Förderprogramme

Die DSSNAT-Applikation "Förderprogramme" dient dazu, die datenschutzrechtliche Einwilligung von Studierenden einzuholen, um ihre Kontaktdaten an Förderprogramme wie die Studienstiftung des deutschen Volkes weiterzugeben. Die ANwendung greift dabei auf die Ranking-Daten aus der DSSNAT-Applikation "Rankings" zurück, um die besten Studierenden einer Kohorte zu ermitteln.

Ranking-Parameter der SPO-Versionen anpassen (Förderprogramm-Admin an der School)

Im oberen Teil von Förderprogramm - Nominierungen sind alle konfigurierten SPO-Versionen aufgelistet. SPO-Versionen, die gemeinsam gerankt werden (gleicher Kombinations-Schlüssel, i.d.R. verschieden SPO-Versionen desselben Studiengangs) sind in der gleichen Farbe markiert. Wenn Sie Admin-Berechtigung haben, können Sie die Parameter für die jeweilige SPO-Version verändern oder die SPO-Version aus dem Förderprogramm löschen (Achtung! Nur Personen mit Admin-Zugriff auf das Förderprogramm, können SPO-Versionen hinzufügen).

1. Ranking: Wenn mehrere Rankings angelegt sind, die Studierende dieser SPO-Version aus diesem Fachsemester enthalten, so können Sie hier das zu verwendende Ranking auswählen.
2. Kombinations-Schlüssel: Studierende aus SPO-Versionen mit demselben Kombinations-Schlüssel werden als eine gemeinsame Kohorte gerankt. Standardmäßig wird die Ranking-ID als Kombinations-Schlüssel verwendet, was nur in Ausnahmefällen geändert werden muss (etwa bei mehreren sehr kleinen Studiengängen, bei denen nur eine Zusammenfassung ein sinnvolles Ranking ergibt).
3. Faktor: Bei Elitestudiengängen kann es gewünscht sein, einen größeren Anteil von Studierenden aus dem Elitestudiengang im Vergleich zu den anderen Studiengängen zu nominieren. Der Gewichtungsfaktor wird nur relativ zu allen von Ihnen betreuten SPO-Versionen berücksichtigt, die Gesamtzahl möglicher Nominierungen wird davon nicht beeinflusst.

Nominierungsvorschläge eintragen (Sachbearbeitung an der School)

Unter Förderprogramm - Nominierungen kann über das Drop-Down oben das Förderprogramm ausgewählt werden, in dem Nominierungen vorgeschlagen werden sollen. Es werden nur Förderprogramme angezeigt, in denen Studiengänge konfiguriert sind, an denen Sie die Berechtigung für Förderprogramme in TUMonline haben.

Im mittleren Teil der Seite werden die Daten des Förderprogramms wiedergegeben und eine Übersicht der Gesamtzahl an Studierenden in Kohorten, in denen Sie Berechtigungen haben, sowie die Zahl daraus bereits eingeladenen sowie der Maximalzahl an Nominierungen.

Im unteren Teil hat jede SPO-Version-Fachsemester-Kombination einen Abschnitt, in dem die Kandidatinnen für die Nominierung gelistet werden. Nach dem Aufklappen zeigt das System zunächst nur diejenigen Studierenden an, die entsprechend den Vorgaben des Förderprogramms und unter bloßer Berücksichtigung des Rankings (bei Beachtung der gemeinsamen Kohorten durch Kombinations-Schlüssel und der Gewichtungsfaktoren) zur Nominierung vorgeschlagen werden. In begründeten Ausnahmefällen können Sie die Vorauswahl anpassen, indem Sie weitere Kandidatinnen anzeigen lassen (Schaltfläche "Zeige 5 Einträge mehr an") und die Häkchen umsetzen. Beachten Sie, dass Sie über alle von Ihnen bearbeitbaren Kohorten hinweg nur die angegebene Maximalzahl an Nominierungen aussprechen können.

