Das Sekretariat besteht in aller Regel aus einer fest angestellten Person (50% Stelle) und einer Hilfskraft. Erreichbar wärmend der Öffnungszeiten im Büro oder unter asta@asta.uni-augsburg.de.
Aufgaben des Sekretariats
Generell gilt: Das Sekretariat erledigt lediglich verwaltende Aufgaben. Inhaltliche Arbeiten sowie Ordnung und Sauberkeit im Büro werden durch das Sekretariatsteam nicht übernommen!
Im Folgenden gibt es eine Auswahl der üblichen Aufgaben:
- Schriftverkehr (analog und digital)
- Erstanlaufstelle für Anfragen von Studierenden und der Öffentlichkeit
- Nachrichtensammlung für die AStA-Mitglieder
- „Konservierung“ des Wissens und der Erfahrungen von AStA-Mitgliedern
- Protokollierung der AStA-Sitzungen
- Unterstützung der Geschäftsführung, durch Vor- und Nachbereitung der Unterlagen
- Pflegen der Finanztabelle und Auskunft an die Referate über verfügbare Mittel
- Verwaltung der Aushänge und Plakatierung am Campus
- Verwaltung der Verleihgegenstände
- (dienstliche) Botengänge zur Poststelle, z.B. im Zusammenhang mit Raumanträgen sowie Druckaufträgen
- Verwaltung von Teilnahmelisten
- Bestellung von Büromaterialien
- Pflege der Kontaktliste
- Verwaltung der Schlüssel und Passwörter
- Pflege der Website
- Eintragen von Veranstaltungen in den universitären Veranstaltungskalender
- Daten- und Aktenablage und Archiv