Das Online-Archiv ist ein zweites Postfach auf dem Server, in dem Sie ältere E-Mails dauerhaft aufbewahren. So bleibt Ihr Hauptpostfach schlank, und Sie brauchen keine lokalen PST-Dateien mehr.

1. Was ist das Online-Archiv?

Ihr Online-Archiv gehört zu Ihrem Microsoft-365-Konto und liegt wie Ihr Postfach in Exchange Online. In Outlook erscheint es als eigener Bereich mit der Bezeichnung Online-Archiv – Ihr Name. Sie können dort Ordner anlegen und Elemente genauso verschieben wie in Ihrem Postfach. Nach zwei Jahren werden die E-Mails automatisch ins Online-Archiv verschoben.

Das bringt Ihnen das Online-Archiv:

• Mehr Platz: Elemente im Archiv zählen nicht zum Speicherkontingent Ihres Hauptpostfachs. Größe des Archivs an der HM: [HM-spezifisch: XX GB].
• Überall verfügbar: Sie erreichen Ihr Archiv in Outlook für Windows und Mac sowie im Browser, auch an einem anderen Rechner.
• Sicher gespeichert: Die Daten liegen auf dem Server statt auf Ihrer Festplatte und gehen bei einem Gerätewechsel oder Defekt nicht verloren.
• Durchsuchbar: Sie finden archivierte E-Mails über die Outlook-Suche wieder.

2. Wo finde ich das Online-Archiv?

Das Online-Archiv steht in allen Outlook-Varianten am Computer und im Browser zur Verfügung, nicht aber in den Outlook-Apps für Smartphone und Tablet.
Im Ordnerbereich links, unterhalb Ihres Postfachs: Online-Archiv – Ihr Name. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Ordner aufzuklappen. Das Online-Archiv wird nicht auf Ihren Rechner heruntergeladen. Sie benötigen daher eine Internetverbindung, um darauf zuzugreifen.

3. Schritt-für-Schritt-Anleitungen

3.1. E-Mails ins Online-Archiv verschieben

1. Markieren Sie die E-Mails oder den Ordner in Ihrem Postfach.
2. Ziehen Sie die Auswahl mit gedrückter Maustaste auf einen Ordner im Online-Archiv.
3. Alternativ: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen Sie Verschieben. Wählen Sie dann einen Ordner im Online-Archiv als Ziel.

Sie können im Online-Archiv eigene Ordner anlegen: Rechtsklick auf Online-Archiv und Neuer Ordner.

3.2. Automatisch archivieren nach 2 Jahren

Nach 2 Jahren verschiebt Exchange die E-Mails eines Ordners automatisch ins Online-Archiv. Die Verschiebung erfolgt nicht sofort, sondern im Hintergrund. Das kann bis zu einigen Tagen dauern.

3.3. Im Online-Archiv suchen

1. Klicken Sie in das Suchfeld oben in Outlook.
2. Stellen Sie den Suchbereich auf Alle Postfächer, damit Postfach und Online-Archiv gemeinsam durchsucht werden.
3. Wenn Sie nur im Archiv suchen möchten: Wählen Sie zuerst einen Ordner im Online-Archiv aus und suchen Sie dann im aktuellen Ordner.

3.4. Alte PST-Dateien ins Online-Archiv übernehmen

Dafür benötigen Sie das klassische Outlook für Windows.

1. Wählen Sie Datei > Öffnen und exportieren > Outlook-Datendatei öffnen.
2. Wählen Sie Ihre PST-Datei aus. Sie erscheint anschließend im Ordnerbereich links.
3. Ziehen Sie die Ordner aus der PST-Datei in Ihr Online-Archiv.
4. Warten Sie, bis die Übertragung abgeschlossen ist. Die Statusleiste unten zeigt den Fortschritt.
5. Prüfen Sie stichprobenartig, ob alle Elemente im Online-Archiv angekommen sind.
6. Schließen Sie die PST-Datei: Rechtsklick auf die Datei im Ordnerbereich und Outlook-Datendatei schließen.

Löschen Sie die PST-Datei erst, wenn Sie sicher sind, dass alles übertragen wurde. Übertragen Sie große PST-Dateien am besten ordnerweise und mit stabiler Netzwerkverbindung.

4. Häufige Fragen und Probleme

4.1.1. Ich sehe kein Online-Archiv in Outlook.

Prüfen Sie zuerst, ob Sie die Outlook-App auf dem Smartphone nutzen: Dort wird das Archiv nicht angezeigt. Am Computer starten Sie Outlook neu. Nach der Freischaltung kann es einige Stunden dauern, bis das Archiv erscheint.

4.1.2. Mein Postfach ist voll, obwohl ich archiviert habe.

Prüfen Sie, ob Sie die E-Mails in den Ordner Archiv Ihres Postfachs statt ins Online-Archiv verschoben haben. Leeren Sie außerdem den Ordner Gelöschte Elemente und prüfen Sie Gesendete Elemente, der oft viel Platz belegt.

4.1.3. Kann ich ohne Internetverbindung auf das Archiv zugreifen?

Nein. Das Online-Archiv liegt nur auf dem Server. E-Mails, die Sie offline brauchen, lassen Sie in Ihrem Postfach.

4.1.4. Wie hole ich eine E-Mail aus dem Archiv zurück?

Ziehen Sie die E-Mail einfach zurück in einen Ordner Ihres Postfachs.

4.1.5. Was passiert, wenn ich etwas im Online-Archiv lösche?

Das Element landet im Ordner Gelöschte Elemente des Online-Archivs, nicht in dem Ihres Postfachs. Dort können Sie es wiederherstellen.

4.1.6. Die Suche findet meine archivierten E-Mails nicht.

Stellen Sie den Suchbereich auf Alle Postfächer. Frisch verschobene E-Mails sind unter Umständen erst nach einiger Zeit in der Suche auffindbar.