Pflichten beim Erstellen von Online Formularen | Umfragen

  • Das Formular bzw. die Umfrage muss folgendes enthalten
    • eine Einwilligungserklärung (Datenschutzerklärung) in Textform (Beispiel siehe unten)
    • deutlicher Hinweis falls Namen aufgezeichnet werden
    • ein Checkbox-Element (Pflichtfeld) für die Bestätigung der Einwilligungserklärung zur Verarbeitung persönlicher Daten durch den User
  • Formularinhalte bzw. Ergebnisse (Umfrage | Voting) müssen gelöscht werden sobald sie nicht mehr benötigt werden. Dies betrifft
    • Datensätze in Formularen 
    • Umfrageergebnisse
    • ggf. heruntergeladene Umfrageergebnisse
  • Werden personenbezogene Daten erhoben, so ist eine „Beschreibung eine Verarbeitungstätigkeit“ (VT) für den  Datenschutz der TUM zu erstellen. Sie erreichen das zugehörige Datenschutzmanagementsystem (DSMS) und weitere Infos über  https://www.datenschutz.tum.de/datenschutz/verarbeitungstaetigkeit/.
  • Dabei ist die Datenschutzrechtliche Definition des Verantwortlichen (Art 4 Num 7 DSGVO) zu beachten: Verantwortlich ist die Person bzw. Organisationseinheit, die Zweck und Mittel der Verarbeitung bestimmt.

Beispiel Einwilligungserklärung

Erläuterungen zum Text

Dieses Beispiel dient als Mustervorlage. Bitte passen Sie die Beispielvorlage für Ihren Zweck an.

Für Sie, als verarbeitende Person ist es wichtig, dass Sie sich darüber bewusst sind, dass Sie nach den gesetzlichen Regelungen gem. DSGVO eine Nachweispflicht haben. Die Art und Weise der Zustimmung oder Einwilligung muss auch rückwirkend nachvollzogen werden können! Daher empfehlen wir, eine Einwilligung stets in Schriftform einzuholen, z.B. als erstes Feld im Formular | Umfrage | Voting. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren Datenschutzbevollmächtigten oder das Datenschutzreferat.

Der Datenschutzhinweis sollte am Anfang (Formular | Umfrage | Voting) eingefügt werden. Ein Beispielformular | eine Beispielumfrage | finden Sie hier.

Anzupassender Beispieltext

Ich stimme zu, dass meine angegebenen personenbezogenen Daten im Rahmen von [ Zweck der Datensammlung ] durch die Technische Universität München, hier durch [ verantwortliche Peron/Organisationseinheit ] verarbeitet werden. Hierzu gehört insbesondere [ z.B. Verwendung zur Verwaltung der Anmeldungen ]. Zugriff auf die personenbezogenen Daten erhalten lediglich die [ Organisatoren der Veranstaltung, des Forms-Formulars, etc ].

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO berührt wird. Nach Ihrem Widerruf [ Folge des Widerrufs, z.B. keine Veranstaltungsteilnahme ]. Ihren Widerruf richten Sie bitte an [ email@tum.de ], [ Kontaktadresse der verantwortlichen Person/Organisationseinheit ].

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen besteht ein Recht auf Auskunft, sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit. Es besteht zudem ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Bei Fragen können Sie Sich gerne an [ Kontaktadresse der verantwortlichen Person/Organisationseinheit ] oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Beispiel: Formular mit Datenschutzhinweis

Ich stimme zu, dass meine angegebenen personenbezogenen Daten im Rahmen von [ Zweck der Datensammlung ] durch die Technische Universität München, hier durch [ verantwortliche Peron/Organisationseinheit ] verarbeitet werden. Hierzu gehört insbesondere [ z.B. Verwendung zur Verwaltung der Anmeldungen ]. Zugriff auf die personenbezogenen Daten erhalten lediglich die [ Organisatoren der Veranstaltung, des Forms-Formulars, etc ].

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO berührt wird. Nach Ihrem Widerruf [ Folge des Widerrufs, z.B. keine Veranstaltungsteilnahme ]. Ihren Widerruf richten Sie bitte an [ email@tum.de ], [ Kontaktadresse der verantwortlichen Person/Organisationseinheit ].

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen besteht ein Recht auf Auskunft, sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit. Es besteht zudem ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Bei Fragen können Sie Sich gerne an [ Kontaktadresse der verantwortlichen Person/Organisationseinheit ] oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Beispiel: Umfrage mit Datenschutzhinweis










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