In jedem Wiki-Bereich (Space) sowie in jedem Formular-Bereich (Form-Space) können Space-Administratoren bzw. von diesen dazu berechtigte Formularbetreiber eigenständig Formulare erstellen und verwalten.
Achtung
Für die Erstellung / Verwaltung von Online-Formularen ohne Unterstützung durch IT-Support sind die Nutzungsbedingungen des Wiki-Systems sowie des Plugins "ConfiForms" zu beachten.
Bei der eigenständigen Erstellung / Verwaltung von Online-Formularen in einem Wiki-Bereich (Space) bzw. Formular-Bereich (Form-Space) ohne Unterstützung des IT-Support gelten die Nutzungsbedingungen durch den Nutzer als akzeptiert.
Formularbetreiber (Personen, die in einem Wiki-Bereich (Space) oder Formular-Bereich (Form-Space) für die Verwaltung von Online-Formularen berechtigt sind) haben die Verpflichtung, alle erhobenen personenbezogenen Daten und falls vorhanden, alle Anhänge ihrer Online-Formulare komplett zu löschen, sobald deren Zweck erfüllt wurde.
Ein Wiki-Bereich (Space) enthält neben Formularseiten auch Seiten mit Wiki-Content. Ein Formular-Bereich (Form-Space) enthält hingegen ausschließlich Formularseiten. Für die Verwendung von Online-Formularen in „Confluence“ wird vom IT-Support ein Formular-Bereich (Form-Space) empfohlen, in dem alle Formulare einer Organisation/Einrichtung enthalten sind!
I) Wiki-Bereich (Space) für Online-Formulare und Wiki-Content beantragen
II) Formular-Bereich (Form-Space) für Online-Formulare beantragen
III) Berechtigung für die Verwaltung / Erstellung von Online-Formularen in einem Formular-Bereich (Form-Space) bzw. Wiki-Bereich (Space) beantragen
IV) Online-Formulare erstellen
IV.1) Personenkreis für einen Wiki-Bereich (Space) bzw. Formular-Bereich (Form-Space) als Formular-Administratoren definieren / berechtigen
Hinweis für Space-Administratoren
Damit Online-Formulare in einem Wiki-Bereich von bestimmten Formularbetreibern verwaltet werden können, müssen die Space-Administratoren diese dazu berechtigen.
Schritt 1: Rufen Sie Ihren Wiki-Bereich (Space) bzw. Formular-Bereich (Form-Space) auf mit https://wiki.tum.de/display/Ihr_space-key.
Schritt 2: Klicken Sie im Topmenü rechts oben auf „Anmelden“ und melden Sie sich mit Ihrer TUM-Kennung sowie Ihrem TUM-Passwort an.
Schritt 3: Klicken Sie links unten auf „Bereich konfigurieren -> Berechtigungen“.
Hinzufügen einzelner Personen und Vergabe von Berechtigungen
Schritt 3.1.1: Klicken Sie im Bereich „Einzelne Benutzer“ auf den Button „Berechtigungen bearbeiten“.
Schritt 3.1.2: Im Fenster „Administratorenzugriff“ tragen Sie im Feld „Passwort“ Ihr TUM-Passwort ein und klicken auf den Button „Bestätigen“.
Schritt 3.1.3: Es erscheint ein Eingabefeld. In dieses tragen Sie z.B. die TUM-Kennung bzw. den Nachnamen der gewünschten Person ein. Anschließend wird unterhalb des Eingabefensters eine Ergebnisliste angezeigt. Klicken Sie zunächst mit der Maus auf die gewünschte Person und anschließend auf den Button „Hinzufügen“.
Schritt 3.1.4: Vergeben Sie für die Person die gewünschten Berechtigungen durch aktivieren der jeweiligen Checkbox.
Schritt 3.1.5: Führen Sie die Schritte 3.1.3 bis 3.1.4 solange aus, bis alle Personen hinzugefügt und mit den gewünschten Berechtigungen versehen sind.
