Sie können in BayRMS Vorbelegungen für Ihre Anträge sowie Systemeinstellungen definieren. Diese Daten werden dann als Vorschlag in das jeweilis aktuelle Formular übernommen. Eine Änderung im jeweils aktuell geöffneten Formular ist jederzeit möglich und beeinträchtigt die Voreinstellungen nicht.

Den zugehörigen Menüpunkt Voreinstellungen finden Sie links in der Menüleiste unter dem Reiter "Einstellungen":

Folgende Voreinstellungen können Sie vornehmen:

Genehmigung und Abrechnung

Die Felder für Voreinstellungen sind analog zu den Steps in den Antragsformularen gegliedert.

Für einige Steps sind auch mehrere Vorbelegungen möglich.



Reisedaten - Reisetage - Verkehrsmittel - Mitreisende - Nebenkosten - Antrag stellen:

Belegen Sie sich diese Daten vor, wenn Sie häufig wiederkehrende Reiseszenarien haben.

 Buchungsdaten und KLR-Daten:

Wir empfehlen in jedem Fall, diese Daten vorzubelegen. Es gelten folgende Vorgaben (Pflichtfelder im Formular!):

Bezeichnung: Geben Sie hier einen selbstgewählten Titel ein, z.B. "Buchungsdaten - Lehrstuhl", "Projekt XY"

Buchungsdaten
Erweiterung: 0000000 (Wert bitte übernehmen)
Kapitel:4-stelliges Kapitel, z. B. 1523
Titel: 5-stelliger Titel, z.B. 54740 (Lehrstuhl), 54741 (Drittmittel)
Ebene 1: 2-stellige Kennziffer für den Fachbereich

(i.d.R. die ersten zwei Ziffern der Kostenstelle Haushalt)
Ebene 2:  8-stellige Haushaltskostenstelle


KLR-Daten
Verfahren:  000COB (Wert bitte übernehmen)
Buchungskreis:2001 (Wert bitte übernehmen)
Kostenart:  Bei Dienstreisen 685, bei Fortbildungsreisen 654
Kostenstelle:10-stellige KLR-Kostenstelle (beginnend mit X)*
Kostenträger:Kein Pflichtfeld, ggf. 10 stelliger Kostenträger des Projekts, beginnend mit T

*Systembedingt muss zwingend eine Kostenstelle angegeben werden. Sobald jedoch zusätzlich ein Kostenträger eingetragen wird, wird dieser bei der Abrechnung verwendet und die Kostenstelle außer Acht gelassen.





Mitzeichner

Alle Personen, die Sie jemals in einem Dienstreiseantrag zur Mitzeichnung ausgewählt haben, werden vom System gespeichert und dann bei der nächsten Antragstellung (in Step 9) in einer Vorschlagsliste angezeigt. Hier besteht die Möglichkeit, einzelne Personen von dieser Vorschlagsliste zu löschen.

Bitte beachten: Das Hinzufügen einer Person zur Vorschlagsliste funktioniert nur direkt im Dienstreiseantrag, indem Sie diese Person als Mitzeichnung auswählen (siehe auch Step 9 in der Rubrik Genehmigungsantrag stellen).

Systemeinstellungen (Datumsfilter)

Hier können Sie den Datumsfilter der Suchoption in den Antragslisten Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen.