Eintragung in die Promotionsliste | Entry into the Doctoral Candidacy List

Erstellt von Charlotte Janosa, zuletzt geändert von Amelie Haindl am 10.Mai 2024

Inhalt

Antrag über die Online-Plattform DocGS
1.1. Inländischer Hochschulabschluss
1.2. Ausländischer Hochschulabschluss
Anerkennung der ausländischen Hochschule bzw. des ausländischen Abschlusses

Content

Application via the online platform DocGS
1.1. German university degree
1.2. Foreign university degree
Recognition of the foreign university/of the foreign degree

Nachdem Sie die Betreuungsvereinbarung finalisiert haben, beantragen Sie im nächsten Schritt offiziell die Eintragung in die Promotionsliste der TUM. Im Rahmen der Eintragung in die Promotionsliste wird geprüft, ob Sie über die notwendigen Promotionsvoraussetzungen erfüllen. Erst mit der erfolgreichen Eintragung in die Promotionsliste Ihrer promotionsführenden Einrichtung/School sind Sie als Doktorandin oder Doktorand an der TUM zugelassen und sind Mitglied in Ihrem Graduiertenzentrum (und folglich der TUM Graduate School).

Der Antrag auf Eintragung in die Promotionsliste der wichtigste Schritt zu Beginn Ihrer Promotion und sollte frühzeitig gestellt werden!
Bitte verwechseln Sie den Eintrag in die Promotionsliste nicht mit der Immatrikulation als Promotionsstudentin oder Promotionsstudent an der TUM. Der Eintrag in die Promotionsliste ist für alle Promovierenden verpflichtend. Die Immatrikulation als Promotionsstudentin oder Promotionsstudent hingegen ist freiwillig und ermöglicht Ihnen den Zugang zu studentischen Vergünstigungen.

Eine Anstellung als wissenschaftliche Mitarbeiterin oder wissenschaftlicher Mitarbeiter an der TUM bedeutet ebenfalls nicht, dass Sie bereits zur Promotion zugelassen sind. Auch in diesem Fall ist ein erfolgreicher Antrag auf die Eintragung in die Promotionsliste erforderlich.

Once you have finalized the Supervision Agreement, the next step is to apply for registration into the TUM doctoral candidacy list. In the course of the registration process, it will be checked whether you fulfill the necessary requirements for a doctorate. Only after you have been successfully registered in the doctoral canddiacy list of your supervising institution/school, you will be admitted as a doctoral candidate at TUM and become a member of your Graduate Center (and thus of the TUM Graduate School).

The application for the entry into the doctoral candidacy list is the most important step at the beginning of your doctorate and should be submitted as early as possible!

Please do not confuse registration with enrollment as a student at TUM. Entry into the doctoral candidacy list is mandatory for all doctoral candidates. Enrollment as a doctoral student is voluntary and gives you access to student services.

Employment as a research associate at TUM does not mean that you are already admitted to the doctoral program. Again, a successful application for entry into the doctoral candidacy list is required.

1. Antrag über die Online Platform DocGS

Die Eintragung in die Promotionsliste findet nicht über TUMonline, sondern hochschulweit über die Online-Plattform DocGS (https://www.docgs.tum.de/) statt. Um den Antrag auf Eintragung in die Promotionsliste stellen zu können, müssen Sie sich zuerst in DocGS (www.docgs.tum.de) registrieren. Bei Fragen oder Problemen mit Ihrer Anmeldung kontaktieren Sie bitte unser DocGS-Team. Sie können den Fortschritt Ihrer Bewerbung immer selbst in Ihrem DocGS Konto einsehen. Bei Fragen zu dem Fortschritt wenden Sie sich bitte direkt an Ihr Graduiertenzentrum. Bitte beachten Sie, dass der Antrag oft eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, vor allem bei ausländischen Hochschulabschlüssen.

Die Online Plattform DocGS ist die zentrale IT-Anwendung für Promovierende an der TUM. Sie bildet den gesamten Promotionszyklus ab und begleitet Sie durch Ihre Promotion bis zum Abschluss. Hier melden Sie sich zum Auftaktseminar an, laden Ihre Leistungselemente hoch und stellen Anträge auf Internationalisierungsförderung.

Abhängig von der Herkunft Ihres Hochschulabschlusses sind verschiedene Schritte bei der Antragsstellung auf Eintragung in die Promotionsliste zu durchlaufen.

1. Application via the online platform DocGS

The registration into the doctoral candidacy list does not take place via TUMonline, but via the online platform DocGS (https://www.docgs.tum.de/). In order to apply for entry, you must first register in DocGS (www.docgs.tum.de). If you have any questions or problems with your registration, please contact our DocGS team. You can always check the progress of your application in your DocGS account. If you have any questions about the progress, please contact your graduate center directly. Please note that the application process may take some time, especially for applicants with foreign degrees.