Nach Auswahl der Nominierungsvorschläge verbuchen Sie diese über "Speichere Nominierungen". Die Daten der Studierenden werden daraufhin in das Einladungssystem übernommen. Wenn der Feedback-Zeitraum bereits begonnen hat, werden die Studierenden daraufhin per E-Mail zur Rückmeldung aufgefordert. Sie erkennen den Status bei den einzelnen Nominierungen:

1. selected: die Studierende wurde von Ihnen nominiert, es wurde aber noch keine Einladung für Feedback versandt
2. invited: die Studierende wurde per E-Mail zur Freigabe der Datenweitergabe an das Förderprogramm aufgefordert
3. accepted: die Studierende hat der Datenweitergabe zugestimmt
4. denied: die Studierende hat der Datenweitergabe widersprochen, Sie können daher eine Ersatzkandidatin nominieren
5. timeout: die Studierende hat nach einer Einladung vor feedback_deadline nicht bis zur feedback_deadline geantwortet, weshalb grundsätzlich von "denied" ausgegangen werden muss

{% if scholarship.description is not none or scholarship.description_en is none %}See English version below.
-------------------------------
{{ student.gender.greeting }},
Sie wurden durch Ihre School für die Nominierung in dem Förderprogramm {{ scholarship.scholarship }} vorgeschlagen. Wir möchten Ihre persönlichen Daten jedoch nicht ohne Ihre Zustimmung an Dritte weitergeben.

{{ scholarship.description }}

Wir bitte Sie daher um Ihre Zustimmung zur Übermittlung Ihrer Kontaktdaten an das Förderprogramm mithilfe des folgenden Formulars bis spätestens {% if now<invitation.ceremony.feedback_deadline %}{{ invitation.ceremony.feedback_deadline|format_date }}{% else %}{{ invitation.ceremony.feedback_end|format_date }}{% endif %}:
{{ dssnat_frontend_url }}/fdbk/feedback?token={{ invitation.invitation_id }}


Mit freundlichen Grüßen

Technische Universität München
{{ org_address.sender_school }}
{{ org_address.sender_department }}{% if org_address.sender_email %}
{{ org_address.sender_email }}{% endif %}

{% if org_address.sender_url %}{{ org_address.sender_url }}{% elif scholarship.org.org_url %}{{ scholarship.org.org_url }}{% endif %}
-------------------------------{% endif %}
{{ student.gender.greeting_en }},
You were suggested by your School to be nominated to the scholarship program {{ scholarship.scholarship_en }}. We do not want to transfer your personal data to a third party without your consent.

{{ scholarship.description_en }}

We hence kindly ask you for your consent to transfer your contact data to the scholarship program, using the following form until {% if now<invitation.ceremony.feedback_deadline %}{{ invitation.ceremony.feedback_deadline|format_date("en") }}{% else %}{{ invitation.ceremony.feedback_end|format_date("en") }}{% endif %}:
{{ dssnat_frontend_url }}/fdbk/feedback?token={{ invitation.invitation_id }}


-- 
Yours sincerely

Technical University Munich
{{ org_address.sender_school }}
{{ org_address.sender_department }}{% if org_address.sender_email %}
{{ org_address.sender_email }}{% endif %}

{% if org_address.sender_url %}{{ org_address.sender_url }}{% elif scholarship.org.org_url %}{{ scholarship.org.org_url }}{% endif %}

Sonderfall: Extern ermittelte Nominierungsvorschläge importieren (Sachbearbeitung an der School)

Sollte es in einer SPO-Version (noch) nicht möglich sein, die Rankings über die Ranking-Applikation zu erstellen, so können die Kandidatinnen extern ermittelt werden und über einen Excel-Upload in die datenschutzrechtliche Abfrage eingebunden werden. Exportieren Sie dazu die zu nominierenden Studierenden in ein Excel-Arbeitsblatt (Vorlage der .xlsx-Datei) mit den folgenden Daten:

Voraussetzungen für den Import extern ermittelter Nominierungsvorschläge sind:

1. Alle in der Excel-Liste erwähnten STUDY_ID/SPO_VERSION/FACHSEMESTER-Kombinationen müssen in dem Förderprogramm eingetragen sein
2. Sie müssen auf allenin der Excel-Liste erwähnten STUDY_ID/SPO_VERSION-Kombinationen die eine der unten genannten Berechtigungen haben
3. Für keine derin der Excel-Liste erwähnten STUDY_ID/SPO_VERSION/FACHSEMESTER-Kombinationen darf in dem Förderprogramm ein Ranking hinterlegt sein

Laden Sie die Excel-Datei unter stp_nominate_for_scholarship_import hoch und geben dabei die UUID des Förderprogramms an. Beachten Sie die Hinweise zum Login auf der Swagger-UI.

