Stichwortverzeichnis

Bei Reisen ins Ausland (insbesondere solchen, die mit Zeitverschiebung, Privataufenthalt oder mehreren Orten verbunden sind), bitten wir Sie, einen kurzen Reiseverlauf beizulegen. Dies erleichtert die Sachbearbeitung und führt somit zu einer schnelleren Bearbeitung Ihrer Abrechnung.

Ausländische Währung: Bei Zahlungen mit Kreditkarte fügen Sie bitte zusätzlich zur Rechnung die Kreditkartenabrechnung bei, sodass der abgebuchte Euro-Wert erkennbar ist. 
Falls kein Kreditkarten- oder Bankbeleg mit umgerechnetem Euro-Wert vorhanden ist, berechnen Sie diesen bitte zum Tag der Bezahlung (Belastung) mit dem offiziellen Währungsrechner des Bankenverbands (https://bankenverband.de/service/waehrungsrechner/) und fügen die Umrechnung mit bei.

A1-Bescheinigung: Diese ist notwendig bei Dienstreisen von mehr als 7 Tagen in EU-Länder (mit Ausnahme Österreich und Frankreich), EWR-Staaten, Schweiz, Großbritannien. Weitere Informationen finden Sie unter dem Stichwort "A1-Bescheinigung".

Exportkontrolle: Bitte beachten Sie das Merkblatt zur Exportkontrolle im Intranet. Weiterführende Informationen dazu finden Sie im Intranet unter www.uni-augsburg.de/de/portal/intranet/zentralverwaltung/abteilung-4/referat-iv7-exportkontrolle/

Flugreisen: Die Bayerische Staatsregierung legt großen Wert auf Klimaschutz. So sollen laut Reisekostenrecht Dienstreisen nur dann durchgeführt werden, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere, kostengünstigere Weise erledigt werden kann (vgl. Nr. 3.2.2 VV-BayRKG). Auch das Bayerische Digitalgesetz - BayDiG betont nach Möglichkeit auf Dienstreisen zu verzichten und sie durch digitale Formen der Zusammenarbeit zu ersetzten (vgl Art. 6 BayDiG).

Bei der Wahl des Verkehrsmittels sind Reisende dazu angehalten, auch ökologische Aspekte zu berücksichtigen. So hat die Bayerische Staatsregierung für Flüge folgendes festgelegt: Dienstliche Flugreisen dürfen nur noch getätigt werden, wenn die Flugreise unvermeidlich ist. Nach wie vor gilt, dass für Dienstreisen das kostengünstigste Beförderungsmittel zu wählen ist. Zur Vermeidung von Flugreisen können allerdings Mehrkosten anerkannt werden, die bei der Nutzung alternativer Transportmittel entstehen (vgl. Nr. 3.2.1 VV-BayRKG).

Auch an der Universität Augsburg schreitet die Grüne Transformation voran. Aus diesem Grund stellt das Green Office für Reisen innerhalb Europas eine Entscheidungshilfe zur Frage "Flug oder Zug?" bereit unter https://www.uni-augsburg.de/de/verantwortung/nachhaltigkeit/nachhaltiger-campus-und-betrieb/zug-oder-flug/

Nebenkosten: Eine detaillierte Liste zur Erstattungsfähigkeit von zusätzlichen Kosten, die im Rahmen von Auslandsreisen entstehen können, finden Sie unter dem Stichwort "Nebenkosten".

Reisen in Krisen- und Risikogebiete: Bitte beachten Sie dringend die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes: https://www.auswaertiges-amt.de/de/reiseundsicherheit/reise-und-sicherheitshinweise

Tage- und Übernachtungsgeld: Detaillierte Informationen zur Erstattung finden Sie unter den Stichworten "Tagegeld" und "Hotel / Übernachtungsgeld".

Bei Anträgen über BayRMS

Bitte laden Sie im letzten Schritt alle Belege in digitaler Form hoch. Die zugehörigen Originale bewahren Sie bitte auf, bis Sie den Abrechnungsbescheid zu der betreffenden Reise erhalten haben (für den Fall, dass die Reisekostenstelle bei der Bearbeitung Rückfragen hat).

Achtung: Bitte beachten Sie unbedingt die Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die z.B. intern am Lehrstuhl gelten oder bei Reisen über Projekt- bzw. Drittmittel vom Geldgeber (insbesondere für Originalbelege) vorgegeben sind!

Löschfristen in BayRMS: Abgerechnete Anträge (inkl. hochgeladene Belege) werden automatisch nach 6 Jahren gelöscht (gerechnet ab Ende der Dienstreise). Archivierte Anträge (inkl. hochgeladene Belege) werden nach 3 Jahren gelöscht.

Wenn Sie Anträge darüber hinausgehend archivieren möchten, können Sie diese als PDF herunterladen und abspeichern (dazu in der Liste der Anträge auf das "3-Punkt-Menü" klicken und "PDF" auswählen).

Bei Anträgen auf Papier

Bitte reichen Sie alle Belege im Original ein. Diese werden wie gehabt bei der Reisekostenstelle zusammen mit dem Antrag archiviert.

Die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts sehen vor, dass Beschäftigte im öffentlichen Dienst bei Tätigkeiten im EU-Ausland (mit Ausnahme Österreich und Frankreich), in EWR-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen), in der Schweiz, in Großbritannien und in Nordirland den deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit unterliegen. Zum Nachweis dafür dient die "Bescheinigung über die Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit" (sog. A1-Bescheinigung).

