Hier erfahrt ihr, wie ihr an der Universität einen Raumantrag stellen könnt. Plant am besten mit vier Wochen Vorlaufzeit - der Antrag muss zwei Wochen vor der Veranstaltung für die letzte Unterschrift in Abteilung I angekommen sein! Bitte füll das Formular mit einem schwarzen oder blauen Stift möglichst gut leserlich aus. Wichtig: Wenn ihr sichergehen wollt, dass kein Formular verloren geht macht Kopien zur Dokumentation.

Das Formular findet ihr auf der Seite der Studentische Initiativen, beim AStA in dem Dokumentenschrank, oder auf dem Laufwerk.
Auf der Webseite gibt es auch Informationen für spezielle Orte bzw. Veranstaltungen.

Für euren Antrag braucht ihr Unterschriften von verschiedenen Personen. Diese könnt ihr auf mehrere Wege bekommen: Wenn es dringend ist, ist persönliches Vorbeischauen in den Büros am schnellsten, allerdings sind Leute auch oft nicht da oder haben keine Zeit. Hauspost geht sicher, braucht aber seine Zeit. E-Mail ist einfach, solange kein großer Redebedarf besteht, es kam in den letzten Monaten aber öfter zu Problemen, dass der Raumantrag nicht weitergeleitet wurde. Fax existiert, wenn ihr mal in eurem Leben ein Faxgerät benutzen wollt.

Abschnitt 1: Informationen zur Veranstaltung

Antragsstellende: Eure Vereinigung (also z.b. AStA, StuRa xy, Konventspräsidium, Name des Vereins, usw.)
AStA und StuRas sind nicht als Studentische Vereinigung registriert, da sie Teil der Universität sind. Den Punkt in dem Fall aber bitte trotzdem ankreuzen.


Verantwortlicher: [Dein Name], [Mail auf die du oft genug schaust sowie Durchwahl des Büros bzw. eigene Nummer]
Hintergrund ist, dass man euch erreichen kann, falls Rückfragen bestehen. Das heißt ebenfalls, dass wenn es eine umstrittenere Veranstaltung sein könnte, ihr das Sekretariat einweihen solltet, falls ihr deren Telefondurchwahl angebt.


Titel der Veranstaltung: [Titel der Veranstaltung]
Falls man in den Titel hineininterpretieren könnte, dass es eine kommerzielle Veranstaltung sein könnte (Buchvorstellung, ...), müsst ihr auch ein Beiblatt anfügen mit einer Information darüber, dass es nicht kommerziell ist und keine Gelder damit erwirtschaftet werden. Auch bei anderen (unregelmäßigen) Veranstaltungen lohnt sich oft eine Beschreibung auf einem Beiblatt.
Eine kommerzielle Veranstaltung, die jemanden anderen als den AStA/StuRa begünstigt, darf nicht durch den AStA/StuRa durchgeführt werden, da er als Teil der Universität gilt. 
Seid ihr ein Verein o.ä. müsst ihr im Fall von kommerziellen Veranstaltungen Geld an die Uni bezahlen.


Raum, Gebäude, Veranstaltungsdatum, Uhrzeit:

  • Fall 1: Ihr wisst nicht, welcher Raum für eure Veranstaltung geeignet und frei ist. Hierfür könnt ihr euch beim QIS-Portal anmelden und auf Räume und Gebäude > Detaillierte Raumsuche gehen. In der Suchmaske könnt ihr verschiedene Eingrenzungskriterien auswählen, um den passenden Raum zu finden. Du kannst dann auf einen der Räume klicken und schauen, ob der Raum frei ist.
  • Fall 2: Ihr wisst, welchen Raum ihr wollt und möchtet nur wissen, ob er frei ist. Hierfür könnt ihr euch beim QIS-Portal anmelden und auf Räume und Gebäude > Suche nach Räumen gehen. Wählt dort den entsprechenden Raum aus und klickt auf "Suche starten".

