TUM
Accounting: Gabriele Hartmann
Gast-Tax Declaration (§ 13b UStG)
Gast - Tax Declaration Deutsch (pdf)
Guest - Tax Declaration English (pdf)
Auslagen
Auslagenersatz für Mitarbeiter (doc, pdf )
Auslagenersatz für Bewerber (doc, pdf)
Auslagenersatz für Gastforscher (doc , pdf)
Auslagenersatz für Gastforscher (englisch) (doc, pdf)
Dienstreisen
Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise/Fortbildungsreise (pdf)
Bitte das Formular ausfüllen und an die Reisekostenstelle geben UND eine ID im Ordering System erzeugen.
Antrag auf Erstattung der Reisekosten (pdf)
Antrag auf Abschlag (pdf)
Antrag auf Pauschalgenehmigung von Dienstreisen (pdf)
Inlandszahlungen - Bar und Überweisung
Mu30_Auszahlanordnung/Payment_request (pdf)
Angabe der Buchungsstelle ist immer 1512/54741-4
Auslandszahlungen
Überweisung: Mu_35 (pdf)
Bar: Mu30_Auszahlanordnung/Payment_request (pdf)
Angabe der Buchungsstelle ist immer 1512/54741-4
Personaleinstellung
Einstellungsformulare (siehe portal.mytum.de/.../form_personal)
LMU
Accounting: N.N.
Download all forms from: physik.uni-muenchen.de/.../formblaetter
Auslagen
Auslagenersatz für Mitarbeiter (doc, pdf)
Auslagenersatz für Bewerber (pdf)
Auslagenersatz für Gastforscher (doc, pdf)
Dienstreisen
Antrag auf Genehmigung einer Dienst-/Fortbildungsreise (doc, pdf)
Auszahlungsanordnung für Reisekosten (doc, pdf)
Personaleinstellung
Einstellungsformulare (siehe personal.verwaltung.uni-muenchen.de)
Allgemein
Regeln zum rechtskonformen Bestellen-Vergaberichtlinien
Es ist verpflichtend, an der TUM ab einem Bestellwert von Netto 500,01 EUR und an der LMU ab einem Bestellwert von Netto 2.500 EUR (MPIs liegen auch bei 500,01 EUR) beigefügte Formulare zu verwenden und die darin enthaltenen Vorgaben zu berücksichtigen. Die angeforderten Unterlagen, also auch die eingeholten Angebote, sind zusammen mit der Rechnung abzugeben und abzulegen!
Das bedeutet, alle Rechnungen, die ab sofort über den Cluster abgerechnet werden, müssen die verlangte Information enthalten.
TUM_Vergabevermerk_für_beschränkte_Ausschreibung_freihändige_Vergabe.pdf
TUM_Vergabevermerk-English.pdf
LMU_Vergabevermerk_beschränkte_Ausschreibung_06032012.pdf
LMU_Vergabevermerk_Freihändige_Vergabe_06032012.pdf
Zoll
Geräte mit eindeutig wissenschaftlichem Charakter, die aufgrund ihrer objektiven technischen Merkmale ausschließlich, zumindest aber hauptsächlich für die Durchführung wissenschaftlicher Arbeiten geeignet sind und durch die Forschungsergebnisse erzielt werden können, können mit Formular 0121 zollbefreit werden. Das bedeutet eine Befreiung von der Zollgebühr, die Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) muss allerdings entrichtet werden.
Zoll Formular 0121 für wissenschaftliche Geräte, die zollbefreit sind (pdf)
Die Zollbefreiung mit Formular 0121 funktioniert nicht, wenn in Feld 8 die zweite Option ("Ersatzteile oder Bestandteile") in Kombination mit "Hauptware in Deutschland gefertigt" in Feld 10 verwendet wird. Eigenständige Geräte, die in ein Experiment eingebaut werden, können in Feld 8 mit der ersten Option "wissenschaftliche Instrumente ..." und einer Beschreibung in Feld 11 zollbefreit werden.
Waren, die in der Wissenschat „erprobt“ und verbraucht werden sind mit Formular 0123 einführbar. Solche Waren sind in der Regel von der Zollgebühr befreit und bei Verbrauch der Ware entfällt unter Umständen auch die Einfuhrumsatzsteuer.
Zoll Formular 0123 für wissenschaftliches Verbrauchsmaterial(pdf)
Infos der Zollbehörde (html)
Anmerkung: Falls UPS eine Zollrechnung sendet, kann man darauf verweisen, dass Frau Petrovic ( ljubicapetrovic@ups.com ) unter Fallnummer "Rechnung 815800354 Reklamation Aktenzeichen: AZ: 28-03-252/14" im Frühjahr 2014 einen solchen Fall für K. Fierlinger bearbeitet hat.
Kontaktdaten UPS: importinfo@ups.com
UPS Inc. & Co. OHG, IPE / Frau Petrovic, Genker Str. 14, 53842 Troisdorf
Kontaktdaten DHL: Fallnummer durch Mail an reklamationssczoll@dpdhl.com erzeugen
Deutsche Post AG, Finance & HR Operations Deutschland, Reklamationsmanagement Zoll / (hier Fallnummer angeben), Bolzstr. 7, 70173 Stuttgart
Kontaktdaten FedEx: rechnung@fedex.com
Federal Express Europe Inc., Deutsche Niederlassung Abt. BAS, Langer Kornweg 34 k, D - 65451 Kelsterbach
Customs
You might be able to avoid paying customs for scientific equipment. You have to be able to explain why this device or this part of a device can only be used for research. E.g. if you buy a laser "off the shelf" you have to pay customs. But if the laser is a prototype which was custom made and which is only of use to your project, you can use form 0121 to avoid customs duty (Zollgebühr), but you have to pay import sales tax (Einfuhrumsatzsteuer EUSt). If you ordered a component for a scientific experiment you will have to pay customs if you state that the rest of the device is fabricated in Germany (option 2 in field 8 of Form 0121 combined with "Hauptware in Deutschland gefertigt" in field 10). In this case you can only avoid paying customs if you can argue that it is an independent device (option 1 in field 8 and explanation in field 11).
Form 0121 for scientific equipment (pdf)
If you import consumable scientific supplies or scientific samples you can use form 0123. For such goods duty customs can be waived and you might also be able to avoid the import sales tax if you can argue that the goods will be consumed.
Form 0123 for consumable scientific supplies (pdf)
More information (in German) (html)
Note: If you have to negotiate with UPS, you can tell them that Ms. Petrovic ( ljubicapetrovic@ups.com ) has solved the problem of a customs invoice for a parcel which should have been using form 0121 for Katharina Fierlinger in spring 2014. The reference is "Rechnung 815800354 Reklamation Aktenzeichen: AZ: 28-03-252/14".
UPS: importinfo@ups.com
UPS Inc. & Co. OHG, IPE / Frau Petrovic, Genker Str. 14, 53842 Troisdorf
DHL: reklamationssczoll@dpdhl.com
Deutsche Post AG, Finance & HR Operations Deutschland, Reklamationsmanagement Zoll / (add an ID obtained by email here), Bolzstr. 7, 70173 Stuttgart
FedEx: rechnung@fedex.com
Federal Express Europe Inc., Deutsche Niederlassung Abt. BAS, Langer Kornweg 34 k, D - 65451 Kelsterbach