Grundsätzlich müssen Sie vor einer Tätigkeit in einem der o.g. Staaten, die eine Woche oder länger dauern, eine A1-Bescheinigung beantragen. Dabei gilt: Eine A1-Bescheinigung ist nur dann nötig, wenn der Aufenthalt in einem der o.g. Staaten 7 Tage oder mehr beträgt (d.h., wenn Sie direkt hintereinander in zwei Staarten reisen, aber in jedem weniger als 7 Tage bleiben, ist keine A1-Bescheinigung nötig). Desweiteren sind bei der Berechnung nur Tage zu berücksichtigen, an denen Sie ein Dienstgeschäft ausüben (d.h., wenn das eigentliche Dienstgeschäft weniger als 7 Tage beträgt und sie sich nur aufgrund eines Privataufenthalts länger in einem der o.g. Staaten aufhalten, ist keine A1-Bescheinigung nötig).

Die A1-Bescheinigung beantragen Sie per E-Mail, Details dazu siehe unten. Ihre Angaben werden überprüft und dann über den Account der Universität auf dem Portal sv.net an die Sozialversicherungsträger übermittelt.

Bitte senden Sie spätestens 2 Wochen vor der geplanten Reise eine E-Mail an reisekosten@zv.uni-augsburg.de:
Betreff: Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung (Bitte zwingend so angeben!)
Inhalt: Formloser Text mit folgenden Angaben:

• Name, Vorname, Titel 
• Geburtsdatum
• Geburtsland und -Ort 
• Geschlecht
• Anschrift
• Personalnummer
• Rentenversicherungsnummer
• Staatsangehörigkeit
• Name der Krankenkasse und Angabe zur gesetzlichen oder privaten Versicherung 
• E-Mail-Adresse dienstlich
• Beginn der Reise
• Beginn des Dienstgeschäfts
• Ende des Dienstgeschäfts
• Ende der Reise
• ggf. Zeiträume für einen privaten Aufenthalt 
• Geschäftsort mit genauer Adresse

Wichtig: Bevor Sie diese Änderungen vornehmen, versenden Sie bitte alle Abrechnungsanträge, die noch zu Lasten der Universität Augsburg gehen.

Danach gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie den Menübereich Einstellungen → "Persönlichen Daten". Ändern Sie dort die betroffenen Pflichtfelder, insbesondere: E-Mailadresse, Telefonnummer, Beschäftigungsbehörde, Dienstort, Referat/Funktion.

Bitte machen Sie vollständige und korrekte Angaben! Auszahlungen und Verbuchungen können sonst nicht vorgenommen werden.

Eine Anleitung zur Eingabe der Werte und zum Hinterlegen der Daten in BayRMS finden Sie in unserer Knowledge Base in der Rubrik Voreinstellungen.

Sollten Sie Fragen zu den individuellen Angaben haben, wie z.B. "Kostenstelle/Kostenträger", erfahren Sie diese in der Regel von Ihrer/m Vorgesetzten. Falls die Daten in Ihrem Bereich nicht bekannt sein sollten, können Sie diese mit Referat III/3 Haushaltsvollzug sowie III/6 Controlling- und Hochschulrechnungswesen klären.

Bei (teilweiser) Kostenübernahme durch Dritte bzw. Mittelzuweisungen: Wenn der Zuschuss über die Reisekostenstelle ausbezahlt werden soll, bitte unbedingt die Verrechnungsstelle korrekt mitangeben (Angabe der KST HH und KLR X und ggf. Kostenträger T).

Eine allgemeine Genehmigung von Dienstreisen und Dienstgängen (sog. Dauergenehmigung) kann für Mitarbeitende erteilt werden, die regelmäßig Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort zu erledigen haben oder die wiederholt gleichartige, auswärtige Dienstgeschäfte an unterschiedlichen Geschäftsorten wahrnehmen. 

Alle Professor/innen der Universität Augsburg erhalten mit dem Eintritt automatisch eine Dauergenehmigung. Für alle anderen gilt: Der/die Vorgesetzte erteilt den Mitarbeitenden die Dauergenehmigung schriftlich (auch per E-Mail möglich) und kann dabei den Zeitraum der Gültigkeit frei wählen. Dauergenehmigungen können aus technischen Gründen nicht in BayRMS beantragt werden. Die Abrechnung der zugehörigen Dienstreisen bzw. Dienstgängen muss jedoch in BayRMS durchgeführt werden (sofern eine Kostenerstattung gewünscht ist). Entsprechende Anleitungen dazu finden Sie in den Rubriken Neue Abrechnung ohne BayRMS-Genehmigung bzw. Sammelabrechnung.

Generell gilt:

• Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel (sog. regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel) sollen Fahrpreisermäßigungen genutzt werden (z.B. Großkundenrabatt, BahnCard Business, privat beschaffte Bahn-Cards, Bayern-Ticket, Sparpreis, Deutschlandticket).
• Bei Nutzung der DB ist bei der Abrechnung der Fahrschein einzureichen (Datum und Uhrzeit ersichtlich).
• Reisen dürfen vom Wohnort aus angetreten werden, Fahrtkosten können jedoch nur ab/bis Dienstort erstattet werden. (Ausnahme: Dienstreisen, die zwischen 20 Uhr und 6 Uhr oder an einem Samstag/Sonntag/Feiertag angetreten oder beendet werden. Falls diese Ausnahme nicht zutrifft, ist ein Vergleichsangebot für Fahrtkosten ab/bis Dienstort vorzulegen.

