UK Referatssitzung

Eine Referatssitzung hat immer eine Sitzungsleitung. Diese Sitzungleitung übernimmt in der Regel ein*e Referent*in. Die Sitzungleitung hat die Verantwortung für die Sitzung und ist für die Durchführung aller nachfolgend beschriebener Aufgaben verantwortlich

Vorbereitung der Sitzung

• Sitzungstermin:
  Wenn noch nicht geschehen, muss 2-3 Wochen vor dem Sitzungtermin eine Umfrage gemacht werden (siehe UK Tools) und der Termin festgelegt werden. In der Regel wird der Sitzungstermin einmal am Anfang des Semester festgelegt und findet dann in regelmäßigen Abständen statt
• Aufräumen/Vorplanen
  
  • Welche Aufgaben/Projekte/Veranstaltungen stehen an? Wer sind die verantworltichen Personen und was sollten die Personen während der Sitzung etwas vorstellen?
  • Für welche Tätigkeiten werden Personen benötigt, die dann während der Sitzung gefunden werden sollten
• Sitzungerinnerung:
  (Ein paar Tage) vor der Sitzung sollte eine Sitzungerinnerung mit der vorläufigen Tagesordnung versendet werden. Eine Abstimmung wer tatsächlich vor Ort ist und wer online dabei ist, kann sinnvoll sein.

Abhalten der Sitzung

• Protokoll:
  Während der Sitzung ist es sehr sinnvoll, wenn eine Person Protokoll führt, sodass auch nicht-anwesende Personen Informationen nachlesen können. Diese Person wird gleich zu Beginn der SItzung festgelegt.
• Verantworltich- und Zuständigkeiten:
  Für alle Aufgaben sollten zuständige Personen gefunden werden und für alle Projekte/Veranstaltungen muss es eine/zwei verantworltiche Personen geben
• Aufbau einer regulären Sitzung
  • Einleitung & Vorstellung der Tagesordnung
  • Rückblick:
    Welche Veranstaltungen haben stattgefunden und wie ist das Feedback dazu?
  • Update:
    Welche Veranstaltungen sind gerade in der Planung, wie ist dort der aktuelle Stand und wird weitere Hilfe benötigt?
  • Neuigkeiten/Entscheidungen:
    Kamen neue Themen (z.B. in Mails) auf und wie wird mit diesen weiter verfahren
  • Abschluss/Sonstiges:
    Hat irgendwer noch Themen, die er/sie ansprechen möchte

Nachbereitung der Sitzung

Aufräumen

• Infos aus Tagesordnung/Protkoll:
  Es wird Schritt für Schritt die abgearbeitete Tagesordnung und das Protokoll durchgegangen. Relvante Informationen für Veranstaltungen/Projekte und Aufgaben werden - wenn noch nicht geschehen - extrahiert und in die entsprechenden Trello-Karte eingetragen oder neue Trello-Karten erstellt
• Herstellung des Ausgangszustandes:
  Alte Karten werden aus Trello Tagesordnung gelöscht, nur die Karten für die Grundstruktur bleiben stehen.

Veramtwortlich- und Zuständigkeiten

• Wichtig ist, dass jede Aufgabe eine zuständige Person und jedes Projekt bzw. jede Veranstaltung eine verantwortliche Person zugewiesen hat. DIese Personen stehen in Klammern nach der Aufgabe/Projekt/Veranstaltung
• Die Sitzungleitung entscheidet, was mit den Tätigkeiten passiert, die keiner Person zugeteilgt wurden:
  • Tätigkeitszuteilung wird auf die nächste Sitzung verschoben, falls es nicht dringend ist
  • Tätigkeit wird selbst übernommen oder im Nachhinein zugewiesen durch z.b. persönlichen Austausch 
  • Tätigkeit wird gestrichen und für später vorgemerkt

Kommunikation

Dieser Punkt kann je nach eigener Kapazität durchgeführt werden. Es kann beispielsweise das Protokoll, die anstehenden Veranstaltungen oder Einbringungsmöglichkeiten nachträglich geteilt werden.