Inhalt:
Log-In im ED-Portal: https://portal.ed.tum.de
- Öffnen Sie Koinon der ED (ED-Portal) in Ihrem Browser: https://portal.ed.tum.de .
- Sie loggen sich mit Ihrer TUM-Kennung ein. Damit identifizieren Sie sich persönlich, wodurch Unterschriften, sowohl auf Papier als auch digital, unnötig werden.
- Nutzen Sie für den Abschlussarbeitenprozess immer das Portal der School, an der der Studiengang des/der Studierenden angeboten wird. (Studiert ein Studierender Maschinenwesen, nutzen Sie das ED-Portal; studiert eine Studierende Informatik, nutzen Sie das CIT-Portal). Eine Übersicht der ED-Studiengänge finden Sie unter For Students and Prospective Students.
- Bei technischen Problemen mit dem ED-Portal, wenden Sie sich bitte an support-koinon.ed@ed.tum.de
Wer nutzt den Abschlussarbeiten-Prozess im ED-Portal?
Grundlage für den Prozess sind die Vorgaben in den jeweiligen Fachprüfungs- und Studienordnungen (FPSOs) und der Allgemeinen Prüfungs- und Studienordnung der TUM (APSO). Der Prozess ist komplett digitalisiert. Bisher benötigte Originalunterschriften auf Formularen/digitale Signaturen auf PDFs werden ersetzt durch das persönliche Log-In mit Ihrer TUM-Kennung.
Prozessübersicht
Der Abschlussarbeitenprozess ist für alle studentischen Arbeiten, die in TUMonline unter Abschlussarbeiten - Verwaltung verwaltet werden. Das umfasst in TUMonline die folgenden Prüfungstypen:
- MAGARBZ - Masters' Thesis / MAGARBN - Master's Thesis
- BAKARBZ - Bachelor's Thesis / BAKARBN - Bachelor' Thesis
- PRUEFARB - Studienarbeit (nur in den Studiengängen Umweltingenieurwesen und Environmental Engineering)
Der Umfang der Abschlussarbeit/Studienarbeit muss so gestaltet sein, wie in der jeweiligen Fachprüfungs- und Studienordnung (FPSO) vorgegeben ist. Ein "Vorarbeiten" ohne Anmeldung ist unzulässig!
Anmeldung der Arbeit
Wenn sich Lehrstuhl und Studi auf ein Thema für die Abschlussarbeit verständigt haben, wird der Antrg auf Anmeldung der Abschlussarbeit durch den Lehrstuhl im ED-Portal gestellt. Im Anschluss muss der/die Studierende dem Antrag zustimmen. Der Antrag wird dann vom School Office geprüft und genehmigt.
Antrag auf Anmeldung der Arbeit
Anmelder: In Koinon einloggen und überprüfen, für welche Organisations-Einheit man aktuell eingeloggt ist (relevant für Personen, die mehreren Org Einheiten zugeordnet sind). Ggf. die richtige Organisations-Einheit auswählen (siehe FAQs - ED portal).
Anmelder: Unter Abschlussarbeiten → Abschlussarbeiten wählen.
Anmelder: Auf + neue Abschlussarbeit melden klicken.
Anmelder: Matrikelnummer der/des Studierenden eingeben, für die/den eine Abschlussarbeit angemeldet werden soll. Auf Studierende(n) suchen klicken.
Sind Studierende in mehreren Studiengängen parallel immatrikuliert, bitte im nächsten Schritt bei Art die zutreffende Art der Abschlussarbeit auswählen.
Anmelder: folgende Angaben ergänzen:
- Vorläufiger Titel (ggf. in deutscher und englischer Sprache)
- ggf. geplante Sprache der schriftlichen Ausarbeitung
- Betreuer: Falls die anmeldende Person nicht der Betreuer ist, bitte hier den Betreuer durch Angabe der TUM-Mailadresse angeben.
- Zweiter Betreuer: nur ergänzen, falls eine zweite Person die Arbeit betreut. Angabe der TUM-Mailadresse.
- 1. Prüfer: Auswahl über drop-down-Menü, ggf. 2. Prüfer, falls im Formular vorgesehen. Für einzelne Studiengänge ist ein zweiter Prüfer optional.
- Beginn der Arbeit (Die Anmeldung ist frühestens zwei Wochen vor dem Beginn-Datum möglich)
- Sperrvermerk, falls im Formular vorgesehen
- Kooperationspartner: Falls die Arbeit extern angefertigt wird (Unternehmen oder externe Universität), bitte hier "Ja" wählen und Informationen zum Kooperationspartner ergänzen. Wichtig: An externe Email-Adressen werden keine Emails verschickt!