The online platform DocGS is the central IT application for doctoral candidates at TUM. It maps the entire doctoral cycle and accompanies you through your doctorate until its completion. Here you can register for the Kick-Off seminar, upload your qualification elements and apply for internationalization funding.

Depending on the origin of your university degree, there are several steps to go through when applying to be entered into the doctoral candidacy list.

1.1. Inländischer Hochschulabschluss

Erstellung Antrag

Erstellen Sie online in DocGS www.docgs.tum.de Ihr Benutzerkonto und füllen Sie Ihr Profil aus.
Wählen Sie "Antrag Eintragung Promotionsliste" und geben hier alle benötigten Angaben ein.
Schließen Sie den Prozess auf jeden Fall ab, indem Sie den Antrag elektronisch abschicken (Button: Einreichen). Nach erfolgreicher Einreichung erhalten Sie von DocGS eine automatische Bestätigungsemail.
Drucken Sie den als PDF erstellten Antrag aus und unterschreiben Sie ihn.
Lassen Sie den Antrag ebenfalls von Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer unterschreiben.

Reichen Sie den Antrag zusammen mit folgenden Dokumenten am besten persönlich in Ihrem Graduiertenzentrum/School Office/Dekanat Ihrer School/ promotionsführenden Einrichtung ein:

Eine ausgefüllte und unterschriebene Betreuungsvereinbarung.
Eine amtlich beglaubigte Kopie Ihrer Hochschulabschlussurkunde (keine Originale)*.
Eine amtlich beglaubigte Kopie Ihres Hochschulabschlusszeugnisses (keine Originale)*.
Ein Identifikationsdokument (persönliche Vorlage oder Kopie mit geschwärzter Nummer).

* Bei Bewerberinnen und Bewerbern mit einem TUM-Abschluss genügt in der Regel die Vorlage des Originalzeugnisses. Bitte informieren Sie sich vorab, ob Ihre School/Ihr Graduiertenzentrum diese Möglichkeit anbietet.

Weitere Schritte

Das Graduiertenzentrum/Dekanat prüft Ihren Antrag zuerst formal auf die Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen. Ist diese Prüfung erfolgreich, werden Sie vorläufiges Mitglied der TUM-GS und können bereits am Auftaktseminar teilnehmen. Mit erfolgreichem Abschluss der formalen Prüfung beginnt auch die 2-jährige Mindestmitgliedschaft in der TUM-GS.
Nach erfolgreicher formaler Prüfung werden Ihre Unterlagen im zweiten Schritt auch inhaltlich auf das Erfüllen der Promotionsvoraussetzungen geprüft. Nach Abschluss der inhaltlichen Prüfung werden Sie über DocGS über den Ausgang Ihres Antrags informiert. Wird diesem stattgegeben, sind Sie auf der Promotionsliste Ihrer School/promotionsführenden Einrichtung eintragen und damit zur Promotion an der TUM zugelassen. Sind Sie nun auch reguläres Mitglied der TUM-GS.
Sie finden die Bescheinigung über die Eintragung in die Promotionsliste als PDF zum Download in Ihrem DocGS-Konto unter "Mein Fortschritt".
Sie können sich nun auch an der TUM als Promotionsstudierende freiwillig immatrikulieren.

1.1. German university degree

Create application

Go to the DocGS website at www.docgs.tum.de to create your user account and complete your profile.
Choose “Application Doctoral Candidacy List” and enter all the necessary information.
In any case, complete the process by submitting the application electronically (button: Submit). After successful submission you will receive an automatic confirmation email from DocGS.
Print the request, which is created in PDF format, and sign it.
Have your supervisor sign the application.

Submit the application together with the following documents, ideally in person, to the Dean’s Office of your school/degree awarding institution:

A completed, signed supervision agreement.
An officially certified copy of your university diploma (no originals)*.
An officially certified copy of your final university transcript (no originals)*.
An identification document (presented in person or as a copy with the ID number blacked out).

* For applicants with a degree from TUM, it is usually sufficient to present the original transcript to the corresponding Dean’s Office. Please inquire in advance whether the Dean’s Office in your department offers this option.

Further steps

The Graduate Center/Dean's Office will review your application for completeness. If this check is successful, you will become a preliminary member of the TUM-GS and can already participate in the Kick-Off Seminar. The successful completion of the formal review also marks the start of the 2-year minimum membership in the TUM-GS.
After a successful formal examination, the content of your documents will be checked in a second step to ensure that they meet the requirements for doctoral studies. You will be informed about the outcome of your application via DocGS. If your application is approved, you will be added to the doctoral list of your school/institution and thus admitted to the doctoral program at TUM. You are now a regular member of the TUM-GS.
You can download the certificate of registration as a PDF file in your DocGS account under "My progress".
You can now voluntarily enroll as a doctoral student at the TUM.

