Zielgruppe: Beschäftigte der HM 
Gilt für: Microsoft Bookings (Web) und Bookings in Outlook im Web
Stand: Oktober 2026


1. Was ist Microsoft Bookings?

Microsoft Bookings ist ein Online-Terminbuchungstool aus Microsoft 365. Andere Personen können damit selbstständig einen Termin bei Ihnen oder Ihrem Team buchen, ohne dass Sie per E-Mail Terminvorschläge austauschen müssen. Bookings berücksichtigt dabei Ihre Verfügbarkeit im Outlook-Kalender, versendet automatisch Bestätigungen und Erinnerungen und kann auf Wunsch direkt einen Teams-Besprechungslink erzeugen.

Typische Einsatzzwecke an der HM sind zum Beispiel Sprechstunden, Beratungstermine, Schulungsanmeldungen oder Supporttermine.

2. Wie rufe ich Bookings im Browser auf?

  1. Öffnen Sie einen aktuellen Browser (z. B. Edge, Chrome oder Firefox).
  2. Melden Sie sich unter https://www.office.com mit Ihrer HM-Kennung an.
  3. Öffnen Sie Bookings auf einem dieser Wege:
    • Direkt: https://outlook.office.com/bookings
    • Über das App-Startfeld: Klicken Sie oben links auf das Raster-Symbol (⋮⋮⋮) und wählen Sie Bookings. Falls Bookings nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Apps.

Tipp: Sie können Bookings in der linken Leiste von Outlook im Web anheften, um es schneller zu erreichen.

3. Welche Variante brauche ich?

Es gibt zwei Varianten von Bookings. Wählen Sie die passende anhand Ihres Anwendungsfalls:


 Persönliche Buchungsseite Gemeinsame Buchungsseite
Geeignet für Einzelpersonen Teams, Abteilungen, Servicestellen
Beispiel Ihre eigene Sprechstunde Beratungstermine der Studienberatung, IT-Supporttermine
Mehrere Mitarbeitende Nein Ja
Aufruf Outlook-Kalender im Web Bookings-App
Kalender Ihr persönlicher Outlook-Kalender Eigener Bookings-Kalender

3.1. Wie richte ich eine persönliche Buchungsseite in Outlook ein?

Die persönliche Buchungsseite nutzt direkt Ihren eigenen Outlook-Kalender. Sie eignet sich zum Beispiel für Sprechstunden.

3.1.1. Buchungsseite einrichten

  1. Öffnen Sie Outlook im Web: https://outlook.office.com.
  2. Wechseln Sie zum Kalender.
  3. Klicken Sie auf Buchungsseite erstellen bzw. Bookings mit mir.
  4. Folgen Sie dem Einrichtungsassistenten und bestätigen Sie mit Erstellen.

3.1.2. Besprechungstyp anlegen

  1. Klicken Sie auf Besprechungstyp erstellen.
  2. Legen Sie Folgendes fest:
    • Titel (z. B. „Sprechstunde")
    • Öffentlich (auf Ihrer Buchungsseite sichtbar) oder Privat (nur über direkten Link buchbar)
    • Dauer und Verfügbarkeit (Tage und Uhrzeiten)
    • Onlinebesprechung (Teams) oder Ort
    • Optional: Pufferzeiten und Vorlaufzeiten
  3. Klicken Sie auf Speichern.

3.1.3. Buchungsseite teilen

  1. Klicken Sie auf Teilen bzw. Link kopieren (für die gesamte Seite oder einen einzelnen Besprechungstyp).
  2. Fügen Sie den Link in eine E-Mail, Ihre Webseite oder Ihre Signatur ein.

Hinweis

Gebuchte Termine erscheinen direkt in Ihrem Outlook-Kalender. Termine, die dort bereits eingetragen sind, werden automatisch als belegt behandelt.


3.2. Wie lege ich eine gemeinsame Buchungsseite an?

Der Name der Buchungsseite ist später für Buchende sichtbar und bildet einen Teil der Webadresse. Wählen Sie ihn daher sorgfältig.