Firmenkundenportal/ Großkundenrabatt des Freistaats Bayern

Bei Buchung von Flexpreisen nutzen Sie bitte das Firmenkundenportal der DB (private Kreditkarte notwendig) unter Firmenkundenportal Deutsche Bahn, um den Großkundenrabatt zu erhalten. Dieser beträgt derzeit in der 1. und 2. Klasse 5% für Bahntickets des Tarifs „Flexpreis Business“ und kann mit der BahnCard Business kombiniert werden.

Wird der Großkundenrabatt bei der Buchung eines Online-Tickets (ohne weitere Fahrpreisermäßigung und Bezahlung per Kreditkarte) nicht in Anspruch genommen, so wird der Erstattungsbetrag der Fahrkarte um 5% gekürzt.

Sofern Sie im Firmenkundenportal noch nicht als sog. Selbstbucher angelegt sind, wenden Sie sich bitte gemäß DB_Grosskunden_Rundschreiben_14-07-2010.pdf  an die Reisekostenstelle.

BahnCard Business

Diese wird gestellt, wenn ihre Benutzung gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen wirtschaftlicher und die Anschaffung aus dienstlichen Gründen erforderlich ist. Die Wirtschaftlichkeit der Anschaffung einer BahnCard Business ist durch eine Amortisationsrechnung ( https://bcbp.db-app.de/bcbpmain.html) nachzuweisen.

In die Wirtschaftlichkeitsberechnung ist auch das Deutschlandticket einzubeziehen, sofern die voraussichtlichen Fahrten im Regionalverkehr stattfinden.

Rundschreiben_BahnCardBusiness.pdf

Rundschreiben Nutzung einer BahnCard.pdf

Antrag auf BahnCard Business ab 10.12.2023.pdf

Die Kosten einer aus privaten Gründen angeschafften BahnCard sind nicht erstattungsfähig, auch nicht anteilig, siehe auch Rundschreiben private BahnCards 2018.pdf

Deutschlandticket

Wenn Sie zur Durchführung einer oder mehrerer Dienstreisen ein Deutschlandticket neu anschaffen oder Ihr bestehendes Abonnement dafür für den Folgemonat beibehalten, ist die Erstattung des Ticketpreises bei vollständiger Amortisation möglich. Eine private Mitnutzung ist dann unschädlich. Bitte beachten Sie, dass Sie die Kosten eines dienstlich angeschafften Deutschlandtickets auch bei mehrfacher dienstlicher Verwendung pro Monat nur einmal abrechnen dürfen. Das Deutschlandticket ist aufgrund des zugrundeliegenden Abonnements mit monatlicher Zahlweise selbst zu beschaffen. Bitte laden Sie bei Ihrer Abrechnung eine (informelle) Bestätigung mit hoch, dass Sie das Deutschlandticket nur zu dienstlichen Zwecken angeschaftt haben.
Ein aus privaten Gründen beschafftes Deutschlandticket kann nicht - auch nicht anteilig - erstattet werden und ist dienstlich mit zu nutzen.

Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte.

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes. Reisende nehmen dabei aktiv an etwas teil (z. B. Vortragstätigkeit, Moderation, Präsentation, Leitung einer Exkursion).

Exkursionen dienen der Durchführung von Lehrveranstaltungen an einem anderen Ort außerhalb des Campus. Es sind Studienfahrten oder Geländepraktika bzw. Lehrveranstaltungen zur Ausbildung der Studierenden. Exkursionen sind für die Exkursionsleiter Dienstreisen. Exkursionen sind rechtzeitig anzumelden. Nähere Auskünfte, insbesondere zur Abrechnung, erteilen die zuständigen Fakultätsverwaltungen.

Fortbildungsreisen liegen vor, wenn die besuchte Veranstaltung der Aus- und Fortbildung dient, weil sie geeignet ist, die Durchführung der Dienstaufgaben des Bediensteten zu fördern. Fortbildungsreisen dienen u.a. der beruflichen Weiterbildung, der Erweiterung der beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, der Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen sowie der Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer und anderer Aufgaben. Hierbei wird kein unmittelbares Dienstgeschäft erledigt, z. B. Teilnahme an Messen, Kongressen, Fachtagungen, Fachseminaren und Vorträgen ohne aktive Teilnahme.

Praxisbeispiele:

Reiner Besuch einer Messe → Fortbildungsreise

Betreuung eines Messestandes → Dienstreise

Besuch der Summer School → Fortbildungsreise

Vortrag während der Summer School → Dienstreise 

Fortbildungsreisen richten sich nach Art 24 BayRKG. Bitte beachten die eingeschränkte Kostenerstattung:

• Bei Fahrt mit der Deutsche Bahn wird nur die 2. Klasse erstattet.
• Bei Fahrten mit dem eigenen PKW erhalten Sie nur 75% der Wegstreckenentschädigung.
• Bei Nutzung des Privat-PKW besteht trotz Vorliegen triftiger Gründe kein Versicherungsschutz.
• Das Tagegeld beträgt 75% der bei Dienstreisen zustehenden Sätze.
• Notwendige Übernachtungskosten werden mit entsprechendem Hotelbeleg erstattet.
• Dienstlich notwendige Nebenkosten (z.B. Teilnahmegebühren) werden erstattet.

