Die Kunsthochschule nutzen Formcycle in zwei Systemen. Es gibt das Testsystem und das Livesystem. Jedes System ist ein in sich geschlossenes System, das unabhängig von dem anderen System funktioniert. Das bedeutet, dass die Formulare und Workflows, die Sie im Testsystem anlegen, nicht automatisch auch im Livesystem enthalten sind.

Das Testsystem dient zum Ausprobieren sowie zur Erstellung und Anpassung von Formularen und Workflows. Nach Erstellung und Validierung des jeweiligen Formcycle-Dokuments inkl. Workflows, wird das Formular in das Livesystem überführt. Die Überführung wird von den Formcycle-Administratoren vorgenommen.

Im Livesystem werden keine großen Änderungen vorgenommen. In diesem System werden die Berechtigungen zu Rollen-und Gruppenzugehörigkeiten bestimmt, damit z.B. sachbearbeitende Personen nur für sie relevanten Inhalt angezeigt bekommt.

Mit Hilfe dieser beiden Systeme kann gewährleistet werden, dass nur einsatzbereite Formulare und Workflows produktiv im Einsatz sind, eine Übersichtlichkeit gewahrt wird und Rollen- und Gruppenzugehörigkeiten eindeutig vergeben werden.

Da die Systeme allen Kunsthochschulen zur Verfügung stehen und die Formulare teilweise auch für andere Nutzende sichtbar sind, wird eine einheitliche Namenskonvention verwendet, um eine klare Zuordnung sicherzustellen.