Achtung! Beachtet bei beiden Fällen, dass die Veranstaltungen des neuen Semesters meistens erst eine Woche vor Vorlesungsstart eingetragen werden. Fragt also ggf. bei den entsprechenden Raumverwalter*innen nach, ob der Raum frei sein könnte. Wer der*die Raumverwalter*in ist, seht ihr auf dem Belegungsplan über der tabellarischen Übersicht. Ihr müsst im QIS-Portal in der Ansicht rechts oben u.U. das Semester umstellen, wenn ihr eine Veranstaltung plant, die erst im nächsten Semester stattfindet.


Abschnitt 2: Raumverfügbarkeit

Zunächst müsst ihr euch von dem*der Raumverwalter*in bestätigen lassen, dass der Raum frei ist. Um zu sehen, wer der*die Raumverwalter*in ist, klickt auf den Raum auf der Übersichtsseite im QIS-Portal (danach unter Räume und Gebäude → Raumbelegung den entsprechenden Raum auswählen) und sucht dann den*die Raumverwalter*in auf der folgenden Seite raus. Ihr könnt auch auf die Namen klicken, um zu erfahren, wie und wo ihr sie*ihn erreichen könnt.


Abschnitte 3a-c: Technische Anforderungen

3a: Multimedia
Das werdet ihr vermutlich noch am Häufigsten brauchen. Wenn ihr einen Beamer, Mikrofone, ... o.Ä. braucht, kreuzt hier ja an. Falls ihr technisch nicht so versiert seid, kreuzt auch die Einweisung an. Auf dem Antrag selbst steht, wohin ihr laufen müsst, um eine Unterschrift zu bekommen. Unter Umständen müsst ihr noch einmal den Schlüssel für den Medienschrank im Raum bei den Leuten von dieser Abteilung holen. Fragt einfach danach, wenn ihr euch die Unterschrift holt.
Wenn ihr es nicht braucht, könnt ihr nein ankreuzen und zu 3b springen. Ihr braucht dann auch keine Unterschrift in diesem Abschnitt.

3b: Maschinentechnik
Das braucht ihr lediglich, wenn ihr eine größere Veranstaltung wie Partys usw. veranstalten wollt. Hierfür müsst ihr euch auch die Unterschrift vom Referat V/4 holen, wie auf dem Raumantrag beschrieben.
Wenn ihr es nicht braucht, könnt ihr nein ankreuzen und zu 3c springen. Ihr braucht dann auch keine Unterschrift in diesem Abschnitt.

3c: Elektrische Anschlüsse
Das braucht ihr lediglich, wenn ihr eine größere Veranstaltung wie Partys usw. veranstalten wollt. Hierfür müsst ihr euch auch die Unterschrift vom Referat V/5 holen, wie auf dem Raumantrag beschrieben.
Wenn ihr es nicht braucht, könnt ihr nein ankreuzen und zu 4 springen. Ihr braucht dann auch keine Unterschrift in diesem Abschnitt


Abschnitt 4: Ende der Veranstaltung - Hausmeister

Hier braucht ihr eine Unterschrift vom zuständigen Hausmeister bzw. von Herr Aechtner (Durchwahl: -5264), falls die Veranstaltung länger als die auf dem Formular angegebenen Uhrzeiten dauert.

Abschnitt 5/6: Vorkalkulation bzw. Steuerrechtliche/Sozialversicherungsrechtliche Information

Das braucht ihr lediglich, wenn ihr eine Veranstaltung durchführen wollt, bei der von den Teilnehmer*innen oder Besucher*innen Geld eingenommen wird. Falls das relevant sein sollte, solltet ihr zusätzlich mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf (je nach Größe der Veranstaltung vier bis sechs Wochen) rechnen. Ihr müsst natürlich - wie auf dem Formular vermerkt - die Unterschriften aus den Referaten III/5 und III/3 der Zentralverwaltung besorgen.

Solche Veranstaltungen brauchen eigentlich immer eine Vorkalkulation (also eine Gegenüberstellung von zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben)

Abgabe

Wenn ihr alle anderen Unterschriften eingeholt habt, braucht ihr noch die Unterschrift eines oder einer Vizepräsident*in. Schickt dazu das finale Dokument an Frau Haase (Zimmer 2057 Gebäude A).


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