Formularübersicht der Reisekostenstelle:

Antrag Bahncard Business

Antrag auf Vorschuss

A1-Bescheinigung

Dienstreiseantrag (inkl. Erstattungsantrag)

Generell gilt: Dienstreisen, Dienstgänge, Fortbildungsreisen und Exkursionen werden durch den/die direkte/n Vorgesetzte/n vor Antritt der Reise angeordnet bzw. genehmigt. Die Genehmigung umfasst das "Ob" der Dienstreise und das Einverständnis zur grundsätzlichen Kostenübernahme und hat vor der Buchung (z.B. von Konferenzteilnahme, Flugticket, Hotel) zu erfolgen.

Eine nachträgliche Genehmigung kann nur ausnahmsweise erteilt werden, wenn diese vor der Abreise nicht mehr eingeholt werden konnte. In diesen Fällen ist die Genehmigung nachträglich einzuholen, mit einer Erklärung, aus welchen Gründen diese nicht vorher eingeholt werden konnte. Ohne genehmigten Dienstreiseantrag können weder Ansprüche auf Reisekostenerstattung noch ein Unfallversicherungsschutz gewährt werden.

Eine Kurzzusammenfassung der wichtigsten do's & don'ts finden Sie hier: Hinweise zur Erstattung von Reisekosten_Mai2025.pdf

Form der Genehmigung

Für das Stellen von Genehmigungsanträgen gibt es zwei Möglichkeiten (der/die Vorgesetzte entscheidet jeweils, welches Verfahren anzuwenden ist!):

1) Den Antrag in BayRMS erstellen und den/die Vorgesetzte als Mitzeichnung auswählen. Um Anträge genehmigen zu können, benötigt der/die Vorgesetzte Genehmigungsrecht in BayRMS, welches formlos beantragt werden kann unter bayrms@zv.uni-augsburg.de. 

2) Den Antrag mit dem seit Juni 2025 geltenden Verfahren stellen (i.d.R. per E-Mail), siehe auch Anlage Vorgehen bei Dienstreisen und Dienstgängen.pdf, Rundschreiben vom 27.6.2025 Änderung Genehmigungen an alle Dienstreisenden.pdf

Für Professor/innen gilt weiterhin die mit dem Schreiben vom 09.05.2025 erteilte generelle Dauerdienstreisegenehmigung.

Unabhängig von der Art der Genehmigung müssen alle Abrechnungen über BayRMS erfolgen, siehe dazu auch Dienstreise abrechnen.

Generell obliegt die Entscheidung, wie die Genehmigung zu erfolgen hat bzw. was der Genehmigungsantrag enthalten muss, dem/der Vorgesetzten.

Sollte Ihr/e Vorgesetzte/r keine Vorgaben machen, können Sie folgenden Formulierungsvorschlag verwenden:

"Liebe/r ___,

ich beabsichtige vom ___ bis zum ___ die Konferenz ___ in ____ zu besuchen. Die Gesamtsumme der Reise beträgt ___ Euro. Die Finanzierung erfolgt über die Drittmittel ___ (oder: über die KST HH___). Ich bitte Sie um Genehmigung dieser Dienstreise."

Sammelanträge

Reisen mehrere Personen zum gleichen Ort, mit den gleichen Verkehrsmitteln etc. (sog. "Sammelantrag", z.B. für Klausurtage), reicht es aus, einen Genehmigungsantrag zu stellen. Dazu werden die Namen aller Reisenden im Antrag aufgelistet. (Achtung: Dies funktioniert nicht für BayRMS, da systembedingt nur ein Antrag pro Person erzeugt werden kann.) Die Genehmigung können dann alle Reisenden bei der Abrechnung in BayRMS als Nachweis mit hochladen.

Dienstreisen mit mehreren Geschäftsorten ohne Zwischenrückkehr zum Dienstort

Diese sind als eine Dienstreise zu beantragen und abzurechnen. Die jeweiligen Geschäftsorte sind dabei getrennt und der Wechsel zwischen den jeweiligen Geschäftsorten ist genau mit Datum und Uhrzeit anzugeben. In solchen Fällen empfiehlt sich auch die Beilage eines Reiseverlaufs, um die Sachbearbeitung zu erleichtern.

Hotellisten

Der Freistaat Bayern hat mit diversen Hotels im In- und Ausland sog. Vertragsraten abgeschlossen. Unter Angabe des jeweiligen Buchungscodes können Sie Sonderkonditionen nutzen:

Hotelliste Bayern_Inland_2026.pdf

Hotelliste Bayern_Ausland_2026.pdf

Hotelrechnungen

Diese sollten Sie in Ihrem Interesse auf die Universität Augsburg (Fakultät, Lehrstuhl, Vor- und Nachname des Dienstreisenden) ausstellen lassen. Diese sog. Arbeitgeberveranlassung kann reisekostenrechtliche Auswirkungen haben, z.B. Berücksichtigung höherer tatsächlicher Kosten für das Frühstück.

Die Bezahlung der Hotelrechnung erfolgt weiterhin vor Ort durch den Dienstreisenden in bar oder mit privater EC-/Kredit-Karte.

