/komp_ finanzen bei der Zentralen Reisekostenstelle einzureichen. Wegen des neuen Zahlungsmittelentgelts für die Bezahlung von Buchungen ab 50 € mittels Kreditkarte ist zu prüfen, ob dieses durch die Aufteilung der Buchung für Hin- und Rückfahrt vermieden werden kann. 

Auch beim  Direktkauf von Fahrkarten am Fahrkartenschalter DB, Schalter in den DB Reisezentren bzw. Reisebüro können unter Angabe der Großkundennummer 7102341 bei zeitgleicher Bezahlung mit ec-Karte, Kreditkarte oder in bar Bahnfahrkarten gebührenfrei erworben werden. 

Die Bestellmöglichkeiten von Bahnfahrkarten unter Nutzung des Großkundenrabatts können unter folgender Adresse eingesehen werden: BahnreisenGrosskundenrabatt . 
Auf dem Bestellformular ist die Angabe der Großkundennummer 7102341 (Bahn-Intern: BMIS-Nummer) der Technischen Universität München erforderlich. 
Die Deutsche Bahn AG (DB) berechnet beim Kauf von Fahrkarten über den Firmendienst beziehungsweise am Schalter der DB oder bei DB-Agenturen Bestell- und Rechnungsentgelte. Das Rundschreiben zu den Servicegebühren der Bahn ist aufrufbar unter: komp_finanzen

Alle wichtigen Anträge für Business-Kunden bei der Deutschen Bahn stehen unter bahn.de/p/view/bahnbusiness/hilfe zur Verfügung.

Servicegebühren für Buchungen von Flügen über ein Reisebüro sind gemäß des Sparsamkeits- und Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes des Bayerischen Reisekostengesetzes möglichst zu vermeiden. Es besteht keine Rahmenvereinbarung mit einem Reisebüro.

1.16. Wie hoch ist die Wegstreckenentschädigung bei Dienstreisen? 

Bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs mit triftigem Grund: 
Pkw je km 0,40 Euro  (0,35 Euro bis 31.12.2022)
Motorrad/Motorroller je km 0,15 Euro 
Moped/Mofa je km 0,09 Euro 
Fahrrad je km 0,06 Euro. 

Bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs ohne triftigen Grund: 
Pkw je km 0,25 Euro 
Motorrad/Motorroller je km 0,12 Euro 
Moped/Mofa je km 0,07 Euro 
Fahrrad je km 0,04 Euro. 


1.17. Was sind triftige Gründe für die Benutzung des eigenen Fahrzeugs? 



Triftige Gründe können sowohl dienstliche als auch schwerwiegende persönliche Gründe sein. 
Sie liegen insbesondere vor, wenn 

    • Der Geschäftsort mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht oder nur schwer zu erreichen oder zu verlassen wäre,
    • Durch die Benutzung privateigener Fahrzeuge voraussichtlich eine wesentliche Arbeitszeitersparnis eintritt,
    • Durch die Benutzung privateigener Fahrzeuge mehrere Dienstgeschäfte erledigt werden können, die bei Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel nicht erledigt werden könnten,
    • Notwendiges schweres (mindestens 10 Kilogramm) oder sperriges Gepäck mitgenommen werden muss,
    • Mindestens zwei Dienstreisende desselben Dienstherrn ein Fahrzeug gemeinsam benutzen, der zweite Dienst-reisende dabei mindestens die Hälfte der Strecke mitfährt und für den Mitfahrer keine unentgeltliche Fahrmöglichkeit gegeben ist,
    • Dienstreisende als Schwerbehinderte erheblich gehbehindert oder aus anderen gesundheitlichen Gründen auf die Benutzung eines Kraftfahrzeugs angewiesen sind (Nachweis erforderlich). 


1.18. Was ist bei dienstlich veranlassten Flugreisen zu beachten? 

Der Ministerrat hat in seinem Maßnahmenprogramm die Realisierung der klimaneutralen Staatsverwaltung beschlossen, die mit der Vermeidung, Reduzierung und Kompensation bei dienstlich veranlassten Flugreisen einhergeht.  
Mit den neuen Vorgaben, die der Bahnnutzung einen Vorrang einräumen - auch wenn höhere Kosten anfallen - sollen dienstliche Flüge und die damit verbundene CO2-Emission reduziert werden.  
Die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Bayerischen Reisekostengesetz (VV-BayRKG) wurde hierzu erweitert.  

Was ist zukünftig zu beachten?  
Es sind andere Maßstäbe bei der Genehmigung von Dienstreisen anzulegen.  

  1. Dienstliche Flugreisen sind möglichst zu vermeiden
    Alternativ zum Fliegen ist es möglich die Bahn zu nutzen, auch wenn dadurch höhere Kosten bei der Erstattung zu berücksichtigen sind. Dies gilt nicht nur für höhere Fahrpreise, sondern auch u.U. für höhere Tagegelder und Übernachtungskosten. Neben dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist damit ebenso der Klimaschutz relevant.  

    Jeder Dienstvorgesetzte hat im Rahmen des eingeräumten Ermessens zu entscheiden, welches Verkehrsmittel angesichts der dienstlichen Erfordernisse, fürsorgerechtlicher Aspekte, der Kosten sowie der Auswirkung auf das Klima im Einzelfall genutzt werden soll.  
    Es ist bereits bei der Planung einer Veranstaltung bzw. einer Dienstreise zu prüfen, wie Dienstreisen durch andere Formen der Zusammenarbeit zur Überbrückung von Distanzen (bspw. durch ein Online-Format) ersetzt werden können. Schon vor der Pandemie galt: „Dienstreisen dürfen nur durchgeführt werden, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere kostengünstigere Weise erledigt werden kann. Die Teilnehmerzahl und die Dauer der Dienstreise sind auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.“  

  2. Der CO2-Ausstoß bei unvermeidlichen dienstlichen Flugreisen ist zu kompensieren
    Es erfolgt eine Kompensation der Emissionen über entsprechende Zertifikate. Hierfür muss jede durchgeführte dienstliche Flugreise der Beschäftigten des Freistaates Bayern dokumentiert werden. Die TUM ist verpflichtet die notwendigen Daten zur Durchführung der CO2-Kompensation jährlich zu melden.  
    Für Flugreisen, die über die Zentrale Reisekostenstelle abgerechnet werden, erfolgt die Datenerfassung durch das an der TUM eingesetzte zentrale Reisekostenabrechnungssystem (RKS).  
    Eine Erfassung der Daten derjenigen Flugreisen, die nicht über die Zentrale Reisekostenstelle abgerechnet werden, hat der jeweilige Bereich ab 01. Januar 2022 sicherzustellen und immer in der 3. Kalenderwoche des Folgejahres an die Referatsleitung der Zentralen Reisekostenstelle zu melden. Die Emissionen der Flugreisen werden auf einzelne Reiseabschnitte aufgeschlüsselt. Hierzu müssen das Flugdatum, die Flugstrecke unter Angabe des Abflugs- und Ankunftsort sowie die Flugklasse bei dienstlichen Flugreisen unter CO2 TUM-interne Erfassung von dienstlichen Flugreisen für das Jahr 2025 erfasst werden.  

Nicht vermeidbare Flugreisen sind zu begründen. Nach dem Bayerischen Reisekostengesetz dürfen nur notwendige Fahrkosten erstattet werden. Bei unvermeidlichen dienstlichen Flugreisen im In- und Ausland ist dies grundsätzlich die Touristen- oder Economyklasse. Bei Flugreisen in das Ausland kann nach der Auslegung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen zu § 2 der Bayerischen Auslandsreisekostenverordnung die Business Class nur erstattet werden, wenn alle anderen Flüge bereits ausgebucht sind, d. h. nur wenn kein billigerer Flug gebucht werden kann oder wenn der körperliche oder gesundheitliche Zustand des Dienstreisenden das Benutzen der Business Class rechtfertigt. Dies hat der Dienstreisende entsprechend darzulegen. Ein ärztliches Attest ist nicht erforderlich.  

Wir bitten Sie, Dienstreisen auf das unvermeidbare Maß zu verringern, Flugreisen zu vermeiden und bevorzugt auf andere, umweltverträglichere Verkehrsmittel auszuweichen.

1.19. Warum muss die Benutzung des Mietwagens begründet werden und was ist zu beachten, wenn ein Mietwagen angemietet wird? 

Nach dem Bayerischen Reisekostengesetz dürfen nur die notwendigen Fahrkosten erstattet werden.  
Die Notwendigkeit der Benutzung des Mietwagens muss triftig begründet werden (z. B. Nutzung durch mehrere Dienstreisende und dadurch kostengünstiger als öffentliche Verkehrsmittel).  