  1. Öffnen Sie Bookings im Browser.
  2. Klicken Sie auf Neuen Buchungskalender erstellen (bzw. Erstellen).
  3. Geben Sie die Grunddaten ein:
    • Name der Buchungsseite (z. B. „IT-Servicedesk – Beratungstermine")
    • Art des Unternehmens/der Einrichtung (optional)
    • Logo (optional)
  4. Fügen Sie bei Bedarf direkt Mitarbeitende hinzu (dies ist auch später möglich).
  5. Legen Sie einen ersten Dienst an oder überspringen Sie diesen Schritt.
  6. Legen Sie die Geschäftszeiten fest, also die Zeiten, in denen grundsätzlich Termine gebucht werden können.
  7. Klicken Sie auf Erstellen.

Die Buchungsseite ist nun angelegt, aber noch nicht veröffentlicht. Andere Personen können noch keine Termine buchen.

3.2.1. Wie konfiguriere ich Dienste?

Ein Dienst ist eine Terminart, die Buchende auswählen können, z. B. „Erstberatung (30 Min.)" oder „Schulung Moodle (60 Min.)".

  1. Öffnen Sie Ihre Buchungsseite und wählen Sie in der linken Navigation Dienste.
  2. Klicken Sie auf Neuer Dienst bzw. Dienst hinzufügen.
  3. Füllen Sie die Einstellungen aus:
Einstellung Beschreibung
Name und Beschreibung Kurzer, verständlicher Titel und Erläuterung für Buchende
Ort Vor Ort (Raumangabe) oder online
Onlinebesprechung Aktivieren, damit automatisch ein Teams-Link erzeugt wird
Dauer Länge des Termins
Pufferzeit Pause vor oder nach dem Termin, z. B. zur Vor- und Nachbereitung
Mindestvorlaufzeit Wie kurzfristig darf gebucht werden? (z. B. mindestens 24 Stunden vorher)
Maximale Vorlaufzeit Wie weit im Voraus darf gebucht werden? (z. B. bis 4 Wochen)
Mitarbeitende zuweisen Wer kann diesen Dienst durchführen?
Benutzerdefinierte Fragen Zusätzliche Felder im Buchungsformular, z. B. „Worum geht es?"
Benachrichtigungen Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails, z. B. 24 Stunden vorher
Sichtbarkeit Öffentlich auf der Buchungsseite oder nur per direktem Link buchbar
  1. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Fragen Sie im Buchungsformular nur Daten ab, die Sie für den Termin wirklich benötigen (Datensparsamkeit).

3.2.2. Wie verwalte ich Mitarbeitende und Verfügbarkeiten?

3.2.2.1. Mitarbeitende hinzufügen

  1. Öffnen Sie Ihre Buchungsseite und wählen Sie Mitarbeiter bzw. Mitarbeitende.
  2. Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen.
  3. Suchen Sie die Person über Name oder E-Mail-Adresse.
  4. Wählen Sie eine Rolle (siehe Tabelle).
  5. Klicken Sie auf Speichern.
Rolle Rechte
Administrator Darf alle Einstellungen ändern, Mitarbeitende verwalten und Termine bearbeiten
Terminplaner (Scheduler) Darf Termine anlegen, verschieben und stornieren, aber keine Einstellungen ändern
Teammitglied Darf die eigenen Termine und das eigene Profil bearbeiten
Betrachter (Viewer) Darf Kalender und Einstellungen nur ansehen
Gast Kann Termine zugewiesen bekommen, hat aber keinen Zugriff auf die Buchungsseite

3.2.2.2. Verfügbarkeiten festlegen

  1. Öffnen Sie unter Mitarbeiter das Profil einer Person.
  2. Aktivieren Sie die Option, Ereignisse im Office 365-Kalender bei der Verfügbarkeit zu berücksichtigen. Damit können keine Termine gebucht werden, wenn die Person im eigenen Outlook-Kalender bereits belegt ist.
  3. Legen Sie fest, ob die Person die Geschäftszeiten der Buchungsseite nutzt oder individuelle Arbeitszeiten hat.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Abwesenheiten wie Urlaub tragen Mitarbeitende am besten wie gewohnt in ihren Outlook-Kalender ein. Wenn die Kalenderverfügbarkeit aktiviert ist, berücksichtigt Bookings diese automatisch.