Erstattungsfähige Übernachtungskosten (reine Übernachtungskosten, ohne Frühstück):

Inland:

• Max. 90 €/Nacht bei Städten bis 299.000 Einwohner
• Max. 120 €/Nacht bei Städten ab 300.000 Einwohner*
• Ohne Beleg: 18,50 €/Nacht (gilt auch bei kostenloser Übernachtung bei Verwandten/ Bekannten)
• keine Erstattung von unentgeltlicher Übernachtung (z.B. Übernachtung wird von der einladenden Seite bezahlt, Übernachtung am Zweitwohnsitz)

Ausland:

• Maximalbeträge (aufgeteilt nach Ländern) finden Sie hier: Anlage_1_2026
• Ohne Beleg: 50% des in Anlage 1 ausgewiesenen Betrags, höchstens jedoch 30 €/Nacht (gilt auch bei kostenloser Übernachtung bei Verwandten/ Bekannten)
• keine Erstattung von unentgeltlicher Übernachtung (z.B. Übernachtung wird von der einladenden Seite bezahlt, Übernachtung am Zweitwohnsitz)

Höhere Übernachtungskosten sind nur erstattbar, wenn eine Begründung bei der Abrechnung vorliegt (z. B. Konferenzhotel, Messe in der Stadt, saisonbedingte Preiserhöhungen, zentrale Reservierung durch den Veranstalter, usw.).

Bei längerem Aufenthalt am gleichen Geschäftsort erfolgt ab dem 15. Aufenthaltstag eine Kürzung des Tage- und Übernachtungsgelds um 25 % bei Auslandsreisen und um 50 % bei Inlandsreisen.

Hinweis zum Doppelzimmer

Bei Belegung mit zwei Personen werden die Übernachtungskosten halbiert. Bei Belegung mit einer Person fügen Sie bitte ein Vergleichsangebot für ein Einzelzimmer bei (vom gleichen Tag, an dem Sie die Buchung des Doppelzimmers vorgenommen haben).

Übernachtungssteuer

In mehreren deutschen Städten wird eine Übernachtungssteuer erhoben. Zur Erstattungsfähigkeit gilt folgendes:

• Die Übernachtungssteuer ist erstattungsfähig für Städte, in denen diese generell erhoben wird, z.B. Berlin, Bonn, Chemnitz, Dortmund, Dresden, Freiburg im Breisgau, Hamburg, Köln, Leipzig, Münster, Potsdam, Trier.
• Die Übernachtungssteuer ist nicht erstattungsfähig für Städte, in denen diese im Fall einer Dienstreisen erlassen wird, z.B. Cuxhaven, Dahlem, Damp, Eisenach, Flensburg, Gera, Hürtgenwald, Kirchheim, Kleve, Lautertal, Lübeck, Nideggen, Rheinhausen, Rüdesheim, Saalburg-Ebersdorf, Schwerin, Überlingen, Weimar, Wittenberg. Wenn Sie in eine solche Stadt reisen, senden Sie bitte frühzeitig (mind. 2 Wochen vorher) Ihre Dienstreisegenehmigung per E-Mail an die Reisekostenstelle (reisekosten@zv.uni-augsburg.de) und bitten um eine Bescheinigung für die betreffende Stadt, die Sie dann bei Ihrer Ankunft im Hotel vorlegen können. Sollten Sie keine Bescheinigung im Hotel vorgelegt haben und aufgrund dessen eine ausgewiesene Übernachtungssteuer auf Ihrer Hotelrechnung vorfinden, kann diese leider nicht erstattet werden.

Bitte beachten: Da es bei den o.g. Städten immer wieder zu Änderungen kommt, informieren Sie sich bitte vor Ihrer Reise auf folgendem Portal, was aktuell an Ihrem Zielort gilt: https://www.bettensteuer.de/ 

Desweiteren verweisen wir auf das Merkblatt des LfF zum Thema Übernachtungssteuer.

*Städte mit über 300.000 Einwohnern (Stand 01/2025): Berlin, Bielefeld, Bochum, Bonn, Bremen, Dortmund, Dresden, Duisburg, Düsseldorf, Essen, Frankfurt/Main, Hamburg, Hannover, Karlsruhe, Köln, Leipzig, Mannheim, München, Münster, Nürnberg, Stuttgart, Wuppertal

Generell gilt:

• Für die Fahrt sind öffentliche Verkehrsmittel (sog. "regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel") zu bevorzugen, die Anerkennung der Nutzung anderer Beförderungsmittel ist bei Vorliegen triftiger Gründe aber möglich. 
• Nicht regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel sind: eigenes Kfz, Dienst-Kfz, Miet-Kfz, Taxi, Flughafentransfer, Flugzeug im Inland, Motorrad/Motorroller, Moped/Mofa, Fahrrad.
• Triftige Gründe für die Nutzung der o.g. Beförderungsmittel könnnen sein:
  •  wenn regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht benutzt werden können
  • im Einzelfall dringende dienstliche Gründe (z.B. unverschuldete Verspätung, notwendiges umfangreiches dienstliches Gepäck, unzumutbarer Fußweg in der Regel über 1 km, Art des Weges)
  • in Ausnahmefällen zwingende persönliche Gründe (z.B. Alter, Gesundheitszustand), die das Benutzen anderer Beförderungsmittel notwendig machen
  • bei Nutzung des Fahrrads wird das Vorliegen triftiger Gründe allgemein unterstellt
• Nur wenn triftige Gründe vorliegen, kann eine höhere Reisekostenerstattung gewährt werden, als wenn die Reise mit einem regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels erfolgt wäre.
• Reisen dürfen vom Wohnort aus angetreten werden, Fahrtkosten können jedoch nur ab/bis Dienstort erstattet werden. (Ausnahme: Dienstreisen, die zwischen 20 Uhr und 6 Uhr oder an einem Samstag/Sonntag/Feiertag angetreten oder beendet werden. Falls diese Ausnahme nicht zutrifft, ist ein Vergleichsangebot für Fahrtkosten ab/bis Dienstort vorzulegen.)