Für die Anmietung eines Mietwagens gilt: Vor Abschluss eines Mietvertrags sind die Preise verschiedener Anbieter und die unterschiedlichen Tarife des jeweiligen Anbieters zu vergleichen. Es gibt günstige Pauschal- oder Sondertarife, die unter vielfältigen Bezeichnungen (z. B. Freizeit- oder Wochenendtarif) angeboten werden. 
Grundsätzlich wird nur die Kompaktklasse mit Navigationsgerät erstattet. Ausnahmen sind vorab durch den Lehrstuhl zu genehmigen. Eine Zubuchung weiterer Versicherungsleistungen ist nicht erforderlich.
Vorrangig sind die vom Freistaat Bayern mit den Mietwagenanbietern AVIS Autovermietung GmbH & Co KG, Europcar Autovermietung GmbH und Sixt GmbH & Co. Autovermietung KG vereinbarten Sonderkonditionen zu nutzen.

Es wird um Berücksichtigung gebeten, dass bei der Nutzung dieser Vereinbarungen mit Nachlasskonditionen die Technische Universität München als Vertragspartner und Rechnungsadressat anzugeben ist.
Weiter ist darauf zu achten, dass vergebene Kundennummern korrekt angegeben werden, da sich Rechnungen andernfalls nicht klar zuordnen lassen.

Hier können Sie sich über die Sonderkonditionen der Vertragspartner, jeweils Angabe von Nettoraten, und deren Buchungswege informieren:

AVIS Autovermietung GmbH & Co KG
Konditionen: AVIS Autovermietung
Buchung:
Vor erstmaliger Anmietung ist für die Rechnungsstellung und die Gewährung der Konditionen mittels der AWD-Nummer E 6689001 eine Registrierung bei AVIS erforderlich, ansonsten ist Barzahlung nötig. Die Online-Buchung erfolgt über diesen Link: firmenkundenbuchung
Im Feld AWD-Nummer die Kennung E668901 eingeben, um die Sonderkonditionen zu erhalten.
Alternativ ist eine Preisanfrage an die Zentrale Buchungsstelle oder Reservierung unter der Tel.: 01805-557755 bzw. 069-690 27771 und de.reservations@abg.com unter Angabe der AWD-Nummer E6689001 möglich.

Europcar Autovermietung GmbH
Konditionen: Autovermietung Europcar
Buchung:
Die Nachlassgewährung setzt jeweils die Vorlage der kostenlos von Europcar zur Verfügung gestellten Europcar-Legitimationsmittel voraus.
Das Online-Buchungstool für Firmenkunden ist unter dem Link Buchung Europcar aufrufbar.
Bei Online-Neuregistrierung ist die Angabe der Firmen Contract ID 53230165 der TUM nötig, um Sonderkonditionen zu erhalten.
Bitte füllen Sie im Registrierungsprozess unbedingt die Daten unter dem Reiter „Firmenadresse“ aus und geben Sie hier Ihre Rechnungsadresse an. Andernfalls kann die Rechnung nicht zugeordnet werden.
Wenn Sie auch für Dritte buchen möchten, kontaktieren Sie bitte Europcar unter onlinesupport.b2b@europcar.com nach erfolgter Registrierung und Sie erhalten die Multibooker-Berechtigung. Kontakt: Telefon: 040-520 18 8770.

Sixt GmbH & Co. Autovermietung KG
Konditionen: Sixt Autovermietung
Buchung:
Bei Online-Buchung erfolgt kein Zuschlag auf die vereinbarten Nettoraten, bei Offline-Buchungen wird ein Zuschlag von 1,90 EUR/Anmietung berechnet.
Die Online-Buchung erfolgt über Sixt Firmenkunden unter dem Button „Firmenrate anwenden“ erfolgt die Angabe der Firmenkundennummer (KDNR) 9959918 und des Passworts bzw. Ratenschlüssels: bayern.
Ansprechpartnerin: Frau Diana Wilcken, E-Mail: wilcken.diana@sixt.com oder unter Tel.Nr.: 0381-80705343.

Es ist auch sinnvoll, einen Preisvergleich im Internet vorzunehmen, da die Preise anderer Mietwagenanbieter auf dem freien Markt unter denen der genannten Vertragspartner liegen können.

1.20. Was ist zu beachten, wenn eine Dienst- bzw. Fortbildungsreise mit einer privaten Reise verbunden wird? Warum ist ein Vergleichsangebot bei Antragstellung beizufügen?

In Art. 15 BayRKG ist die Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen geregelt.
Für die Festsetzung der Reisekostenvergütung ist maßgebend, ob der Beginn der Dienstreise von der Dienststelle oder Wohnung oder vom Urlaubsort aus angeordnet und genehmigt wurde.
1.) Ist der Beginn der Dienstreise von der Dienststelle oder Wohnung aus angeordnet und genehmigt, wird Reisekostenvergütung vom Dienstort zum Geschäftsort und vom Geschäftsort zum Dienstort gewährt. Als Ausgangspunkt der Dienstreise gilt hier die Dienststelle oder Wohnung.
Die Reisekostenvergütung ist so zu bemessen, als wäre nur die Dienstreise durchgeführt worden.
Bei der Verbindung einer Dienstreise mit einer privaten Reise ist der Dienstreisegenehmigung ein Nachweis beizufügen (Vergleichsangebot für die An- und Rückreise ohne und mit privatem Aufenthalt), aus dem ersichtlich ist, dass durch die private Reise keine Mehrkosten für die Abrechnung der Dienstreise entstehen. Entstehen Mehrkosten durch einen privaten Aufenthalt, sind diese vom Dienstreisenden zu begleichen.
2.) Ist der Beginn der Dienstreise vom Urlaubsort aus angeordnet und genehmigt, wird Reisekostenvergütung vom Urlaubsort zum Geschäftsort und bei entsprechender Genehmigung vom Geschäftsort zum Dienstort gewährt. Als Ausgangspunkt der Dienstreise gilt hier der Urlaubsort. Die Anfahrt zum Urlaubsort wird reisekostenrechtlich nicht berücksichtigt.
Auf die tatsächlich entstandenen Kosten für die Rückreise sind die Kosten für die kürzeste Reisestrecke vom letzten Urlaubsort zum Dienstort anzurechnen, d. h. in Abzug zu bringen.
Aus diesem Grund ist der Dienstreisegenehmigung ein Vergleichsangebot für die Rückreise vom letzten Urlaubsort zum Wohnort beizufügen.

Um eine Verbindung einer Dienstreise mit einer privaten Reise handelt es sich nicht in Fällen, in denen eine Dienstreise über die Dauer des tatsächlichen Dienstgeschäfts hinaus angeordnet oder genehmigt wurde, um damit die von Fluggesellschaften bei In- und Auslandsflügen angebotenen günstigeren Flugpreise zu nutzen.
Verlängert sich ein Aufenthalt am Geschäftsort vor oder nach dem Dienstgeschäft - besonders am Wochenende - um einen günstigeren Flugpreis zu nutzen und soll deshalb für die Tage dieses längeren Aufenthaltes Tage- und Übernachtungsgeld gewährt werden, ist der Preis für beide Flüge nachzuweisen, damit eine Vergleichsberechnung erfolgen kann. Bei der Vergleichsberechnung muss sich zusätzlich eine erhebliche Kosteneinsparung ergeben.

Wird die Dienstreise am Tag vor Beginn des Dienstgeschäfts angetreten, weil dies wegen einer rechtzeitigen Teilnahme am Dienstgeschäft notwendig ist und übernachtet der Dienstreisende dabei unentgeltlich bei ihm bekannten Personen, ist dies nicht als private Reise zu werten.

Nachstehend wird ausgeführt, warum ein Vergleichsangebot bei Antragstellung beizufügen ist.

Für Dienstreisende besteht aufgrund der genannten reisekostenrechtlichen Vorgaben vor allem bei der Verbindung von dienstlichen Reisen mit einem privaten Aufenthalt die Notwendigkeit, ein Vergleichsangebot zu Flug-, Bahn- und ggf. Hotelpreisen vorzulegen. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben, um die Differenz zwischen den Gesamtkosten der Dienstreise inkl. privaten Aufenthalt gegenüber den rein dienstlich notwendigen Kosten des Aufenthalts zu ermitteln. Aufgrund der kurzfristigen Schwankungen besteht in der Praxis keine Möglichkeit eine Vergleichspreisermittlung nachträglich durchzuführen, da sich die fiktiven Reisekosten dann nicht mehr verlässlich feststellen lassen.

Daher und um eine Verzögerung bei der Bearbeitung zu vermeiden, bitten wir die Dienstreisenden dringend vorab ein Vergleichsangebot einzuholen und mit dem Antrag auf Genehmigung der Dienst- bzw. Fortbildungsreise in der Zentralen Reisekostenstelle einzureichen.

Das Vergleichsangebot sollte spätestens zusammen mit der tatsächlichen Buchung eingeholt werden.

Um die Vergleichbarkeit zwischen einem Angebot ohne privaten Aufenthalt und einem Angebot mit privaten Aufenthalt sicherzustellen, sind gleichartige Bedingungen (bspw. Beförderungsbedingungen) sowie realistische An- bzw. Abreisezeiten zu berücksichtigen. Beispielsweise können keine Flugzeiten akzeptiert werden, die nach Beginn oder vor Ende des Dienstgeschäftes liegen. Der Vergleich soll die Urlaubstage sowie die Wochenenden des Privataufenthaltes berücksichtigen. Es ist ein direkter Rückflug bzw. eine direkte Rückfahrt vom Dienstgeschäftsort nach Dienstgeschäftsende auszuwählen.

Empfohlenes Vorgehen:

1.) Planen Sie Ihre Dienst-/ Fortbildungsreise zunächst ohne privaten Aufenthalt. Somit erhalten Sie die Grundlage für Ihr Vergleichsangebot auf Basis der rein dienstlich relevanten Daten zur An- bzw. Abreise.

2.) Planen Sie Ihre Dienst-/ Fortbildungsreise inklusive des privaten Aufenthaltes. Mit diesen Daten buchen Sie den tatsächlichen Flug nach Absprache mit Ihrem Dienstvorgesetzten.

Das Vergleichsangebot weist nun den Flugpreis aus, der sich für den zum Dienstgeschäft notwendigen kürzest möglichen Zeitraum und die wirtschaftlichste Strecke (ohne private Umwege) ergeben hätte.
Für die Ermittlung des Vergleichspreises reicht ein Bildschirmausdruck aus, dem die entsprechenden Angaben entnommen werden können.
1.21. Wie ist der Unfallversicherungsschutz bei Dienstreisen geregelt? 

Ist bei Dienstreisen ein Körperschaden eingetreten, liegt ein Dienstunfall vor. In diesem Fall besteht ein Anspruch auf Unfallfürsorge. 
Informationen zum Unfallversicherungsschutz finden Sie im Intranet unter unfallversicherung und dienstunfall.

1.22. Welche Regelung gilt für Professoren, die in Ruhestand getreten oder entpflichtet sind? 

Pensionierte Professoren/Professoren mit Rentenbezug: 

Mit der Pensionierung bzw. dem Eintritt in den Ruhestand endet das Beamtenverhältnis bzw. das Beschäftigungsverhältnis mit den entsprechenden Dienstpflichten. 
Die Genehmigung von Dienstreisen durch die zentrale Reisekostenstelle scheidet daher aus.  
Soll für Professoren im Ruhestand aufgrund vertraglicher Festlegung mit einem Lehrstuhl bzw. einer sonstigen Einrichtung der Hochschule wie Dienstreisenden Reisekostenerstattung nach dem Bayerischen Reisekostengesetz gewährt werden, ist neben dem Formular Antrag auf Erstattung der Reisekosten der vom Inhaber des Lehrstuhls bzw. dem Leiter der Einrichtung unterzeichnete Dienstreiseantrag für die Abrechnung der Reisekosten bei der abrechnenden Stelle vorzulegen. Ersatzweise kann auch eine Bestätigung des Lehrstuhlinhabers oder sonstigen Berechtigten eingereicht werden, in der bestätigt ist, dass die Reise im Auftrag und im dienstlichen Interesse des Lehrstuhls bzw. der jeweiligen Einrichtung durchgeführt wurde. 

Emeritierte Professoren: 

Die Entbindung von den amtlichen Verpflichtungen (Entpflichtung/Emeritierung) verändert die allgemeine beamtenrechtliche Stellung nicht, d. h. das Beamtenverhältnis besteht auch nach der Entpflichtung fort. Die Emeriti sind jedoch von den Pflichten ihres Amtes entbunden und haben keine konkret-funktionellen Dienstaufgaben mehr, so dass sie nicht mehr verpflichtet sind zu lehren, zu prüfen, zu forschen oder sich an den Selbstverwaltungsaufgaben ihrer Hochschule zu beteiligen. Sie können ihre Rechte als Hochschullehrer/in weiterhin ausüben; die bisherigen Arbeitsmöglichkeiten (z. B. Institut) stehen ihnen jedoch nicht mehr zur Verfügung. 
Emeriti können Anträge auf Genehmigung von Dienstreisen stellen, wenn sie unmittelbare Dienstgeschäfte der Hochschule wahrnehmen. Bei der Prüfung, ob eine unmittelbare Erledigung von Dienstgeschäften vorliegt, ist ein strenger Maßstab anzulegen. Nicht alle Tätigkeiten, die emeritierte Professoren/Professorinnen aufgrund ihres früheren Amtes ausüben, sind als Wahrnehmung von Dienstgeschäften anzusehen, sondern nur solche, die unmittelbare Erledigungen von Hochschulaufgaben sind. Dies ist der Fall, wenn die emeritierten Professoren in den Dienstbetrieb der Hochschule integriert werden und Dienstaufgaben übernehmen, also insoweit auch wieder weisungsgebunden sind. Reisen der emeritierten Professoren können somit nur dann Dienstreisen sein, wenn sie Dienstaufgaben übernehmen, die ansonsten ein Bediensteter der Hochschule im aktiven Dienst erledigen müsste. 
Emeritierte Professoren haben einen gesetzlichen Anspruch auf Reisekostenvergütung nach dem Bayerischen Reisekostengesetz, wenn eine Dienstreise im oben beschriebenen Sinn vom Leiter eines Lehrstuhls oder einer sonstigen Einrichtung der Hochschule angeordnet oder genehmigt worden ist. 

Hinweise zum Versicherungsschutz: 

Für Professoren im Ruhestand (pensionierter Professor, Professor mit Rentenbezug) besteht kein Versicherungsschutz über die Unfallfürsorge nach dem Beamtenversorgungsgesetz, weil Professoren im Ruhestand nicht mehr zu den Dienstunfallfürsorgeberechtigten zählen. 
Sofern Professoren im Ruhestand noch Aufgaben der Hochschule im In- oder Ausland wahrnehmen (d. h. mit Zustimmung der Hochschule Tätigkeiten von wirtschaftlichem Wert verrichten, die ansonsten von Beschäftigten, z. B. hauptamtlichen Lehrpersonal erledigt werden müssten), besteht gesetzlicher Unfallversicherungsschutz (SGB VII) über die gesetzliche Unfallkasse. 
Für emeritierte Professoren besteht auch nach deren Entpflichtung Dienstunfallschutz, wenn noch Aufgaben der Hochschule wahrgenommen werden. 

Bei selbständiger Tätigkeit der Ruhestandsprofessoren (z. B. Honorarvertrag, Lehrauftrag) liegt jedoch kein gesetzlicher Unfallversicherungsschutz vor. In diesem Fall liegt die private Vorsorge in der Verantwortung des Professors.


1.23. Was ist bei Nutzung des Fahrrads zu beachten? 

Unter Berücksichtigung der Fürsorgepflicht sollen nach dem allgemeinen Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (Art. 3 Abs. 2 BayRKG) bereits bei Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise oder eines Dienstganges die voraussichtliche Dauer, der Ausgangs- und Endpunkt der Reise, die Art des Beförderungsmittels und die Anerkennung triftiger Gründe bei Benutzung eines privateigenen Fahrzeugs festgelegt werden. Die Möglichkeit einer elektronischen Erstellung und Bearbeitung des Dienstreiseantrags (mit BayRMS) ist vorrangig zu nutzen.

Der Dienstreisende hat den zweckmäßigsten oder der Verkehrssitte entsprechenden Reiseweg (kürzeste verkehrsübliche Strecke) und das den Umständen nach in Betracht kommende regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel zu wählen, mit dem der Zweck der Dienstreise am besten erreicht werden kann. Grundsätzlich nur mit dieser Einschränkung steht dem Dienstreisenden ein Anspruch auf Reisekostenvergütung zu (vgl. Erläuterungen zu Art. 5 BayRKG Rd.Nr. 10).

Eine Wegstreckenentschädigung wird jeweils als Auslagenersatz je Kilometer gewährt, je nachdem ob die Nutzung des Fahrrads mit oder ohne triftige Gründe genehmigt wurde (vgl. Art. 6 Absätze 1 und 6 jeweils Satz 1 Ziffer 4 BayRKG).

Die Begründung, dass es zu einer CO2-Einsparung bei Nutzung eines Fahrrads kommt, ist im Gesetz nicht genannt.