Schritt 3.1.6: Klicken Sie abschließend auf den Button „Alles speichern“.
Hinzufügen von Gruppen und Vergabe von Berechtigungen
Neben einzelnen Personen können auch Personengruppen (Funktionsobjekt "Gruppe" aus TUMonline) in Confluence anhand der CN-Funktionsobjekt hinzugefügt und berechtigt werden.
Schritt 3.2.1: Klicken Sie im Bereich „Gruppen“ auf den Button „Berechtigungen bearbeiten“.
Schritt 3.2.2: Im Fenster „Administratorenzugriff“ tragen Sie im Feld „Passwort“ Ihr TUM-Passwort ein und klicken auf den Button „Bestätigen“.
Schritt 3.2.3: Es erscheint ein Eingabefeld. In dieses tragen Sie die CN-Funktionsobjekt der Gruppe ein. Anschließend wird unterhalb des Eingabefensters eine Ergebnisliste angezeigt. Klicken Sie zunächst mit der Maus auf die gewünschte Gruppe und anschließend auf den Button „Hinzufügen“.
Hinweis für Space-Administratoren
Falls Sie die CN-Funktionsobjekt einer Gruppe nicht kennen, so wenden Sie sich an den zuständigen Funktionsobjekte-Verwalter Ihrer Organisation.
Schritt 3.2.4: Vergeben Sie für die Gruppe die gewünschten Berechtigungen durch aktivieren der jeweiligen Checkbox.
Schritt 3.2.5: Führen Sie die Schritte 3.2.3 bis 3.2.4 solange aus, bis alle Gruppen hinzugefügt und mit den gewünschten Berechtigungen versehen sind.
Schritt 3.2.6: Klicken Sie abschließend auf den Button „Alles speichern“.
Hinweis für Space-Administratoren
Für die Verwaltung / Bearbeitung von Online-Formularen in einem Wiki-Bereich (Space)bzw. Formular-Bereich (Form-Space) reicht es aus, wenn einzelne Personen / Personengruppen nur die Berechtigungen aus Tabelle 2 bekommen:
Kategorie | Berechtigung | Checkbox |
Alle | Anzeigen | aktiv |
Lösche eigene | aktiv | |
Seiten | Hinzufügen | aktiv |
Löschen | aktiv | |
| Anhänge | Hinzufügen | aktiv |
| Löschen | aktiv |
Tabelle 2: Berechtigungen für einzelne Personen für die Verwaltung / Bearbeitung von Formularen
Sind alle Personen bzw. Gruppen für Ihren Wiki-Bereich (Space) bzw. Formular-Bereich (Form-Space) definiert / berechtigt, folgt im nächsten Schritt die Erstellung und Beschränkung der Formularseite(n).
IV.2) Erstellen der Formularseite
Schritt 1: Melden Sie sich in Ihrem Wiki-Bereich (Space) bzw. Formular-Bereich (Form-Space) an und klicken Sie links oben auf den Namen Ihres Wiki-Bereichs (Space) bzw. Formular-Bereichs (Form-Space) bzw. auf die Seite, unterhalb der Sie das Online-Formular erstellen möchten.
Schritt 2: Klicken Sie anschließend im Topmenü auf den Button „Erstellen“.
Schritt 3: Vergeben Sie der Seite einen Namen Ihrer Wahl und klicken Sie abschließend auf den Button „Speichern“.
Nachdem nun die Formularseite erstellt wurde, müssen Sie diese im nächsten Schritt beschränken, so dass nur ein gewünschter Personenkreis diese Seite bearbeiten / verwalten kann.
IV.3) Beschränken der Formularseite
Achtung
Damit die Formularseite sowie die Formulardaten nur von ausgewählten Formularbetreibern (einzelne Personen / Personengruppen) eingesehen und bearbeitet werden können, muss die Seite, die das Formular enthält, auf diesen Personenkreis speziell beschränkt werden!
