FAQs & Kontakt

Eine Anleitung zur Eingabe der Werte und zum Hinterlegen der Daten in BayRMS finden Sie in unserer Knowledge Base in der Rubrik Voreinstellungen.

Sollten Sie Fragen zu den individuellen Angaben haben, wie beispielsweise "Kostenstelle/Kostenträger", erfahren Sie diese in der Regel von Ihrer/m Vorgesetzten. Falls die Daten in Ihrem Bereich nicht bekannt sein sollten, können Sie diese mit Referat III/3 Haushaltsvollzug sowie III/6 Controlling- und Hochschulrechnungswesen klären.

Manchmal erscheint es so, als wäre ein Antrag aus dem System "verschwunden". Rufen Sie dann in BayRMS links im Menü die "Liste der Abrechnungsanträge" auf und öffnen Sie die Schaltfläche "Filter" oben rechts. Wenn Sie hier auf "löschen" und dann "suchen" klicken, werden alle Anträge sichtbar, die Sie bisher über BayRMS erstellt haben (unabhängig vom Status oder Datum). In der Regel liegt es also nur an den Filtereinstellungen, wenn ein Antrag nicht mehr auffindbar ist. Um diesem Problem dauerhaft vorzubeugen, können sie die Filtereinstellungen ändern, eine Anleitung dazu finden Sie in der Rubrik Voreinstellungen.

Grundsätzlich sind alle Belege digital über die Upload-Funktion in BayRMS einzureichen. Diese finden Sie jeweils im letzten Step des Genehmigungsantrags (Upload von Nachweisen wie z.B. Einladung, Konferenzprogramm) bzw. des Abrechnungsantrags (Upload der Genehmigung und von Belegen wie z.B. Hotelrechnung, Zugticket). Sollten Sie einmal den Upload vergessen haben, können Sie den betreffenden Antrag in der "Liste der Anträge" in BayRMS über das Stiftsymbol öffnen, die fehlenden Dokumente hochladen und den Antrag erneut absenden. Hinweis: Wenn Sie einen Genehmigungsantrag ändern, "verfällt" ihre Genehmigung und die mitzeichnende/genehmigende Person erhält den Antrag erneut.

Wenn Sie selbst den Antrag erstellt haben, können Sie sämtliche Angaben rückwirkend ändern. Dazu rufen Sie ihn in der "Liste der Gen.-Anträge" auf, öffnen ihn über das Stiftsymbol und führen Sie die gewünschten Änderungen durch. Danach müssen Sie den Antrag erneut absenden.

Bitte beachten:

•  Wenn Sie einen Genehmigungsantrag ändern, "verfällt" Ihre Genehmigung und Sie müssen den Antrag erneut an die zuständige mitzeichnende/genehmigende Person senden (d.h., die an Ihrem Institut vorgesehene Reihenfolge einhalten). In dem Fall wird empfohlen, eine kurze Begründung im Bemerkungsfeld einzutragen.
• Sind Sie selbst nur mitzeichnende Person, können Sie den Antrag nach der Mitzeichnung nicht mehr ändern. Sie haben dann zwei Möglichkeiten: 1) Sie bitten die fälschlicherweise ausgewählte Person, den Antrag an Sie zurück zu leiten (d.h., die Person wählt Sie als nächste Mitzeichnung aus). 2) Sie bitten den/die Antragsteller/in, den Antrag erneut an Sie zur Mitzeichnung zu senden.
• Die Änderung von Abrechnungsanträgen ist nur so lange möglich, bis der Abrechnungsvorgang in der Reisekostenstelle begonnen wurde (danach verschwindet das Stiftsymbol).

Das Löschen bzw. Entfernen bereits abgesendeter Anträge ist in BayMRS nicht ohne weiteres möglich. Gehen Sie daher wie folgt vor:

• Genehmigungsantrag: Bitten Sie die Person, bei der der Antrag aktuell zur Bearbeitung liegt, den Antrag abzulehnen. Dadurch wird der Antrag im System "stillgelegt" und sie können ihn anschließen archivieren. Alternativ kann auch einfach abgewartet werden - nach der zweiten Erinnerungsbenachrichtigung (Eskalationsstufe II) sendet das System keine Benachrichtigungen mehr.
• Abrechnungsantrag: Informieren Sie die Reisekostenstelle darüber, welchen Antrag Sie fälschlicherweise abgesendet haben. Für den Antrag wird dann ein sog. "Null-Bescheid" (ohne Kostenfolge) erstellt.