Die mit Wirkung vom 01.04.2020 neu aufgenommene Nr. 3.2.1 zu Art. 3 BayRKG bezieht sich auf Art. 5 BayRKG. Um Flugreisen(!) einzuschränken, können auch regelmäßig verkehrenden Land- oder Wasserfahrzeugs (wie Zug, Bus, usw.) als notwendig anerkannt werden, auch wenn sich die Reisezeit etwas verlängert und ggf. höhere Kosten entstehen. Die in Art. 3 Abs. 2 BayRKG genannte Notwendigkeit ist immer maßgeblich.

Das Fahrrad ist kein regelmäßig verkehrendes Verkehrsmittel.

Das eigene Fahrrad kann vor allem bei Dienstgängen (z. B. im Stadtgebiet München), d. h. bei der Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort sinnvoll eingesetzt werden.

Wir bitten Sie im Antrag auf Genehmigung eines Dienstganges bzw. einer Dienstreise - sowohl im papierbasierten wie digitalen Prozess - die Notwendigkeit der Nutzung des Fahrrads unter Beachtung der genannten rechtlichen Bestimmungen anzugeben.

2. Fragen zur Abrechnung von Dienstreisen 


2.1. Was bedeutet die Ausschlussfrist von 6 Monaten? 

Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von einem halben Jahr nach dem Tag der Beendigung der Dienstreise schriftlich geltend gemacht wird (Art. 3 Abs. 5 Satz 1 BayRKG). Die Frist von 6 Monaten gilt auch für die Abrechnung einzelner Reisen, die im Rahmen einer pauschalen Dienstreisegenehmigung durchgeführt wurden. 
Eventuell gezahlte Abschläge müssen in voller Höhe zurückgezahlt werden, wenn die Abrechnung nicht innerhalb der 6-Monatsfrist eingeht.

2.2. Was ist mit Grenzübertritt/Landung gemeint? (Ziffer 3.4 im Antrag auf Erstattung der Reisekosten) 

Der Grenzübertritt ist bei der Berechnung des Tagegeldes entscheidend. Auf dem Landweg ist der tatsächliche Zeitpunkt des Grenzübertritts anzugeben, bei Flugreisen ist es die erste Landung im Zielland. Dabei bleiben Zwischenlandungen unberücksichtigt, außer es wird eine Übernachtung erforderlich. Bei der Rückreise ist die erste Landung in Deutschland anzugeben.

2.3. Welche Angaben sind unter dem Punkt Zuwendungen (Ziffer 4.2 und 4.3 im Antrag auf Erstattung der Reisekosten) zu machen? 

Neben den Angaben, ob Fahrkostenerstattung und/oder kostenlose Übernachtung für die Durchführung der Dienstreise beziehungsweise für Teile der Dienstreise als Zuwendungen Dritter gewährt wurden, sind alle unentgeltlich gewährten Mahlzeiten einschließlich eines Getränks (Frühstück, Mittagessen und Abendessen), die bereits in den Tagungsgebühren, im Hotelpreis, in den Fahrkosten (z. B. Flugzeug) enthalten sind oder vom Veranstalter in sonstiger Weise gewährt wurden, in der Reisekostenabrechnung unter Ziffer 4.2 und 4.3 anzugeben. 
Fehlen diese Angaben oder können sie nicht glaubhaft nachvollzogen werden, wird das jeweilige Tagegeld anteilig gekürzt.

2.4. Was ist bei der Höhe der Übernachtungskosten zu beachten? 

Nach Art. 9 Abs. 3 BayRKG werden nur die entstandenen notwendigen Übernachtungskosten erstattet. 
Dabei sind folgende Übernachtungskosten im Inland als notwendig anzusehen: in Orten bis 299.999 Einwohner bis zu 90 EUR, in Orten ab 300.000 Einwohner bis zu 120 EUR pro Nacht. Sind die Übernachtungskosten höher, so ist zu begründen, warum die höheren Kosten notwendig waren. 
Für das Ausland gelten andere Sätze für die notwendigen Übernachtungskosten. 
Unter der Adresse gesetze-bayern.de/Content/Document  können die jeweiligen Auslandsübernachtungssätze eingesehen werden. Sind die entstandenen Übernachtungskosten höher, als das für das Reiseland festgelegte Auslandsübernachtungsgeld, ist zu begründen, warum die höheren Kosten notwendig waren. 

Für die Buchung von Dienstreisen kann der kostenlose Buchungsservice hrs.de oder acc-hotelbooking.de genutzt werden. 

Seit dem 01.01.2014 wird auf entgeltliche Übernachtungen in Berlin und anderen Städten eine Steuer in Höhe von 5% auf den Preis der Übernachtung erhoben. Nicht betroffen sind Übernachtungen, die im Rahmen von Reisen mit dienstlicher Veranlassung anfallen, sofern die dienstliche Veranlassung glaubhaft gemacht wird. Die Glaubhaftmachung kann unter anderem durch das Ausstellen der Rechnung auf den Arbeitgeber erfolgen. Um den Anfall der Steuer zu vermeiden, wird gebeten die Rechnung für Übernachtungskosten auf Dienstreisen auf die Technische Universität München ausstellen zu lassen. Nach einem Urteil vom Jahr 2023 können die Kommunen auch bei Dienstreisen die Übernachtungssteuer erheben. Wenn die Übernachtungssteuer auch bei Dienstreisen unvermeidbar ist, so kann sie als notwendige Kosten erstattet werden.  

Eine Übernachtung ist unentgeltlich, wenn die Übernachtungsmöglichkeit z. B. von der einladenden Stelle oder dem Projektpartner ohne Berechnung zur Verfügung gestellt wird. 

Bei Übernachtung am Wohnort des Beschäftigten (Wohnort ist der Ort, an dem der Beschäftigte tatsächlich wohnt, darunter fallen auch Zweit- oder andere Wohnsitze) können keine Übernachtungskosten geltend gemacht werden.

2.5. In welcher Höhe kann Tagegeld erstattet werden? 


Im Inland: 
a) bei einer eintägigen Reise 
von mehr als sechs bis acht Stunden 4,50 EUR 
von mehr als acht bis zwölf Stunden 7,50 EUR 
von mehr als zwölf Stunden 15,00 EUR 

b) bei einer mehrtägigen Reise 
von mehr als sechs bis acht Stunden 6,50 EUR 
von mehr als acht bis zwölf Stunden 11,00 EUR 
von mehr als zwölf Stunden 21,50 EUR 

Im Ausland: 
Die Höhe des Tagegeldes für Auslandsreisen ist abhängig vom jeweiligen Aufenthaltsort. 
Unter der Adresse gesetze-bayern.de/Content/Document können die jeweiligen Auslandstagegelder für einen vollen Kalendertag eingesehen werden. 

Für eintägige Auslandsdienstreisen sowie für den Tag des Antritts und der Beendigung einer mehrtägigen Auslandsdienstreise beträgt das Tagegeld bei einer Abwesenheitsdauer von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden 80 v. H., von mindestens 8 Stunden 40 v. H. des jeweiligen Auslandstagegeldes. 

Die Höhe des jeweiligen Tagegeldes vermindert sich, wenn unentgeltliche Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) im Rahmen der Dienstreise oder Fortbildungsreise von anderer Seite gewährt werden. Aus diesem Grund ist es notwendig, unentgeltlich gewährte Mahlzeiten unter Ziffer 4.2 und 4.3 im Antrag auf Erstattung der Reisekosten darzulegen (siehe hierzu auch Ziffer 2.3.).

2.6. Wer ist ein Beschäftigter beim Freistaat Bayern? 

Jeder, der ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit der Technischen Universität München oder einer sonstigen Behörde des Freistaats Bayern hat (z. B. auch studentische Hilfskräfte).

2.7. Warum muss die Fahrt mit dem Taxi begründet werden? 

Die Fahrt mit dem Taxi muss begründet werden, weil das Verkehrsmittel kein regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel ist und somit Kosten nur erstattet werden dürfen, wenn die Notwendigkeit zur Benutzung bestand.

2.8. Warum ist die dienstliche Nutzung von Telefon/Internet zu bestätigen? 

Es dürfen nur dienstlich veranlasste notwendige Kosten erstattet werden. Private Telefon- und Internetkosten sind nicht erstattungsfähig.

2.9. Kann eine BahnCard im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden? 

  • Reguläre BahnCard
    Die Anschaffungskosten einer regulären BahnCard können nicht erstattet werden. Benutzt der Dienstreisende eine aus persönlichen Gründen erworbene BahnCard auch für Dienstreisen – wozu er aufgrund des Dienst- und Treueverhältnisses verpflichtet ist – so entsteht nur ein Mehraufwand in Höhe des ermäßigten Fahrpreises. Eine Erstattung nach dem Verhältnis der privaten und dienstlichen Nutzung ist nicht möglich.

