Information zu Stornierung und Umbuchung von gebuchten Dienstreisen in Zusammenhang mit Coronavirus/COVID-19

Vorgehensweise bei abgesagten Dienst- und Fortbildungsreisen bzw. Veranstaltungen:

Bezüglich Stornierung und Erstattung der Kosten gilt gemäß dem Bayerischen Reisekostenrecht Folgendes (Art. 20 BayRKG, Ziffer 20.1 VV-BayRKG):

Wird eine Dienstreise aus Gründen, die der Dienstreisende nicht zu vertreten hat, nicht ausgeführt oder vorzeitig beendet, werden die durch die Vorbereitung oder die vorzeitige Beendigung entstandenen notwendigen Auslagen erstattet. Werden Dienstreisen aus dienstlichen oder zwingenden privaten Gründen, die Dienstreisende nicht zu vertreten haben, nicht ausgeführt, müssen sie unverzüglich nach Kenntnis der Hinderungsgründe alle Möglichkeiten zu ergreifen, die entstehenden Kosten so gering wie möglich zu halten; bereits eingegangene Verpflichtungen sind soweit wie möglich rückgängig zu machen. Dies gilt entsprechend bei vorzeitiger Beendigung von Dienstreisen.

Stornokosten können aufgrund der Sondersituation grundsätzlich erstattet werden. Sie müssen jedoch rechtzeitig versuchen, die Dienst- und Fortbildungsreisen zu stornieren, um die Kosten so gering wie möglich zu halten. Kontaktieren Sie bitte Ihr Reisebüro, Ihre Fluglinie, die Deutsche Bahn etc. und nutzen Sie die zurzeit sehr kulanten Konditionen für Stornierungen. Auch Tickets, bei denen in der Regel ein Storno ausgeschlossen ist, können Sie eventuell kostenlos stornieren oder erhalten zum Teil eine Rückerstattung. Geben Sie dies bitte bei Ihrer Abrechnung an und fügen sie entsprechende Nachweise bei.

Damit gilt folgende Vorgehensweise für die Reisekostenerstattung bei abgesagten Veranstaltungen bzw. geplanten und bereits genehmigten Dienst- und Fortbildungsreisen, wenn Reisekosten entstanden sind:

• Alle gebuchten Leistungen sind möglichst kostensparend zu stornieren.

• Unabhängig von den Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen der Leistungsträger, werden die Kosten zurückerstattet, wenn die Leistung durch den Leistungsträger selbst storniert wird. Hierbei ist es empfehlenswert ggf. beim Leistungsträger z. B. telefonisch nachzuhaken.

• Erstellen Sie eine Reisekostenabrechnung mit den nicht stornierbaren Leistungen bzw. anfallenden Stornokosten und belegen Sie die Kosten durch Rechnungen bzw. drucken Sie die Stornobedingungen aus und legen sie der Abrechnung bei.

• Reichen Sie die Reisekostenabrechnung zusammen mit dem genehmigten Dienstreiseantrag und dem offiziellen Schreiben zur Absage der Veranstaltung sowie die diversen Belege bei der Zentralen Reisekostenstelle ein oder rechnen sie ggf. am Lehrstuhl selbst ab.

Bitte beachten Sie: Bei Dienst- und Fortbildungsreisen, die aus Drittmitteln finanziert werden, können besondere Regelungen für Stornokosten gelten. Die verschiedenen Drittmittelgeber veröffentlichen derzeit nach und nach Informationen hierzu. Bitte halten Sie sich dazu auf dem Laufenden.

Die Ausschlussfrist von sechs Monaten beginnt in diesem Fall ab Bekanntwerden der Tatsache, dass die Dienst- und Fortbildungsreise nicht ausgeführt werden kann.


Genehmigungsantrag bei Änderungen des Dienstreiseverlaufs:

Für Dienstreisen, die zu einem späteren Termin stattfinden, muss ein neuer Genehmigungsantrag gestellt werden.

Für die Abrechnung abgesagter Dienstreisen (Stornierung) genügt die ursprüngliche Dienstreisegenehmigung – selbst wenn es zwischenzeitlich Umbuchungen gegeben hat. Erfolgte Ihre Dienstreise zu einem anderen Zeitpunkt oder über ein anderes Land als auf der ursprünglichen Dienstreisegenehmigung ausgewiesen, so reicht zur Anerkennung die formlose Mitteilung, warum es zu Verschiebungen gekommen ist.

contact: posteingang.ref34@tum.de