Für die Erstellung einfacher Online-Formulare reicht es aus, drei bestimmte ConfiForms-Makros zu verwenden. Hierbei bilden die ConfiForms-Makros (1), (2) und (5) aus nachfolgender Abbildung das Grundgerüst.
1) ConfiForms Form (Definition) in die Formularseite einfügen
Aus Datenschutzgründen müssen in allen Online-Formularen mit Upload-Feldern Anhänge mit persönlichen Daten (z.B. Lebensläufe etc.) vor Indizierung bzw. Caching von Suchmaschinen wie z.B. Google geschützt werden. Hierzu ist es zwingend notwendig, die Grundeinstellungen im Makro "ConfiForms Form (Definition)" aus nachfolgender Tabelle zu verwenden:
Feld / Checkbox | Einstellung |
Enable secure storage for attachments (files) | aktiv |
Additional user names (or user groups) with administrator permissions for this form | TUM Gruppe(n) mit Person(en), die die Attachments des Online-Formulars einsehen dürfen. Mehrere Gruppen kommasepariert eintragen. |
Optional wird zusätzlich nachfolgende Einstellung im Makro "ConfiForms Form (Definition) empfohlen, um alle erstellten Datensätze "anonym" ohne Verfolgung der Metadaten "createdBy" und "ownedBy" zu erstellen:
Feld / Checkbox | Einstellung |
Anonymous form | aktiv |
Bei Formularen, die Upload-Felder enthalten, muss seit der aktuellen ConfiForms-Version zwingend zusätzlich nachfolgende Einstellung im Makro "ConfiForms Form (Definition) getätigt werden, damit Dateien von Usern hochgeladen werden können:
| Feld / Checkbox | Einstellung |
|---|---|
| Bypass attachment upload permission | aktiv |
- Rufen Sie die Seite in Ihrem Wiki- bzw. Formular-Bereich auf, in welche Sie das Online-Formular einfügen möchten.
- Wählen Sie das Makro „ConfiForms Form (Definition)“ aus, tätigen Sie die Einstellungen gemäß nachfolgender Tabelle. Klicken Sie anschließend auf den Button „Einfügen“.
Feld / Checkbox | Einstellung |
ConfiForms Form name * | Ein Name Ihrer Wahl |
Enable secure storage for attachments (files) | aktiv |
Additional user names (or user groups) with administrator permissions for this form | TUM Gruppe der Formular-Administratoren, TUM Gruppe(n) mit Person(en), die die Attachments des Online-Formulars einsehen dürfen. Mehrere Gruppen kommasepariert eintragen. |
| Bypass attachment upload permission | aktiv |
| Shows only own records to form non-admin users | aktiv (empfohlen, aber nicht zwingend notwendig) |
Anonymous form | aktiv (empfohlen, aber nicht zwingend notwendig) |
Zwingend nötige Grundeinstellungen im Makro „ConfiForms Form (Definition)" für Formulare mit und ohne Upload-Felder
2) ConfiForms Field (Definition) einfügen
Ist das Makro "ConfiForms Form (Definition) aus obigem Schritt 1) in die Seite eingefügt, so folgt nun die Definition des Formularinhalts (Eingabefelder, Radiobuttons, Checkboxen etc.)
- Klicken Sie innerhalb des Makros "ConfiForms Form (Definition)" mit der Maus in den grün umrahmten Bereich aus nachfolgender Abbildung.
Wählen Sie das Makro „ConfiForms Form Field (Definition)“ aus, tätigen Sie die Einstellungen gemäß nachfolgender Tabelle. Klicken Sie anschließend auf den Button „Einfügen“.
Feld / Checkbox
Daten / Einstellung
Field name *
Ein eindeutiger Feldname Ihrer Wahl
Field label *
Eine eindeutige Labelbezeichnung Ihrer Wahl
"Required" * aktiviert
Feld ist ein Pflichtfeld
"Required" * deaktiviert
Feld ist kein Pflichtfeld
Fieldtype
Art des Feldes (z.B. Textfeld, Checkbox etc.)
Nötige Grundeinstellungen im Makro „Confiforms Form Field (Definition)“
- Führen Sie 1 und 2 solange aus, bis alle Ihre gewünschten Felder definiert sind.
3) ConfiForms Registration Control einfügen
Sind die obigen Schritte 1) und 2) abgeschlossen, so muss nun letztlich das Makro zum Anzeigen des Formularinhalts (Layout, Felder, Buttons) eingefügt werden.
- Klicken Sie mit der Maus unterhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.
- Wählen Sie das Makro „ConfiForms Registration Control“ aus, tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.
Feld | Einstellung |
ConfiForms Form name * | Name Ihres Formulars (entspricht dem gleichen Namen, den Sie im Makro „ConfiForms Form (Definition)“ im Feld „ConfiForms Form name“ vergeben haben) |
Checkbox „Embedded or Dialog mode? *“ | Aktiv |
Override label for form ‚Save‘ button | Bezeichnung Ihrer Wahl |
Message to show after a record been created | Eine Nachricht Ihrer Wahl, die der User nach dem Klick auf den Sendeknopf angezeigt bekommt |
Nötige Grundeinstellungen im Makro „ConfiForms Registration Control“
4) Einwilligungserklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Werden in dem Online-Formular personenbezogene Daten abgefragt, so ist zwingend ein Formularelement (Pflichtfeld) zur Bestätigung der Einwilligungserklärung durch den User UND eine Datenschutzerklärung in Textform einzufügen.
5) Beschränken der Dateneinsicht auf einen bestimmten Personenkreis
Damit die Formulardaten nur für die dazu berechtigten Personen(gruppen) angezeigt werden, so muss jede Formularseite auf dies Personen(gruppe) zwingend beschränkt werden. Die zu wählende Berechtigungsstufe ist "Bearbeiten eingeschränkt".
6) Finaler Test der Einstellungen (bei Online-Formularen mit UND ohne Upload-Felder)
Aufruf des erstellten Online-Formulars in einem "privaten" Browserfenster.