Neue Abrechnung ohne BayRMS-Genehmigung

Pro Reisetag erstellt das System eine eigene Card, in der noch weitere Angaben ergänzt werden müssen. Um diese zu öffnen, klicken sie auf.

Die zugehörigen Eingabedialoge für eintägige und mehrtägige Reisen unterscheiden sich voneinander (siehe unten).

Änderungen bei mehrtägigen Reisen vornehmen *

• Reisetage anfügen: und
• Reisetage entfernen:
• Reisetage deaktivieren:  
• Reisetage aktivieren: 

*Bitte beachten: In der Folge ergeben sich für die bereits bestehenden Reisetagen Pflichtfeldänderungen, sodass die bestehenden Reisetage i.d.R. von Ihnen nachbearbeitet werden müssen.

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• Eingabedialog für mehrtägige Reisen

Füllen Sie die erforderlichen Felder.

Hinweis zum Abschnitt "Uhrzeit":

Sollten Sie an einem der Reisetage keine Geschäftszeiten gehabt haben (z.B. privat verbrachter Tag, Tag wurde nur zur An-/Abreise genutzt), tragen Sie für diesen Tag bitte eine fiktive Uhrzeit von einer Minute ein,  z.B. 8.00 - 8.01 Uhr. Das ist nötig, da Uhrzeitfelder standardmäßig Pflichtfelder sind. Ihre Angabe wird dann später bei der Sachbearbeitung herausgenommen.

Hinweis zum Abschnitt "Ort":

Bitte nennen Sie hier die genaue Adresse des Geschäftsorts bzw. der Geschäftsorte.

Unentgeltliche Übernachtung

• Auszuwählen, wenn im Rahmen der Dienstreise weder Ihnen  noch der Dienststelle Kosten entstehen, sowie während eines privaten Aufenthalts. 
• In der Reisekostenabrechnung werden 0,00 Euro erstattet.

Hotel / Unterkunft wird von der Dienststelle gebucht und bezahlt

Grundsätzlich nicht wählen. Ausnahmsweise auswählbar, wenn die Übernachtung übers ERV-System abgerechnet wurde. Dies muss aber zwingend auch im Bemerkungsfeld (Step 9) angegeben werden.

Hotel / Unterkunft wird vom Reiseservice gebucht und bezahlt

Nicht wählen, die Universität Augsburg hat keinen Reiseservice.

Hotel / Unterkunft wird von mir bezahlt und mit der Reisekostenabrechnung geltend gemacht

• Der am meisten zutreffendste Fall.
• Es ist empfehlenswert, den Haken bei "Arbeitgeberveranlassung" zu setzen. Dies hat Vorteile für Sie bei der Erstattung des Frühstücks; wichtig ist jedoch, dass Sie die Rechnung dann auf die Universität Augsburg ausstellen lassen.

Übernachtung im Beförderungsmittel bzw. Nachtarbeit (z.B. Nachtflug)

Private Übernachtung (z.B. bei Freunden / Verwandten)

• pauschales Übernachtungsgeld wird erstattet (Inland: 18,50 Euro pro Nacht; Ausland: 50% des Übernachtungsgeldes, maximal 30,00 Euro pro Nacht)

Allgemeine Hinweise zum Abschnitt "Übernachtung":

• Gemäß Reisekostenrecht zählt eine Übernachtung zum Folgetag, daher kann für den ersten Reisetag keine Übernachtung eingetragen werden.
• Bei täglicher Rückkehr entfernen Sie den Haken bei "Übernachtung".
• "Gesamtkosten": Bitte geben Sie hier die Gesamtkosten aller Übernachtungen Ihrer Reise an (inkl. Hotelverpflegung)
• "Kosten der Unterkunft pro Tag": Reine Übernachtungskosten für diesen Tag, d.h. ohne enthaltene Hotelverpflegungskosten
• "Kosten der Hotelverpflegung pro Tag": Wenn diese nicht auf der Rechnung ausgewiesen sind, geben Sie einen (realistischen) Schätzwert ein.
• Verpflegung/Mahlzeit: Geben Sie hier alle Mahlzeiten an, die Sie an diesem Tag erhalten haben (z.B. Hotel, Konferenz); Sollte das Frühstück im Hotelpreis enthalten sein, kreuzen Sie bitte "unentgeltlich" an (eine Erläuterung dazu erhalten Sie, wenn Sie auf das i-Symol klicken).
• Weitere Hintergrundinformationen rund ums Thema Hotel/Übernachtungen und Tagegeld/Verpflegung finden Sie in unseren Stichwortverzeichnis.

