In Word, Excel und Powerpoint ist es möglich, Dokumente mit einem Kennwort zu schützen, um nachträgliche Veränderungen zu verhindern. Damit ist jedoch nicht sichergestellt, dass das Dokument tatsächlich von der angegebenen Person stammt und auch nicht nachträglich von einer zweiten Person verändert wurde, die das Passwort ebenfalls kennt. Daher kann man Dokumente auch signieren.

Word und Excel unterstützen zwei Arten von Signaturen – sichtbare und unsichtbare. 
Powerpoint bietet lediglich eine unsichtbare Signatur an. Sie fügen diese Signaturen wie in der Folge beschrieben, in das Dokument ein. 
Sobald eine andere Person den Text, die Tabelle oder die Präsentation nachträglich verändert, wird die Signatur automatisch als ungültig gekennzeichnet und gelöscht.

Um eine sichtbare Signaturzeile in ein Dokument einzufügen, wird zunächst der Cursor an die Stelle gesetzt, an der die Zeile erscheinen soll.
Öffnen Sie daraufhin das Ribbonmenü "Einfügen" und klicken im Abschnitt "Text" auf "Signaturzeile".
Mit dem Befehl 'Microsoft Office-Signaturzeile' kann im nachfolgenden Fenster der Name derjenigen Person eingegeben werden, die das Dokument signieren soll. 

Im Signaturfeld erscheint zudem die Position, deshalb sollten Sie im geschäftlichen Umfeld auch dieses Feld ausfüllen. Nach bestätigen (OK) fügt Word beziehungsweise Excel eine Signaturzeile in das Dokument oder Tabellenblatt ein.
Nun das Dokument speichern und an den Signierer weiter weitergeben.
Falls der Inhalt von mehreren Personen bestätigt werden soll, können Sie auch weitere Signaturzeilen hinzufügen.

Wenn der Signierer die Datei öffnet, wird dieser über eine gelbe Leiste aufgefordert, das Dokument zu signieren. 
Dazu klickt man doppelt auf die Signaturzeile und tippt im folgenden Fenster seinen Namen ein. 
Alternativ dazu kann auch eine Bilddatei mit einer gescannten Unterschrift ausgewählt werden. 

Eine direkte Eingabe der Unterschrift ist nur auf Geräten mit Touchbildschirm möglich. 
Nach einem Klick auf "Signieren" fügt Word bzw. Excel eine digitale Signatur hinzu. 
Beim nachträglichen Versuch einer Bearbeitung des Dokumentes, erscheint eine Warnung, anschließend wird die Signatur entfernt. 

Eine unsichtbare Signatur lässt sich erzeugen, indem im Menü "Datei" auf "Informationen" und danach auf "Dokument schützen" – "Digitale Signatur hinzufügen" klickt. 

Nun den passenden Zusagetyp einstellen und auf "Signieren" klicken. Wenn jemand die Datei jetzt erneut öffnet, erscheinen zwei gelbe Hinweisleisten: Die eine erklärt dem Leser, dass das Dokument signiert ist, über die andere kann er sich die Signaturen anzeigen lassen. 

Die Datei ist nun schreibgeschützt. Erst nach einem Klick auf "Trotzdem bearbeiten" wird sie wieder freigegeben, dabei wird allerdings die vorhandene Signatur gelöscht.