Exchange-Funktionsobjekte
Bei Funktionsobjekten handelt es sich – im Unterschied zu den persönlichen Mailboxen – um geteilte Ressourcen zur Verbesserung der Zusammenarbeit. Im Folgenden werden zunächst die unterschiedlichen Typen von Funktionsobjekten beschrieben und dann erläutert wie sie am IDM-Portal des LRZ eingerichtet und verwaltet werden können.
Typen von Funktionsobjekten
Exchange unterstützt vier verschiedene Typen von Funktionsobjekten:
- Verteilerlisten
- Shared Mailboxen
- Raum-Mailboxen
- Equipment-Mailboxen
Verteilerlisten
Bei Exchange-Verteilern handelt es sich nicht um offene Mailinglisten im Stile von Majordomo, Mailman etc., sondern um Gruppen im MWN Active Directory, an deren Mitglieder Mails verschickt werden können. Die Gruppen bzw. Verteiler können daher auch nur E-Mailadressen enthalten, die im Exchange-Adressbuch enthalten sind.
Übrigens: Verteilerlisten, die in Outlook im Bereich „Kontakte“ erstellt werden, sind nur „Aliase auf eine komma-separierte Liste von Mailadressen“, die dann alle im „To:“ Feld stehen (im Gegensatz zu den „richtigen“ Exchange-Verteilern).
Shared Mailboxen
Shared Mailboxen bieten die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung einer Mailbox. Anwendungsszenarien sind z.B. Funktionsadressen (wie info@domain.de) oder gemeinsame Lehrstuhlkalender (z.B. zur Urlaubsplanung) oder aber gemeinsame Kontakte des Lehrstuhls, die alle lesen dürfen bzw. die mehrere Personen gemeinsam verwalten.
Raum- und Equipment-Mailboxen
Räume und Betriebsmittel wie z.B. Laptops oder Beamer können über Exchange verwaltet werden. Dazu wird für jede Ressource eine Mailbox benötigt, welche dann bei Terminen hinzugebucht und somit reserviert werden können.
Raum- und Equipment-Mailboxen können so konfiguriert werden, dass sie bei Anfragen automatisch antworten: Ist die betreffende Ressource zum gewünschten Zeitpunkt noch verfügbar, so wird sie reserviert und eine positive Rückmeldung per E-Mail gegeben; wenn nicht, wird die Anfrage abgewiesen. Diese Einstellung kann in den Optionen von Outlook on the Web von allen gesetzt werden, die Vollzugriff auf die Mailbox haben
(vgl. Ich möchte, dass der Kalender meine Ressourcenanfragen automatisch (nicht nur mit Vorbehalt) einträgt.).
Außerdem können dort noch weitere Einstellungen für die Mailboxen vorgenommen werden.
Rechtegruppen
Zu jeder shared Mailbox, Ressource oder Verteilern gibt es Rechtegruppen, die z.B. den Zugriff auf eine Mailbox bzw. einen Verteiler regeln. In der Regel gibt es folgende drei Rechtegruppen:
- Gruppe derjenigen, die vollen Zugriff auf die Mailbox haben (Owner)
- Gruppe diejenigen, die im Namen der Mailbox senden dürfen (Send-as-Gruppe)
- Gruppe derjenigen, die Mails an die Mailbox senden dürfen (Message-only-from-Gruppe)
Nicht jede Gruppe muss es zwangsweise geben. Wenn es z.B. die Gruppe derjenigen, die Mails an die Mailbox senden dürfen (MOF-Gruppe), nicht gibt, dürfen alle an diese Mailbox schreiben.
Einbinden von shared Mailboxen
Das ist jeweils in der spezifischen Anleitung für die Konfiguration von Exchange-Clients beschrieben.
Verwaltung von Funktionsobjekten im IDM-Portal des LRZ
Dieser Abschnitt gilt nicht für
- die TU München,
- die Hochschule München,
- die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf.
Die Exchange-Accounts dieser Einrichtungen werden nicht im IDM-Portal des LRZ verwaltet, sondern in den ID-Portalen der Hochschulen.
Um an der TU München Funktionsobjekte einrichten und verwalten zu können, muss man vom/von der zuständigen TUMonline-Beauftragten (TOB) die Funktion „Funktionsobjekte-Verwalter“ zugewiesen bekommen. Für den Umgang mit Funktionsobjekten gibt es ein eigenes, TUMonline-spezifisches Benutzerhandbuch, das nur für TU-Angehörige zugänglich ist:
https://wiki.tum.de/display/docs/Funktionsobjekteverwaltung
An der Hochschule München und an der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf können Funktionsobjekte ausschließlich durch die zentrale IT angelegt werden.
Die Arbeit für die Verwaltung von Funktionsobjekten verteilt sich auf die Master User (m/w/d) und die von ihnen eingesetzten Kennungsverantwortlichen. Die genauen Zuständigkeiten können Sie folgender Tabelle entnehmen:
Shared Mailboxen Raum- und Equipment-Mailboxen | Verteilerlisten | |||
|---|---|---|---|---|
| Master-User | Kennungsverantwortlichen | Master-User | Gruppenverwalter | |
| Anlegen/Löschen |  |  | | |
| Verwaltung der Kennungsverantwortlichen | | | - | - |
| Anzeigenamen setzen bzw. ändern | | | | |
| Startpasswort setzen | | | - | - |
| Passwort ändern | | | - | - |
| Hauptmailadresse inital setzen | | | | (wenn noch nicht vom Master-User gesetzt) |
| Hauptmailadresse ändern | | | | |
| Aliasadressen eintragen/löschen | | | | |
| Mailboxtyp ändern | | | - | - |
| Weiterleitungen eintragen/ändern/löschen | | | - | - |
Gruppenverwalter eintragen | - | - | | |
Mitglieder hinzufügen/entfernen | - | - | | |
Moderator setzen/ändern/löschen | - | - | | |
Gruppenname setzen/ändern | - | - | | |
Beschreibung der Gruppe setzen/ändern | - | - | | |
Verteiler Einstellungen bearbeiten | - | - | | |
Die von den Master Usern eingesetzten Kennungsverantwortlichen können nicht nur Einstellungen an den Funktionsobjekten vornehmen, sondern werden auch als „Owner“ des betreffenden Objekts im Sinne von Exchange eingetragen. Bei shared Mailboxen können z.B. alle Owner der Mailbox E-Mails im Namen der Mailbox versenden, d.h. mit der Mailadresse der shared Mailbox als Absenderadresse (in Exchange-Terminologie: „send as“). Die Liste der Owner kann durch den Master User jederzeit erweitert oder geändert werden.
Verteilerlisten
Weitere Informationen zu Verteilerlisten finden sie auch unter Wie erzeuge und ändere ich Verteiler-Gruppen?.
Bei Fragen zu Exchange-Funktionsobjekten wenden Sie sich bitte an den Servicedesk des LRZ (https://servicedesk.lrz.de).