Hinweis zum Abschnitt "Pauschalen":

Bitte wählen Sie die Option "keine Pauschale", da dieses Feld die Universität Augsburg nicht betrifft. An dieser Stelle wird nicht das Tagegeld beantragt (das erfolgt automatisch bei der Antragsstellung).

Mit der Funktion  können Sie Daten für nachfolgende Tage vervielfältigen. Bitte beachten: Für den Abreisetag ergeben sich in jedem Fall noch weitere Pflichtangaben.

Falls Sie einen privaten Aufenthalt hatten, tragen Sie die privaten Reisezeiträume hier ein.

Hinweise:

• Sollte der Privataufenthalt zu Beginn oder am Ende der Reise gelegen haben, sind alle Tage mit anzugeben, d.h. das An- bzw. Abreisedatum muss dem tatsächlichen Reisedatum entsprechen. 
• Bitte legen Sie Vergleichsangebote bei, um nachzuweisen, was die Fahrt bzw. die Übernachtung gekostet hätten, wenn die Dienstreise (zu diesem Datum) ohne Privataufenthalt erfolgt wäre. Nur dieser Betrag ist dann erstattungsfähig. Als Vergleichsangebote können z.B. Screenshots von Buchungsportalen verwendet werden. 
• Bei komplexeren Reisen (insbesondere mit Auslandsaufenthalt, Zeitverschiebung, mehreren Orten) bitten wir um das Beilegen eines Reiseverlaufs, um die Sachbearbeitung zu erleichtern.
• Ein Privataufenthalt liegt nicht vor, wenn Sie einen Tag früher anreisen bzw. einen Tag später abreisen, weil ansonsten die Reisezeiten (6-23 Uhr) unzumutbar sind. Beispiel: Wenn Sie um 4 Uhr früh das Haus verlassen müssten, um rechtzeitig zum Dienstgeschäft vor Ort zu sein, ist es zulässig, bereits am Vortag anzureisen und für die Nacht ein Hotelzimmer zu nehmen.

Falls nicht, können Sie den Step mit  überspringen.

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Falls Ihre Dienstreise mit einem Auslandsaufenthalt verbunden war, tragen Sie die Zeiträume hier ein (wobei für jedes Land ein eigener Eintrag anzulegen ist).

Bei komplexeren Reisen (insbesondere mit Zeitverschiebung, Privataufenthalt, mehreren Orten) bitten wir um das Beilegen eines Reiseverlaufs, um die Sachbearbeitung zu erleichtern.

Hinweise zum Abschnitt "Einreise":

Bei Flugreisen ist die Uhrzeit der Landung am Zielort anzugeben (Zwischenstops im betreffenden Land werden dabei nicht berücksichtigt). Bei allen anderen Verkehrsmitteln gilt die Uhrzeit des Grenzübergangs. Datum und Uhrzeit der Einreise beziehen sich auf die Zeitzone des Dienstortes.

Hinweise zum Abschnitt "Ausreise":

Für Flugreisen gilt: Datum und Uhrzeit der Ausreise beziehen sich auf die Landung am Zielort, unter Berücksichtigung der dortigen Ortszeit d.h. bei Heimreise die Ortszeit in Deutschland, bei Weiterreise in ein anderes Land die Ortszeit dort. Es ist jeweils die letztendliche Landung am Zielort anzugeben, Zwischenstops werden dabei nicht berücksichtigt.

Bei allen anderen Verkehrsmitteln gilt die Uhrzeit des Grenzübergangs, d.h. bei Heimreise die Ortszeit in Deutschland, bei Weiterreise in ein anderes Land die Ortszeit dort.

