Diese Seite soll eine Handreichung sein, falls ihr für eine Fachschaftsveranstaltung die Unterstützung einzelner oder mehrerer AStA-Referate anfragen möchtet. Da in der Vergangenheit oft fehlende Absprachen/Infos zu einer Vervielfachung des Aufwands unsererseits geführt haben, gibt es nun eine zentrale Seite mit Infos, die als Guidline betrachtet werden kann.

Allgemeines

Wie die Fachschaften ist auch der AStA komplett ehrenamtlich, alle unsere Services bieten wir gerne an, um das Unileben für die Studierenden zu bereichern. Das können wir aber nur so flächendeckend anbieten, solange einige Rahmenbedinungen passen. Andernfalls wird der Aufwand neben dem Studium für uns so groß, dass eine Unterstützung AStA-externer Veranstaltungen nur noch begrenzt möglich ist.

Am allerwichtigsten für alle Referate, von denen ihr Unterstützung benötigt, ist eine ausgeprägte Kommunikation und die frühzeitige Einbindung in die Planung der Veranstaltungskonzepte, der Zeitpläne und Materialplanung. Ebenso ist es wichtig, die entsprechenden Referate immer sofort über Planänderungen zu informieren oder diese noch besser frühzeitig abzustimmen. Wir möchten nicht als Dienstleister agieren, sondern sind als Standleitungen Teil des Veranstaltungsteams. Folgende Wünsche haben wir:

• setzt uns bitte nach Absprache auf die Standleitungsvertieler der Veranstaltung und fügt uns eventuellen Telegram/WhatsApp Gruppen hinzu. So bekommen wir mit was passiert.
• Da wir in Stoßzeiten mehrere Veranstaltungen pro Woche unterstützen und betreuen, ist es zusätzlich wichtig, dass die hauptsächliche Kommunikation zu relevanten Dingen mit den Referaten persönlich mit den Referenten oder per Mail (Funktionsmailadresse, s.u.) besprochen wird. Das gilt vor allem, wenn wichtige Infos in Social Media Gruppen besprochen werden. Wir lesen gerne mit, aber schaffen das nicht unbedingt flächendeckend!
• Wenn wir uns das einrichten können, kommen wir gern auf eure Standleitungssitzungen. Nur so ist es uns möglich schon vorab das Team kennenzulernen. Oft überschneiden sich aber unsere anderen Veranstaltungen mit euren Sitzungen oder es finden gleichzeitig Sitzungen statt. Es muss also auch sichergestellt sein, dass wir die Informationen der Sitzung bekommen, falls wir nicht kommen können.

Kontaktdaten und Ansprechpartner

Veranstaltungsbereichskoordinator:

veranstaltungskoordinator@fs.tum.de

Er ist im AStA dafür zuständig, den ständigen Kontakt zwischen Veranstaltungsbezogenen Referaten, den hochschulpolitisch arbeitenden Referaten und den Veranstaltungsteams der Fachschaften zu gewährleisten. An ihn könnt ihr euch mit allgemeinen Fragen zu eurer Veranstaltung, Fragen zu Terminabsprachen, Unsicherheiten bzgl AStA internen Zuständigkeiten und generell bei Fragen zu veranstaltungsbezogenen Inhalten wenden. Besonders die Terminabsprache eurer Veranstaltung erleichtert euch und allen anderen Fachschaften die Suche nach einem geeigneten Termin.

Der VKo wird euch dann an die einzelnen Referate weiterleiten, von denen ihr Unterstützung benötigt. Falls ihr aber schon wisst, was ihr braucht und von wem ihr das bekommt, könnt ihr natürlich auch direkt die Referate anschreiben. Bitte nutzt dazu folgende Mailadressen.

Referate:

FSR Antrag

Nach der Absprache mit den Referaten müsst ihr einen FSR Antrag auf Veranstaltungsunterstützung stellen, damit ihr unsere Unterstützung kostenlos genießen dürft (Verbrauchsmaterial und zugemietetes Material müssen wir euch trotzdem in Rechnung stellen). Dazu sind die Fristen zur Einreichung von TOPs im FSR entscheidend. Bei der Gestaltung des Antrags kann auch ebenfalls der Vko (Kontakt s.o.) helfen und bei Fragen rund um den FSR unser Vorsitz für Gremienarbeit (fsrvorsitz@fs.tum.de)

Vor der Veranstaltung

Auch nach dem FSR Antrag ist eine weiterhin ausgeprägte Kommunikation mit den Referaten wichtig! Alle Planänderungen oder Ablaufänderungen müssen schnellst möglich mit den betroffenen Referaten besprochen werden. Geänderte Aufbau- oder Einlasszeiten wirken sich beispielsweise auf alle unserere Referate aus und auch kleine Änderungen im Aufbauplan können für die Technik ein Umplanen nötig machen.

Falls Änderungen zu kurzfrisitig besprochen werden, sind sie eventuell für uns nicht mehr möglich! Solange Wünsche für uns in einem akzeptablen Rahmen umsetzbar ist, sind wir sehr motiviert eure Ideen zu unterstützen, aber es ist auch für uns nicht alles mit anzeptablem Aufwand möglich.

Viel Spaß bei eurer Veranstaltungsplanung und gutes Gelingen!

Euer Verastaltungsbereich des AStA