    •Ermäßigte BahnCard (z. B. Bahncard für Studierende / Senioren)
    Die Anschaffungskosten einer BahnCard können nur ausnahmsweise im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden, wenn diese Alternative trotz der nicht mehr zulässigen Kombination mit dem Großkundenrabatt die wirtschaftlichste Nutzungsmöglichkeit darstellt; dies ist der Fall bei ermäßigten BahnCards (z. B. für Reisende ab 60 Jahren bzw. bei Mobilitätseinschränkung: Ermäßigte BahnCard 25, Ermäßigte BahnCard 50; für Reisende von 6 – 26 Jahren: My BahnCard 25, My BahnCard 50).

    • BahnCard Business
    Die Deutsche Bahn AG hat zum 12. Juni 2011 mit der BahnCard Business eine BahnCard für Geschäftsreisende eingeführt.
    Als dienstliche BahnCard wird seit dem Jahr 2011 nur noch die BahnCard Business anerkannt.
    Bei Vielreisenden ist die Anschaffung einer BahnCard Business zu prüfen. Die Kombination von Großkundenrabatt und BahnCard-Rabatt ist nur noch bei Einsatz einer BahnCard Business möglich. Somit sind für die dienstliche Nutzung grundsätzlich BahnCards Business (BahnCard Business 25, BahnCard Business 50, BahnCard 100 für Geschäftskunden) anzuschaffen, sofern die Wirtschaftlichkeit im Einzelfall durch eine Amortisationsrechnung nachgewiesen ist. Die genauen Konditionen können unter bahnbusiness/businesscards/index eingesehen werden und mit dem dort bereitgestellten Amortisationsrechner kann berechnet werden, ob sich die Anschaffung einer BahnCard Business lohnt.

    Die Kosten für die BahnCard Business können nur im Rahmen einer Dienstreiseabrechnung mit Bahnfahrkosten erstattet werden. Notwendige Voraussetzung für die Kostenerstattung ist die dienstliche Kausalität des Erwerbs der BahnCard Business. Nur wenn die BahnCard Business in zeitlichem und sachlichem Zusammenhang mit einer Dienstreise erworben wird – weil die Kosten für die BahnCard Business und die ermäßigten Fahrpreise niedriger sind als die regulären Fahrpreise – sind die Kosten für die BahnCard Business in voller Höhe als Reisekosten zu erstatten. Die dienstliche Veranlassung für die Anschaffung der BahnCard Business ist in einer Auflistung der voraussichtlich durchzuführenden Dienstreisen innerhalb eines Jahres zu begründen.
    Die schriftliche Zustimmung des Vorgesetzten ist einzuholen und der Abrechnung beizufügen.
    Eine nachträgliche oder anteilige Erstattung der Kosten ist nicht möglich.

    Für den Kauf der BahnCard Business aus dienstlichen Gründen ist die Angabe der Großkundennummer 7102341 (Bahn-Intern: BMIS-Kundennummer) erforderlich. Die Laufzeit der BahnCard Business beträgt damit nur 1 Jahr. Es erfolgt keine automatische Verlängerung der Geltungsdauer und kann ggf. nach erneuter Prüfung der Wirtschaftlichkeit neu beantragt werden.
    Ist die Rentabilität bei den voraussichtlich durchzuführenden Dienstreisen bei Anschaffung der BahnCard Business nicht gegeben, ist eine (auch anteilige) Erstattung der Kosten nicht möglich. Ob die BahnCard Business gelegentlich oder in zeitlichem Zusammenhang mit einer Dienstreise erworben wird bleibt unberücksichtigt. Privater Natur sind andere Motive der Rentabilität, so dass die Anschaffung der BahnCard Business – ebenso wie bei privat erworbenen Zeitkarten – zu keiner Reisekostenerstattung führen darf.

    Ab 9. Juni 2024 gibt es die BahnCard Business 25 und 50 ausschließlich in digitaler Form.
    Um Ihre digitale BahnCard Business nutzen zu können, benötigen Sie ein Kundenkonto auf bahn.de sowie die App DB Navigator auf Ihrem Smartphone.
    Die Bestellung der BahnCard Business erfolgt wie bisher über das Kundenkonto im Geschäftskundenportal. Die Karte ist nach der Bestellung im jeweiligen Kundenkonto sowie in der DB Navigator App hinterlegt.
    Alternativ können Sie als Nachweis für die BahnCard Business ein Ersatzdokument in Form eines PDF-Dokuments mit QR-Code mitführen und in Verbindung mit einem amtlichen Lichtbildausweis im Zug vorlegen. Dieses Ersatzdokument wird allen Karteninhabenden ab 9. Juni 2024 im Kundenkonto zur Verfügung gestellt und kann bei Bedarf ausgedruckt werden.
    Alle aktuell gültigen BahnCard Business 25/50 Plastikkarten können bis zu dem aufgedruckten Gültigkeitsende weiterhin genutzt werden.


2.10. Warum muss die Anschaffung einer BahnCard Business begründet werden? 

Die BahnCard Business darf nur erstattet werden, wenn sich die Anschaffungskosten der BahnCard Business amortisieren. Um dies darzulegen sind zum Zeitpunkt der Anschaffung der BahnCard Business die im Gültigkeitszeitraum mit der Bahn geplanten Reisen soweit wie möglich darzulegen. Die zukünftigen Kosteneinsparungen der verbilligten Fahrkarten müssen über dem Anschaffungspreis der BahnCard Business liegen.

2.11. Welche Unterlagen sind der Abrechnung beizufügen, wenn eine BahnCard Business erstattet werden soll?

    • Kopie der BahnCard Business (Vorderseite)
    • Aufstellung über die geplanten Reisen (Ort, geplantes Datum zukünftiger Dienstreisen oder bereits getätigte Reisen) --> bitte separates Blatt beifügen
    • ggf. Rechnung über die BahnCard Business
    • die schriftliche Zustimmung des Vorgesetzten


2.12. Was ist eine Abschlagszahlung?
 

Ein Abschlag ist eine Vorauszahlung auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten an den Reisenden. Die Gewährung eines Vorschusses ist erst ab einem zu erwartenden Reiseaufwand von mehr als 200 € möglich. Es dürfen höchstens 70% der insgesamt zu erwartenden Kosten als Abschlag ausbezahlt werden. 
Eine Abschlagszahlung können Sie direkt von Ihrer jeweiligen TUM-Einrichtung (z. B. Ihrem Lehrstuhl) ausbezahlt erhalten. Ein Antrag bei und eine Prüfung durch die Zentrale Reisekostenstelle ist nicht mehr erforderlich. Die Dienstreise muss jedoch vorher vom Dienstvorgesetzten angeordnet und von der Zentralen Reisekostenstelle genehmigt worden sein. Bei der Abrechnung der Reisekosten sind etwaig erhaltene Abschlagszahlungen unter Punkt 7 im Antrag auf Erstattung der Reisekosten anzugeben und entsprechende Kopien (SAP Buchungsjournal und Rechnungen) beizufügen. Bitte beachten Sie, dass erhaltene Abschlagszahlungen welche nicht innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung der Reise mit der Reisekostenabrechnung in Abzug gebracht wurden, an den Lehrstuhl zurück zu zahlen sind. 
Bei der Buchung der Abschlagszahlung beachten Sie bitte die Hinweise unter dienstreisen-Abschlagszahlung-Buchung in SAP.


2.13. Was sind Kosten die vom Lehrstuhl bezahlt wurden? 

Das sind z. B. Fahrkosten (Flugticket, Bahnfahrkarten), Teilnahmegebühren oder Übernachtungskosten, die der Lehrstuhl/das Institut direkt an den Rechnungssteller bezahlt hat.


2.14. Können die Kosten für eine Reiserücktrittsversicherung erstattet werden? 

Die Kosten für eine Reiserücktrittsversicherung können nicht erstattet werden. Die Erstattung der hierfür erforderlichen Kosten ist in den Verwaltungsvorschriften zum Bayerischen Reisekostengesetz ausdrücklich ausgeschlossen.


2.15. Können die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung erstattet werden? 

Es wird empfohlen vor jeder Auslandsreise mit der Krankenkasse abzuklären, ob ein ausreichender Versicherungsschutz besteht. Eventuell anfallende Kosten für eine notwendige Auslandskrankenversicherung für Dienstreisen können nicht aus Reisekostenmitteln getragen werden, dies wird in den Verwaltungsvorschriften zum Bayerischen Reisekostengesetz ausgeschlossen.


2.16. Können Impfkosten bei Auslandsdienstreisen erstattet werden? 


Impfkosten sind bei Auslandsdienstreisen als Nebenkosten nach Art. 12 BayRKG dann erstattungsfähig, wenn es sich um Reisen in Infektions-oder Endemiegebiete handelt. 
Zur arbeitsmedizinischen Vorsorge bei Dienstreisen ins Ausland ist im Intranet unter Merkblatt TUM eine Zusammenstellung zu finden.
Bei der Prüfung der Erstattungsfähigkeit können die länderspezifischen Impfempfehlungen des Auswärtigen Amtes tum-agu-hochschulen-de.eaccess.tum.edu als Richtlinie gelten.

