FAQs Auftaktseminar | FAQs Kick-Off Seminar

Alle Termine für die nächsten Auftaktseminare finden Sie hier: Auftaktseminare

All dates for the next kick-off seminars can be found here: Kick-Off Seminars

Inhalt

1. Fragen zur An- oder Abmeldung 

2. Fragen zur Vorbereitung, Anreise, Verpflegung oder Unterkunft

3. Fragen zur Teilnahmebestätigung

Content

1. Questions concerning registration or cancellation
2. Questions concerning preparation, travel, catering or accommodation
3. Questions concerning the acknowledgement of participation

1. Fragen zur An- oder Abmeldung

1.1 Wie kann ich mich für das Auftaktseminar anmelden?

→ Melden Sie sich bei DocGS an. Klicken Sie in der Box unter "Mein DocGS" auf "Fachübergreifendes Qualifizierungsprogramm und Auftaktseminar". Lesen Sie die Buchungsinformationen sorgfältig durch. Scrollen Sie nach unten, wählen Sie das gewünschte Semester aus und klicken Sie auf das Datum, das Sie buchen möchten.

1.2 In meinem DocGS-Konto gibt es keine Option zur Anmeldung für das Auftaktseminar.

→ Die Option wird erst angezeigt, wenn der Prozess Ihrer Bewerbung für die Promotionsliste abgeschlossen ist. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem zuständigen Graduiertenzentrum nach dem Stand Ihrer Bewerbung.

1.3 Ich stehe schon seit mehr als 6 Monaten auf der Promotionsliste. Ist es ein Problem, wenn ich später am Auftaktseminar teilnehme?

→ Um den größtmöglichen Nutzen aus dem Kick-Off Seminar zu ziehen, sollten Sie es möglichst in den ersten sechs Monaten Ihrer Promotion besuchen. Das Seminar ist ein verpflichtender Bestandteil des Qualifizierungsprogramms der TUM Graduate School. Außerdem ist die Teilnahme am Kick-Off-Seminar Voraussetzung, wenn Sie sich für die Internationalisierungsförderung der TUM-GS bewerben möchten. Sie können aber auch zu einem späteren Zeitpunkt während Ihrer Promotion teilnehmen, z.B., wenn Sie sich gerade im Ausland befinden. Bitte melden Sie sich so bald wie möglich an.

1.4 Ich habe schon mehrmals versucht, einen Platz im Auftaktseminar zu bekommen, aber ohne Erfolg. Wie kann ich sicherstellen, dass ich beim nächsten Mal einen Platz bekomme?

→ Bitte informieren Sie sich regelmäßig auf unserer Website über die Anmeldetermine. Der Beginn der Anmeldung wird in der Regel Monate vorher bekannt gegeben. Wir informieren Sie auch über unseren TUM-GS Newsletter über den Anmeldestart. Am besten tragen Sie den Anmeldestart in Ihren Kalender ein, damit Sie ihn nicht verpassen

1.5 Ich stehe auf der Warteliste für eines der Auftaktseminare. Wie stehen meine Chancen, einen Platz zu bekommen?

→ Wir können Ihnen keinen Platz garantieren, unabhängig von Ihrer Position auf der Warteliste. Sie können Ihre Anmeldung selbst stornieren und sich für einen anderen Termin anmelden. Pro Auftaktseminar ist nur eine Anmeldung möglich. Bitte beachten Sie den Buchungszeitraum, in dem Sie sich abmelden können.

1.6 Woher weiß ich, ob ich zur Teilnahme an einem Online-Auftaktseminar berechtigt bin?

→ Nur in einem der folgenden Fälle sind Sie zur Teilnahme an einem Online-Seminar berechtigt:

• Sie haben kleine Kinder und keinen Partner oder Babysitter, der/die sie betreuen kann. Bitte beachten Sie: Es ist möglich, Ihr Kind mit Partner oder Babysitter nach Burghausen mitzubringen. Die TUM-GS sorgt für Unterkunft und Verpflegung. Bitte kontaktieren Sie: kickoff@gs.tum.de.
• Sie müssen Angehörige pflegen: Sie sind die direkte und einzige verfügbare Bezugsperson für die zu betreuende Person.
• Gesundheitliche Probleme wie gefährliche Lebensmittelunverträglichkeiten oder Allergien. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an kickoff@gs.tum.de
• Eingeschränkte Mobilität. Bitte beachten Sie: Es ist möglich, vor Ort teilzunehmen, wenn Sie in Ihrer Mobilität eingeschränkt sind. Aufzüge sind im Hotel und im Wissenschafts- und Studienzentrum vorhanden. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: kickoff@gs.tum.de.
• Aufenthalt auf dem TUM CREATE Campus. Wenn Sie einen längerfristigen Aufenthalt an einer anderen Institution im Ausland planen, planen Sie bitte diesen Aufenthalt ein und besuchen Sie das Auftaktseminar zu einem späteren Zeitpunkt.