Auf Melden klicken.
Achtung: Mit Abschicken des Antrags auf Anmeldung bestätigt der Anmelder, dass der Prüfer über die Anmeldung der Arbeit informiert ist und mit der Anmeldung einverstanden ist. Dieser wird über die Anmeldung per Mail informiert.
Mit dem Absenden der Meldung erhalten die Betreuenden und Prüfenden der gemeldeten Arbeit eine E-Mail mit den angegebenen Daten. Sollten die betroffenen Personen mit der Meldung nicht einverstanden sein, wenden Sie sich bitte an das School Office. Eine Liste der Ansprechpersonen für die einzelnen Studiengänge finden Sie unter Contacts for Theses at ED
Zustimmung und Bestätigung der Anmeldung durch Studi
Studi: Die Studierenden erhalten eine E-Mail zur Meldung einer Abschlussarbeit mit den Daten der Abschlussarbeit. Sind die Studierenden mit der Anmeldung einverstanden, klicken die bitte auf den Link Bitte hier bestätigen in der E-Mail. (Bei NICHT-Einverständnis, sollten die Studierenden Rücksprache mit dem Lehrstuhl halten.) Die Studierenden werden direkt zu Koinon weitergeleitet.
Studi: Studierende/r klickt auf Akzeptieren. →
Studi: Studierende/r ergänzt Angaben zu Absolventenfeier und -Evaluation und klickt dann auf Bestätigen. →
Studierende/r sieht nun die von ihm bestätigte Abschlussarbeit als Übersicht. Es werden die Daten für den Beginn der Arbeit und die Abgabefrist angegeben, sowie das letzte mögliche Datum, bis zu dem das Thema der Abschlussarbeit zurückgegeben werden, ohne als Fehlversuch zu zählen (siehe dazu den Abschnitt "Rückgabe des Themas").
Genehmigung der Anmeldung durch das School Office
School Office: Hat der/die Studierende den Antrag auf Anmeldung bestätigt, erhält das School Office eine E-Mail mit Benachrichtigung über den eingegangenen Antrag. Die Email enthält einen Link, der direkt zu dieser Anmeldung im ED-Portal führt.
Alternativer Zugriff auf die gemeldeten Abschlussarbeiten für das School Office:
School Office: Im ED-Portal einloggen (https://portal.cit.tum.de/, Login mit TUM-Kennung), im Menü auf der linken Seite unter Abschlussarbeiten → Verwaltung → Übersicht wählen.
School Office: Im oberen Abschnitt können die Abschlussarbeiten gefiltert werden nach Status, Studiengang, Art der Arbeit (Bachelor, Master, Studienarbeit), oder auch nach betreuendem Lehrstuhl, Betreuer oder Prüfer. Etwas weiter unten kann auch konkret nach Studierenden über deren Matrikelnummer gesucht werden.
Für die Überprüfung von Anmeldungen hier den Filter gemeldet, Voraussetzung wird geprüft auswählen.
School Office: Bei der Arbeit auf Details klicken, um die Daten (Titel, Prüfer, Beginn etc.) einsehen zu können (im Portal heißt diese Übersicht Bewertungsbogen).
School Office: Zulassungsvoraussetzungen und Angaben anhand des Bewertungsbogens und Studierendendaten in TUMonline prüfen (z. B. sind die Prüfenden im Studiengang auch wirklich themenstellungsberechtigt?, sind notwendige Prüfungen oder Credits bestanden?)
Zulassung
School Office: Wenn die Angaben und die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt sind, auf Zurück gehen und bei Aktion auf Zugelassen klicken.
Die Arbeit wird in der Verwaltungs-Ansicht in den Filter Zulassungsvoraussetzungen geprüft verschoben.
Studi erhält mit Betreuer und Prüfer in Cc eine E-Mail über die verbindliche Anmeldung sowie Informationen dazu.
Studi: In der Übersicht Ihrer Abschlussarbeit ist jetzt als Status vermerkt, dass die Zulassungsvoraussetzungen geprüft sind. Zusätzlich haben Sie unter den Details die Aktionsbuttons Arbeit hochladen, Arbeit zurückgeben und Verlängerung beantragen.
Keine Zulassung
School Office: Wenn die Angaben und/oder die Zulassungsvoraussetzungen NICHT erfüllt sind, auf Zurück klicken und bei Aktion auf Nicht zugelassen klicken.