Hinweise zu Auslandsreisen außerhalb der Euro-Zone:

• Bitte tragen Sie exakt die Euro-Beträge ein, wie sie auf Ihrer Kreditkartenabrechnung bzw. dem Kontoauszug stehen
• Bei Bargeldzahlungen (z.B. Taxi) rechnen Sie den Betrag bitte selbst um, unter Berücksichtigung des korrekten Datums, idealerweise mit dem vom LfF empfohlenen Währungsumrechner https://bankenverband.de/services/waehrungsrechner

Falls Sie nicht ins Ausland gereist sind, können Sie den Step mit überspringen.

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Füllen Sie die erforderlichen Felder.  

Hinweise:

• Wenn Sie mehrere Verkehrsmittel genutzt haben, ist für jedes ein eigener Eintrag nötig.
• Sollten Sie eine Platzreservierung gebucht haben, tragen Sie diese bitte gesondert ein (Dropdown-Menü: "Platzreservierung").
• Sollten Sie bei einer anderen Person mitgereist sein (z.b. im Kfz oder mit dem Bayernticket), wählen Sie im Dropdown-Menü bitte "Mitfahrt" aus.
• Bei Gruppentickets (z.B. Bayernticket) kann nur eine Person den Beleg einreichen und abrechnen, alle anderen gelten als Mitreisende.

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Falls andere Personen mit Ihnen mitgereist sind, tragen Sie die betreffenden Daten hier ein (getrennt für jede Person).

Falls nicht, können Sie den Step mit  überspringen.

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Falls Nebenkosten entstanden sind, tragen Sie diese hier ein.

Im Stichwortverzeichnis erfahren Sie, welche Nebenkosten für eine Erstattung an der Universität Augsburg in Betracht kommen.

Falls nicht, können Sie den Step mit  überspringen.

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Hinweise zum Feld "Anordnungsstelle":

Wählen Sie "1523018 (Universität Augsburg)" im Dropdwon Menü bei allen Reisen, die später über die Universität Augsburg erstattet werden sollen.

Wenn Sie die Reisekosten bei einer anderen bayerischen Behörde abrechnen wollen, wählen Sie diese entsprechend aus. Hinweis dazu: Dies ist nur zulässig, wenn die andere Behörde vorab eine Zusage zur Kostenübernahme gegeben hat. Wie Sie dann in der späteren Abrechnung vorgehen, erfahren Sie in der Rubrik Abrechnungsantrag bei einer anderen Behörde stellen.

Wenn Sie die Reisekosten anteilig von einer dritten Stelle erstattet bekommen, wählen Sie "1523018 (Universität Augsburg)" im Dropdwon Menü und setzen einen Haken bei "Kostenübernahme durch Dritte". Weiteres dazu siehe unten.

Hinweise zu den Abschnitten "Buchungsdaten und "KLR-Daten":

Wir empfehlen dringend, vorab Ihre Buchungs- und KLR-Daten in den Voreinstellungen zu hinterlegen. Dann können Sie diese zukünftig einfach aus den Dropdwon-Menüs wählen.

Ansonsten gelten folgende Vorgaben:

Hinweise zum Abschnitt "Aufteilung der Buchungs- und KLR-Daten":

Falls Sie für die aktuelle Reise eine Aufteilung der Kosten auf mehrere Buchungsstellen wünschen, können Sie zwischen prozentualer oder betraglicher Aufteilung wählen.

Mit der Schaltfläche  können weitere Buchungsdaten angelegt werden. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim Anlegen der Hauptbuchungsdaten.

Hinweise zum Feld "Kostenübernahme durch Dritte":

Soweit die Kosten der Reise von Dritten übernommen wurden, tragen Sie dies bitte als Information für die Mitzeichnung / Genehmigung hier ein. 

Bei (teilweiser) Kostenübernahme durch Dritte bzw. Mittelzuweisungen: Wenn der Zuschuss über die Reisekostenstelle ausbezahlt werden soll, bitte unbedingt die Verrechnungsstelle korrekt mitangeben (Angabe der KST HH und KLR X und ggf. Kostenträger T)

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Ihr Antrag kann nur bearbeitet werden, wenn der Reisekostenstelle alle Nachweise vollständig vorliegen.