1.1. Ausländischer Hochschulabschluss

Erstellung Antrag

Erstellen Sie online auf der DocGS Website Ihr Benutzerkonto und füllen Sie Ihr Profil aus.
Wählen Sie "Antrag Eintragung Promotionsliste" und geben hier alle benötigen Angaben ein.
Schließen Sie den Prozess auf jeden Fall ab, indem Sie den Antrag elektronisch abschicken (Button: Einreichen). Nach erfolgreicher Einreichung erhalten Sie von DocGS eine automatische Bestätigungsemail.
Drucken Sie den als PDF erstellten Antrag aus und unterschreiben Sie ihn.
Lassen Sie den Antrag ebenfalls von Ihrer Betreuungsperson unterschreiben.

Reichen Sie den Antrag zusammen mit folgenden Dokumenten am besten persönlich bei Ihrer Fakultät/School ein:

Eine ausgefüllte und unterschriebene Betreuungsvereinbarung.
Eine amtlich beglaubigte Kopie Ihrer Hochschulabschlussurkunde (keine Originale).
Eine amtlich beglaubigte Kopie Ihres Hochschulabschlusszeugnisses (keine Originale)*.
Ein Identifikationsdokument (persönliche Vorlage oder Kopie mit geschwärzter Nummer).
Kurzfassung Ihrer Master-Abschlussarbeit (oder dem Äquivalent) in deutscher oder englischer Sprache.
Lebenslauf mit Angaben zur bisherigen Ausbildung (Schulen, Studium usw.)

* Falls nicht aus dem Zeugnis ersichtlich: amtlich beglaubigte Kopie einer Bestätigung Ihrer Hochschule über die zum Erwerb des Abschlusses abgelegten Prüfungen und deren Ergebnisse sowie die Mindestbestehensnote.
* Falls die Unterlagen von Ihrer Hochschule nicht in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt sind, reichen Sie bitte jeweils eine von einem vereidigten Dolmetscher gefertigte entsprechende Übersetzung mit ein.
* Falls Sie Ihre Unterlagen vor Ihrer Ankunft in Deutschland einschicken wollen, klären Sie bitte vorab mit Ihrer School/Ihrem Graduiertenzentrum ab, ob eine Zusendung möglich ist!

Weitere Schritte

Das Dekanat prüft Ihre Unterlagen zuerst formal. Ist diese Prüfung erfolgreich, werden Sie vorläufiges Mitglied der TUM-GS und können bereits am Auftaktseminar sowie an überfachlichen Kursen teilnehmen.
Anschließend werden Ihre Unterlagen vom Dekanat an das Prüfungsamt der TUM zur Anerkennung auf Gleichwertigkeit (mit einem deutschen Hochschulabschluss) verschickt.
Sobald Ihre Dokumente beim Prüfungsamt vollständig und korrekt vorliegen, kann dort mit der inhaltlichen Prüfung begonnen werden. Gegebenenfalls werden Sie aufgefordert, noch fehlende Dokumente nachzureichen.
Wenn diese Überprüfung abgeschlossen ist, erhalten Sie per E-Mail die Mitteilung, dass Sie den schriftlichen Bescheid über den Ausgang der Anerkennung in Ihrem DocGS Account unter "Mein Fortschritt" herunterladen können.
War die Anerkennung erfolgreich, erhalten Sie außerdem über DocGS die Mitteilung über den Eintrag in die Promotionsliste. Sie sind nun reguläres Mitglied der TUM-GS.
Sie finden die Bescheinigung über die Eintragung in die Promotionsliste als PDF zum Download in Ihrem DocGS-Konto unter "Mein Fortschritt".
Optional können Sie sich nun an der TUM immatrikulieren.

Die Bearbeitung der Anträge auf Eintrag in die Promotionsliste kann bei ausländischen Hochschulabschlüssen viel Zeit in Anspruch nehmen. Um Verzögerungen zu vermeiden, empfiehlt es sich daher, die Eintragung in die Promotionsliste möglichst früh zu beantragen.

Achtung: Die TUM akzeptiert nur Beglaubigungen von

ausstellenden Schulen oder Hochschulen sowie den zuständigen Ministerien im Heimatland
den diplomatischen Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland (deutsche Botschaften)
der Kulturabteilung der Botschaft des Landes, aus dem das Zeugnis stammt
den im jeweiligen Land zur amtlichen Beglaubigung befugten Behörden und Notaren

In keinem Fall werden Beglaubigungen von Privatpersonen, Rechtsanwälten, Pfarrämtern, Krankenkassen, Sparkassen oder der AStA akzeptiert.