Schritt 1: Melden Sie sich in Ihrem Wiki-Bereich (Space) bzw. Formular-Bereich (Form-Space) an und navigieren Sie zu der Seite, in die Sie das Online-Formular einfügen möchten.
Schritt 2: Klicken Sie rechts oben auf „… -> Beschränkungen“.
Schritt 3: Wählen Sie abhängig von der Art Ihres Online-Formulars im Dropdownmenü eine Beschränkung aus Tabelle 3 aus:
Art des Formulars | Zu wählende Beschränkung für die Seite | Zu wählende Beschränkung für Personen / Gruppen |
Öffentliches Online-Formular; alle Personen können das Online-Formular einsehen;nur bestimmte Personen können das Online-Formular bzw. die gespeicherten Daten verwalten. | „Bearbeiten eingeschränkt – Jeder kann anzeigen, nur manche können bearbeiten“ | "Kann bearbeiten" |
Eingeschränktes Online-Formular; nur ein gewisser Personenkreis kann das Online-Formular einsehen und ein gewisser Personenkreis kann das Online-Formular bzw. die gespeicherten Daten verwalten. | „Anzeigen und bearbeiten eingeschränkt – Nur manche können anzeigen oder bearbeiten“ | "Kann anzeigen und bearbeiten" oder "Kann anzeigen" |
Tabelle 3: Beschränkungen für Seiten, die Online-Formulare samt Formulardaten enthalten
Schritt 4: Tragen Sie in das Eingabefeld des Fensters „Beschränkungen“ die TUM-Kennung bzw. den Namen einer Person oder die CN-Funktionsobjekt einer Gruppe ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Haben Sie alle gewünschten Personen bzw. Gruppen hinzugefügt und ggf. den Personen bzw. Gruppen die gewünschten Beschränkungen zugewiesen, klicken Sie abschließend auf „Übernehmen“.
Ist die Seite, die das Online-Formular enthalten soll auf einen ausgewählten Personenkreis beschränkt, kann nun mit der Erstellung des Online-Formulars begonnen werden.
IV.4) Auswahl der Seite für das Online-Formular
Schritt 1: Navigieren Sie zu der beschränkten Seite, in die Sie das Online-Formular einfügen möchten.
Schritt 2: Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus durch Klick auf den Button „Bearbeiten“. Klicken Sie mit der Maus an die Stelle der Seite, an der Sie das Online-Formular einfügen möchten.
IV.5) Verwendung spezieller ConfiForms-Makros für die Erstellung von Online-Formularen
Formularbetreiber müssen für die Erstellung von Online-Formularen spezielle ConfiForms-Makros für die Definition des Onlin-Formulars und seiner Inhalte sowie für dessen Layout verwenden. Hierbei bilden die Makros (1), (2) und (5) aus nachfolgender Abbildung 1 das Grundgerüst.
Abbildung 1: ConfiForms-Makros zur Erstellung eines Formulars
Hinweis für Formularbetreiber
Für die Erstellung einfacher Online-Formulare sind nur die in obiger Abbildung 2 mit * gekennzeichneten ConfiForms-Makros notwendig.
Schritt 3: Tippen Sie nun die Zeichenfolge aus nachfolgender Tabelle 4 ein. Es öffnet sich das Menü aus Abbildung 2 mit den wichtigsten ConfiForms-Makros.
Zeichenfolge | Ereignis |
{confiforms | Zeigt als Vorschlag die wichtigsten ConfiForms-Makros in einem Auswahlmenü an |
Tabelle 4: Schnellaufruf der ConfiForms-Makros
Abbildung 2: Menü mit den wichtigsten ConfiForms-Makros
IV.6) Definition des Formularrahmens – Makro (1) „ConfiForms Form (Definition)“
Achtung
Aus Datenschutzgründen müssen in Online-Formularen Uploads mit persönlichen Daten (z.B. Lebensläufe etc.) vor Indizierung bzw. Caching von Suchmaschinen wie z.B. Google geschützt werden. Hierzu ist es zwingend notwendig, die Grundeinstellungen aus Tabelle 5 zu verwenden.
