1. Eine Dienst- beziehungsweise Fortbildungsreise bedarf der vorherigen schriftlichen Genehmigung; eine nachträgliche Genehmigung ist nur in Ausnahmefällen zulässig. In diesem Fall ist auf dem Antrag zu begründen, warum die Genehmigung nicht vorher eingeholt werden konnte.
Zuständigkeiten: Der Zentralen Reisekostenstelle sind zur Genehmigung vorzulegen:


    • Reisen der Professorinnen und Professoren
    • alle Reisen der sonstigen Beschäftigten
    • Dienstgänge zur Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort, wenn triftige Gründe für die Benutzung des Privat-Kraftfahrzeugs anerkannt werden sollen.


Die Genehmigung stellt die Grundlage für die spätere Abrechnung dar. Die Zuständigkeitsregelungen für die einzelnen Fakultäten beziehungsweise Einrichtungen können im Intranet eingesehen werden unter: Genehmigung_Dienstreise.

2. Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind. Bei einer Dienstreise nach dem Wohnort (auch zweiter oder ggf. weiterer Wohnsitz) wird für die Dauer des Aufenthalts an diesem Ort kein Tage- und Übernachtungsgeld gewährt.

3. Fortbildungsreisen sind Reisen, die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen (eingeschränkte Kostenerstattung: 2. Klasse Bahnfahrkarte beziehungsweise 75 % der Wegstreckenentschädigung ohne Fahrzeugvollversicherung; Tagegeld 75 % der bei Dienstreisen zustehenden Sätze; nachgewiesene notwendige Übernachtungskosten; notwendige Nebenkosten wie Teilnahmegebühren können voll erstattet werden).

4. Bei einer aktiven Teilnahme an einer Veranstaltung ist auf den Beitrag, den der Dienstreisende auf der Veranstaltung leistet (Vortrag, Poster, Projektbesprechung, Vorsitz usw.) unbedingt hinzuweisen.
Tagungs- und Kongressreisen ohne aktive Teilnahme können nur als Fortbildungsreisen genehmigt werden.

5. Wo eine Dienstreise beginnt oder endet, richtet sich nach der Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise. Die Reisekosten werden gemäß Art. 5 Abs. 1 Satz 3 des Bayerischen Reisekostengesetzes unabhängig von der Dienstreisegenehmigung maximal von der Dienststelle bis zum Geschäftsort und zurück zur Dienststelle erstattet. Diese Regelung gilt nicht, wenn es zur Erledigung eines konkreten Dienstgeschäfts aus dienstlichen Gründen erforderlich ist, die Dienstreise zwischen 20 Uhr und 6 Uhr oder an einem Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag anzutreten oder zu beenden.
Eine Erstattung der Reisekosten ab Wohnung ist auch möglich, wenn die Wohnung näher oder verkehrsgünstiger zum auswärtigen Geschäftsort liegt als die Dienststelle.
Unter Wohnung ist diejenige Wohnung zu verstehen, von der aus sich Dienstreisende an die Stelle begeben, an der sie Dienst zu leisten haben. Ein zweiter oder weiterer Wohnsitz, insbesondere der Familienwohnsitz an den nicht täglich zurückgekehrt wird, bleibt unberücksichtigt. Bei Beginn oder Ende der Dienstreise an einer vom Dienstort entfernten Wohnung sollte der Dienstreisende, im eigenen Interesse, besonders bei Bahnreisen ins Ausland oder Flugreisen einen Kostenvergleich beifügen, aus dem hervorgeht, wie hoch die Kosten gewesen wären, wenn er die Reise am Dienstort angetreten und beendet hätte.

6. Damit der dienstliche Charakter der Veranstaltung erkennbar ist, ist es notwendig, neben der Angabe des Reiseziels und des Reisezwecks dem Antrag das Veranstaltungsprogramm, Einladungsschreiben, o. ä. beizufügen. Bei Auslandsdienstreisen ist auch darauf zu achten, ob ein vollständiger Krankenversicherungsschutz besteht. Im Zweifelsfall setzen Sie sich bitte mit Ihrer Krankenkasse in Verbindung. Kosten für eine zusätzliche Krankenversicherung können nicht als Reisekosten erstattet werden.

7. Die Zahl der an einer Dienstreise teilnehmenden Personen ist auf das unumgänglich notwendige Maß zu beschränken. Bedienstete, die nur mittelbar an der Erledigung des Dienstgeschäftes beteiligt sind, dürfen zu Dienstreisen nicht hinzugezogen werden. Die Bediensteten, die an einer Dienstreise teilnehmen sollen, sind einzeln namentlich aufzuführen und die dienstliche Notwendigkeit der Teilnahme ist zu begründen. Die Teilnahme mehrerer Bediensteter kann z. B. dann dienstlich notwendig sein, wenn jeder Teilnehmer einen Vortrag über ein bestimmtes vom Inhalt her unterschiedliches Thema hält oder wenn Bedienstete an Arbeitsgruppen mit verschiedenen Aufgabenstellungen teilnehmen müssen.

8. Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig sind (Art. 3 Abs. 2 Bayerisches Reisekostengesetz).
Auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten kann eine Vorauszahlung in Form eines Abschlags beantragt werden. Es dürfen höchstens zwei Drittel der insgesamt zu erwartenden Kosten als Abschlag ausbezahlt werden. Die Abschlagszahlung ist beim jeweiligen Lehrstuhl/bei der jeweiligen Einrichtung zu beantragen, sobald die Dienstreise genehmigt beziehungsweise angeordnet ist. Weitere Hinweise hierzu finden Sie unter Dienstreisen - häufig gestellte Fragen Ziffer 2.12.

Bei der Durchführung der Dienstreise sind mögliche Fahrpreisermäßigungen zu nutzen, z. B. BahnCard Preis, Plan & Sparpreise, Großkunden- oder Mitfahrerrabatt.
Bei Besitz einer (auch privat beschafften) BahnCard ist diese zu verwenden, andernfalls ist die dienstliche Anschaffung einer BahnCard Business zu prüfen. Die Deutsche Bahn gewährt der Technischen Universität als Großkunden (Kunden-Nr. 7102341) einen Preisnachlass von 5 % auf den Flexpreis Business. Die Kunden-Nr. ist beim Kauf jeder Bahnfahrkarte und BahnCard Business anzugeben, da der gesamte Jahresumsatz für die Einstufung des Großkundenrabattes zählt. Nähere Informationen über weitere Spartarife und Rabattmöglichkeiten finden Sie hier.
Die Wegstreckenentschädigung von 0,35 € je km bei Benutzung eines Privat-Kraftfahrzeugs wird nur bei Vorliegen triftiger Gründe gewährt. Andernfalls wird eine Wegstreckenentschädigung von 0,25 € je km erstattet. Je mitgenommenen Dienstreisenden desselben Dienstherrn wird eine Mitnahmeentschädigung von 0,02 € je km gewährt. Nebenkosten wie Parkgebühren, Garagenmiete, Kosten für Fähren und Maut können nur erstattet werden, wenn die Benutzung eines Privat-Kraftfahrzeugs aus triftigen Gründen erfolgt.
Die Flugzeugbenutzung ist mit Ausnahme von Überseeflügen schlüssig zu begründen, ebenso die Benutzung eines Mietwagens.
Verlängert sich ein Aufenthalt am Geschäftsort vor oder nach dem Dienstgeschäft - besonders am Wochenende - um einen günstigeren Flugpreis zu nutzen und soll deshalb für die Tage dieses längeren Aufenthaltes Tage- und Übernachtungsgeld gewährt werden, ist der Preis für beide Flüge nachzuweisen, damit eine Vergleichsberechnung erfolgen kann. Bei der Vergleichsberechnung muss sich eine erhebliche Kosteneinsparung ergeben.
Es wird darauf hingewiesen, dass Bonus-, Vielflieger- und sonstige Ansprüche die aufgrund dienstlicher oder vom Dienstherrn erstatteter Reisen erworben wurden nur für dienstliche Zwecke verwendet werden dürfen.

9. Mit der vorherigen Anerkennung der triftigen Gründe für die Benutzung des Privat-Kraftfahrzeugs (die triftigen Gründe müssen vor Beginn der Dienstreise dokumentiert und anerkannt worden sein) entsteht eine zu Gunsten des Dienstreisenden abgeschlossene Fahrzeugvollversicherung (vgl. Rundschreiben vom 05.02.2010 und 16.02.2011). Schäden im Rahmen dieses Versicherungsschutzes sind bei der Ecclesia Versicherungsdienst GmbH, Klingenbergstr. 4, 32758 Detmold (Tel.: 089/74 11 54 350 bzw. 089/74 11 54 65) geltend zu machen. Um eine Höherstufung in der Haftpflichtversicherung zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit des Abschlusses einer Rabattverlustversicherung. Die Versicherungsprämie hat der Dienstreisende selbst zu tragen.
Die für die Schadensmeldung erforderlichen Formblätter sind auf der Internetseite der Ecclesia Versicherung Schadensfälle/Formular.pdf abrufbar. Der Schaden ist innerhalb einer Ausschlussfrist von 3 Monaten geltend zu machen. Der Schadensmeldung muss eine Kopie der Dienstreisegenehmigung beigefügt werden.

10. Auschlussfrist/6-Monatsfrist: Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von sechs Monaten nach dem Tag der Beendigung der Dienstreise geltend gemacht wird (Art. 3 Abs. 5 Satz 1 Bayerisches Reisekostengesetz). Eventuell gezahlte Abschläge müssen in voller Höhe zurückgezahlt werden, wenn innerhalb der 6-Monatsfrist keine Abrechnung eingeht.
Die Frist von 6 Monaten gilt auch für die Abrechnung einzelner Reisen, die im Rahmen einer pauschalen Dienstreisegenehmigung durchgeführt wurden.

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