1.7 Ich habe mich zwar für das Auftaktseminar angemeldet, hatte aber meine Personalnummer nicht zur Hand. Muss ich sie angeben?

→ Ja. Bitte schreiben Sie sie an: kickoff@gs.tum.de. Die TUM-GS kümmert sich um einen Dienstreiseantrag für alle Mitarbeitenden der TUM. Dafür benötigt die TUM-Reiseabteilung Ihre Personalnummer. Sie finden diese oben rechts auf Ihrer Gehaltsabrechnung.

1.8 Muss ich ein ärztliches Attest vorlegen, wenn ich aus Krankheitsgründen storniere?

→ Ja. Ohne ärztliches Attest berechnet die TUM-GS eine Stornogebühr von 100 €. (50 € für Online-Seminare).

1.9 Warum muss ich der TUM-GS meine persönliche Adresse und Bankverbindung mitteilen, um die Stornogebühr zu begleichen? Mein Lehrstuhl bietet mir an, die Abrechnung direkt zu übernehmen.

→ TUM-GS kann die Stornogebühr nur Ihnen persönlich in Rechnung stellen. Die Rechnung muss auf den Namen der Person ausgestellt werden, die storniert hat, und die Person muss zunächst als Kreditor in SAP angelegt werden. Danach können Sie Ihren Lehrstuhl um eine Erstattung bitten.

1. Questions concerning registration or cancellation

1.1 How can I register for a kick-off seminar?

→ Log in to your DocGS account. In the box below „My DocGS“ click on „Transferable Skills Program and Kick-off seminar“. Read the booking information carefully. Scroll down, choose the required semester and click on the date you want to book.

1.2 In my DocGS account, there is no option to register for the kick-off seminar.

→ The option only shows once the process of your application for the doctoral candidacy list is completed. Please contact your respective Graduate Center to find out about the status of your application.

1.3 I have been on the doctoral candidacy list for more than 6 months. Is it a problem if I take part in the kick-off seminar later?

→ In order to get the most out of the Kick-Off Seminar, you should attend during the first six months of your doctorate if possible. The seminar is a mandatory element of the qualification program of the TUM Graduate School. In addition, participation in the kick-off seminar is a prerequisite if you would like to apply for TUM-GS internationalization funding. Still, you can also participate at a later point in time during your doctorate, e.g. when you are currently abroad. Please register as soon as possible.

1.4 I have tried several times to receive a spot in the kick-off seminar, but without success. How can I make sure to get a place next time?

→ Please check our website regularly for registration dates. The opening of registration is usually announced months before. We will also inform you about the opening of registration via our TUM-GS newsletter. Best is to put the opening of registration into your calendar so you don’t miss it.

1.5 I am on the waiting list for one of the kick-off seminars. What are my chances to get a place?

→ We cannot guarantee a place for you, no matter your position on the waiting list. You can cancel your registration yourself and register for a different date. Only one registration per kick-off seminar is possible. Please note the booking period in which you can de-register.

1.6 How do I know if I am eligible to participate in an online kick-off seminar?

→ Only very specific reasons make you eligible for participating in an online seminar:

• Having small children and no partner or babysitter to take care of them. Please note: It is possible to bring your child and partner or babysitter to Burghausen. TUM-GS provides for accommodation and catering. Please contact: kickoff@gs.tum.de.
• Having other care responsibilities: You are the direct and only available caregiver for the person that needs assistance.
• Health issues like dangerous food intolerances or allergies. I case of doubt, please contact kickoff@gs.tum.de
• Limited mobility. Please note: It is possible to participate on site if your mobility is limited. Elevators are available in the hotel and in the Science and Study Center. For further information, please contact: kickoff@gs.tum.de.
• Being located at the TUM CREATE Campus. If you are planning a long-term stay at any other institution abroad, please plan around this stay and do the kick-off seminar at some later point.