Die Arbeit wird in der Verwaltungs-Ansicht in den Filter Zulassungsvoraussetzungen nicht erfüllt verschoben.
Studi erhält mit Betreuer und Prüfer in Cc eine E-Mail über die Ablehnung. In diesem Fall sollte sich der/die Studierende direkt mit dem School Office in Verbindung setzen.
Für diese Mail wird mit dem nächsten Update ein Freitext-Feld ergänzt, über das der Grund für die Ablehnung kommuniziert werden kann.
Änderung von Angaben nach der Anmeldung
Sollte es nach der Anmeldung einer Abschlussarbeit zu Änderungen von Betreuenden und Prüfenden kommen, können diese Angaben nachträglich noch geändert werden. Diese Änderungen können nur durch das School Office vorgenommen werden und nur, wenn die Arbeit von den Studierenden bereits bestätigt wurde.
Im Bewertungsbogen einer angemeldeten Arbeit auf Bearbeiten klicken.
Betreuer können über die Angabe der E-Mail-Adresse im Feld Betreuer bearbeiten geändert werden.
Prüfende können über das Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Sind zwei Prüfende angegeben, so ist es nicht möglich, eine oder einen Prüfenden zu entfernen. In diesem Fall müsste die Anmeldung gelöscht werden und die Arbeit erneut gemeldet werden.
Zum Speichern der Änderungen auf Eintragen klicken.
Abschlussarbeiten von Austauschstudierenden
Der Prozess zur Anmeldung von Abschlussarbeiten von Austauschstudierenden (Incomings) ist grundsätzlich der gleiche wie für reguläre Studierende. Austauschstudierende sind in spezielle Studiengänge eingeschrieben und werden vom ED-Portal automatisch als Austauschstudierende erkannt. Da die Austausch-Studiengänge nicht nach Bachelor und Master getrennt sind, müssen Sie bei der Anmeldung lediglich angeben, ob Sie für die Studierenden eine Bachelor- oder eine Master-Arbeit anmelden möchten. Wählen Sie dazu bei Art die gewünschte Abschlussarbeit aus.
Bearbeitungszeit der Arbeit
Während der regulären Bearbeitungszeit der Abschlussarbeit sind meist keine Aktionen von Studierenden-, Lehrstuhl- und School Office-Seite nötig.
Es sind jedoch ggf. studiengangsspezifische Anforderungen zu beachten.
Sollte während der Bearbeitung eine Rückgabe des Themas gewünscht sein, eine Ruhendstellung oder Verlängerung der Arbeit erforderlich sein oder ein Prüferwechsel stattfinden müssen, finden Sie im Folgenden Informationen dazu.
Rückgabe des Themas
Gemäß §18, Abs. 7 APSO kann das Thema einer Abschlussarbeit einmal innerhalb des ersten Drittels der Bearbeitungszeit zurückgegeben werden, ohne dass die Abschlussarbeit als Fehlversuch gewertet wird.
Studi: In der Übersicht der Abschlussarbeit finden Sie das konkrete Datum, bis zu dem Sie das Thema der Arbeit zurückgeben können, ohne dass die Arbeit als Fehlversuch gewertet wird. Um das Thema zurückzugeben, klicken Sie auf den Button Arbeit zurückgeben.
Studi: Sie gelangen dann auf eine Seite, auf der Sie die Begründung für den Wunsch der Rückgabe angeben und bestätigen, dass Sie die arbeit wirklich zurückgeben können.
Lehrstuhl und School Office erhalten eine Mail, dass ein Antrag auf Rückgabe der Arbeit vorliegt.
School Office: Im ED-Portal die entsprechende Arbeit unter den Abschlussarbeiten mit dem Status "Zulassungsvoraussetzungen geprüft" suchen und auf Aktion klicken. Im Drop-Down-Menü "Arbeit zurückgeben" wählen.
School Office: Den Kommentar zur Begründung der Rückgabe prüfen und im Feld approve_return Ja oder Nein auswählen, anschließend mit Eintragen bestätigen.
Studi und Lehrstuhl werden per Mail über die Entscheidung informiert.
School Office: Die Arbeit erhält den Status Zurückgegebene Arbeiten.
Ruhendstellung und Verlängerung
Im Falle von Krankheit oder sonstigen, nicht von den Studierenden zu vertretenden Gründen, die zur Verzögerung der Bearbeitung des Themas führen, kann eine Ruhendstellung bzw. Verlängerung beantragt werden (siehe § 18 Abs. 6 Satz 2 und 3 APSO)
Der Antrag wird in beiden Fällen vom Studi gestellt.
