Datenschutzdokumentation

Die finale Datenschutzdokumentation finden Sie in der Datenschutzablage der Hochschule unter Dokumentenpfad:

A. Personalabteilung → A.08. Dienstreisemanagement: https://syncandshare.lrz.de/getlink/fiCy21Rzy1AbSRzWpRCu5/A.08. Dienstreisemanagement


  • Meldeformular VVT Dienstreisemanagement (A.08.a):
    • Jede öffentliche Stelle ist gem. Art. 30 DSGVO zur Führung eines Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) verpflichtet. Darin sind sämtliche Verarbeitungen personenbezogener Daten anhand der fünf „W-Fragen“ (Wer, was, wann, warum und wofür?) zu dokumentieren. Das VTT stellt die Grundlage für die Planung und Dokumentation der datenschutzkonformen Datenverarbeitung, Sicherstellung der Betroffenenrechte und Handhabung von Datenschutzverletzungen dar.
    • Detaillierte Prozessbeschreibung wird im Rahmen der Dienstvereinbarung dokumentiert. 
  • Datenschutzhinweise Dienstreisemanagement (A.08.b):
    • Die Datenschutzhinweise beschreiben für die Betroffenen auf leichte und verständliche Weise einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung der Daten. Zudem beinhaltet sie eine Beschreibung der Rechte, die die Betroffenen gegenüber der Hochschule geltend machen/ausüben können (z.B. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung).
    • Die Datenschutzhinweise des LfF sind im Mitarbeiterportal unter dem Menüpunkt „Datenschutz“ durch das LfF veröffentlicht.
    • Ggf. sind die Datenschutzhinweise auch durch die Hochschule zu veröffentlichen.
  • Auftragsverarbeitung Hochschule mit LfF für BayRMS (A.08.c):
    • Setzt ein Verantwortlicher einen Auftragsverarbeiter ein, so trifft ihn eine Auswahlverantwortung. Der Verantwortliche muss nach Art. 28 Abs.1 DSGVO insbesondere überprüfen, ob der Auftragsverarbeiter hinreichende Garantien dafür bietet, dass er geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen hat, um die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO durchzuführen und dadurch der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
    • Nach Art. 38 BayDiG kann die Auftragsverarbeitung durch staatliche Stellen vereinfacht durch Mitteilung bestimmter Informationen seitens des Verantwortlichen an den Auftragsverarbeiter erfolgen. Auftragsverarbeitungen mit Dienstleistern werden durch Kanzler/in der Hochschule vereinbart. Kanzler/in schickt die Excel-Tabelle mit allen benötigten Informationen zum vereinfachten Abschluss der Auftragsverarbeitung an das LfF per E-Mail an it-auftragsverarbeitung@lff.bayern.de


Nächste Schritte:

  • VVT finalisieren 
  • Datenschutzhinweise erstellen
  • Dienstvereinbarung finalisieren 
  • Auftragsverarbeitungsvertrag mit LfF abschließen → Kanzler/in schickt E-Mail an it-auftragsverarbeitung@lff.bayern.de
  • Stellungnahme des DSB einholen 
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