1.1. Foreign university degree

Create application

Go to the DocGS website (www.docgs.tum.de) to create your user account and complete your profile.
Choose “Application Doctoral Candidacy List” and enter all the necessary information.
In any case, complete the process by submitting the application electronically (button: Submit). After successful submission you will receive an automatic confirmation email from DocGS.
Print the request, which is created in PDF format, and sign it.
Have your supervisor sign the request as well.

Submit the request together with the following documents, ideally in person, to the Dean’s Office of your school/degree awarding institution:

A completed, signed supervision agreement.
An officially certified copy of your university diploma (no originals).
An officially certified copy of your final university transcript (no originals)*.
An identification document (presented in person or as a copy with the ID number blacked out).
An abstract of your master thesis project (or equivalent), in German or English.
Resume with information about your prior education (schools, university studies, etc.).

* If it is not clear from your transcript: an officially certified copy of a confirmation from your university about the exams needed to earn the degree and the grades achieved, as well as the minimum passing grade.
* If the university documents are in a language other than German or English, please submit a corresponding translation by a sworn translator for each.
* If you would like to send in your documents before your arrival in Germany, please check with your school/graduate center in advance to see whether it is an acceptable option!

Further steps

First, the Dean’s Office will formally review your request. If the request is approved, you become a temporary member of the TUM-GS, and you can now take part in the Kick-Off seminar as well as interdisciplinary courses.
Next, your documents will be sent by the Dean’s Office to the TUM Examination Office to recognize their equivalence (to a German university degree).
As soon as your documents are completely and correctly submitted to the Examination Office, the content check can begin. You may be asked to submit any missing documents.
Once this check is complete, you will receive an email stating that you can download the written notice about the results of the recognition process from your DocGS account, under “My Progress.”
If the recognition process was successful, you will also receive a message through DocGS stating that you have been included on the doctoral candidacy list. You are now a regular member of the TUM-GS.
You can download a PDF of the certificate of inclusion on the doctoral candidacy list from your DocGS account under “My Progress.”
You now have the option to enroll.

Processing applications with foreign university degrees for entry into the doctoral candidacy list can take a lot of time. In order to avoid delays, it is therefore advisable to apply for entry into the doctoral candidacy list as early as possible.

Attention: TUM only accepts certifications from

issuing schools or universities as well as the responsible ministries in the home country
the diplomatic missions of the Federal Republic of Germany (German embassies)
the cultural department of the embassy of the country from which the certificate comes
the authorities and notaries authorized to provide official certification in the respective country

Under no circumstances will certifications from private individuals, lawyers, parish offices, health insurance companies, savings banks or the AStA be accepted.

2. Anerkennung der ausländischen Hochschule bzw. des ausländischen Abschlusses

Wenn Sie den Prozess beschleunigen möchten, können Sie bei der Bewerbung einen Nachweis über die Anerkennung der ausländischen Hochschule und die Gleichwertigkeit des Abschlusses mit einem deutschen Hochschulabschluss vorlegen. Mit Hilfe der Datenbank Anabin (https://anabin.kmk.org/anabin.html) kann die Anerkennung bzw. Gleichwertigkeit größtenteils festgestellt werden. Die Hochschule muss mit „H+“ vermerkt sein und der Abschluss muss einem Masterabschluss gleichgestellt sein (Äquivalenzmerkmal „entspricht“ oder „gleichwertig“). Bewerberinnen und Bewerber, deren Hochschule und/oder Abschluss nicht in der Datenbank Anabin hinterlegt ist, können eine kostenpflichtige Zeugnisbewertung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beantragen oder die Überprüfung durch das Prüfungsamt abwarten. Bitte beachten Sie, dass diese Nachweise i.d.R. auch für die Beantragung eines Aufenthaltstitels benötigt werden.

2. Recognition of the foreign university/of the foreign degree

If you want to speed up the process, you can submit proof of the recognition of the foreign university and the equivalence of the degree with a German university degree when you apply. The Anabin database (https://anabin.kmk.org/anabin.html) can be used to determine recognition or equivalence in most cases. The university must be marked with "H+" and the degree must be equivalent to a Master's degree ("corresponds" or "equivalent"). Applicants whose university and/or degree is not listed in the Anabin database can apply for a certificate evaluation by the Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) for a fee or wait for the examination office to evaluate the certificate. Please note that these certificates are usually also required when applying for a residence permit.