Studi: In der Übersicht Ihrer Abschlussarbeit finden Sie unter den Details den Aktionsbutton Verlängerung beantragen.
Studi: In der Maske Verlängerung beantragen geben Sie bitte an, ob Sie eine Ruhendstellung aus gesundheitlichen Gründen beantragen, oder eine Verlängerung aus sonstigen, nicht von Ihnen zu vertretenden Gründen beantragen.
Bei Ruhendstellung wegen Krankheit geben Sie bitte eine kurze Begründung an, inwiefern die Krankheit Sie in der Bearbeitung der Abschlussarbeit beeinträchtigt, und fügen ein Attest bei. Das Attest muss Angaben zur Dauer der Erkrankung enthalten. Eine Ruhendstellung wegen Krankheit erfolgt immer taggenau entsprechend des Attests. Aus technischen Gründen müssen Sie aber eine „beantrage Verlängerungszeit“ im Formular angeben und diese kann nur in ganzen Wochen eingetragen werden. Bei der Genehmigung des Antrags wird dann um die genaue Krankheitsdauer laut Attest ruhendgestellt.
Bei Verlängerung aus sonstigen Gründen, geben Sie bitte eine ausführliche Begründung an, warum Sie an der Bearbeitung Ihrer Abschlussarbeit gehindert wurden. Ein Attest ist nicht notwendig.
Im ED-Portal kann aus technischen Gründen derzeit nur einmal ein Antrag auf Ruhendstellung oder Verlängerung der Abschlussarbeit gestellt werden. Sollten Sie einen weiteren Antrag stellen müssen, wenden Sie sich bitte per Email an das School Office. Die Kontaktpersonen für Ihren Studiengang finden Sie unter Contacts for Theses at ED
Lehrstuhl: Nur im Falle einer Verlängerung aus sonstigen Gründen, wird der Lehrstuhl per Email über den Antrag informiert und aufgefordert, den Antrag zu kommentieren. Dazu suchen Sie die entsprechende Arbeit in der Übersicht aller Abschlussarbeiten am Lehrstuhl, klicken auf Aktion und wählen im Menü die Aktion Verlängerung kommentieren aus.
Lehrstuhl: Tragen Sie bitte in das Kommentar-Feld ein, in wie fern Sie die Begründung der/des Studierenden bestätigen können und ob Sie die beantragte Verlängerungszeit unterstützen oder eine kürzere oder längere Verlängerung angemessen finden.
School Office: In der Verwaltungs-Übersicht gelangt man über den Button Offene Verlängerungsanfragen in die Übersicht aller Verlängerungsanträge. Der Button befindet sich über den Filtereinstellungen auf der rechten Seite.
School Office: Die Übersicht der offenen Verlängerungsanträge ist unterteilt in Anträge wegen Krankheit und Anträge wegen sonstiger Gründe. Mit Klick auf den Button Verlängern gelangt man zu den Details des Antrags. Es wird dann noch nicht direkt verlängert.
School Office: Bei Anträgen wegen Krankheit sieht man in den Details die Begründung für den Antrag und kann mit Klick auf das unterstrichene Wort Attest das Attest öffnen und in der Studierendenakte archivieren.
Im Feld Genehmigtes, neues Abgabedatum wird die neue Abgabefrist eingetragen. Da nur ganze Wochen beantragt werden können, hier die Dauer des Attests beachten und taggenau verlängern.
Im Feld Ergänzende Begründung kann optional ein Text eingegeben werden, der in die Email, die der/die Studierende und der Lehrstuhl erhält, integriert wird.
Genehmigung oder Ablehnung erfolgt final über den Buttons Verlängerung genehmigen und Ablehnen.
School Office: Bei Anträgen aus sonstigen Gründen, ist in den Details eines Antrags zusätzlich der Kommentar des Lehrstuhls zu sehen.
Lehrstuhl und School Office: Nach einer genehmigten Verlängerung ist in der Übersicht aller Arbeiten die neue Abgabefrist mit dem Vermerk Mod(ifiziertes) Ende gekennzeichnet.
Einreichen der Abschlussarbeit
Die schriftliche Ausarbeitung der Abschlussarbeit wird digital über das ED-Portal eingereicht.
