Was muss ich als Master User bei der Kennungskonsolidierung tun?

Es wird ausschließlich immer eine persönlichen LRZ-Kennung mit der LMU-Benutzerkennung einer Person zusammengeführt.  Wir verwenden dabei folgende Kennungsbegriffe:

• LRZ-Kennung = im LRZ-IDM-Portal angelegte und von Master Usern verwaltete Kennung
• LMU-Benutzerkennung = von der LMU verwaltete Kennung, in der Regel von der Form Vorname.Nachname
• LMU/LRZ-Kennung = die einer LMU-Benutzerkennung zugeordnete LRZ-Kennung, wird für die Nutzung von LRZ-Diensten benötigt, im LMU-Portal in der Regel als LRZ-Kennung bezeichnet, von der Form SilbeZiffernSilbe (z.B. ri58nab)

Zeitlicher und organisatorischer Ablauf:

1. Sie erhalten von uns eine Liste aller Kennungen Ihres LRZ-Projekts als Excel-Sheet.
   Die Liste basiert auf Daten der LRZ-Benutzerverwaltung und ist vom Identity Management der LMU um LMU-Daten angereichert, u.a. um die vermutlichen LMU-Benutzerkennungen der betreffenden Personen.
   Ihre Aufgabe ist es dann, die Liste zu überprüfen und für jede persönliche Kennung anzugeben, was mit ihr geschehen soll. Folgende Aktionen sind vorgesehen:
   1. „LRZ-Kennung und LMU-Benutzerkennung zusammenführen“
      … wenn die LRZ-Kennung und die LMU-Benutzerkennung derselben Person gehören,
   2. „LRZ-Kennung als LMU/LRZ-Kennung übernehmen“
      … wenn die betreffende Person ihre LRZ-Kennung weiter benötigt und bisher noch keine LMU-Benutzerkennung hat. Hier müssen sich auch angeben, welche Rolle die Person an der LMU hat (z.B. Lehrbeauftragter oder externer Dienstleister),
   3. „LRZ-Kennung in Funktionskennung umwandeln“
      … wenn die betreffende Kennung zwar als persönliche Kennung angelegt wurde, aber ihrem Wesen nach eine Funktionskennung ist,
   4. „LRZ-Kennung löschen“
      … wenn die betreffende Kennung obsolet ist,
   5. „Sonstiges“
      … wenn irgendein anderer Fall vorliegt, z.B. wenn LRZ-Kennung und LMU-Benutzerkennung nicht derselben Person gehören.
      
      
2. Sie senden das von Ihnen bearbeitete Excel-Sheet an uns zurück.
   
   
3. Sie nehmen im IDM-Portal die Bereinigungen vor, die Sie im Excel-Sheet vermerkt haben und die Sie mit Ihren Master-User-Rechten selbst durchführen können (Umwandlung in Funktionskennungen und Löschen von obsoleten Kennungen).
   
   
4. Wir werden uns das von Ihnen bearbeitete Excel-Sheet ansehen und daraufhin prüfen, ob es Fälle gibt, in denen die Zusammenführung der Kennungen Probleme macht, und diese ggf. in Zusammenarbeit mit Ihnen klären.
   
   
5. Wir vereinbaren mit Ihnen einen Termin für die Umstellung.
   
   
6. Wir teilen den Umstellungstermin allen Betroffenen in einer jeweils individuellen E-Mail mit. Diese E-Mail enthält auch Hinweise, was sich für den einzelnen Nutzer konkret ändert.
   
   
7. Falls Sie Berechtigungen im Insitutional Cloud Storage direkt an Kennungen und nicht (ADS-)Gruppen vergeben haben, beachten Sie bitte auch:  Welche Auswirkungen hat die Zusammenführung für die Nutzung von Diensten durch die einzelnen Benutzer?
   
   
8. Am Umstellungstermin lassen wir ein Programm zum Verschmelzen von Kennungen und Kopieren der Datenbereiche laufen.
   Dabei ist für Sie als Master User normalerweise wenig bis nichts zu tun, da erfahrungsgemäß die Informationen aus der Ankündigungs-E-Mail für die Benutzer ausreichen.