Dazu nutzen Sie bitte den Bereich Dateiupload, den Sie über die Schaltfläche öffnen.

Mit der Schaltfläche öffnen Sie Ihren Datei-Explorer und können die betreffende Datei auswählen.

Bitte beachten: Zusendungen von Belegen per Hauspost oder E-Mail werden nicht akzeptiert, sondern ausschließlich über BayRMS hochgeladene Dateien!

Sämtliche Nachweise sollen bitte möglichst in einer einzigen Datei mit folgender Sortierung hochgeladen werden:

1. Schriftliche Genehmigung des/der direkten Vorgesetzten (entfällt bei Professor/innen)
2. Ggf. Reiseverlauf (bei komplexeren Reisen) und Vergleichsangebote (bei Privataufenthalten)
3. Fahrtkosten (DB: Zugticket und Rechnung / Flug: Ticket bzw. Nachweis, aus dem die Flugroute und der Betrag hervorgeht)
           a)    Anreise
           b)    am Geschäftsort
           c)    Rückreise
4. Übernachtungskosten
5. Nebenkosten
6. Einladung / Programm
7. Beleg über Zuwendungen Dritter
8. Beleg über Vorschuss
9. Ergänzende Hinweise, sofern das Bemerkungsfeld nicht ausreichend ist

Hinweise:

• Im Titel der Datei dürfen nur folgende Zeichen enthalten sein: Groß- und Kleinbuchstaben (auch Umlaute, aber kein ß), _ (Unterstrich), - (Bindestrich), . (Punkt) und Leerzeichen.

• Sollten andere Zeichen im Titel vorkommen, wie z.B. ß, kann es dazu führen, dass der Antrag ohne den Anhang abgeschickt wird. In diesem Fall erhalten Sie eine Fehlermeldung und können den Antrag nachbearbeiten, siehe auch Rubrik Bestehende Genehmigungsanträge in BayRMS bearbeiten.

Im Bereich Übersicht Personendaten können Sie ihre aktuellen persönlichen Daten einsehen.

Falls Änderungen erforderlich sein sollten, können Sie mit der Schaltfläche die Daten in Ihrem Profil ändern und wieder zum Antragsformular zurückkehren.

Falls Sie Ihre persönlichen Daten ändern wollen, finden Sie hier eine Ausfüllhilfe: Persönliche Daten

Im Bereich Übersicht Antragsdaten können Sie alle erfassten Daten dieses Formulars nochmals überprüfen. Sollten Änderungen erforderlich sein, können Sie mit der Schaltfläche in der Überschrift des jeweiligen Themenbereichs, direkt in den betreffenden Step wechseln und die Daten aktualisieren.

Hinweis zum Feld "Genehmigungsart":

Bitte wählen Sie die Option "Behördeninternes Genehmigungsverfahren".

Hinweis zum Feld "Bemerkung":

Bitte tragen Sie hier alle weiteren Informationen ein, die für die Abrechnung relevant sind, wie z.B.

• wer bei Rückfragen zum Antrag kontaktiert werden soll
• gewünschter Verzicht auf Tagegeld
• erhaltene Förderungen oder Vorschüsse
• Zuwendungen Dritter

Erst nachdem Sie einen Haken im Feld "Ich versichere die Richtigkeit und Vollständigkeit meiner Angaben" gesetzt haben, können Sie den Antrag speichern. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:

Über die Schaltfläche können Sie das Abrechnungsformular für eine spätere Verwendung versandbereit speichern, es wird also nicht an die Reisekostenstelle übermittelt.

Über die Schaltfläche können Sie das Formular direkt an die Reisekostenstelle übermitteln. Ausgewählte Dateianhänge werden dabei automatisch beigefügt und mitgesendet.

Sowohl über die erfolgreiche Übermittlung als auch über ggfs. aufgetretene Probleme beim Versand werden Sie per Ergebnisseite informiert.

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