Es müssen folgende drei Kriterien erfüllt sein, damit Sie für andere Personen in BayRMS auffindbar sind (z.B. um eine Vollmacht zu erhalten oder als Mitzeichnung ausgewählt zu werden):

1. Sie müssen in BayRMS angemeldet sein. Dazu müssen Sie sich im Mitarbeiter Service Bayern registrieren und dann im Reiter "Reisemanagement" nochmal ihre persönlichen Daten eintragen. Erst dann sind Sie in BayRMS für andere auffindbar.

2. Sie müssen im Bereich "persönliche Daten" unter "Datenschutz" einen Haken setzen bei "ich kann zur Mitzeichnung ...ausgewählt werden"

3. Sie müssen im Bereich "persönliche Daten" unter "Beschäftigungsbehörde" die Universität Augsburg eintragen.

Wenn Sie selbst den Antrag erstellt haben, können Sie rückwirkend den Mitzeichner bzw. die Mitzeichnerin ändern. Dazu rufen Sie den Antrag in der "Liste der Gen.-Anträge" auf, öffnen ihn über das Stiftsymbol und und gehen Sie zum letzten Schritt (Step9). Dort wählen Sie als nächste Mitzeichnung die richtige Person aus und senden den Antrag erneut ab. 

Sind Sie selbst nur mitzeichnende Person, können Sie den Antrag nach der Mitzeichnung nicht mehr ändern. Sie haben dann zwei Möglichkeiten:1) Sie bitten die fälschlicherweise ausgewählte Person, den Antrag weiterzuleiten (direkt an die korrekte Mitzeichnung oder zurück an Sie). 2) Sie bitten den/die Antragsteller/in, den Antrag erneut an Sie zur Mitzeichnung zu senden.

Generell obliegt die Entscheidung, welche Details der Genehmigungsantrag enthalten muss, dem/der Vorgesetzten.

Sollte Ihr/e Vorgesetzte/r keine Vorgaben machen, können Sie folgenden Formulierungsvorschlag verwenden:

"Liebe/r ___,

ich beabsichtige vom ___ bis zum ___ die Konferenz ___ in ____ zu besuchen. Die Gesamtsumme der Reise beträgt ___ Euro. Die Finanzierung erfolgt über die Drittmittel ___ (oder: über die KST HH___). Ich bitte Sie um Genehmigung dieser Dienstreise."

Reisen mehrere Personen zum gleichen Ort, mit den gleichen Verkehrsmitteln etc. (sog. "Sammelantrag", z.B. für Klausurtage), reicht es aus, einen Genehmigungsantrag zu stellen. Dazu werden die Namen aller Reisenden im Antrag aufgelistet. Die Genehmigung können dann alle Reisenden bei der Abrechnung als Nachweis mit hochladen.

Belege eines Restaurantbesuchs können nicht über die Reisekostenstelle abgerechnet werden, sondern werden über das Tagegeld abgegolten. Dieses wird automatisch mit dem Absenden eines Abrechnungsantrags in BayRMS mitbeantragt. Näheres dazu finden Sie im Stichwortverzeichnis unter dem Punkt "Tagegeld".

Nachdem Ihr Abrechnungsantrag von der Reisekostenstelle bearbeitet wurde, ändert sich der Status Ihres Abrechnungsantrags auf "Erstattung angeordnet".

Zudem erhalten Sie eine Benachrichtigung im Portal "Mitarbeiterservice Bayern". Die Auszahlung erfolgt dann in der Regel innerhalb weniger Tage.

Nähere Informationen hierzu finden Sie im Stichwortverzeichnis unter dem Punkt "Vorstellungsreisen". 

Generell können sich alle Personen, die eine Personalnummer an der Universität Augsburg haben (also auch studentische Hilfskräfte), beim Mitarbeiterservice Bayern regstrieren, und somit auch die Abrechnung über BayRMS erstellen.

In einzelnen Fällen kann es vorkommen, dass Hiwis im Mitarbeiterservice-Portal keinen "Reisemanagement"-Button vorfinden. In diesen Fällen genügt eine kurze Nachricht ans LfF (servicedesk@lff.bayern.de), welches dann den Button innerhalb weniger Tage freischaltet.