Fristenkontrolle
Im ED-Portal ist die Abgabefrist für jede Abschlussarbeit in der Spalte Zeitraum angegeben. Ist die Abgabefrist überschritten, ist dies am Symbol (Dreieck mit Ausrufezeichen) beim Zeitraum in der Übersichtsliste zu erkennen. Auch der Lehrstuhl wird so auf Fristüberschreitungen hingewiesen. Zur einfacheren Übersicht kann die Spalte Zeitraum chronologisch sortiert werden.
Für das School Office gibt es zusätzlich die Möglichkeit, die laufenden Arbeiten nach Abgabedatum in der Vergangenheit zu filtern. Aktivieren Sie dazu das Kästchen links oben über der Übersichtsliste.
Upload der schriftlichen Abschlussarbeit
Studi: In der Übersicht für die Abschlussarbeit im unteren Bereich auf Arbeit hochladen klicken.
Studi: Upload der Arbeit über Datei auswählen und Bestätigung der finalen Abgabe der Abschlussarbeit. Danach können am Dokument keinerlei Änderungen mehr getätigt werden.
Download durch den Lehrstuhl
Lehrstuhl: Sobald die Abschlussarbeit final von der/dem Studierenden im Portal eingereicht wurde, wird der Lehrstuhl per Email informiert. In der Übersicht der laufenden Arbeiten kann dann über Klick auf Aktion die Arbeit im Menu unter Download Thesis heruntergeladen werden.
Je nach verwendetem Browser öffnet sich das pdf-Dokument in einem neuen Fenster und kann gespeichert werden, oder es dirkt direkt unter den Downloads gespeichert.
Bewertung
Die Bewertung der schriftlichen Ausarbeitung und ggf. auch der Präsentation erfolgt im ED-Portal.
Notenmeldung
Prüfer: Bewertung der Arbeit.
Lehrstuhl: Unter Aktion auf Note übermitteln klicken.
Lehrstuhl: Prüfung und Vervollständigung der Angaben.
Im Bereich Abschlussarbeit Folgendes final vervollständigen:
Deutscher Titel: Finalen Titel auf Deutsch eingeben.
Englischer Titel: Finalen Titel auf Englisch eingeben. Achtung: Großschreiberegelungen der TUM für englische Titel beachten!
Sprache des Haupttextes: Sprache auswählen, in der die Arbeit verfasst wurde.
Note: Note auswählen.
1./2. Prüfer: Prüfer im Drop-Down-Menü auswählen.
Im Bereich Organisatorisches Folgendes final vervollständigen:
Arbeit wurde abgegeben: Ja/Nein (wird in einem der kommenden Updates automatisiert eingetragen).
Bei Auswahl von Ja folgen weitere Felder, die ausgefüllt werden müssen:
Abgabedatum: Datum eingeben, an dem die Arbeit abgegeben wurde (wird in einem der kommenden Updates automatisiert eingetragen).
Vortragsdatum: Datum eingeben, an dem der Vortrag gehalten wurde (ist relevant für das Abschlussdatum in den Abschlussdokumenten/Zeugnis).
Datum der Beurteilung: Datum eingeben, an dem die Note eingetragen wurde (wird in einem der kommenden Updates automatisiert eingetragen).
Der Bereich Optionale Angaben wird in einem kommenden Update entfernt.
Auf Note Melden klicken.
Bestätigung der Note
Prüfer: Sobald eine Bewertung für eine Abschlussarbeit eingetragen wurde, erhält der Prüfer per Mail die Aufforderung, die Note und den finalen Titel zu bestätigen. Diese Aufgabe kann nicht delegiert werden. Der Link in der Email leitet direkt zur entsprechenden Abschlussarbeit weiter.
Sollte der Prüfer selbst die Note eingetragen haben, so ist eine weitere Bestätigung der Note durch den Prüfer nicht erforderlich.Die Note wird dann direkt an den/die Studierende und das School Office übermittelt.
Prüfer: Wenn Sie mit der Note und dem endgültigen Titel einverstanden sind, klicken Sie Bestätigen. Sollten Sie Änderungen vornehmen wollen, klicken Sie Note bearbeiten.
Veröffentlichung der Note
Sobald die Bewertung durch die Prüfenden final bestätigt wurde, erhalten die Studierenden die Note per Email.
Anschließend werden die Note(n) und weitere Angaben vom School Office nach TUMonline übertragen.
School Office: Zur Überprüfung der Daten auf Abgeschlossen klicken.
School Office: Zur Übertragung der Daten nach TUMonline auf sbumit klicken. Anschließend die Abschlussarbeit in TUMonline öffnen, Daten überprüfen und die Note gültig setzen.