Störmeldungen, Aufträge und Kontakt

1.6.1. Einwilligungserklärung - Stand 4. Juni 2024

Liebe Nutzerinnen und Nutzer des Webformulars,

gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte.

Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme, Störmeldung und Auftragsmeldung informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.

1) Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

Für ergänzende Informationen im Zusammenhang mit Nutzung des Webformulars wenden Sie sich bitte an die Leitung des Teams Prozesse und Digitalisierung der Abteilung Immobilien (ZA4), Frau Stefanie v. Blomberg, digitalisierung.za4@xzv.tum.de,  Tel. 089-289-14794.

2) Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Bei weiteren Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie gerne den Datenschutzbeauftragten: www.datenschutz.tum.de

3) Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden benötigt, um die systematische Erfassung (Empfang, Bestätigung, Klassifizierung) und die Weiterleitung an die zuständigen Fachbereiche sowie gegebenenfalls das Abschließen sowie die Nachkontrolle durch die Abteilung Immobilien (ZA4) einzuleiten. Der im TUM-Wiki-Bereich bereitgestellte Fragebogen unterstützt elektronisch die Erhebung der erforderlichen Daten.

Ihre personenbezogenen Daten werden im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet, soweit diese für die Kontaktaufnahme erforderlich sind.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO) erforderlich ist. Das Interesse ist beispielsweise die Zuordnung Ihres Anliegens an den zuständigen Fachbereich.

Mit Absenden des Fragebogens erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für den Zweck der Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme, Störmeldung und Auftragsmeldung und es ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs.1 lit. A DSGVO gegeben.

4) Kategorien personenbezogener Daten sowie Quellen der Daten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Kontaktaufnahme, Störmeldung und Auftragsmeldung erforderlich sind.

5) Empfänger der Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unserer Universität ausschließlich an die Fachbereiche und Personen elektronisch weiter, die diese Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens aus berechtigtem Interesse benötigen. 

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Universität erfolgt ausschließlich an sogenannte „Externe“, die über einen Gastaccount in TUMonline verfügen und die in die Arbeitsabläufe der Bearbeitung der Anfragen und Störmeldungen eingebunden sind.

6) Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Durchführung sowie Abwicklung bei der Bearbeitung Ihres Anliegens notwendig ist und es daraus ergebenden Rechte und Pflichten aus einem Gesetz erforderlich machen.

Die mittels Fragebogen erhobenen personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens werden zunächst in OTRS gespeichert und durch jeweils berechtigte Personen des jeweiligen Fachbereichs verarbeitet. Mit Berücksichtigung einer Frist gemäß den allgemeinen Einstellungen der OTRS-Verwaltung / -Administration durch den IT-Support der TUM erfolgt die Löschung der Tickets nach 4 Jahren und es greift eine systemtechnisch hinterlegte Löschregel.

7) Ihre Rechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 7 dieser Datenschutzinformation).

Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs.1 lit. A DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich unter den in Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden

8) Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Entscheidung und Ihre Bereitstellung personenbezogener Daten zur ordnungsgemäßen Bearbeitung Ihres Anliegens erfolgt freiwillig. Wir möchten Sie mit der Bereitstellung des Webformulars dabei digital unterstützen.