Eigenes Kfz

Wegstreckentschädigung erfolgt für die kürzeste, verkehrsübliche Strecke (mehr km wegen Stau o.Ä. sind zu begründen/nachzuweisen):

• Mit triftigen Gründen: Erstattung 0,40 €/km, Versicherungsschutz gegeben (z.B. Transport sperriger Gegenstände, dienstlich notwendiges Gepäck über 10 kg, Geschäftsort mit öffentl. Verkehrsmitteln nicht oder sehr schwer zu erreichen (Nachweis), Mitnahme von weiteren Dienstreisenden usw.)
• Ohne triftige Gründen: Erstattung 0,25 €/km, kein Versicherungsschutz, keine Erstattung von Nebenkosten für Parken o.ä.

Versicherungsschutz

Dienstreisen und Dienstgänge mit dem privaten Kfz sind über die Dienstfahrt-Fahrzeugversicherung zwischen dem Freistaat Bayern und der Ecclesia Versicherungsdienst GmbH versichert. Sie haben allerdings nur dann Anspruch auf uneingeschränkten Sachschadenersatz, wenn triftige Gründe für die Benutzung des Privat-Kfz vorliegen und die Dienstreise (bzw. der Dienstgang) vor Antritt schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt wurde.

Etwaige Schäden müssen vom Dienstreisenden selbständig innerhalb von drei Monaten unter Angabe der Versicherungsnummer 80.007.832 und Beifügen einer Kopie der Dienstreisegenehmigung gegenüber der Ecclesia Versicherungsdienst GmbH, Klingenbergstr. 4, 32758 Detmold geltend gemacht werden:

Schadenanzeige Ecclesia.pdf

Bitte beachten Sie außerdem:

• Dienstreisende haben darüber hinaus die Möglichkeit, eine sog. Rabattverlustversicherung gegen das Risiko eines Rückstufungsschadens in der Haftpflichtversicherung mit jährlicher Laufzeit abzuschließen.
• Bei Benutzung eines privaten Kfz ohne triftigen Grund ist der Ersatz von Sachschäden ausgeschlossen. Ebenso besteht bei Fortbildungsreisen kein Versicherungsschutz.
• Bei Benutzung eines Mietwagens besteht der o.g. Versicherungsschutz ebenfalls nicht.
• Allerdings besteht ein Kooperationsvertrag zwischen der Universität Augsburg und der Autovermietung Europcar unter Sonderkonditionen mit der Contract-Nummer 42370941, der zur Nutzung eines Miet-Kfz für Dienstreisen vorrangig zu nutzen ist. Die Konditionen enthalten eine Vollkaskoversicherung mit Selbstbeteiligung in Höhe von 550 bzw. 800 € je nach Fahrzeug-Kategorie.

Dienstfahrzeuge

Die Universität Augsburg verfügt zudem über einige Dienstfahrzeuge. Bei Bedarf können diese bei der Schlüsselverwaltung telefonisch angefragt werden. 

Formular Fahrzeuganforderung.pdf

In der Reisekostenabrechnung ist das amtliche Kennzeichen des Dienst-Kfz anzugeben.

Taxi

Die Nutzung von Taxi bzw. Uber-Fahrzeugen ist erstattungsfähig, sofern triftige Gründe vorliegen (siehe oben).

Ist der Erwerb einer Mitgliedschaft notwendig, um an wissenschaftlichen Tagungen/Konferenzen/Versammlungen vergünstigt teilzunehmen, erfolgt die Abrechnung der Reisekosten und des Betrags über die Reisekostenstelle, bei Vorlage entsprechender Nachweise durch den/die Antragsteller/in.
Im Übrigen wird zur Thematik von Mitgliedschaften für universitäre Einrichtungen verwiesen auf https://www.uni-augsburg.de/de/portal/intranet/zentralverwaltung/abteilung-3/referat-iii3/?toolbar_off

Als erstattungsfähige Nebenkosten kommen in Betracht:

• Kosten der Gepäckversendung (ab 15 kg Handgepäck), Gepäckaufbewahrung und Gepäckversicherung
• Reservierungskosten für Hotelzimmer, Kurtaxe
• Eintrittsgeld für dienstlich angeordnete Teilnahme an Veranstaltungen (z.B. Ausstellungen, Messen, Tagungen, Versammlungen)
• Dienstlich veranlasste Telekommunikationskosten
• Bei Benutzung von Dienst-Kfz und Privat-Kfz aus triftigen Gründen: Parkgebühren, Garagenmiete, Kosten für Fähren und Mauten
• Bei Auslandsdienstreisen: erforderliche Untersuchungen (z.B. Tropentauglichkeitsuntersuchung), ärztliche Zeugnisse, Grenzübertritts- und Zollpapiere, Visa, notwendige Impfungen sowie Auslandseinsatzentgelte bei Kreditkarten für erstattungsfähige Reisekosten
• Bei Menschen mit Behinderung: Fahrkosten und nachgewiesene notwendige Auslagen für Verpflegung und Unterkunft für eine Begleitperson, wenn ohne diese das Dienstgeschäft nicht durchführbar wäre, höchstens bis zu den den Dienstreisenden zustehenden Beträgen.

Nicht erstattet werden können Kursverluste beim Kauf ausländischer Zahlungsmittel, Auslagen für Kreditkarten und Bankspesen sowie Reiseversicherungen (z.B. Reiseunfallversicherung, Reiserücktrittsversicherung, Reisehaftpflichtversicherung, Flugunfallversicherungen, Auslandskrankenversicherung).