1.7 While I registered for the kick-off seminar I did not have my personal number at hand. Do I need to pass it on?

→ Yes. Please write it to: kickoff@gs.tum.de. TUM-GS takes care of a business trip request (Dienstreiseantrag) for all employees of TUM. Therefore, the TUM travel department needs the your personal number. You can find it at the top right of your payslip.

1.8 Do I need to provide a doctor’s note, if I cancel due to illness?

→ Yes. Without doctor’s note TUM-GS will charge a 100 € cancellation fee. (50 € for online seminars).

1.9 Why do I have to provide TUM-GS with my personal address and bank details in order to settle the cancellation fee? My department offers to take care of the settlement directly.

→ TUM-GS can only charge you personally for the cancellation. The invoice needs to be issued in the name of the person that cancelled and the person needs to be created as vendor in SAP first. Afterwards you can ask your department for a refund.

2. Fragen zur Vorbereitung, Anreise, Verpflegung oder Unterkunft

2.1 Ich habe Schwierigkeiten, mich in den moodle-Kurs einzuschreiben.  

→ Bitte wählen Sie nicht die Option "Einschreibung als Doktorand", sondern schreiben Sie sich als Gast ein und geben Sie den Einschreibeschlüssel ein, den wir Ihnen in unserer E-Mail geschickt haben. Sollten Sie dennoch Probleme haben, schreiben Sie bitte an: kickoff@gs.tum.de.

2.2 Muss ich einen Dienstreiseantrag einreichen?

→ Nein. TUM-GS kümmert sich darum für alle Mitarbeitenden der TUM. Bitte halten Sie Ihre Personalnummer bereit, wenn Sie sich anmelden wollen. Die TUM-Reisekostenstelle benötigt die Nummer. Sie finden sie oben rechts auf Ihrer Gehaltsabrechnung.

2.3 Ich bin nicht an der TUM, sondern Stipendiat*in oder promoviere extern. Bin ich während der Reise versichert?

→ Wir empfehlen Ihnen, eine Unfallversicherung abzuschließen. Die Bayerische Landesunfallkasse kommt nur für Schäden der TUM-Beschäftigten auf.

2.4 Wo genau fahren die Busse ab?

→ Abfahrt ist um 9:00 Uhr an der Arcisstr. 21, vor dem Haupteingang der TUM, gegenüber der Alten Pinakothek. Bitte planen Sie genügend Zeit für Ihre Anreise ein und versuchen Sie, spätestens 15 Minuten vor Abfahrt da zu sein, damit unser Team einen reibungslosen Check-in gewährleisten kann.

2.5 Ich habe angegeben, dass ich mit dem Auto fahren würde, möchte aber jetzt lieber den Bus nehmen. Kann ich trotzdem den Bus nutzen?

→ Ja. Es gibt genügend Plätze für alle Teilnehmenden. Ihr Namensschild erhalten Sie später in Raitenhaslach.

2.6 Ich hatte angegeben, dass ich mit dem Bus fahren würde, habe mich dann aber doch für das Auto entschieden. Kann ich unabhängig anreisen? Wie lautet die Adresse des Hotels und wo und wann beginnt die Schlossführung?

→  Ja, aber bitte schreiben Sie eine kurze E-Mail, um unser Check-in-Team zu informieren an kickoff@gs.tum.de. Sie sind im Hotel Glöcklhofer, Ludwigsberg 4, Burghausen untergebracht. Das Einchecken ist erst abends möglich. Die Burgführung beginnt um 11:00 Uhr am Eingang der Burganlage, Cura-Platz. Vom Hotel aus sind es nur 2 Minuten Fußweg.

2.7 Ich leide an Zöliakie. Kann ich sicher sein, dass die angebotenen Speisen für mich unbedenklich sind?

→ Leider kann der Caterer minimale Spuren von Gluten in den Speisen nicht ausschließen, weshalb wir in diesem Fall eine Anmeldung zu einem Online-Seminar empfehlen.

2.8 Ist es möglich, ein Einzelbettzimmer zu bekommen? Ich bin bereit, die Differenz zu den Kosten zu zahlen.

→ Dies ist leider nicht möglich, da dies die Abrechnung sowohl für das Hotel als auch für die TUM-GS erschwert.