3. Sonstige Fragen zu Dienstreisen 



3.1. Wie werden Reisezeiten als Arbeitszeit bei Beamten und Arbeitnehmern bei Dienstreisen bewertet? 

Bei Dienstreisen gilt grundsätzlich nur die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme (z. B. Teilnahme an einer Besprechung) am auswärtigen Geschäftsort als Arbeitszeit. 
Reisezeiten und Wartezeiten sind keine Arbeitszeit, es sei denn, dass während der Reisezeit vorgeschriebene Arbeit zu verrichten ist. 
Es wird jedoch mindestens die auf den einzelnen Tag entfallende regelmäßige durchschnittliche Arbeitszeit berücksichtigt, wenn diese ohne Anrechnung der Reisezeit nicht erreicht würde. 

Abweichend davon werden jedoch Reisezeiten, die in die für vollbeschäftigte Bedienstete geltende Sollzeit fallen, auf die Arbeitszeit angerechnet. 
Werden Beschäftigte wegen Dienstreisen außerhalb der für vollzeitbeschäftigte Bedienstete festgelegten Sollzeit beansprucht, so werden Reisezeiten zu einem Drittel durch Freizeit ausgeglichen. 

Beispiel: Sollzeit für den Arbeitstag = 41,0 Stunden : 5 = 8,20 Stunden 

Dauer der Anreise - Dauer der dienstlichen Inanspruchnahme (= Dienstgeschäft) - Dauer der Rückreise - davon als Arbeitszeit anzusetzen 
2,5 Stunden - 2 Stunden - 2,8 Stunden - 7,30 Stunden (siehe Erläuterung 1) 
3 Stunden - 4,5 Stunden - 3 Stunden - 8,20 Stunden + 0,76 Stunden Freizeitausgleich (siehe Erläuterung 2) 
2,5 Stunden - 7,5 Stunden - 3 Stunden - 8,20 Stunden + 1,60 Stunden Freizeitausgleich (siehe Erläuterung 3) 

Erläuterung 1: Reisezeiten werden voll angerechnet, da sie in die Sollzeit fallen (auch wenn diese nicht erreicht wird) 

Erläuterung 2: Reisezeiten sind anzurechnen, soweit sie in die Sollzeit fallen. Für Reisezeiten außerhalb der Sollzeit wird Freizeitausgleich zu 1/3 gewährt (10,50 Stunden - 8,20 Stunden = 2,30 Stunden, davon 1/3). 

Erläuterung 3: Für Reisezeiten außerhalb der Sollzeit wird Freizeitausgleich zu 1/3 gewährt (13,00 Stunden - 8,20 Stunden = 4,80 Stunden, davon 1/3). 

Der Umfang des Freizeitausgleichs erhöht sich auf zwei Drittel der Reisezeiten, soweit Bedienstete durch Reisezeiten an Samstagen, Sonntagen oder gesetzlichen Feiertagen in Anspruch genommen werden. 
Pausen sind auch bei Dienstreisen keine Arbeitszeit. In den genannten Beispielen wurden sie bereits abgezogen. 
Wird die Dienstreise von der Wohnung angetreten oder beendet, darf höchstens die Reisezeit berücksichtigt werden, die bei einer Abreise oder Ankunft an der Dienststelle angefallen wäre. 
Diese Regelung gilt nicht, wenn es zur Erledigung des konkreten Dienstgeschäfts aus dienstlichen Gründen erforderlich ist, die Dienstreise zwischen 20 Uhr und 6 Uhr oder an einem Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag an der Wohnung anzutreten oder zu beenden. 
Bei Fortbildungsreisen wird keine Zeitgutschrift in Form eines Freizeitausgleichs gewährt. Bei der Ermittlung der Reisezeit wird bei einer Reisedauer von 10 Stunden die tägliche Sollzeit angerechnet.


3.2. Wann können die Kosten für das Frühstück in voller Höhe erstattet werden? 

Im Jahr 2010 wurde der Umsatzsteuersatz für inländische Hotelübernachtungen auf 7 % gesenkt, während für das Frühstück weiterhin 19 % anfallen. 
Für die Reisekostenabrechnung ergibt sich daraus, dass lediglich die mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz ausgewiesenen tatsächlichen Unterkunftskosten erstattet werden, während die Aufwendungen für das Frühstück - ungeachtet des hierfür tatsächlichen verauslagten Betrags - durch die Tagegeldpauschale nach Art. 8 Abs. 2 BayRKG abgegolten sind. 
Alternativ dazu besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber die im Rahmen der Dienstreise erforderlichen Übernachtungen durch eine mit den Reisevorbereitungen betraute Person bucht oder der Dienstreisende durch die Genehmigung der Dienstreise durch den Vorgesetzten mit der Buchung der Übernachtungsmöglichkeit beauftragt wurde (Arbeitgeberveranlassung) und die Rechnung des Beherbergungsbetriebes auf die Beschäftigungsbehörde ausgestellt ist. 
Sind diese Voraussetzungen gegeben, können die Übernachtungskosten einschließlich Frühstück wie bisher abgerechnet werden.

3.3. Warum können Fahrkosten in der Regel nur für die Strecke von der Dienststelle bis zum Geschäftsort erstattet werden? 

Die Fahrkostenerstattung, Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung ist nach Art. 5 Abs. 1 Satz 3 BayRKG auf die Höhe der Aufwendungen begrenzt, die bei Abreise oder Ankunft an der Dienststelle angefallen wären. 
Auch bei Genehmigung der Wohnung als Ausgangs- oder Endpunkt der Reise ist in der Regel keine höhere Kostenerstattung möglich. 
Demzufolge sind bei Fahrten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln höchstens die Fahrkosten erstattungsfähig, die für eine Fahrt von der Dienststelle zum auswärtigen Geschäftsort angefallen wären; dies gilt auch bei der Beschaffung der Fahrkarten durch die Dienststelle. 
Bei Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs werden bei der Abrechnung die geltend gemachten Aufwendungen den Kosten gegenüber gestellt beziehungsweise auf die Höhe begrenzt, die bei der Abreise oder Ankunft an der Dienststelle angefallen wären. 
Diese Regelung gilt nicht, wenn es zur Erledigung eines konkreten Dienstgeschäfts aus dienstlichen Gründen erforderlich ist, die Dienstreise zwischen 20 Uhr und 6 Uhr oder an einem Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag anzutreten oder zu beenden. 
Eine weitere Ausnahme hiervon ist möglich, wenn der Wohnort näher zum Geschäftsort liegt und dadurch keine höhere Reisekostenvergütung entsteht als bei Antritt der Dienstreise an der Dienststelle.


3.4. Was ist zu beachten, wenn ein Schaden am Privat-Kfz während einer Dienstreise eingetreten ist? 

Ersatzleistungen durch die Dienstfahrt-Fahrzeugversicherung (DFFV) bei Schäden an einem privaten Kraftfahrzeug des Dienstreisenden kommen nur in Betracht, wenn bereits auf der Dienstreisegenehmigung, schriftlich und vor Antritt der Reise die triftigen Gründe für die Benutzung des privaten Fahrzeugs anerkannt wurden. 

Schäden sind vom Bediensteten innerhalb der Ausschlussfrist von drei Monaten unter Vorlage einer Kopie der Dienstreisegenehmigung geltend zu machen bei: 

Ecclesia Versicherungsdienst GmbH 
Klingenbergstr. 4 
32758 Detmold 

Weitere Informationen und die Versicherungsnummer erhalten Sie im Intranet unter schadensfaelle.   
Die Vordrucke zur Schadenmeldung finden Sie unter archiv/komp_finanzen/komp_finanzen_20030310_101433.
Hier finden Sie auch die Rundschreiben der Rechtsabteilung zur Dienstfahrt-Fahrzeugversicherung vom 05.02.2010 und vom 16.02.2011. 
Es besteht kein Fahrzeugversicherungsschutz, wenn ein Fahrzeug ohne triftigen Grund benutzt wird oder im Rahmen von Fortbildungsreisen. 
Der private Abschluss einer Rabattverlustversicherung ist bei der Ecclesia Versicherungsdienst GmbH möglich. Die Jahresprämien können von der Reisekostenstelle nicht erstattet werden.

