Koinon (von altgriechisch "zusammen", "gemeinsam", "Bund") ist ein webbasiertes Tool, das darauf abzielt, die von den dezentralen Einheiten der TUM durchgeführten Verwaltungsprozesse zu digitalisieren.

Die Zielgruppe oder Nutzerbasis der Software sind daher in erster Linie Studierenden, Mitarbeiter der Lehrstühle (auf allen Hierarchieebenen) und des School Office, aber es ist nicht ausgeschlossen, dass auch Mitarbeiter der zentralen Verwaltung für bestimmte Prozesse teilnehmen. 

Zu den Vorteilen, die die Benutzer von der Nutzung der Software erwarten können, gehören sicherlich die gesteigerte Effizienz und die verbesserte Produktivität. Dies liegt an der Klärung und Standardisierung von Prozessen, der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, der Abschaffung von Papierformularen, die per Hauspost verschickt werden, oder von PDFs, die per E-Mail verschickt werden, der Bereitstellung einer Fülle von anpassbaren automatisierten Mitteilungen/E-Mails, die nach jedem Prozessschritt an die richtige Zielgruppe geschickt werden, und der Integration mit anderer TUM-Software (TUM-Online, SAP usw.).

Da Koinon ein webbasiertes Tool ist, ist es mit allen gängigen Webbrowsern und Betriebssystemen kompatibel, kann von Computer oder Smartphone aus genutzt werden und verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die das Corporate Design der TUM respektiert.

Hier an der TUM School of Life Sciences ist das Koinon-Portal unter der Adresse koinon.ls.tum.de erreichbar.

Rechtebeantragung

Derzeit ist das Modul „Rechtebeantragung“ im Koinon-Portal aktiviert.

Die Arbeit mit TUM-Online, um Funktionsobjekte an einzelne Personen zu vergeben oder sie in bestimmte Mengen aufzunehmen, kann für manche kompliziert sein und wenn viele Leute in einer Organisation gleichzeitig an dieser Aufgabe arbeiten, kann man leicht den Überblick verlieren.

Die Freischaltung einer Person für verschiede digitale Dienste an der TUM erfordert die Zustimmung der Leitung des Lehrstuhls/der Professur.

Dies ist unter anderem für die folgenden Bereiche der Fall:

  • Funktionen in TUMonline (nur relevant für Einrichtungen ohne eigenen TUMonline-Beauftragten) 
  • Beschaffung von Hardware über die Webshops der Rahmenvertragspartner der TUM
  • Freischaltung einer Person als AD-Teiladmin einer Einrichtung

Wie funktioniert die Beantragungs-/Freigabeprozess?

  1. Rechtevergabe im Menülist
    Unter dem Menüpunkt „Rechtebeantragung“1 finden Sie die „Lehrstuhlübersicht“2. Klicken Sie auf das Botton "Rechte beantragen"3. Hier stehen Ihnen mehrere Rollen zur Auswahl, die jeweils unterschiedliche Berechtigungen in TUMonline und TUM Webshop umfassen. Nach Freischaltung erhalten Sie Zugriff auf mehrere Bereiche.

  2. Berechtigungen beantragen
    Wählen Sie die gewünschten Berechtigungen aus, indem Sie auf den Button "Beantragen"4 klicken, und stellen Sie den Antrag. Achten Sie bitte darauf, die Fristen5 einzuhalten, damit Ihre Berechtigungen nicht vorzeitig enden. Klicken Sie auf den Button „Eintragen“6, um den Prozess abzuschließen.

  3. Benachrichtigung der Lehrstuhlleitung
    Die Lehrstuhlleitung wird wöchentlich per E-Mail über Ihre Anträge informiert. Die E-Mail enthält einen Link, über den der Antrag genehmigt werden kann. Um den Prozess zu beschleunigen, können Sie die Lehrstuhlleitung nach dem Stellen des Antrags auch direkt informieren.

  4. Genehmigung durch die Lehrstuhlleitung
    Die Lehrstuhlleitung oder eine beauftragte Person loggt sich in das Koinon-System ein und genehmigt Ihren Antrag durch einen Klick auf den entsprechenden Button.

  5. Freischaltung der Berechtigungen in TUMonline (TUM Webshop oder TUM Typo3)
    Nach der Freischaltung Ihrer Berechtigungen werden wir Sie umgehend informieren, damit Sie mit Ihrer Arbeit in TUMonline (TUM Webshop oder TUM Typo3) starten können.


Koinon (from ancient Greek "together," "common," "federation") is a web-based tool that aimed to digitalize administrative processes carried out by TUM's decentralized units.

The target audience or user base of the software is therefore primarily students, workers from the chairs (at any hierarchical level) and the School Office, but it is not excluded that workers from the central administration also participate for specific processes. 

Among the benefits and advantages that users can expect from using the software is certainly increased efficiency and improved productivity. This is due to the clarification and standardization of processes, the automation of repetitive tasks, the elimination of paper forms sent by post or pdfs sent by emails, the provision of an ample plethora of customizable automated communications/emails sent to the right audience after each step in the process, and integration with other TUM software (TUM-Online, SAP, etc.).

Koinon, being a web-based tool, is compatible with all major web browsers and operating systems, can be used from your computer or smartphone, and has an intuitive user interface, which respects TUM's corporate design.

Here at the TUM School of Life Sciences, the Koinon portal can be accessed at koinon.ls.tum.de.

Rights Request

Currently, the "Rights Request" module is activated on the Koinon portal.

Working with TUM-Online to assign function objects to individuals or include them in certain sets can be complicated for some and when many people in an organisation are working on this task at the same time, it is easy to lose track.

Working with TUM-Online to assign function objects to individuals or include them in certain sets can be complicated for some and when many people in an organisation are working on this task at the same time, it is easy to lose track.

The activation of a person for various digital services at TUM requires the approval of the head of the chair/professorship.

This is the case for the following areas, among others:

  • Functions in TUMonline (only relevant for institutions without their own TUMonline representative)
  • Procurement of hardware via the webshops of TUM's framework contract partners
  • Activation of a person as AD sub-admin of an institution

How does the application/approval process work?

  1. Assigning Rights in the Menu
    Under the "Rights Request" menu, you will find the "Chair Overview." Click on the "Request Rights" button. Here, you can select from various roles, each granting different permissions in TUMonline and the TUM Webshop. Once your access is approved, you will have access to multiple areas.

  2. Requesting Permissions
    Select the desired permissions by clicking the "Request" button and submit your application. Please ensure you observe the deadlines so that your permissions do not expire prematurely. Click the "Submit" button to complete the process.

  3. Notification to the Chair Management
    The chair management is notified of your requests via email on a weekly basis. The email includes a link for approving the request. To expedite the process, you may also directly inform the chair management after submitting your request.

  4. Approval by the Chair Management
    The chair management or a designated person logs into the Koinon system and approves your request by clicking the appropriate button.

  5. Activation of Permissions in TUMonline (TUM Webshop or TUM Typo3)
    After your permissions are activated, we will promptly inform you so you can begin your work in TUMonline (TUM Webshop or TUM Typo3).
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