Schritt 1: Wählen Sie das Makro „ConfiForms Form (Definition)“ aus (s. a. Abschnitt IV.5), tätigen Sie die Einstellungen gemäß nachfolgender Tabelle 5. Klicken Sie anschließend auf den Button „Einfügen“.
Feld / Checkbox | Einstellung |
ConfiForms Form name * | Ein Name Ihrer Wahl |
Enable secure storage for attachments (files) | aktiv |
Additional user names (or user groups) with administrator permissions for this form | TUM Gruppe(n) mit Person(en), die die Attachments des Online-Formulars einsehen dürfen. Mehrere Gruppen kommasepariert eintragen. |
| Shows only own records to form non-admin users | aktiv (empfohlen aber nicht zwingend notwendig) |
Anonymous form | aktiv (empfohlen aber nicht zwingend notwendig) |
Tabelle 5: Nötige Grundeinstellungen im Makro „ConfiForms Form (Definition)
Info
Alle für die Definition notwendigen ConfiForms-Makros müssen innerhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ angelegt werden!
IV.7) Definition der Formularfelder – Makro (2) „ConfiForms Form Field (Definition)“
Schritt 1: Klicken Sie innerhalb des Makros "ConfiForms Form (Definition)" mit der Maus in den grün umrahmten Bereich aus nachfolgender Abbildung 3.
Abbildung 3: Leeres Makro "ConfiForms Form (Definition)"
Schritt 2: Wählen Sie das Makro „ConfiForms Form Field (Definition)“ aus (s. a. Abschnitt IV.5), tätigen Sie die Einstellungen gemäß nachfolgender Tabelle 6. Klicken Sie anschließend auf den Button „Einfügen“.
Feld / Checkbox | Daten / Einstellung |
Field name * | Ein eindeutiger Feldname Ihrer Wahl |
Field label * | Eine eindeutige Labelbezeichnung Ihrer Wahl |
„Required *“ aktiviert | Feld ist ein Pflichtfeld |
„Required *“ deaktiviert | Feld ist kein Pflichtfeld |
Fieldtype | Art des Feldes |
Tabelle 6: Nötige Grundeinstellungen im Makro „Confiforms Form Field (Definition)“
Schritt 4: Führen Sie Schritt 1 und Schritt 2 solange aus, bis alle Ihre gewünschten Felder definiert sind.
Hinweis für Formularbetreiber
Für den Fall, dass Ihr Online-Formular E-Mails versenden soll, so fahren Sie mit den nachfolgenden Abschnitten IV.8) und IV.9) fort. Soll Ihr Online-Formular hingegen keine E-Mails versenden, fahren Sie ab Abschnitt IV.10) fort.
IV.8) Mailversand an den Formularinhaber - Makro (3) "ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro"
Hinweis für Formularbetreiber
Sollen die Formulardaten und/oder Text per E-Mail an den den Formularinhaber versendet werden, muss noch das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ hinzugefügt werden.
Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus innerhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.
Schritt 2: Wählen Sie das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ aus (s. a. Abschnitt IV.5), tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 7 und klicken Sie abschließend auf den Button „Speichern“.
Feld | Einstellung |
Event * | onCreated |
Choose Action to perform * | Send Email |
Subject for email message | Ein Betreff Ihrer Wahl |
Recipients | Gewünschte E-Mailadresse(n) der Person(en), die die Formulardaten erhalten soll(en) (mehrere E-Mailadressen müssen kommasepariert eingetragen werden) |
Sender | confluence@tum.de (muss so bleiben, da sonst keine Mails versendet werden können) |
Tabelle 7: Nötige Grundeinstellungen im Makro „Confiforms IFTTT Integration Rules“ – Mail für den Formularinhaber
IV.9) Mailversand an den User - Makro (3) "ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro"
Hinweis für Formularbetreiber
Sollen die Formulardaten und/oder Text per E-Mail an den den User versendet werden, muss noch das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ hinzugefügt werden.
Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus innerhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.
Schritt 2: Wählen Sie das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ aus (s. a. Abschnitt IV.5), tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 8 und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.
Feld | Einstellung |
Event * | onCreated |
Choose Action to perform * | Send Email |
Subject for email message | Ein Betreff Ihrer Wahl |
Recipients | E-Mailadresse des Users (kann bei Online-Formularen mit E-Mailfeld automatisch durch [entry.name_email_feld] definiert werden) |
Sender | confluence@tum.de (muss so bleiben, da sonst keine Mails versendet werden können) |
Tabelle 8: Nötige Grundeinstellungen im Makro „Confiforms IFTTT Integration Rules“ – Mail für den User
IV.10) Regeln für Formularfelder festlegen - Makro (4) - "ConfiForms Rules for Field Definition"
Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus innerhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.
Schritt 2: Wählen Sie das Makro "ConfiForms Rules for Field Definition" aus (s. a. Abschnitt IV.5), führen Sie die von der jeweiligen Aktion abhängigen Einstellungen durch und klicken Sie abschließend auf den Button "Speichern". Nachfolgende Tabelle 9 veranschaulicht die nötigen Grundeinstellungen.
| Eingabefeld / Option | Einstellung |
| Field name | Name des Feldes, auf das die Regel angewendet werden soll |
| Condition | Bedingung, die die Aktion auslöst |
| Action *: | Aktion die ausgeführt werden soll |
Tabelle 9: Nötige Grundeinstellungen im Makro "ConfiForms Rules for Field Definition"
IV.11) Sichtbarmachen der Formularinhalte - Makro (5) „ConfiForms Registration Control“
Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus außerhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.
Schritt 2: Wählen Sie das Makro „ConfiForms Registration Control“ aus (s. a. Abschnitt IV.5), tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 10 und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.
Feld | Einstellung |
ConfiForms Form name * | Name Ihres Formulars (entspricht dem gleichen Namen, den Sie im Makro „ConfiForms Form (Definition)“ im Feld „ConfiForms Form name“ vergeben haben) |
Checkbox „Embedded or Dialog mode? *“ | Aktiv |
Override label for form ‚Save‘ button | Bezeichnung Ihrer Wahl |
Participants | Gleiche Bezeichnung Ihrer Wahl wie in „Override label for form ‚Save‘ button“ |
Message to show after a record been created | Eine Nachricht Ihrer Wahl, die der User nach dem Klick auf den Sendeknopf angezeigt bekommt |
Tabelle 10: Nötige Grundeinstellungen im Makro „ConfiForms Registration Control“
Schritt 3: Klicken Sie auf „Speichern“.
Hinweis für Formularbetreiber
Das Layout des Formulars wird in dieser Form vom System selbst vorgegeben. Möchten Sie das Layout für Ihr Formular selbst definieren, so fahren Sie mit nachfolgendem Kapitel „Formularlayout individuell definieren“ fort.
IV.12) Formularlayout individuell definieren - Makro „ConfiForms Form Field“
IV.13) Datenschutzerklärung
Achtung
Bitte beachten Sie, dass in allen Online-Formularen, in denen personenbezogene Daten abgefragt werden, unbedingt ein Formularelement für die Bestätigung der Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung persönlicher Daten enthalten sein muss. Ohne dieses Formularelement darf das Online-Formular nicht verwendet werden!
Online-Formulare, in welchem personenbezogene Daten abgefragt werden, müssen zwingend ein Formularelement für die Bestätigung der Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung persönlicher Daten durch den User enthalten. Der Inhalt der Einwilligungserklärung ist hierbei an den Zweck des Online-Formulars anzupassen.
