1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist die:
Hochschule für Musik und Theater München
Arcisstraße 12
80333 München
Tel: 089/289-03
E-Mail: kanzler@hmtm.de
Die Hochschule für Musik und Theater München ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts und staatliche Einrichtung. Sie wird durch die Präsidentin Prof. Lydia Grün gesetzlich vertreten.
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Gasteig HP8 Standort Gasteig
Hans-Preißinger-Str. 6
81379 München
Tel: 089/480984508
E-Mail: datenschutz@hmtm.de
3. Betroffenenrechte
3.1. Allgemein
Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:
- Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
- Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
- Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
- Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Liegt eine internationale Übermittlung von personenbezogen Daten ohne Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission vor, haben Sie das Recht eine Kopie der vertraglichen Garantien auf Anfrage bei uns erhalten.
- Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.
Über Ihr Widerrufsrecht und Ihr Widerspruchsrecht informieren wir Sie gesondert.
3.2. Widerrufsrecht
Soweit die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt
3.3. Widerspruchsrecht
Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
4. Änderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services.
Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen wenden.
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ist der Betrieb des Messengerdienstes Matrix als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung, Verwaltung und Studium zur Erfüllung der Hochschulaufgaben gemäß Art. 2 BayHIG. Der Dienst ermöglicht es nach Anmeldung mit den anderen teilnehmenden Personen direkt in Gruppen oder offen zu kommunizieren.
5.1. Sichtbarkeit
- Mit der Anmeldung werden Ihr Name, Ihre Hochschul-Kennung, Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse und Ihr Online-Status (falls aktiviert) allen anderen Nutzern angezeigt werden.
- Direkte Nachrichten sind nur für die Kommunikationspartner sichtbar.
- Nachrichten in privaten Gruppen sind sichtbar für alle Mitglieder der Gruppe und potentiell auch für zukünftige Mitglieder.
- Nachrichten in öffentlichen Kanälen sind potentiell für alle anderen User von Matrix sichtbar.
- Ihr Online-Status ist sichtbar für alle User, außer Sie setzen ihn unsichtbar.
5.2. Rechtsgrundlagen
Die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung lauten:
- Für die Statistik: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG
- Für die Lehre: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m Art. 4 BayDSG
- Für Beschäftigte und Bedienstete: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO i.V.m. Art. 88 DSGVO i.V.m. Art. 103, Art. 145 Abs. 2 BayBG
6. Kategorien der personenbezogenen Daten
Je nach Art und Umfang der Nutzung der Messengersysteme kann es zu einer Verarbeitung folgender personenbezogener Daten kommen.
- Bestandsdaten (z.B. Anmeldenamen, Passwort, Rolle, Gruppenzugehörigkeit, ggf. Profilbild)
- Inhaltsdaten (z.B. Dokumente, Audioaufnahmen und Nachrichten)
- Technische Nutzungsdaten (z.B. IP-Adresse)
- automatische geführte Log-Daten (z.B. Zugriffszeitpunkt)
7. Kategorien der betroffenen Personen
Es werden die personenbezogenen Daten von den Nutzenden und den in der Kommunikation erwähnten weiteren Personen verarbeitet.
8. Empfänger der personenbezogenen Daten
Das System wird durch die Koordinierungsstelle für Digitalisierung der staatlichen bayerischen Kunsthochschulen technisch und inhaltlich betreut und auf einem Server des Regionalen Rechenzentrum Erlangen (RRZE) betrieben. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Matrix verarbeitet werden, werden im Verbund Kunsthochschule Bayern im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit weitergegeben.
9. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.
10. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Wir löschen Ihre Daten gem. Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern wir sie nicht mehr für die Zwecke, für die wir sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet haben, benötigen.
Die Chat-Nachrichten werden wie folgt gespeichert:
- 1 Jahr für Direktnachrichten (DMs)
- 2 Jahre für Nachrichten in Chat-Kanälen und Teams
Die Nutzerkonten von Beschäftigten und Studierenden (insbesondere die Nutzerdaten, Kontakt-daten, technische Inhalte) werden nach dem Ausscheiden/der Exmatrikulation (mit einer Übergangsfrist) oder durch sechsmonatiges Inaktiv-Sein gelöscht.
Unabhängig davon kann das Nutzerkonto selbst jederzeit im Chat gelöscht werden. In allen Fällen wird jeweils der gesamte Gesprächsverlauf mit dem zu löschenden Nutzenden inklusive der Gesprächsteile der jeweiligen Gesprächspartner gelöscht. Vor dem Ausscheiden von Nutzen-den sollten also entsprechende Kanäle, die dieser innehat, auf neue Inhaber übertragen werden.