Da die Erstattung der entstandenen Kosten (z.B. Teilnahmegebühren) über die Reisekostenstelle erfolgt, müssen Sie im Vorfeld eine Genehmigung bei Ihrer/m direkte/n Vorgesetzte/n einholen, so als würde es sich um eine reguläre Dienstreise handeln. Bitte laden Sie die Genehmigung dann bei der späteren Abrechnung in BayRMS mit hoch, andernfalls können die Kosten nicht erstattet werden. Zudem sollte in der Abrechnung unter "Geschäftsort" eingetragen werden, dass es sich um eine Online-Teilnahme handelte.

Bei Online-Veranstaltungen ausländischer Anbieter ist folgendes zu beachten:

• Wenn die Rechnung auf den Namen der Universität ausgestellt wird, ist zwingend eine Netto-Rechnung erforderlich, da die Versteuerung gemäß § 13b UStG durch die Universität Augsburg erfolgt.
• Wenn die Rechnung auf den privaten Namen des/der Teilnehmenden ausgestellt wird, ist auch eine Bruttorechnung möglich. (Begründung: Liegt eine Netto-Rechnung vor, wird davon ausgegangen, dass eine ausländische Steuerbefreiung vorliegt. In beiden Fällen erfolgt keine Versteuerung in Deutschland.)

Hinweis: Bei Reisen mit Privataufenthalten (insbesondere solchen, die mit Auslandsaufenthalten, Zeitverschiebung oder mehreren Orten verbunden sind,) bitten wir Sie, einen kurzen Reiseverlauf beizulegen. Dies erleichtert die Sachbearbeitung und führt somit zu einer schnelleren Bearbeitung Ihrer Abrechnung.

Die Verbindung von Dienst- und Privatreisen ist möglich. Reisekosten werden so erstattet, als wäre nur die Dienstreise durchgeführt worden (§ 15 BayRKG). Daher muss ein Vergleichsangebot (z.B. für den Flug, DB, Hotel) mit eingereicht werden, sodass die Kosten fiktiv berechnet werden können. Das Vergleichsangebot muss dabei vom gleichen Tag stammen, an dem Sie die tatsächliche Buchung durchgeführt haben.

Mehrkosten, die aufgrund des Privataufenthalts entstanden sind, sind nicht erstattungsfähig. Für die privaten Tage können weder Übernachtungskosten noch Tagegeld erstattet werden.

Reisekosten für begleitende Privatpersonen sind ebenfalls nicht erstattungsfähig. Auch in diesem Fall ist ein Vergleichsangebot einzureichen, näheres dazu finden Sie in der Rubrik "Hotel / Übernachtungsgeld".

Eingangsrechnungen und Dienstreisen

Gemäß Nr. 3.5.1 der VV-BayRKG muss der Antrag auf Reisekostenerstattung innerhalb eines halben Jahres bei der zuständigen Behörde eingehen. Die Ausschlussfrist beginnt mit dem Tag der Beendigung der Dienstreise, des Dienstgangs, der Fortbildungsreise oder der Exkursion. Bei verspäteten Anträgen erlischt der Anspruch auf Reisekostenvergütung und eventuell gewährte Vorschüsse, Fahrkarten etc. sind in voller Höhe zurückzuzahlen. Entsprechend werden Genehmigungsanträge in BayRMS automatisch nach einem halben Jahr vom System gelöscht, wenn bis dahin kein zugehöriger Abrechnungsantrag gestellt wurde.

Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren. Art und Umfang der Reisekostenvergütung sind durch das Bayerische Reisekostengesetz sowie die dazu ergangenen Verordnungen und Verwaltungsvorschriften geregelt:

https://www.gesetze-bayern.de/Content/Document/BayRKG

https://www.gesetze-bayern.de/Content/Document/BayVV_2032_4_F_1034

Die Reisekostenvergütung umfasst die Fahrtkostenerstattung, die Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung, das Tagegeld, das Übernachtungsgeld sowie Nebenkosten.

Auf die Reisekostenvergütung sind Zuwendungen Dritter, die Dienstreisende ihres Amts wegen für dieselbe Reise erhalten, anzurechnen. Ein Verzicht auf Reisekostenvergütung ist möglich.

Die Originalbelege sowie die Genehmigung sind im Rahmen der Abrechnung in digitaler Form einzureichen (Datei-Upload in BayRMS). Bei Abrechnungen auf Papier sind die Originalbelege beizulegen.

Für die korrekte Berechnung und Buchung sowie zur Vermeidung von Rückfragen ist darauf zu achten, nur vollständig ausgefüllte Anträge einzureichen.

Dienstreisen mit mehreren Geschäftsorten ohne Zwischenrückkehr zum Dienstort sind als eine Dienstreise zu beantragen und abzurechnen. Die jeweiligen Geschäftsorte sind dabei getrennt und der Wechsel zwischen den jeweiligen Geschäftsorten ist genau mit Datum und Uhrzeit anzugeben. In solchen Fällen empfiehlt sich auch die Beilage eines Reiseverlaufs, um die Sachbearbeitung zu erleichtern.