2. Questions concerning preparation, travel, catering or accommodation

2.1 I have difficulties enrolling myself in the moodle course. 

→ Please don’t choose the option „enrolment as doctoral candidate“, but enrol as guest and enter the enrolment key we sent you in our e-mail. If you still encounter problems, please write to: kickoff@gs.tum.de.

2.2 Do I have to put in a business trip request (Dienstreiseantrag)?

→ No. TUM-GS takes care of that for all employees of TUM. Please make sure to have your personal number ready when you want to register. The TUM travel department needs the number, you find it at the top right of your payslip.

2.3 I am not an employee of TUM, but a scholarship holder or external doctoral candidate. Am I insured during travel?

→ We recommend that you take out accident insurance. The Bavarian state accident insurance fund only covers TUM’s employees’ damages.

2.4 Where exactly does the bus depart?

→ Departure is at 9:00 a.m. from Arcisstr. 21, in front of TUM’s main entrance, opposite of the Old Pinakothek. Please plan enough time for your arrival and try to be there 15 min before departure at the latest, so that our team can ensure a smooth check-in.

2.5 I indicated I would be going by car, but now would prefer to take the bus. Can I still join?

→ Yes. There are enough seats for all participants. You will receive your name tag later in Raitenhaslach.

2.6 I indicated I would be going by bus, but finally decided to go by car. Can I still switch? What is the address of the hotel and where and when starts the guided castle tour?

→  Yes, but please write a short email to inform our check-in team to kickoff@gs.tum.de. You are accommodated at Hotel Glöcklhofer, Ludwigsberg 4, Burghausen. Check-in is only possible in the evening. The castle tour starts at 11:00 a.m. from the entrance of the castle grounds, Cura-Platz. It is a 2-minute walk from the hotel.

2.7 I suffer from celiac disease. Can I be sure that the food provided is safe for me?

→ Unfortunately the caterer cannot exclude minimal traces of gluten in the food, which is why, in this case, we recommend a registration for an online seminar.

2.8 Is it possible to have a single bed room? I am willing to pay the difference of the cost.

→ No. Unfortunately it is not possible to receive a single bedroom, because it complicates the billing for both the hotel and TUM-GS.

3. Fragen zur Teilnahmebestätigung

3.1 Ich habe bereits an mehreren Kursen zur fachübergreifenden Qualifizierung teilgenommen. Muss ich trotzdem am Auftaktseminar teilnehmen, oder können mir diese Kurse stattdessen anerkannt werden?

→ Das Kick-Off-Seminar ist für alle Promovierenden der TUM verpflichtend. Es kann nicht durch ähnliche Angebote ersetzt werden.

3.2. Ich promoviere an der TUM School of Medicine and Health und muss dort einen Pflichtkurs zur Guten Wissenschaftlichen Praxis belegen. Muss ich trotzdem an dem Auftaktseminar teilnehmen?

→ Ja. Einige Schools oder Graduiertenzentren bieten Pflichtkurse zur Guten Wissenschaftlichen Praxis an. Das bedeutet aber nicht, dass sie die Teilnahme am Auftaktseminar ersetzen können.

3.3. In meinem Fortschrittsbaum sehe ich nur Modul 2, obwohl ich an beiden Modulen teilgenommen habe.

→ Das ist normal. Im Fortschrittsbaum wird nur Modul 2 angezeigt. Modul 1 wird nicht ausdrücklich erwähnt, aber Ihre Teilnahme an beiden Modulen ist damit bestätigt.

3.4. Ich brauche ein Zertifikat für die Teilnahme am Auftaktseminar.

→ TUM-GS stellt keine Zertifikate mehr auf Papier aus. Für den TUM-internen Gebrauch kann Ihre Teilnahme in der DocGS-Datenbank überprüft werden. Wenn Sie ein Zertifikat für eine externe Institution benötigen, schreiben Sie bitte an kickoff@gs.tum.de. Wir können Ihnen eine pdf-Datei zusenden.

3.5 Ich habe vor einiger Zeit am Auftaktseminar teilgenommen, aber die Teilnahme wurde noch nicht in DocGS bestätigt. Woran liegt das?

→ Wenn Sie an einem Online-Seminar teilgenommen haben, könnte es sein, dass Sie eines der beiden erforderlichen Module verpasst haben. Das Online-Seminar besteht aus zwei Modulen: Modul 1 (Gute wissenschaftliche Praxis und Networking) und Modul 2 (Kurs zur fachübergreifenden Qualifizierung). Wenn Sie eines der beiden Module nachholen müssen, schreiben Sie an kickoff@gs.tum.de. Ein weiterer Grund könnte sein, dass Sie zwei Fortschrittsbäume haben (wenn Sie Ihre Promotion unterbrochen oder bei einer/einem anderen Betreuer:in neu begonnen haben).