3.5. Wie werden Dienstreisen mit längerem Aufenthalt am Geschäftsort abgerechnet? 


Hierbei ist zu unterscheiden, ob der Geschäftsort im Inland oder im Ausland liegt. 
Geschäftsort liegt im Inland: 

Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, so werden als Vergütung vom 15. Tag an 50 v. H. des Tage- und Übernachtungsgeldes (Art. 8 Abs. 2 Satz 1, Art. 9 Abs. 2 BayRKG) und vom 43. Tag an Trennungstagegeld und Reisebeihilfen wie bei einer Abordnung (Art. 23 BayRKG) gewährt. Zu den Aufenthaltstagen rechnen alle Tage zwischen dem Hinreise- und dem Rückreisetag.

Geschäftsort liegt im Ausland: 

Dauert der Aufenthalt an demselben ausländischen Geschäftsort länger als 14 Tage, ist das Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld vom 15. Tag an um 25 v. H. zu ermäßigen. Zu den Aufenthaltstagen rechnen alle Tage zwischen dem Hinreise- und dem Rückreisetag.


3.6. Wie werden Reisen aufgrund einer Zuweisung oder Abordnung mit längerem Aufenthalt am Geschäftsort abgerechnet? 
 

Bei der Abrechnung der entstandenen Kosten wird für die Hinreise und Rückreise zum/vom auswärtigen Geschäftsort Reisekostenerstattung wie bei Dienstreisen gewährt. 
Für den Aufenthalt am auswärtigen Geschäftsort werden die dienstlich veranlassten Mehraufwendungen durch Bezug von Trennungsgeld nach § 23 BayRKG i. V. mit der Bayerischen Trennungsgeldverordnung abgegolten.

3.7. Welche Kosten können bei Vorstellungs- und Berufungsreisen für Professoren erstattet werden? 


3.7.1. Vor Ruferteilung: 

Für Reisen, die im Zusammenhang mit der Besetzung freier Planstellen für Professoren durchgeführt werden, können die entstandenen Kosten auf Antrag wie bei Vorstellungsreisen erstattet werden: 
Fahrkosten für die 2. Klasse Bahn einschließlich der notwendigen Zuschläge zwischen dem Wohnort und dem Vorstellungsort und Kosten für öffentliche Verkehrsmittel am Vorstellungsort. Beim Benutzen des eigenen Kraftfahrzeugs werden 75 v. H. der „kleinen“ Wegstreckenentschädigung (0,19 € je km) bezahlt. Fahrkosten am Wohnort und Taxikosten können nicht erstattet werden. 
Flugkosten (Touristen- oder Economyklasse) werden nur erstattet, wenn die Benutzung des Flugzeugs zwingend notwendig (z. B. Anreise aus Übersee) oder wirtschaftlicher ist. Ansonsten werden die fiktiven Kosten der 2. Klasse Bahn erstattet. 
Nachgewiesene notwendige Übernachtungskosten können nach Art. 9 des Bayerischen Reisekostengesetzes erstattet werden (zur Höhe der erstattungsfähigen Übernachtungskosten siehe Ziffer 2.4.).


3.7.2. Nach Ruferteilung: 

Bewerber um eine Professorenstelle der Besoldungsgruppe W 3, W 2 und W 1 erhalten auf Antrag für Reisen, die zur Führung von Berufungsverhandlungen erforderlich sind, die entstandenen notwendigen Fahrkosten, Übernachtungskosten und Tagegeld wie bei Dienstreisen.

3.7.3. Bewerber aus dem Ausland 

Für anreisende Bewerber mit Wohnort oder Aufenthaltsort im Ausland gelten nach Nr. 1.2 VV-BayRKG die vorstehend unter Ziffer 3.7.1. und 3.7.2. genannten Kostenerstattungsgrundsätze.

3.8. Welche Kosten können bei Vorstellungsreisen von eingeladenen Bewerberinnen und Bewerber auf andere als Professorenstellen (Professoren siehe bitte Ziffer 3.7.) erstattet werden? 


Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sollte grundsätzlich keine Erstattung der Reisekosten für Bewerberinnen und Bewerber zu Vorstellungsgesprächen erfolgen.

Bewerberinnen und Bewerber, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, haben Anspruch auf Erstattung der notwendigen Kosten der Vorstellungsreise, wenn nichts anderes vereinbart ist. Der Anspruch auf Erstattung der Auslagen kann durch ausdrücklichen Hinweis im Einladungsschreiben ausgeschlossen oder ansonsten über weitere Vorgaben hinaus beschränkt werden.

Nach Nr. 1.2.1 VV-BayRKG dürfen bei Vorstellungsreisen die Auslagen nur in beschränktem Umfang erstattet werden. Das Reisekostenrecht lässt die Übernahme von Reisekosten in unbegrenzter Höhe nicht zu, somit sind Bewerberinnen und Bewerber im Einladungsschreiben in jedem Fall zu informieren, ob und in welcher Höhe ihnen die Auslagen erstattet werden.

Bei Vorstellungsreisen von dazu eingeladenen Bewerberinnen und Bewerbern, die

a.) nicht dem öffentlichen Dienst angehören oder
b.) im Zeitpunkt der Vorstellung bei einem anderen Dienstherrn beschäftigt sind

können auf Antrag unter gewissen Voraussetzungen und in beschränktem Umfang Fahrkosten sowie Übernachtungskosten nach dem Bayerischen Reisekostengesetz erstattet werden.

    • Erstattbar sind die entstandenen notwendigen Fahrkosten der Deutschen Bahn für die 2. Klasse einschließlich der notwendigen Zuschläge zwischen dem Wohnort und dem Vorstellungsort und Kosten für öffentliche Verkehrsmittel am Vorstellungsort. Fahrpreisermäßigungen (z.B. mit eigener BahnCard) sind zu berücksichtigen. Bei Benutzung des privateigenen Kfz werden 75 % der Wegstreckenentschädigung nach Art. 6 Abs. 6 Satz 1 BayRKG (0,19 € / km) erstattet. Die geltend gemachte Wegstrecke muss für die Vorstellungsreise notwendig sein. Fahrkosten am Wohnort können nicht erstattet werden.
    • Nachgewiesene notwendige Übernachtungskosten bis 90 € in Orten bis 299.999 Einwohner bzw. bis 120 € in Orten ab 300.000 Einwohner können erstattet werden.


Im Rahmen von Vorstellungsreisen können keine Tagegelder erstattet werden.
Eine beschränkte Auslagenerstattung kommt nur in Betracht kommt, wenn die einladende Universitätseinrichtung über eigene Mittel verfügt.
Es ist zu beachten, dass eine Zahlung aus zweckgebundenen Mitteln öffentlicher Geldgeber (z.B. BMBF oder DFG) nicht möglich ist.
Eine zentrale Kostenübernahme ist ausgeschlossen.

Angeordnete Reisen von Bewerberinnen und Bewerbern innerhalb des öffentlichen Dienstes des Freistaates Bayern sind wie Dienstreisen zu entschädigen.

Dem Antrag der Reisekostenerstattung muss das Einladungsschreiben beigefügt werden, ansonsten können die Kosten nicht erstattet werden.

Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von einem halben Jahr nach dem Tag der Beendigung der Vorstellungsreise schriftlich geltend gemacht wird.


3.9. Welche Kosten können bei Fortbildungsreisen für Bedienstete erstattet werden? 


3.9.1. Fahrkosten 

Erstattungsfähig sind die Kosten für die 2. Klasse Bahn einschließlich der notwendigen Zuschläge zwischen dem Dienstort und dem Fortbildungsort sowie Kosten für öffentliche Verkehrsmittel am Fortbildungsort. Beim Benutzen eines eigenen Kraftfahrzeugs werden 75 % der Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung nach Art. 6 BayRKG bezahlt. 
Bei Vorliegen triftiger Gründe für die Fahrzeugbenutzung werden 75 % der „großen“ Wegstreckenentschädigung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 BayRKG gewährt, das entspricht 0,26 € je km. Fehlen triftige Gründe für die Fahrzeugbenutzung werden 75 % der „kleinen“ Wegstreckenentschädigung nach Art. 6 Abs. 6 Satz 1 BayRKG gewährt, das entspricht 0,19 € je km. 
Taxikosten können bei Vorliegen eines triftigen Grundes erstattet werden. 
Flugkosten (Touristen- oder Economyklasse) werden nur erstattet, wenn die Benutzung des Flugzeugs zwingend notwendig (z. B. Anreise aus Übersee) oder wirtschaftlicher ist. Ansonsten werden die fiktiven Kosten der 2. Klasse Bahn bezahlt. 
Schwerbehinderten können die Fahrkosten wie bei einer Dienstreise erstattet werden.