Während einer Dienstreise kommt es häufig zu einem erhöhten Verpflegungsaufwand, wie z.B. ein Abendessen in einem Restaurant. Damit Sie diese Kosten nicht einzeln nachweisen müssen, werden diese pauschal über das sogenannte Tagegeld erstattet. Das Tagegeld wird automatisch gewährt, sofern Sie nicht explizit darauf verzichten (in BayRMS bitte eine entsprechende Bemerkung ins Bemerkungsfeld am Ende des Antrags schreiben).

Inland

Die Höhe des Tagesgelds richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit (Fahrzeit mit eingerechnet):

Das Tagegeld wird gekürzt, wenn Dienstreisende ihres Amts wegen unentgeltliche Verpflegung erhalten. Ebenso wird es gekürzt, wenn Sie von Dritter Seite Verpflegung erhalten oder das Entgelt für Sie in den erstattbaren Fahr- oder Nebenkosten (z.B. in Konferenzgebühren, in Hotelkosten, Verpflegung während eines Fluges) enthalten ist.

Es wird deshalb gebeten, erhaltene Verpflegung in der Reisekostenabrechnung detailliert und pflichtgemäß anzugeben, um Doppelerstattungen zu vermeiden.

Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, so wird ab dem 15. Tag das Tage- und Übernachtungsgeld um 50% gekürzt.

Ausland

Eine Übersicht zum Auslandstagegeld sowie zur Erstattungsfähigkeit der Hotelkosten im Ausland finden Sie in Anlage_1_2026.

Diese richtet sich nach der Auslandsreisekostenbekanntmachung – VV-BayARV vom 24. April 2003 (FMBl. S. 143, ber. S. 172, StAnz.), die zuletzt durch Bekanntmachung vom 24. November 2023 (BayMBl. Nr. 600) geändert worden ist. Die Tage- und Übernachtungsgelder für Auslandsdienstreisen sowie die Bayerische Auslandsreisekostenverordnung (BayARV) sind stets aktuell auf der Internetseite des Landesamts für Finanzen unter https://www.lff.bayern.de/themen/reisekosten/reisekosten-vorschriften/ abrufbar.

Dauert der Aufenthalt an demselben ausländischen Geschäftsort länger als 14 Tage, so wird ab dem 15. Tag das Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld um 25% gekürzt.

Die Höhe des Tagesgelds richtet sich nach der Dauer des Auslandsaufenthalts:

Tagegeld in BayRMS: Beim Stellen eines Antrags wird nach Bayerischem Reisekostengesetz automatisch Tagegeld mitbeantragt. Wenn Sie auf das Tagegeld verzichten möchten, schreiben Sie bitte eine kurze Notiz in das Bemerkungsfeld im letzten Schritt (Step 9).

Sie haben die Möglichkeit, einen Vorschuss für Ihre Dienstreise zu beantragen, sofern die voraussichtliche Höhe der Reisekosten den Betrag von 500 € (gilt für wissenschaftliches und wissenschaftsstützendes Personal) bzw. 2000 € (gilt für Professor/innen) übersteigt. Die genannten Beträge gelten auch in kumulativer Form, d.h. sollten Sie in nächster Zeit mehrere Reisen planen, die zusammen den Betrag übersteigen, können Sie für diese Reisen ebenfalls einen Vorschuss beantragen. Dazu ist jedoch zwingend erforderlich, dass Sie einen Antrag pro Reise stellen und die Anträge gebündelt in einer E-Mail an die Reisekostenstelle senden.

Die Beantragung muss mind. 2-3 Wochen vor Reisebeginn per E-Mail an reisekosten@zv.uni-augsburg.de erfolgen. Das unterschriebene Formular (Antrag auf Vorschuss) und Belege für bereits geleistete bzw. anstehende Zahlungen sowie die Genehmigung sind der E-Mail im Anhang beizufügen. Ausnahme: Professor/innen müssen aufgrund Dauergenehmigungsregelung keinen Genehmigungsnachweis beifügen.

Wurde für eine (geplante) Reise ein Vorschuss gewährt, müssen Sie nachfolgend in jedem Fall eine Reisekostenabrechnung einreichen. Ansonsten wird der komplette Betrag von Ihnen zurückgefordert.

Bei Vorstellungsreisen können von dazu eingeladenen Bewerbern/innen auf Antrag erstattet werden:

• Fahrkosten Deutsche Bahn 2. Klasse + öffentlicher Nahverkehr am Geschäftsort oder 0,1875 € / km Wegstreckenentschädigung, ausgenommen Fahrkosten am Wohnort
• Notwendige Übernachtungskosten wie bei einer Dienstreise mit entsprechendem Hotelbeleg
• Jedoch keine Erstattung von Tagegeld oder Nebenkosten

Bewerbern/innen muss zusammen mit der Einladung zur persönlichen Vorstellung Auskunft über die Kostenerstattung erteilt oder darauf hingewiesen werden, dass keine Kostenerstattung erfolgen kann. Im Falle einer Kostenerstattung (außer Bewerbungen auf Professuren) werden Sie gebeten, auf der Abrechnung die entsprechende Kostenstelle mitzuteilen.

Abrechnung Vorstellungsreise.doc

Abrechnung Berufungsverhandlungen.doc (für Professor/innen)

Abrechnung Dienstantrittsreise.doc (für Professor/innen)

Abrechnung Mitglied der Berufungskommission.doc

Der Widerspruch gegen einen Bescheid kann auch als elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur erfolgen. Die E-Mail-Adresse hierfür entnehmen Sie bitte der Rechtsbehelfsbelehrung im Ausgangsbescheid. Die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur setzt die Verwendung einer Signaturkarte und eines Kartenlesers voraus.