3.2.3. Wie veröffentliche und teile ich die Buchungsseite?

  1. Öffnen Sie Ihre Buchungsseite und wählen Sie Buchungsseite in der linken Navigation.
  2. Legen Sie die Zugriffssteuerung fest:
    • Nur Personen in der Organisation (nur mit HM-Kennung buchbar), oder
    • Jeder (auch externe Personen können buchen).
  3. Prüfen Sie weitere Einstellungen:
    • Suchmaschinenindizierung deaktivieren (empfohlen)
    • Datenschutzhinweis bzw. Link zur Datenschutzerklärung hinterlegen
    • Farbe und Logo der Seite
  4. Klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen.
  5. Kopieren Sie den angezeigten Link und teilen Sie ihn, z. B. per E-Mail, auf Ihrer Webseite oder in Ihrer E-Mail-Signatur.


3.3. Wie buche ich einen Termin? (Sicht der Buchenden)

  1. Öffnen Sie den Link zur Buchungsseite, den Sie erhalten haben.
  2. Wählen Sie den gewünschten Dienst bzw. Besprechungstyp.
  3. Wählen Sie, falls angeboten, eine bestimmte Person aus oder lassen Sie „Beliebig" stehen.
  4. Wählen Sie ein Datum und eine freie Uhrzeit.
  5. Geben Sie Ihre Kontaktdaten ein und beantworten Sie ggf. die Zusatzfragen.
  6. Klicken Sie auf Buchen.

Sie erhalten anschließend eine Bestätigungs-E-Mail mit den Termindetails und einem Kalendereintrag.

3.4. Wie verschiebe oder storniere ich einen Termin?

3.4.1. Als buchende Person

  1. Öffnen Sie die Bestätigungs-E-Mail.
  2. Klicken Sie auf Verschieben bzw. Abbrechen/Stornieren.
  3. Wählen Sie bei einer Verschiebung einen neuen Termin aus, oder bestätigen Sie die Stornierung.

Die Gegenseite wird automatisch per E-Mail informiert.

3.4.2. Als Mitarbeitende einer gemeinsamen Buchungsseite

  1. Öffnen Sie Ihre Buchungsseite und wählen Sie Kalender.
  2. Klicken Sie auf den gewünschten Termin.
  3. Wählen Sie:
    • Bearbeiten, um Datum, Uhrzeit oder zuständige Person zu ändern, oder
    • Abbrechen, um den Termin zu stornieren. Sie können dabei eine Nachricht an die buchende Person hinzufügen.
  4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Über Neue Buchung im Kalender können Sie Termine auch selbst eintragen, z. B. bei telefonischen Anfragen. Mit Zeitraum blockieren bzw. Freizeit sperren Sie Zeiten, in denen nicht gebucht werden darf.

3.4.3. Bei der persönlichen Buchungsseite

Termine verschieben oder stornieren Sie direkt in Ihrem Outlook-Kalender wie jeden anderen Termin.

3.5. Häufige Fragen

Ich sehe Bookings nicht im App-Startfeld. Was kann ich tun?

Klicken Sie im App-Startfeld auf Alle Apps oder rufen Sie https://outlook.office.com/bookings direkt auf. Falls Bookings weiterhin nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an den IT-Servicedesk.


Können externe Personen ohne Microsoft-Konto einen Termin buchen?

Ja, sofern die Zugriffssteuerung der Buchungsseite auf Jeder gesetzt ist. Buchende benötigen dann nur einen Browser und eine E-Mail-Adresse.


Sehen Buchende meine anderen Termine?

Nein. Buchende sehen nur freie Zeitfenster, keine Inhalte Ihres Kalenders.


Warum werden keine freien Termine angezeigt?

Mögliche Ursachen: Die Geschäftszeiten oder Verfügbarkeiten sind zu eng gesetzt, die Mindestvorlaufzeit ist zu lang, dem Dienst sind keine Mitarbeitenden zugewiesen oder der Outlook-Kalender ist im gewählten Zeitraum belegt.


Wo sehe ich alle gebuchten Termine?

Bei der gemeinsamen Buchungsseite unter Kalender in Bookings. Bei der persönlichen Buchungsseite in Ihrem Outlook-Kalender.


Kann ich eine gemeinsame Buchungsseite wieder löschen?

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