Blog-Eintrag vom August, 2026

Confluence vergisst nichts. Bilder, PDFs, Präsentationen oder Zeichnungen bleiben als Anhang an einer Seite hängen, selbst wenn sie im eigentlichen Inhalt längst nicht mehr verwendet werden.

Beim Kopieren von Seiten oder ganzen Seitenbäumen werden diese Anhänge automatisch mitgenommen. Das ist sinnvoll, solange die Dateien tatsächlich gebraucht werden. Häufig landen jedoch Kopien im System, die nie wieder verwendet werden.

Genau das ist in vielen Bereichen unserer Confluence-Instanz passiert. Vorlagen werden kopiert, Bereiche umstrukturiert, Seiten mehrfach dupliziert. Dabei reisen dieselben Anhänge immer wieder mit. Eine 8-MB-Präsentation kann dadurch problemlos in mehreren Dutzend identischen Kopien existieren.

Das kostet nicht nur Speicherplatz. Auch Backups, Suchindizes, Migrationen und Space-Exporte werden größer und müssen unnötige Daten mitverarbeiten.

Um dieses Problem anzugehen, hat das LRZ das Addon Ungenutzte Anhänge entwickelt. Es spürt Anhänge auf, die auf ihrer Seite nicht mehr verwendet werden, und ermöglicht deren gezielte Entfernung. Das funktioniert sowohl für einzelne Seiten als auch für komplette Spaces.

📷 Screenshot 1: Übersichtsbild über die Space-Ergebnistabelle mit erkannten Duplikatgruppen.

Was das Addon prüft

Ein Anhang gilt als ungenutzt, wenn sein Dateiname im Quellformat der Seite nicht mehr vorkommt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Datei ursprünglich als Bild, Makro-Referenz oder Download-Link eingebunden wurde. Auch URL-kodierte Dateinamen mit Leerzeichen werden korrekt erkannt.

Bevor ein Anhang zum Löschen vorgeschlagen wird, prüft das Addon zusätzlich, ob die Datei von anderen Seiten aus verwendet wird. Das kommt beispielsweise vor, wenn jemand ein Bild per Direktlink in eine andere Seite eingebunden hat.

Solche Anhänge werden in den Ergebnissen deutlich gekennzeichnet. Sie erscheinen mit einem roten „Ja" in der Spalte „Auf anderen Seiten verlinkt?" und können nicht ausgewählt werden. Dadurch wird verhindert, dass versehentlich noch benötigte Dateien gelöscht werden.

Zwei Sonderfälle berücksichtigt das Addon ebenfalls:

Das attachments-Makro listet alle Anhänge einer Seite auf, ohne einzelne Dateinamen zu nennen. Befindet sich ein solches Makro auf einer Seite, werden dort keine Anhänge als ungenutzt gemeldet. Das gilt auch dann, wenn das Makro auf einer anderen Seite eingebunden ist und auf die betreffende Seite verweist.
draw.io-Diagramme bestehen aus einer Quelldatei und einem erzeugten PNG. Wird die Quelldatei verwendet, behandelt das Addon auch das zugehörige PNG als genutzt und schlägt es nicht zum Löschen vor.

Im Zweifelsfall entscheidet das Addon immer zugunsten der Sicherheit. Lieber bleibt eine Datei erhalten, als dass versehentlich ein benötigter Anhang entfernt wird.

Aufräumen auf einer einzelnen Seite

Wer auf einer Seite Anhänge löschen darf, erhält automatisch einen Hinweis, sobald dort ungenutzte Dateien gefunden wurden.

„9 Anhänge mit einer Gesamtgröße von 15,83 MB werden auf dieser Seite nicht genutzt."

Benutzer ohne entsprechende Berechtigung sehen diesen Hinweis nicht.

📷 Screenshot 2: Der Hinweis-Banner am oberen Rand einer Seite.

Über „Analysieren & Bereinigen" startet die Detailanalyse. Währenddessen zeigt das Addon den aktuellen Fortschritt sowie den gerade geprüften Anhang an. Jeder Treffer wird zusätzlich gegen den Rest der Instanz geprüft, um externe Verwendungen zu erkennen.

Nach Abschluss erscheint eine Tabelle mit Dateiname, Größe, Ersteller und dem Verlinkungsstatus. Die Ergebnisse lassen sich nach Größe sortieren, sodass große Dateien schnell sichtbar werden.

📷 Screenshot 3: Analyse-Dialog mit Ergebnistabelle und Auswahlmöglichkeiten.

Anschließend können die gewünschten Anhänge ausgewählt und über „Ausgewählte löschen" entfernt werden. Nach einer Sicherheitsabfrage läuft der Löschvorgang im Hintergrund weiter. Der Dialog kann geschlossen oder der Browser-Tab gewechselt werden, ohne dass der Vorgang abbricht.

Wichtig: Gelöschte Anhänge können nicht wiederhergestellt werden. Deshalb sollte die Liste vor dem Bestätigen noch einmal geprüft werden.