3.9.2. Tagegeld 

Im Inland: 

Erstattet werden 75 % des Inlandstagegeldes nach Art. 8 Abs. 1 und 2 BayRKG, das sind bei 
a) einer eintägigen Reise 
von mehr als sechs bis acht Stunden 3,37 EUR 
von mehr als acht bis zwölf Stunden 5,62 EUR 
von mehr als zwölf Stunden 11,25 EUR 

b) einer mehrtägigen Reise 
von mehr als sechs bis acht Stunden 4,87 EUR 
von mehr als acht bis zwölf Stunden 8,25 EUR 
von mehr als zwölf Stunden 16,12 EUR 

Im Ausland: 
Für Auslandsfortbildungsreisen können 75 % vom jeweils zustehenden von der Abwesenheitsdauer abhängigen Auslandstagegeld erstattet werden.

3.9.3. Übernachtungsgeld 

Es werden die entstandenen notwendigen und nachgewiesenen Übernachtungskosten nach Art. 9 BayRKG erstattet. 
Bei Reisen zum Zweck der Aus- oder Fortbildung wird eine Übernachtungspauschale nach Art. 9 Abs. 2 BayRKG nicht gewährt, wenn Übernachtungskosten nicht nachgewiesen werden.

3.9.4. Nebenkosten 

Es werden die entstandenen notwendigen Nebenkosten nach Art. 12 BayRKG erstattet.

3.9.5. Längerer Aufenthalt im Rahmen einer Fortbildungsreise an demselben auswärtigen Geschäftsort: 

Im Inland: 

Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, so werden als Vergütung vom 15. Tag an 50 v. H. des Tage- und Übernachtungsgeldes für Fortbildungsreisen und vom 43. Tag an Trennungstagegeld und Reisebeihilfen wie bei einer Abordnung gewährt.

Im Ausland: 

Dauert der Aufenthalt an demselben ausländischen Geschäftsort länger als 14 Tage, so ist das Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld für Fortbildungsreisen vom 15. Tag an um 25 v. H. zu ermäßigen.

Ist die Grundlage für die Durchführung der Fortbildungsreise im Inland oder Ausland eine Abordnung oder Zuweisung, wird die Hinreise zum Geschäftsort und die Rückreise vom Geschäftsort wie bei einer Fortbildungsreise erstattet. Die durch die Abordnung oder Zuweisung entstandenen dienstlich veranlassten Mehraufwendungen während der Aufenthaltstage (Tage zwischen Hin- und Rückreise) werden nach Art. 23 BayRKG durch Gewährung von Trennungsgeld abgegolten.3.9.6. Fortbildungsveranstaltung am Dienst- oder Wohnort 

Findet die Fortbildungsveranstaltung am Dienst- oder Wohnort statt, können nur die notwendigen Fahrkosten und die Nebenkosten erstattet werden.


3.10. Welche Möglichkeiten bestehen, wenn der Dienstreisende mit dem Erstattungsbetrag nicht einverstanden ist?

Sie haben die Möglichkeit, gegen den per Hauspost für jede Dienstreiseabrechnung erhaltenen Bescheid, in dem der Erstattungsbetrag, seine Zusammensetzung und Erläuterungen aufgeführt sind, schriftlich Widerspruch oder Klage einzulegen. Der Widerspruch kann auch als elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur an die Email-Adresse bayrks.zentralereisekostenstelle@tum.de erfolgen. Die elektronisch übermittelten Dokumente müssen, um dieselbe rechtliche Verbindlichkeit wie ein unterschriebenes Papierdokument zu erlangen, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinn des Signaturgesetzes versehen sein. Dafür muss eine Signatureinrichtung für qualifizierte elektronische Signaturen (Signaturkarte und Kartenleser) verwendet werden. Die Signaturkarte (Smartcard) wird von verschiedenen Trustcentern herausgegeben. Informationen über die elektronische Signatur finden Sie bei ElektronischeVertrauensdienste-node.

3.11. Was ist bei Dienst- und Fortbildungsreisen in Bezug auf den Klimaschutz zu beachten? 


Dienstreisende der TUM sind dazu angehalten ihren eigenen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten.
Die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Bayerischen Reisekostengesetz (VV-BayRKG) wurde erweitert um Flugreisen vermeiden zu können.
Im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach Art. 3 Abs. 2 BayRKG können nun bahnnutzungsbezogene Mehrkosten auch dann ersetzt werden, wenn bei einer Flugnutzung niedrigere Kosten anfallen würden.
Dies dient der Umsetzung des Ministerratsbeschlusses zur Bayerischen Klimaschutzoffensive, indem dienstliche Flugreisen reduziert und nach Möglichkeit auf die Bahn umgelenkt werden sollen.
Die Messung des Erfolgs wird an der Gesamtzahl der dienstlichen Flüge der Beschäftigten des Freistaates Bayern pro Jahr sowie an der Menge an kompensierten CO2-Emissionen festgemacht. Unvermeidbare Flugreisen sind zu begründen. Die Flugreisen müssen erfasst und jährlich für die CO2-Kompensation gemeldet werden (siehe Ziffer 1.18.).

Die TUM ist auf die Mitwirkung unserer Dienstreisenden angewiesen, um in Einklang zu unserem im Leitbild verankerten Blick auf die Erhaltung des Ökosystems Erde die Vermeidung bzw. Reduzierung von CO2-Emissionen zu erreichen und unserer gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Verpflichtung für den Klimaschutz nachzukommen. Die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit steht nicht in Widerspruch zu einer möglichst umweltschonenden Durchführung von unvermeidbaren Dienstreisen. Die zunehmende Digitalisierung und der Einsatz moderner Telekommunikationsmittel können künftig einen stark wachsenden Beitrag zum Klimaschutz leisten, indem sie die Anzahl unvermeidbarer Dienstreisen weiter reduzieren.

Mehr Informationen wie wir als Universität nachhaltiger und umweltfreundlicher werden können, finden Sie unter TUM Sustainability.


3.12. Was bietet der Service „Digitaler Ordner“ im Portal „Mitarbeiterservice Bayern“ bei Dienstreisen? 


Das Portal „Mitarbeiterservice Bayern“ mitarbeiterservice.bayern des Landesamtes für Finanzen (LfF) dient als Einstiegspunkt zu den Diensten des Freistaates Bayern für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist Teil der Digitalisierungsstrategie (Art. 20 Abs. 3 Bayerisches Digitalgesetz).

Im Rahmen der Digitalisierung werden seit dem 01.10.2024 bereits elektronisch archivierte Dokumente ausschließlich über den „Digitalen Ordner“ (Posteingang) im Mitarbeiterservice Bayern zur Verfügung gestellt. Mit Ihrer Einwilligung können Ihnen Bezügemitteilungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Beihilfebescheide mit Belegen und Reisekostenbescheide rechtswirksam elektronisch zugestellt werden (die Zustellung von Dokumenten in digitaler Form richtet sich nach Art. 20 Abs. 3 BayDiG).

Dokumente des Landesamtes für Finanzen, die noch nicht digitalisierte sind, erhalten Sie aktuell noch in Papierform. Dokumente, die aufgrund von Bundesrecht erstellt werden, werden weiterhin in Papierform versendet.

Um auf den „Digitalen Ordner“ zugreifen zu können, müssen Sie sich beim „Mitarbeiterservice Bayern“ anmelden. Dazu benötigen Sie Ihre VIVA-Personalnummer und eine E-Mail-Adresse. Diese Angaben ist verpflichtend und entspricht der Angabe einer Postadresse im Rahmen Ihrer Dienstpflicht.

Den Link zum Portal-Erklärvideo finden Sie auf der Startseite des „Mitarbeiterservice Bayern“ mitarbeiterservice.bayern.

Wenn Sie den „Digitalen Ordner“ nicht aktiviert haben und keine E-Mail-Adresse angegeben haben, erhalten Sie zunächst ein Erinnerungsschreiben.

Nach Aktivierung des „Digitalen Ordners“ werden Sie per E-Mail (dienstlich und privat - falls gewünscht) über neue Dokumente im „Digitalen Ordner“ informiert.

Im Portal steht der Service „Reisemanagement“ zur Verfügung. Das Bayerische Reisemanagementsystem (BayRMS) wird an der TUM als zentrales Verfahren zur Einreichung eines Reiseantrags bis hin zur Abrechnung über eine Workflow-Lösung genutzt. Es besteht die Möglichkeit, einen Abrechnungsantrag auf Grundlage eines Genehmigungsantrags, der über BayRMS gestellt wurde, zu beantragen, als auch die Möglichkeit, einen Abrechnungsantrag auf Grundlage eines Genehmigungsantrags, der in Papierform gestellt wurde, zu beantragen. Die erforderlichen Mitzeichnungen und die Genehmigung einer auf diese Weise beantragten Reise erfolgen elektronisch.
Der Status von Anträgen kann jederzeit nachverfolgt werden.
Nähere Erläuterungen hierzu sind unter Bayerisches Reisemanagement (BayRMS) abrufbar.

contact: posteingang.ref34@tum.de