Info
Beispiele zur Einwilligungserklärung für Formulare finden Sie unter: http://www.datenschutz.tum.de/unterstuetzung/einwilligungserklaerung/
IV.14) Finaler Test des Online-Formulars vor der produktiven Inbetriebnahme
Achtung
Vor der produktiven Inbetriebnahme eines Online-Formulars, muss das Online-Formular vorab zwingend von den Formularbetreibern inkognito (= unangemeldet im Wiki-System) getestet werden!
Schritt 1: Loggen Sie sich aus Ihrem Wiki-Bereich aus und rufen Sie das Formular erneut per Link auf (erscheint rechts oben der Button "Anmelden" können Sie das Formular nun "inkognito" ausfüllen und testen. Alternativ können Sie ein neuen Browser-TAB "Inkognito Fenster" (Chrome) bzw. "Privates Fenster" (Firefox) öffnen und das Formular via Link aufrufen und inkognito testen.
Hinweis für Formularbetreiber
Vor der produktiven Inbetriebnahme eines Formulars muss sicher gestellt werden, dass die Formularseite nur von einem bestimmten Personenkreis sowie die Formulardaten nur von diesem ausgewählten Personenkreis eingesehen und bearbeitet werden können. Weiterhin muss bei öffentlichen und geschlossenen Online-Formularen mit "Uploadfeldern" sichergestellt und geprüft werden, dass die nötigen Grundeinstellungen aus Tabelle 5 (vgl. Abschnitt IV.6) getätigt sind, so dass keine Uploads von Suchmaschinen wie z.B. Google indiziert bzw. gecached werden.
Info
Überprüfung 1 (Fall 1: Online-Formular enthält keine Upload-Felder für Anhänge):
Kann das Online-Formular nach dem Inkognitoaufruf nicht bearbeitet und die Formulardaten nicht eingesehen werden, kann nachfolgende Überprüfung 2 übersprungen und das Formular produktiv in Betrieb genommen werden.
Überprüfung 1 (Fall 2: Online-Formular enthält Upload-Felder für Anhänge):
Kann das Online-Formular nach dem Inkognitoaufruf nicht bearbeitet und die Formulardaten nicht eingesehen werden, folgt nachfolgende Überprüfung 2.
Überprüfung 2 :
Können Formularunterseiten mit Anhängen (storage_) nach dem Inkognitoaufruf nicht eingesehen und bearbeitet werden, kann das Online-Formular produktiv in Betrieb genommen werden.
V) Online-Formulare mit mobilen Geräten (Apple / Android) nutzen
Achtung
Formulare werden in der mobilen Version des Wikis nicht optimal unterstützt. Der IT-Support empfiehlt die Nutzung von Formularen mit der Desktopversion des Wikis!
Schritt 1: Rufen Sie Ihren Wiki-Bereich auf.
Schritt 2: Klicken Sie in der mobilen Ansicht im Top-Menü auf den rot markierten Button aus nachfolgender Abbildung 4.
Abbildung 4: Mobile Ansicht eines Wiki-Bereichs
Schritt 3: Klicken Sie im Menü aus nachfolgender Abbildung 5 im Bereich „Sonstige“ auf die Option “Zu Desktopversion wechseln“.
Abbildung 5: Menü mit der Option "Zu Desktopversion wechseln"
VI) Daten eines Online-Formulars einsehen und exportieren
Formular-Administratoren können die Daten eines Online-Formulars einsehen und bei Bedarf exportieren:
Schritt 1: Rufen Sie Ihren Wiki-Bereich (Space) bzw. Formular-Bereich (Form-Space) auf mit https://wiki.tum.de/display/Ihr_space-key .
Schritt 2: Klicken Sie im Topmenü rechts oben auf „Anmelden“ und melden Sie sich mit Ihrer TUM-Kennung sowie Ihrem TUM-Passwort an.
Schritt 3: Klicken Sie innerhalb des Formulars auf den Button "Zahnradsymbol:Name Ihres Formulars → View / edit stored data".
Schritt 4: Scrollen Sie bis ans Ende der Tabelle und klicken Sie hier auf das gewünschte Exportformat (z.B. XLS).