Vergabe von Berechtigungen in TUMonline

Der Zugriff auf die Ranking- und die Förderprogramme-Applikation wird über eine von zwei TUMonline-Funktionen (programmspezifisch an Studiengangsbündeln) gesteuert:

• Förderprogramme/Rankings – Sachbearbeitung (H): darf Nominierungsvorschläge eintragen
• Förderprogramme/Rankings – Admin (H): darf zusätzlich auch die Ranking-Parameter der SPO-Versionen anpassen oder eigene Förderprogramme anlegen und verwalten

Förderprogramm anlegen (TUM-Verantwortliche für das Förderprogramm)

Neue TUM-weite Förderprogramme sollten i.d.R. von CST/BEST angelegt werden, die dann die gesammelten Studierendendaten mit Freigabe zur Datenweitergabe an das Förderprogramm weitergeben. Es ist aber auch möglich, School-interne Förderprogramme zu verwalten.

Unter https://app.srv.nat.tum.de/stp/scholarships werden nach Semester-Auswahl die konfigurierten Förderprogramme, die Sie bearbeiten können, angezeigt. Ein Förderprogramm ist dem Semester zuzuordnen, auf dessen Rankings es sich beziehen soll. Die Nominierung für die Studienstiftung des deutschen Volkes nach dem WS 2023/4 ist also dem WS 2023/4 zuzuordnen.

Mit "Erstelle Förderprogramm" legen Sie eine neue Konfiguration an.

<p>Die Junge Akademie unterstützt Studierende, die bereits während des Studiums ein starkes Interesse an Forschung und Lehre haben
 und sich für eine wissenschaftliche Karriere interessieren. Das Programm ermöglicht Ihnen, in einem interdisziplinären Team an selbst
 gewählten Forschungsfragen zu arbeiten.</p>
<p>Um Sie offiziell für eine Bewerbung bei der TUMJA zu nominieren, benötigen wir Ihre Zustimmung im Einklang mit deutschen und europäischen
 Datenschutzvorschriften. Bei Interesse bestätigen Sie daher bitte, dass Ihre Daten an die TUM: Junge Akademie weitergegeben werden dürfen:</p>
<dl>
  <dt>Name</dt><dd>{{ lastname }}{% if firstname %}, {{ firstname }}{% endif %}</dd>
  <dt>Studiengang</dt><dd>{{ scholarshipinvitation.program.degree_program_name }}</dd>
  <dt>E-Mail</dt><dd>{{ email }}</dd>
  {% if ceremony.check_address %}<dt>Addresse</dt><dd>
    {% if address_supplement %}{{ address_supplement }}<br/>{% endif %}
    {% if street %}{{ street }}<br/>{% endif %}
    {% if pcode or locality %}{{ pcode }} {{ locality }}<br/>{% endif %}
    {% if country %}{{ country }}<br/>{% endif %}
  </dd>{% endif %}
</dl> 
<p>Alle weiteren Details über das Förderprogramm und den Auswahlprozess erhalten Sie dann per Post. Informationen über das Programm finden
 Sie bereits auf der <a href="https://www.ja.tum.de/en/ja/home/" target="_blank">TUMJA-Homepage</a></p>

<p>The Junge Akademie aims to support students who already have an increased interest in research and teaching during their studies and are
 interested in pursuing a scientific career. The program gives you the opportunity to work on a self-chosen research question within an
 interdisciplinary team.</p>
<p>To officially nominate you for an application at TUMJA, we require your consent to satisfy German and European data privacy statutes.
 In case you are interested, please confirm that your data may be forwarded to the office of the TUM: Junge Akademie:</p>
<dl>
  <dt>Name</dt><dd>{{ lastname }}{% if firstname %}, {{ firstname }}{% endif %}</dd>
  <dt>Degree Program</dt><dd>{{ scholarshipinvitation.program.degree_program_name_en }}</dd>
  <dt>Email</dt><dd>{{ email }}</dd>
  {% if ceremony.check_address %}<dt>Address</dt><dd>
    {% if address_supplement %}{{ address_supplement }}<br/>{% endif %}
    {% if street %}{{ street }}<br/>{% endif %}
    {% if pcode or locality %}{{ pcode }} {{ locality }}<br/>{% endif %}
    {% if country %}{{ country }}<br/>{% endif %}
  </dd>{% endif %}
</dl> 
<p>You will then receive all further details about the scholarship program and the selection process by post. You can already find detailed
 information about the program on the <a href="https://www.ja.tum.de/en/ja/home/" target="_blank">TUMJA homepage</a></p>