3.6 Ich habe einen unvorhergesehenen wichtigen Termin während des Auftaktseminars. Kann ich etwas später kommen/früher gehen/kurzzeitig aus der Veranstaltung aussteigen?

→ TUM-GS kann Ihre Teilnahme nur bestätigen, wenn Sie nicht mehr als 3 Stunden der Veranstaltung versäumen. Tag 1: Der Nachmittag des ersten Tages ist besonders wichtig für das Networking und beinhaltet eine Einführung in die Gute Wissenschaftliche Praxis. Daher sollte er nicht versäumt werden. Tag 2 und 3: Nur kleine Teile des Kurses zur fachübergreifenden Qualifizierung sollten versäumt werden und Ihre Situation muss vorher individuell mit dem*der Trainer*in besprochen werden. Bitte schreiben Sie an kickoff@gs.tum.de für weitere Informationen.

3.7 Ich muss am Auftaktseminar teilnehmen, um die Internationalisierungsförderung der TUM-GS für meinen Auslandsaufenthalt zu erhalten, aber es sind derzeit keine Plätze frei.

→   Bitte achten Sie darauf, dass Sie regelmäßig die Termine für die Anmeldung auf unserer Website überprüfen. Sie können die Internationalisierungsförderung erst beantragen, wenn Sie am Auftaktseminar teilgenommen haben und das Feedbackgespräch mit Ihrer*Ihrem Betreuer*in geführt haben. Weitere Informationen zur Internationalisierungsförderung finden Sie auf den folgenden Seiten: Internationalisierungsförderung | Internationalization Support

3. Questions concerning the acknowledgement of participation

3.1 I already took part in several transferable skills courses. Do I still have to participate in the kick-off seminar, or can those courses be acknowledged instead?

→ The Kick-Off Seminar is mandatory for all doctoral candidates at TUM. It cannot be replaced by similar offers.

3.2. I am a doctoral candidate from the TUM School of Medicine and Health where I have to do a compulsory course on Good Scientific Practice. Do I still need to participate in the Kick-Off Seminar?

→ Yes. Some Schools or Graduate Centers offer compulsory courses on Good Scientific Practice. This does not mean you can substitute your participation in the kick-off seminar.

3.3. In my progress tree, I can only see module 2, but I took part in both modules.

→ This is normal. In the progress tree only module 2 is specified. Module 1 is not specifically mentioned, but your participation in both modules is confirmed.

3.4. I need a certificate for participation in the kick-off seminar.

→ TUM-GS no longer hands out certificates on paper. For TUM-internal use, your participation can be checked in the DocGS database. If you need to provide a certificate for an external institution, please write to kickoff@gs.tum.de. We can send you a pdf file.

3.5 I participated in the kick-off seminar a while ago, but the participation still hasn’t been confirmed in DocGS. What is the reason for that?

→ If you participated in an online seminar, it might be that you missed one of the two required modules. The online seminar consists of two modules: module 1 (good scientific practice and networking) and module 2 (transferable skills course). If you need to catch up on one of them, write to kickoff@gs.tum.de. Another reason could be that you have two progress trees (if you interrupted your doctorate or started again with another supervisor).

3.6 I have an unforeseeable important appointment during the kick-off seminar. Can I arrive a bit later/ leave earlier/ disengage for a short time from the event?

→ TUM-GS can only confirm your participation if you miss no more than 3 hours of the event. Day 1: The afternoon of the first day is especially important for networking and it includes an introduction to Good Scientific Practice. Therefore it should not be missed. Days 2 and 3: Only small parts of the transferable skills course should be missed and your situation has to be discussed individually beforehand with the trainer. Please write to kickoff@gs.tum.de for specification.

3.7 I need to participate in the kick-off seminar in order to receive TUM-GS internationalization support for my stay abroad, but there are no slots available at the moment.

→  Please make sure to frequently check the registration opening dates on our website. You can only apply for internationalization support once you have participated in the kick-off seminar and you have had your feedback talk with your supervisor. Find out more about internationalization support at the following pages: Internationalisierungsförderung | Internationalization Support