Sie finden hier die Einführungsschritte für das BayRMS an Ihrer Hochschule. Eventuell kann die Reihenfolge der aufgeführten Schritte variieren.
BayRMS: Schritte zur Einführung an der Hochschule
- Benennung der Fachverantwortlichen und Multiplikatoren der jeweiligen Hochschule
- Schulungen absolvieren
- Grundlagenschulung
- Fachverantwortlichen-Schulung
- Klärung des Prozesses innerhalb der Hochschule mit den Fachverantwortlichen
- Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) mit Landesamt für Finanzen
- Finalisierung des Eintrags im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Finalisierung der Datenschutzhinweise (Beteiligung des Datenschutzbeauftragten)
- Beteiligung der Personalvertretung
- Erstellung einer Dienstanweisung bzgl. Verwendung von BayRMS zur Genehmigung und Abrechnung von Reisen
- Freischaltung beim LfF beantragen (benötigt werden die Namen der Fachverantwortlichen, die Organsiationsnummer der Hochschule und die Bitte um Anlegung eines Dummy-Accounts für BayRMS.)
- Mail an alle Beschäftigten über Registrierung in https://www.mitarbeiterservice.bayern.de/ und über die Einführung des BayRMS. (Die Registrierung im Mitarbeiterservice, einmaliges Login und klick auf "Reisemanagement" im Mitarbeiterservice ist zwingend notwendig, damit Personen in BayRMS gefunden werden können, z.B. als Mitzeichner oder Genehmiger.)
- Gedanken machen über onboarding, offboarding in den einzelnen Gruppen → wohin soll das dokumentiert werden