Einen kompletten Space aufräumen

Bei großen Bereichen ist eine Kontrolle einzelner Seiten wenig praktikabel. Für Space-Administratoren gibt es deshalb eine Space-weite Analyse unter:

Space-Tools → Inhaltswerkzeuge → Ungenutzte Anhänge

📷 Screenshot 4: Der Menüeintrag in den Space-Tools.

Der Button „Space scannen" startet die Untersuchung des gesamten Spaces. Der Scan läuft als Hintergrundprozess und zeigt fortlaufend den aktuellen Bearbeitungsstand sowie die gerade analysierte Seite an.

Auch bei größeren Spaces kann der Browser geschlossen oder neu geladen werden. Der laufende Scan geht dabei nicht verloren.

Die Ergebnisse sind in zwei Bereiche gegliedert.

Duplikatgruppen

Im oberen Bereich erscheinen die Duplikatgruppen. Hier fasst das Addon alle vollständig ungenutzten Anhänge zusammen, die denselben Dateinamen und dieselbe Dateigröße besitzen. Dabei handelt es sich typischerweise um Kopien, die durch das Duplizieren von Seiten oder Seitenbäumen entstanden sind.

Die Tabelle zeigt:

Anzahl der vorhandenen Kopien
Größe einer einzelnen Datei
Gesamtgröße aller Kopien

Über „Seiten anzeigen" lässt sich nachvollziehen, wo die jeweiligen Dateien liegen. Mit einer einzigen Auswahl können komplette Duplikatgruppen zum Löschen vorgemerkt werden.

Gerade hier steckt häufig das größte Einsparpotenzial. Oft reichen wenige Klicks, um mehrere Gigabyte Speicherplatz freizugeben.

📷 Screenshot 5: Duplikatgruppen-Tabelle mit aufgeklappter Seitenliste.

Weitere Funde

Unterhalb der Duplikatgruppen folgen alle übrigen ungenutzten Anhänge, gruppiert nach Seiten. Angezeigt werden ebenfalls Größe, Ersteller und Verlinkungsstatus.

Die Tabellen können nach Größe sortiert werden, um besonders speicherintensive Dateien schnell zu identifizieren.

📷 Screenshot 6: Tabelle „Weitere Funde".

Das Löschen funktioniert genauso wie auf Seitenebene. Nach der Auswahl und Bestätigung übernimmt ein Hintergrundprozess die Arbeit. Der Fortschritt bleibt jederzeit sichtbar, der Vorgang kann bei Bedarf abgebrochen werden.

Wird ein Löschvorgang abgebrochen, stoppt das Addon nach der aktuell bearbeiteten Datei. Bereits entfernte Anhänge bleiben gelöscht.

📷 Screenshot 7: Löschvorgang mit Fortschrittsanzeige und Abbrechen-Button.

Natürlich gelten weiterhin die normalen Confluence-Berechtigungen. Space-Administratoren können die Analyse starten, gelöscht werden aber nur Anhänge auf Seiten, für die auch tatsächlich die erforderlichen Rechte vorhanden sind.

Warum wir das Addon selbst entwickelt haben

Ungenutzte Anhänge ist eine Eigenentwicklung des LRZ.

Der Hauptgrund war die Performance unserer Confluence-Instanz. Weniger doppelte und ungenutzte Daten bedeuten kleinere Backups, schnellere Migrationen, schlankere Space-Exporte und einen geringeren Speicherbedarf.

Eine Eigenentwicklung hatte zudem den Vorteil, dass wir das Verhalten gezielt auf unsere Umgebung abstimmen konnten. Besonders die Erkennung identischer Anhänge anhand von Dateiname und Dateigröße adressiert genau das Problem mehrfach kopierter Seitenbäume.

Außerdem bleiben sämtliche Daten innerhalb unserer eigenen Infrastruktur. Die Analyse erfolgt vollständig auf LRZ-Systemen, und Anpassungen können direkt entsprechend der Anforderungen unserer Nutzer umgesetzt werden.

Kurz zusammengefasst

Auf einer einzelnen Seite: Hinweisbanner öffnen, Analyse starten, Anhänge prüfen und bei Bedarf löschen.
Für einen kompletten Space: Space-Tools → Inhaltswerkzeuge → Ungenutzte Anhänge → „Space scannen".
Anhänge, die von anderen Seiten verwendet werden, sind geschützt und können nicht gelöscht werden.
Gelöschte Anhänge sind dauerhaft entfernt.

Besonders lohnend ist ein Scan in Bereichen, die über Jahre gewachsen sind und in denen viele Seiten kopiert wurden. Schon nach wenigen Minuten zeigt sich oft, wie viel ungenutzter Speicherplatz sich angesammelt hat.

Fragen, Rückmeldungen oder Auffälligkeiten bei der Analyse? Dann hilft der LRZ-Servicedesk weiter: https://servicedesk.lrz.de/de/simplesubmit/161.