Documentation on how to organise a retreat
Budget considerations (double-check with the last regulations):
What to ask when contacting the places?
- Accommodation request email template (German):
Sehr geehrte Damen und Herren des ... Hotels,
wir sind eine Forschungsgruppe des Helmholtz Zentrum Münchens und der Technischen Universität München und suchen einen geeigneten Veranstaltungsort mit Übernachtungsmöglichkeit für einen 2- oder 3-tägigen Workshop in den Sommermonaten.
Unser möglicher Zeitraum ist (2 oder 3 Tage): 28.07-30.07
Die Kenngrößen sind:
Gruppe: ca. 20 Personen
Unterbringung: ca. 19 Personen in Mehrbettzimmer, ca. 1 Person in Einzelzimmer
Verpflegung: Frühstück, Mittagessen (ggf. als Lunchpaket), ggf. Kaffeepause, Abendessen
Sonstiges: Seminarraum für Vorträge oder Posterpräsentationen
Wir freuen uns auf ein Angebot von Ihnen. Bei Rückfragen bin ich gerne erreichbar.
Viele Grüße
- Transport request email template (German):
Sehr geehrte Damen und Herren von ...,
wir sind eine Gruppe von 19 Personen und benötigen am 28.07 einen Transport vom Bahnhof ... zum Hotel ... sowie am 30.07 zurück.
Könnten Sie uns bitte ein offizielles Angebot zukommen lassen?
Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung. Bei Rückfragen bin ich gerne erreichbar.
Viele Grüße
- Accommodation informal confirmation template (German):
Sehr geehrte/r Frau/Herr ...,
Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass unsere Compliance-Abteilung und das Management das Angebot angenommen haben und ich unsere Reservierung informell bestätigen kann.
Allerdings ist es die Beschaffungsabteilung, die das Angebot unterzeichnet. Sobald dies erledigt ist, wird unsere Büroleiterin, Sandra Mayer (im CC), Ihnen den unterzeichneten Vertrag zusenden.
Hoffentlich wird der unterzeichnete Vertrag heute eintreffen. Da die Beschaffungsabteilung jedoch nur bis Freitagmittag arbeitet, könnte es auch sein, dass er erst am Montag unterzeichnet wird. Wäre das akzeptabel, oder gibt es etwas, das wir tun könnten, um das Angebot bis zur Unterzeichnung durch die Beschaffungsabteilung zu sichern?
Ich möchte mich herzlich bei Ihnen für Ihre Unterstützung und Hilfe bedanken.
Mit freundlichen Grüßen
Considered accommodation options in previous year:
Key documents:
Template final mail to send to Sandra with associated documents:
Example of a program: